fra HovedMED Sted: Hørsholm Rådhus, D2 Dato: 2. marts, 2017, kl. 14-16 Deltagere: Hugo Pedersen (HP), Kommunaldirektør, Formand Marianne Lindholdt (ML), Næstformand, DLF Klaus Poulsen (KP), Arbejdsleder Gert Ahrentecht Jensen (GAJ), Personalechef Marlene Dalskov (MD), BUPL Jeanette Hougaard (JH), FOA Anette Pollas (AP), FOA Ulla Høgh (UH), OAO-SL Martin Hilsted (MHI), AMR Rie Rasmussen (RR), AC - Dansk Psykologiforening Gitte Hübner (GH), Arbejdsmiljøtovholder Rikke Gjedsted Jørgensen (RGJ), HR konsulent Dato: 03.04.2017 Center for Økonomi og Personale Løn og personale Kontakt Rikke Gjedsted Jørgensen HR-konsulent rjo@horsholm.dk Fraværende: Pernille Halberg Salamon (PHS), Direktør Charlotte Frenstrup Olsen (CFO), HK Hanne Nordfalk (HF), DSR Knud Kildentoft (KK), AMR Sidsel Thomsen (ST), HR konsulent (sekretær) Emne: Møde i HovedMED Dagsorden til møde i HovedMED d. 2. marts 2017 1. B: fra HovedMED d. 14. november er godkendt Ansvarlig: Hugo Pedersen 2. O: Status på Lions Børnehuse Ansvarlig: Hugo Pedersen Hugo Pedersen orienterede om håndteringen af den konkrete sag med økonomiske uregelmæssigheder i Lions Børnehuse, samt om de igangværende undersøgelser. Fire personer er ikke længere ansat i Lions. Der er politiefterforskning i gang om, hvorvidt der skal rejses tiltale til enkeltperson i forhold til de økonomiske uregelmæssigheder. KL er ved at undersøge, hvorvidt bestyrelsen for Lions Børnehuse har løftet sit ansvar ift. driftsoverenskomsten med kommunen. Desuden undersøges kommunens ansvar i sagen. 1/6
Hver en sten bliver vendt i sagen, hvorfor der ligeledes er en revisionsundersøgelse i gang om den økonomiske og revisionsmæssige håndtering. Hugo Pedersen pointerede, at sagen er yderst usædvanlig og at han ikke tidligere havde set en lignende sag. Der er derfor ingen grund til at antage, at sådanne uregelmæssigheder skulle finde sted andre steder i organisationen. 3. O: Det Tværgående Borgerforløb Ansvarlig: Klaus Poulsen Klaus Poulsen gav en status på det tværgående borgerforløb. Enheden skal være på plads start-medio juli måned og forventer, at den er oppe og køre fra start august. Klaus Poulsen forklarede, at der er tale om ca. 280 borgere og familier, hvilket svarer til godt 1% af kommunes borgere. Enheden vil bestå af to segmenter, et voksensegment og et familiesegment. Dette fordrer, at der skal knap 20 medarbejdere til at varetage enheden og de vil blive hentet ind fra nogle af de andre centre i takt med, at pågældende opgaver flyttes til den nye enhed. 4. O: Arbejdsskadestatistik for 2015 og 2016 Ansvarlig: Gitte Hübner Gitte Hübner orienterede om udviklingen af arbejdsskader fra 2015 til 2016, samt hvor de største udfordringer ligger. Gitte Hübner forklarede at der i 2015 var 96 arbejdsskader som krævede behandling og/eller medførte fravær. I 2016 var der 67 arbejdsskader, hvoraf ca. halvdelen krævede behandling og/eller medførte fravær. Denne udvikling forklarede Gitte Hübner bl.a. ved at pointere, at det i 2015 ikke var muligt at indberette ulykker som riv og krads, dvs. ulykker som ikke kræver behandling eller medfører fravær. Derfor er det sandsynligt at nogle ulykker er rykket over i statistikken for ulykker uden fravær. Gitte Hübner fortalte herudover, at det er i DOS og SOM at man oplever de største udfordringer, hvilket skyldes problemer med vold og psykisk belastning. Derfor vil der også komme nogle målrettede forebyggelsestiltag på disse områder og der sættes fokus på uddannelse, sparring og supervision, således at problemerne kan forebygges og afhjælpes bedst muligt. 5. O/D: Genforhandling af lokal MED-aftale Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen 2/6
Gert Ahrentecht Jensen forklarede, at HovedMED skal høres om deres synspunkter af genforhandlingen af den lokalemed-aftale og de konkrete forslag forbundet hermed. Anette Pollas fortalte, at ude i institutionerne er man bekymret for at det vil skade det tværfaglige samarbejde, hvis der ikke længere vil være de samme muligheder for at tale sammen på tværs af enhederne. Til dette svarede Gitte Hübner, at CenterMED DOS og SOM bevares da der er flere ting som skal koordineres i disse centre. Gitte Hübner forklarede yderligere, at det tværfaglige samarbejde ikke skal udgå, men at det ikke nødvendigvis skal foregå i MED-regi. Hugo Pedersen tilføjede, at det tværfaglige samarbejde er i fokus og derfor skal MED-strukturen tilpasses så samarbejdet om opgaveløsningen understøttes. Hugo Pedersen forklarede tilmed, at medarbejdernes interesser skal varetages der hvor de arbejder, hvorfor de berørte parter skal inddrages der hvor det er relevant. Rie Rasmussen fortalte, at der i AC er en del betænkeligheder ved at holde personalemøder med MED-status. Det kan blive uklart, hvem der taler på vegne af personalegruppen, da nogen kan udtale sig uden TR-beskyttelse. Rie Rasmussen forklarede yderligere, at medarbejderne lader sig repræsentere i CenterMED, hvilket er noget andet end det at være til personalemøde, hvor der tales om individuelle forhold. Marlene Dalskov udtrykte ligeledes bekymring for manglende TRbeskyttelse. Herudover tilføjede Marlene Dalskov, at hvis der skal indføres personalemøder med MED-status, så har medarbejderne behov for at blive sat grundigt ind i MED-systemet. Klaus Poulsen svarede til dette, at personalemøder med MED-status skal planlægges og mødets karakter skal gøres klart over for alle. På den måde kan der udpeges en medarbejder forud for mødet som vil tale på vegne af personalegruppen. Hugo Pedersen sluttede af med at pointere, at jo flere som får viden om og indsigt i MED-systemet jo bedre er det. Vi skal hjælpe hinanden med at finde kommunikations veje og metoder så alle er med. Genforhandlingen af den lokalemed-aftale er således åbnet op og sat i gang. 6. O/D: 3-i-1 processen for 2017 og anonymitet heraf Ansvarlig: Gitte Hübner 3/6
Gitte Hübner orienterede om 3-i-1 processen og fortalte, at der vil blive genbrugt, så meget, som muligt af undersøgelsen fra 2015. Dog vil processen blive tilpasset evalueringen og feedback fra undersøgelsen i 2015. Derudover har styregruppen for 3-i-1 vedtaget, at evaluering af leders leder udgår i 2017. Ved arbejdsmiljødagen den 8. februar 2017 blev det desuden vedtaget, at der skal være en central opfølgning på enhedernes egen opfølgning. Tilmed fortalte Gitte Hübner, at direktionen har bestemt at der skal laves et pilotprojekt med dialogbaseret APV. Til dette skal der udformes et udkast for hvordan sådan én kan se ud. Efterfølgende blev det drøftet hvorvidt den psykiske del af APV en skal være anonym eller ej. Gitte Hübner forklarede, at ved ikke at gøre den anonym bliver man som medarbejder ansvarlig for sine udtalelser. Herudover vil det være nemmere for lederen at adressere fx sexchikane eller mobning og hurtigt sætte ind på problemet. Da ikke alle i HovedMED var klar over, at det var anonymiteten på den psykiske del der skulle tages stilling til og ikke lederevalueringen, blev det aftalt at alle går tilbage og undersøger holdningen til anonymiteten på den psykiske del. Herefter meldes der tilbage til GH. 7. D: Sundhedsinitiativer 2017 Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Gert Ahrentecht Jensen orienterede om sundhedsinitiativerne for 2017. I den forbindelse præsenterede Gert Ahrentecht Jensen HR s forslag om at starte en Facebookside op som skal fungere som platform for diverse aktiviteter for medarbejdere i kommunen. Tanken er, at der her kan kommunikeres om større arrangementer og mindre sportsaktiviteter som medarbejderne selv er initiativtagere til. Herudover præsenterede han forslaget om, at HR administrerer sundhedspuljen på 50.000 kr., hvilket gør det muligt for medarbejdere at søge tilskud til aktiviteter og tiltag. HR vil sørge for, at der bliver kommunikeret bredt om denne pulje, så medarbejderne kender til muligheden. Martin Hilsted udtalte, at de informationer der står om nuværende sundhedstilbud på intranettet skal opdateres, da de ikke længere er korrekte ift. bl.a. prisen på massage. Marianne Lindholdt og Ulla Høgh tilsluttede sig forslaget om at opdatere siden på intranettet omkring personalegoder. 4/6
Marianne Lindholdt foreslog at kommunen kan støtte op om Løb For Livet frem for DHL. Ulla Høgh tilføjede at det også kan være sjovt at støtte op om Knæk Cancer Løbet. Gert Ahrentecht Jensen svarede, at der bruges mange ressourcer på DHL og at man kunne bruge dem på lokale arrangementer i stedet. Til dette pointerede GH, at der var rekord stor tilmelding til DHL sidste år. Marlene Dalskov udtrykte herudover et behov for, at der kommunikeres bredere og tydeligere om Hørsholm Løbet. Martin Hilsted forslog, at gøre større brug af kommunens egne idrætstilbud, som bl.a. Hørsholm idrætspark. Her vil det være oplagt at tilbyde rabatordninger til medarbejderne. Ulla Høgh tilføjede, at det også vil være oplagt med en rabatordning til Hørsholm svømmehal. 8. D: Procesplan for budget 2017 Ansvarlig: Hugo Pedersen Hugo Pedersen introducerede procesplanen for budgettet 2017 og fortalte i den forbindelse, at den første drøftelse mellem HovedMED og økonomiudvalget vil foregå den 6. april og derefter igen den 17. august. Hugo Pedersen mindede om, at Thomas Rafn kan inviteres til formøder, hvor han kan orientere om hvad der er spil og svare på eventuelle spørgsmål. 9. D: Personalemøder med MED-status i dagtilbud Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Gert Ahrentecht Jensen orienterede om initiativet til afholde personalemøder med MED-status i de lokale børnehuse og anmodede om godkendelse fra HovedMED. Anette Pollas pointerede, at hun er nødt til at få et referat fra personalemøder med MED-status, ellers kan hun ikke holde sig opdateret og have det med til CenterMED. Til dette svarede Gitte Hübner, at hun gerne vil følge op på at der bliver lagt referater op fra alle. Herudover udtrykte Marlene Dalskov et behov for, at medarbejderne bliver klædt på til at forstå MED-systemet. Initiativet blev godkendt, men på opfordringen af, at lederne får informeret medarbejderne tilstrækkeligt om MED-systemet og betydningen af at afholde personalemøder med MED-status. 10. D: Eventuelt Ansvarlig: Annette Pollas Anette Pollas orienterede om Velfærdsalliancen og den forestående demonstration i Hørsholm, som 5/6
tillidsrepræsentanterne har vedtaget skal holdes på bibliotekstorvet i år. Hun fortalte desuden, at der ved sidste års demonstration var ca. 60 deltagere. Jeanette Hougaard forslog, at der tages stilling til hvorvidt det skal vedtages, at alle medarbejdere som cykler på elcykel ifm. deres arbejde skal bruge cykelhjelm. Pga. tidsmæssige begrænsninger blev det bestemt, at dette forslag tages op ved næste hovedmedmøde. 6/6