Bilag 9 ATP s medvirken

Bilag 9 ATP s medvirken Version 0.8 26-06-2015

Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER... 3 2 INDLEDNING... 4 3 RAMMER FOR MEDVIRKEN... 5 3.1 ATP S PROJEKTORGANISATION... 5 3.1.1 LEVERANCESPOR: LØSNINGSUDVIKLING... 5 3.1.2 LEVERANCESPOR: TEKNISK IMPLEMENTERING... 6 3.1.3 LEVERANCESPOR: ORGANISATORISK IMPLEMENTERING... 7 3.1.4 RAMMER FOR MEDVIRKEN I ETAPE I, II OG III... 7 3.2 ATP S DRIFTSORGANISATION... 11 4 GENERELT OM ATP S MEDVIRKEN... 13 5 MEDVIRKEN I UDVIKLINGSPROJEKTET... 14 5.1 ATP S MEDVIRKEN I ETAPE I... 14 5.2 ATP S MEDVIRKEN I ETAPE II... 14 5.3 ATP S MEDVIRKEN I ETAPE III... 14 5.4 EKSISTERENDE LEVERANDØRS MEDVIRKEN I ETAPE I... 14 5.5 EKSISTERENDE LEVERANDØRS MEDVIRKEN I ETAPE II... 15 5.6 EKSISTERENDE LEVERANDØRS MEDVIRKEN I ETAPE III... 15 6 ATP S MEDVIRKEN EFTER OVERTAGELSESDAGEN... 16 6.1 ATP S MEDVIRKEN EFTER OVERTAGELSESDAGEN GENERELT... 16 6.1.1 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED FINANSIEL STYRING... 16 6.1.2 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED SAMARBEJDSORGANISATIONEN... 16 6.1.3 ATP S ØVRIGE MEDVIRKEN... 16 Bilag 9 ATP s medvirken Side 1 af 21 1

6.2 ATP S MEDVIRKEN VED VEDLIGEHOLDELSE OG VIDEREUDVIKLING... 17 6.2.1 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED VEDLIGEHOLDELSE... 17 6.2.2 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED VIDEREUDVIKLING... 17 6.3 ATP S MEDVIRKEN VED DRIFT... 18 6.3.1 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED LØBENDE DRIFT... 18 6.3.2 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED OVERVÅGNING... 18 6.3.3 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED KONFIGURATIONSSTYRING OG DOKUMENTATION... 18 6.3.4 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED KAPACITETS- OG PERFORMANCESTYRING... 19 6.3.5 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED SERVICESUPPORT... 19 6.3.6 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED SIKKERHED, BEREDSKAB OG BACKUP... 19 6.4 ATP S MEDVIRKEN I FORBINDELSE MED KONTRAKTENS OPHØR... 20 7 ØVRIGE RESSOURCER FRA ATP... 21 7.1 LEVERANDØRENS KRAV TIL ØVRIGE RESSOURCER FRA ATP... 21 Bilag 9 ATP s medvirken Side 2 af 21 2

1 Vejledning til Tilbudsgiver Dette bilag omhandler den af Tilbudsgiver foreslåede inddragelse af ATP i Udviklingsprojektet samt efter Overtagelsesdagen. Nærværende bilag skal udfyldes af Tilbudsgiveren, jf. nedenstående retningslinjer. Tilbudsgiver skal som del af sit tilbud følge og besvare instruktioner, som er markeret med [ ]. For nærværende bilag betyder det, at Tilbudsgiver skal: angive omfanget af ATP s forventede medvirken i Etape I, II og III i punkt 5.1, 5.2 og 5.3 angive omfanget af Eksisterende Leverandørs forventede medvirken i Etape I, II og III i punkt 5.4, 5.5 og 5.6. angiver omfanget af ATP s medvirken efter Overtagelsesdagen i tabellerne i punkt 6. angive hvilke øvrige ressourcer (eks. licenser, kontorfaciliteter, udstyr, netværk og andre projektfaciliteter) ATP skal levere samt omfanget af disse i punkt 7. et af ATP's medvirken skal være indenfor de i bilaget angivne rammer. Såfremt omfanget ligger over de i bilaget angivne rammer, vil dette blive kapitaliseret i forbindelse med tilbudsevalueringen. Eksisterende Leverandørs medvirken rekvireres og afregnes af ATP på T&M vilkår. Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 9 ATP s medvirken Side 3 af 21 3

2 Indledning Dette bilag indeholder en beskrivelse af ATP s medvirken i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser i henhold til Kontrakten. Involveringen af ATP skal ske i det omfang, Leverandøren vurderer, at det skaber værdi for opfyldelsen af Kontrakten. Leverandøren gøres opmærksom på og bedes tage hensyn til, at ATP har begrænsede ressourcer, der kan stilles til rådighed, hvorfor omfanget af ATP s medvirken skal ske inden for de i punkt 3 anførte rammer. Involveringen af ATP skal ske i overensstemmelse med blandt andet Leverandørens hovedtidsplan og detaljerede tidsplan i bilag 1 (Tidsplan) samt Leverandørens udviklings- og projektledelsesmetode, jf. bilag 8A (Leverandørens metode). Formålet er at etablere en udtømmende beskrivelse af ATP s medvirken i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af Kontrakten. Bilag 9 ATP s medvirken Side 4 af 21 4

3 Rammer for medvirken ATP deltager i samarbejdsorganisationen som beskrevet i Kontraktens bilag 8 (Samarbejdsorganisation og rapportering). 3.1 ATP s projektorganisation ATP s projektorganisation for dette Udviklingsprojekt er en del af programmet for den samlede konkurrenceudsættelse af de IT-løsninger, der understøtter ordningerne under Udbetaling Danmark. Organisationen understøtter projektets tre leverancespor, som fokuserer på specifikke leveranceområder: Figur 1 Støtteprocesser og leverancespor De enkelte leverancespor uddybes i de følgende punkter. 3.1.1 Leverancespor: Løsningsudvikling I løsningsudvikling er der fokus på at få selve Systemet udviklet, testet og implementeret i henhold til Kontrakten. I dette spor samarbejdes der med Leverandøren om at sikre, at de i henhold til Kontrakten specificerede leverancer udvikles, testes og godkendes i overensstemmelse med projektets milepæle. Eksempler på Leverancer: Udviklingssprint Afklaringer Forretningsarkitektur Bilag 9 ATP s medvirken Side 5 af 21 5

Procesdefinition og regelopsætning Data IT arkitektur Testleverancer Ændringsstyring Roller, der indgår i dette arbejde: Sporleder Overordnet projektleder Kontraktmanager Forretningsansvarlig Forretningsanalytiker Forretningsarkitekt Forretningsspecifikatør Digitaliseringskonsulent IT arkitekt Testmanager 3.1.2 Leverancespor: Teknisk implementering I teknisk implementering er der fokus på etablering og koordinering af alle de tekniske leverancer, samt udfasning og konvertering. I dette spor samarbejdes der med flere leverandører (KMD, KOMBIT, eksterne dataleverandører, IT Service Integration o.a.) om at sikre, at de tekniske leverancer og integrationer færdiggøres, og understøtter således arbejdet i løsningsudviklingssporet, så dette spors leverancer udvikles, testes og godkendes i overensstemmelse med projektets milepæle Eksempler på Leverancer: Udfasning Konvertering Integrationer Roller, der indgår i dette arbejde: Sporleder Teknisk Projektleder Forretningsansvarlig IT arkitekt Service Integration Manager Bilag 9 ATP s medvirken Side 6 af 21 6

3.1.3 Leverancespor: Organisatorisk implementering I organisatorisk implementering er der fokus på de leverancer, som skal sikrer at slutbruger kan ibrugtage Systemet. Dette spor skal koordinere, planlægge og sikre, at repræsentanter fra Driften og Shared Service inddrages i de projektaktiviteter, som udgør de væsentligste elementer i den organisatoriske implementering. Eksempler på Leverancer: Breve Instrukser Arbejdspakker Uddannelse Planer Uddannelsesmateriale Kommunikationsplan Udrulningsplan Driftshåndbog Forankring i linjeorganisationen KIGO kommunikation mod kommuner Information til slutbruger Involvering i de tidlige dele af implementeringsfasen Involvering i transitions- og cut-over-fasen Deltage i første gangs produktion - 1GP Støtte i indkøringsfasen (driftsmodning) Roller, der indgår i dette arbejde: Sporleder OI Projektleder Forretningsansvarlig Forretningsanalytiker Forretningsspecifikatør Service Integration Manager 3.1.4 Rammer for medvirken i Etape I, II og III ATP har etableret en projektorganisation, der understøtter opbygningen i leverancespor, og som skal varetage egne opgaver og samarbejdet med Leverandøren. Bilag 9 ATP s medvirken Side 7 af 21 7

De ressourcer, der er bærende for at skabe løsningen sammen med leverandøren, vil være organiseret i et core team. Figur 2 giver overblikket over de centrale aktører i core teamet og deres relation til øvrige grupper i ATP. Figur 2 ATP s core team Bilag 9 ATP s medvirken Side 8 af 21 8

I udgangspunktet kan Leverandøren trække på følgende personer og profiler til gennemførelse af Udviklingsprojektets Etape I, II og III: Funktion Rolle Max Max allokering antal Rollebeskrivelse Projektledelse Projektleder 1 75 % Ansvarlig for at træffe beslutninger indenfor Kontraktens rammer. Varetager også rollen som Sporansvarlig for løsningsudvikling. Contract Management Contract Manager 1 50 % Support til projektlederen i forhold til Kontraktuelle forhold, Ændringer mv. Test Testmanager 1 50 % Ansvarlig for afklaringer og koordinering i forhold til planlægning og udførelse af test og prøver. Løsningsudvikling Sporansvarlig for løsningsudvikling 1 25 % Ansvarlig for planlægning og styring af aktiviteter og leverancer vedrørende sporet løsningsudvikling samt opfølgning heraf. Denne rolle vil blive varetaget af Projektlederen. Teknisk implementering Sporleder for teknisk implementering 1 50 % Ansvarlig for planlægning og styring af aktiviteter og leverancer vedrørende sporet teknisk implementering samt opfølgning heraf. Herunder Data-konvertering, koordinering med tredjepart, og afklaringer og koordinering med 3. parter i forhold til integrationer til eksterne systemer. Bilag 9 ATP s medvirken Side 9 af 21 9

Funktion Rolle Max Max allokering antal Rollebeskrivelse Organisatorisk implementering Sporleder for organisatorisk implementering 1 50 % Ansvarlig for planlægning og styring af aktiviteter og leverancer vedrørende sporet Organisatorisk implementering samt opfølgning heraf. Arkitektur Forretningsarkitekt 1 50 % Ansvarlig for forretnings- og løsningsarkitekturen og for kvalitetssikring og godkendelse af arkitekturdokumentation og non-funktionelle krav. Support til projektleder og forretningsansvarlig. Arkitektur IT arkitekt 1 100 % Ansvarlig for det IT-mæssige design af løsningen. Varetaget kvalitetssikring af tekniske leverancer. Teknisk support til projektleder og forretningsansvarlig. Forretningskrav Forretningsansvarlig 1 100 % Leverandørens single-pointof-contact for afklaring af forretningsmæssige forhold. Ansvarlig for de forretningsmæssige aspekter af løsningen. Forretningskrav Forretningsanalytikere, Forretningsspecifikatør, Ordningsjurist, Kunderådgivere, Andre 6 50 % (gns.) Bistår med afklaringer til forretningsmæssige krav mv., herunder afklaringer og koordinering i forhold til datakonvertering og uddannelse. Systemkonfiguration og klargøring Andre specialister 2 20 % (gns.) Deltage i udarbejdelse og implementering af rolle/rettighedsmodel for Systemet i Udbetaling Danmarks sikkerhedssystemer Drift Service Integrations Manager 1 25 % Ansvarlig for driftsaftalehåndbogen samt koordinering ift. IT organisationen. Bilag 9 ATP s medvirken Side 10 af 21 1

Funktion Rolle Max Max allokering antal Rollebeskrivelse Drift Drift specialister Ad Hoc Ad Hoc Bistand til etablering af kommunikationsinfrastruktur, integrationer herunder ITSM integration mv. Forretningskrav Testere 4 50 % Medlemmer af Testgruppen - jf. bilag 6 (Afprøvninger), figur 2. Tabel 2 Rammer for ATP s medvirken i projektorganisationen. Estimaterne i Tabel 2 er angivet som max procent af ressourcens tid gennem hele Etape I, II og III. 3.2 ATP s driftsorganisation Funktion Rolle Max antal Max allokering Rollebeskrivelse Forretning Forretningsspecialist (Løsningsansvarlig / Procesansvarlig / Jurist) 3 160 t / md. Skal ækvivalere opgaver der løses i ordnings- og driftsforum af forretningen. Fx. hjælp til specifikation af fejl, brugergodkendelse af test, opfølgning og kommunikation Forretning Fagcoach 5 50 t / md. Skal hjælpe med for intern kommunikation og uddannelsesforløb, samt formulering af breve mv. Drift - Teknologi og infrastruktur Klient specialist 1 10 t / md. Ansvarlig for end user- platform (klienter/ udrulning af pakker/msi) Drift - Teknologi og infrastruktur Teknologi arkitekt 1 5 t / md. Ansvarlig for kapacitets- og performancestyring Drift - Sikkerhed Sikkerhedsspecialist 1 10 t / md. Ansvarlig for Brugeradministration Drift - Sikkerhed Sikkerhedsspecialist 1 5 t / md. Ansvarlig for certifikater Drift - Sikkerhed Sikkerhedschef 1 2 t / md. Ansvarlig for sikkerhedspolitik, beredskab og backup Bilag 9 ATP s medvirken Side 11 af 21 1

Funktion Rolle Max antal Max allokering Rollebeskrivelse Drift - Service Operation/ Service Support Drift - Service Operation/ Service Support Drift - Service Operation/ Service Support Drift - Service Operation/ Service Support Drift - Service Transition Servicedeskspecialist 1 5 t / md. Ansvarlig for servicedesk til servicedesk-integration Servicedeskspecialist 3 50 t / md. Ansvarlig for Incidents, Situation manager Problem og Major Incidents Problem manager Servicedeskleder 1 5 t / md. Ansvarlig for driftsaftalehåndbog og kommunikation Event manager 1 5 t / md. Ansvarlig for Event Management (overvågning) Change manager 1 10 t / md. Ansvarlig for Change Management-processen Drift - Service Transition Release manager 1 5 t / md. Ansvarlig for Release Management-processen Drift - Service Transition Driftsspecialist 1 5 t / md. Ansvarlig for kørselsafvikling forberedelse til drift Drift Service Integration Drift - Vendor Management Service Integration Manager 1 75 t / md. Ansvarlig for SLA og opfølgning på servicemål, Drifts- & ordningsforum, øvrige aftalte fora, controlling (faktura), ændringshåndtering (koordinering m. forretning og Leverandør) og tværgående integration aftaler mellem leverandører. It-specialister 1 5 t / md. Ansvarlig for Service Request Tabel 3 Rammer for ATP s medvirken i driftsorganisationen. Bilag 9 ATP s medvirken Side 12 af 21 1

4 Generelt om ATP s medvirken Uanset, at Leverandøren er ansvarlig for opfyldelsen af sine forpligtelser i henhold til Kontrakten, er det inden for rammerne af det i Kontrakten og dette bilag anførte, en forudsætning for en succesrig gennemførelse af Leverancen, at ATP medvirker aktivt dertil. Leverandøren skal i denne forbindelse varetage ATP s interesser og udarbejde detaljerede planer for ATP s medvirken. De tidsmæssige rammer for ATP s medvirken i udviklingen af Systemet fremgår af bilag 1 (Tidsplan) sammenholdt med dette bilag. Ved fuldtids allokeret person menes en projektmedvirken i gennemsnit 37 timer om ugen målt over en kalendermåned dog under hensyntagen til ferie, sygdom mv. ATP kan vælge at stille med et større hold end foreslået af Leverandøren, hvis ATP finder dette hensigtsmæssigt. Dette vil dog ikke påvirke den af Leverandøren foreslåede medvirken. Hvis der er perioder, hvor det er nødvendigt, at ATP s projektleder eller de anførte centrale personer forventes at deltage i videre omfang end angivet i dette bilag, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere ATP herom. Bilag 9 ATP s medvirken Side 13 af 21 1

5 Medvirken i Udviklingsprojektet 5.1 ATP s medvirken i Etape I [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel angive omfanget af ATP s forventede medvirken i Etape I - Afklaring.] Aktivitet i Medvirken i % Rolle/ Estimeret antal henhold til Periode af normal Arbejdstid Kompetence personer bilag 1 [Indsæt] Tabel 4 ATP s medvirken i Etape I 5.2 ATP s medvirken i Etape II [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel angive omfanget af ATP s forventede medvirken i Etape II]. Aktivitet i Medvirken i % Rolle/ Estimeret antal henhold til Periode af normal Arbejdstid Kompetence personer bilag 1 [Indsæt] Tabel 5 ATP s medvirken i Etape II 5.3 ATP s medvirken i Etape III [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel angive omfanget af ATP s forventede medvirken i Etape III]. Aktivitet i Medvirken i % Rolle/ Estimeret antal henhold til Periode af normal Arbejdstid Kompetence personer bilag 1 [Indsæt] Tabel 6 ATP s medvirken i Etape III 5.4 Eksisterende Leverandørs medvirken i Etape I [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel angive omfanget af Eksisterende Leverandørs forventede medvirken i Etape I - Afklaring.] Bilag 9 ATP s medvirken Side 14 af 21 1

Aktivitet i Medvirken i % Rolle/ Estimeret antal henhold til Periode af normal Arbejdstid Kompetence personer bilag 1 [Indsæt] Tabel 7 Eksisterende Leverandørs medvirken i Etape I 5.5 Eksisterende Leverandørs medvirken i Etape II [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel angive omfanget af Eksisterende Leverandørs forventede medvirken i Etape II]. Aktivitet i Medvirken i % Rolle/ Estimeret antal henhold til Periode af normal Arbejdstid Kompetence personer bilag 1 [Indsæt] Tabel 8 Eksisterende Leverandørs medvirken i Etape II 5.6 Eksisterende Leverandørs medvirken i Etape III [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabel angive omfanget af Eksisterende Leverandørs forventede medvirken i Etape III]. Aktivitet i Medvirken i % Rolle/ Estimeret antal henhold til Periode af normal Arbejdstid Kompetence personer bilag 1 [Indsæt] Tabel 9 Eksisterende Leverandørs medvirken i Etape III Bilag 9 ATP s medvirken Side 15 af 21 1

6 ATP s medvirken efter Overtagelsesdagen 6.1 ATP s medvirken efter Overtagelsesdagen generelt I dette punkt beskrives ATP s medvirken i opgaver, der går på tværs af henholdsvis, drifts-, vedligeholdelses- og videreudviklingsydelserne. [Tilbudsgiver skal i nedenstående tabeller angive ATP s forventede medvirken i de angivne opgaver. Der henstilles til, at Tilbudsgiver i videst mulig omfang benytter de i Tabel 3 punkt 3.2 angivne roller]. 6.1.1 ATP s medvirken i forbindelse med finansiel styring Tabel 10 ATP s medvirken i forbindelse med finansiel styring 6.1.2 ATP s medvirken i forbindelse med samarbejdsorganisationen Tabel 11 ATP s medvirken i forbindelse med finansiel styring. 6.1.3 ATP s øvrige medvirken Bilag 9 ATP s medvirken Side 16 af 21 1

Tabel 12 ATP s øvrige medvirken. 6.2 ATP s medvirken ved vedligeholdelse og videreudvikling I dette punkt beskrives ATP s medvirken i opgaver, der knytter sig til vedligeholdelse og videreudvikling af Systemet. 6.2.1 ATP s medvirken i forbindelse med vedligeholdelse Tabel 13 ATP s medvirken ved vedligeholdelse. 6.2.2 ATP s medvirken i forbindelse med videreudvikling Tabel 14 ATP s medvirken ved videreudvikling. Bilag 9 ATP s medvirken Side 17 af 21 1

6.3 ATP s medvirken ved Drift I dette punkt beskrives ATP s medvirken i opgaver, der knytter sig til afviklingen af Driften af Systemet samt en række opgaver, der understøtter driftsafviklingen, herunder konfigurations- og kapacitetsstyring, Dokumentation, overvågning, servicesupport og opretholdelse af sikkerhed. 6.3.1 ATP s medvirken i forbindelse med løbende drift Tabel 15 ATP s medvirken i forbindelse med løbende drift. 6.3.2 ATP s medvirken i forbindelse med overvågning Tabel 16 ATP s medvirken i forbindelse med overvågning. 6.3.3 ATP s medvirken i forbindelse med konfigurationsstyring og Dokumentation Tabel 17 ATP s medvirken i forbindelse med konfigurationsstyring og Dokumentation Bilag 9 ATP s medvirken Side 18 af 21 1

6.3.4 ATP s medvirken i forbindelse med kapacitets- og performancestyring Tabel 18 ATP s medvirken i forbindelse med kapacitets- og performancestyring. 6.3.5 ATP s medvirken i forbindelse med servicesupport Tabel 19 ATP s medvirken i forbindelse med servicesupport. 6.3.6 ATP s medvirken i forbindelse med sikkerhed, beredskab og backup Tabel 20 ATP s medvirken i forbindelse med sikkerhed, beredskab og backup. Bilag 9 ATP s medvirken Side 19 af 21 1

6.4 ATP s medvirken i forbindelse med Kontraktens ophør I dette punkt beskrives ATP s medvirken i opgaver, der knytter sig til Kontraktens ophør. Tabel 21 ATP s medvirken i forbindelse med Kontraktens ophør. Bilag 9 ATP s medvirken Side 20 af 21 2

7 Øvrige ressourcer fra ATP Leverandøren er som udgangspunkt ansvarlig for at etablere og levere Driftsmiljøet inkl. netværksudstyr og -forbindelser, samt alle licenser, som er nødvendige for at ATP kan anvende Systemet. Endvidere er Leverandøren som udgangspunkt ansvarlig for egne kontor- og projektfaciliteter samt PC, telefon, kontorforsyningsartikler med videre til Leverandørens medarbejdere. I det omfang Leverandørens medarbejdere på ATP s anmodning udfører arbejdet på ATP s lokaliteter, vil ATP stille kontorfaciliteter til rådighed i videst mulig omfang. Såfremt ATP er forpligtet til at levere yderligere ressourcer er dette anført af Leverandøren i det efterfølgende. 7.1 Leverandørens krav til øvrige ressourcer fra ATP [Tilbudsgiver skal nedenfor angive hvilke øvrige ressourcer (eks. licenser, kontorfaciliteter, udstyr, netværk og andre projektfaciliteter) ATP skal levere samt omfanget af disse]. Bilag 9 ATP s medvirken Side 21 af 21 2