Referat. Sted Lillevang. Dato og Tid 3. Juni kl

Transkript

1 Referat 2. arbejdsgruppemøde Furesø Kommune Sted Lillevang Dato og Tid 3. Juni kl Tilstede Lene, Projektleder Annika, hjemmeplejen Annelia, Sundheds og Ældrechef Marita, Plejecenter Lillevang Gitte, Sygeplejerske, områdeleder Anette, Social og Sundhedsassistent samt fællestillidsrepræsentant Merete, Solbjerghave Katrine, Sygeplejerske visiteringsgruppen Marianne, Kommunikations og ledelseschef Rikke Sørensen, SundTrivsel Afbud Helene Wulff Andersen, fællestillidsmand Pia Sørensen, Søndersø Berit Rasmussen, Plejecenter Lillevang Birgitte Dehn, hjemmeplejen Lene Schougaard, genoptræningen Referent Rikke Sørensen, SundTrivsel Dagsorden Godkendelse af referat Tidsplanen, hvor er projektet nu Resultater fra spørgeskema undersøgelsen Spørgsmål Orientering fra Lene og Annelia Kommunikationsplan v. Marianne Bolvig

2 Ideer til ny projekttitel fra gruppemedlemmerne Eventuelt Tidsplan orientering: Da infomøderne sluttede, var der en deltagelsesprocent, med en ekstra indsats m. lokale infomøder er det kommet op på 70 %. Fremmødet har været blandet fra institutionerne. Det blev diskuteret, hvordan vi får folk til at møde op. Lene har orienteret alle arbejdssteder om fremmøde procent og der er enighed om at bruge erfaringer fremadrettet. Interviews er i gang, de afvikles i juni og august. Forflytningsinstruktør uddannelsen er udvidet med et grundkursus og derfor skudt til august (se orientering fra Lene) Til september starter: individuelle fysioterapeut samtaler undervisning af ledere i anerkendende metode Tillidsrepræsentanter har et ønske om at deltage på det anerkendende kursus for ledere og mellemledere. I referatet fra sidst fremgår det ikke. (jeg Rikke foreslår, at vi tager det med på næste møde og laver en afklaring af tillidsrepræsentanternes rolle i intro til den anerkendende metode) Resultaterne fra spørgeskema undersøgelsen: Undersøgelsen er et arbejdsredskab og ikke en evaluering. De resultater der foreligger, er ret entydige: Medarbejderne svarer positivt på, at de er glade for deres arbejde, der er stor involvering i arbejdspladsen. I oplevelsen af mening i arbejdet og oplevelsen af at yde en vigtig arbejdsindsats ligger Furesø medarbejderne markant over landsgennemsnittet. Det er en parameter er kan veje op det der opleves belastende. I monitoreringen af ledelseskvaliteten er der fejlkilder fordi mange på undersøgelsestidspunktet ikke har haft en leder. Udfordringerne ses i forhold til: Følelsesmæssige belastninger som kan føre til udbrændthed. Rigtig mange medarbejdere svarer at de oplever udkørthed og udmattethed dagligt eller flere gange om ugen (se vedhæftede). Her er tale om følelsesmæssige belastninger der kan føre til udbrændthed. Tilsvarende er stressniveauet højere end landsgennemsnittet, hermed følger oplevelser af irritabilitet. Det sidste hænger sammen med at medarbejderne efterspørger gladere kollegaer. (særligt disse forhold uddybes i interviewene) Mobning fra kollegaer, leder og borgere opleves af 13,3 % af medarbejderne, landsgennemsnittet er 8,3 %. Hertil skal siges at mobbere (dem der mobber) ofte ikke er klar over, at deres adfærd opfattes som mobning. Mobning kan eksempelvis være en del af en hård tone. 17 % oplever smerter dagligt, 21 % oplever smerter flere gange om ugen. Når man spørger danskerne har hver 7. ondt ugentligt. 50 % af alt fravær i Danmark skyldes smerter.

3 Det selvvurderede helbred ligger lidt under landsgennemsnittet. Beskrivelsen af eget helbred skal ses i relation til sygefravær. Indflydelse: Mange medarbejde har ønsket mere indflydelse på planlægning af arbejdet. Mange har ønsket indsigt i hvor arbejdspladsen er på vej hen. Mere samarbejde: på tværs af vagter, fag, afdelinger, altså såvel som eksternt. Kommentar: fasthold midtvejs evalueringen Det blev diskuteret hvordan resultaterne kan bruges og hvordan den enkelte afdelings udfordringer kan bruges. Gruppen enes om at der fremadrettet skal arbejdes på den store pensel og hvis der er særlige udfordringer informeres de arbejdssteder. Anonymiteten for de deltagende prioriteres højt. Interviewene vil bidrage til at de enkelte afdelingers udfordringer/behov tydeliggøres og kan medtænkes i den samlede indsats. Lene har orienteret alle ledere om fremmødet fra deres institution og med mulighed for at få det uddybet. Der er interesse i at erfaringerne med at få medarbejderne til at deltage deles mellem arbejdsstederne. På næste styregruppemøde skal vi planlægge hvordan der skal tages fat på udfordringerne. Rikke viste kontrolcirklen, hvor pointen er, at vi lægger fokus på, det vi kan forandre og det vi har indflydelse på. Det som er udenfor vores kontrol som løn, lokaler og lignende parkeres. (pyt siger gruppen) Annelia og Lene arbejder på, at de der eksempelvis har plads/lokale udfordringer får en melding om hvad der arbejdes på og mulige løsninger. Kontrolcirklen præsenteres med en opfordring til at holde fokus på hvad vi har indflydelse på og mulighed for indflydelse på og dermed bruge krudtet på det der er muligt at forandre med projektet. Lene orienterer: Forflytningsinstruktørerne skal opprioriteres. Da overbygningen der handler om at tage rollen på sig skulle starte viste det sig, at der kun var 6 forflytningsinstruktører i kommunen, behovet er 20 instruktører. Der er derfor iværksat et (nationalt godkendt) grundkursus på SOSU C i Herlev i AMU regi udover projektet, hvor der var kalkuleret med at der var forflytningsinstruktører. Kurset starter uge 34, det er et 6 dages kursus, 3 x 2 dage. (uge 34, 37 og 39). Det er vigtigt at de der tilmeldes møder op, da kommunen ellers kommer til at betale. Alle forflytningsinstruktører får grundkurset tilbudt. Det er vigtigt vi finder de rigtige og at døgnet dækkes. Lene har sendt ud til afdelinger med estimering af behovet for forflytningsinstruktører de forskellige steder. Overbygningen der handler om at tage rollen på sig. Lene og Helen fra fysioterapien har planlagt, at der kommer to kontakt personer fra genoptræningen og der kvartalsvist holdes møder for forflytningsinstruktioner, hvor sparring er mulig. Det diskuteres hvilke lokaler der kan bruges til forflytningstræning. Flere rum er ulovlige, det luftes om det er muligt at få øvelokale på skovgården. Katrine kommenterer, at der kan være noget at sparre ift. at få de rigtige hjælpemidler ud i hjemmene.

4 Annelia orienterer: Annelia vil tage undersøgelsens resultater op og arbejde med orientering af medarbejderne og tage fat i de ting der er nævnt i svarene. Nogle steder arbejdes der med en plan for de fysiske rammer, dette vil blive meldt ud, så alle er orienterede om hvad der arbejdes med. Planen er at lave et nyhedsbrev der bidrager til at medarbejderne får bedre fornemmelse af hvor man bevæger sig hen. Godkendelse af referat: Tillidsfolk ønsker at komme med på anerkendeforum for ledere så de får redskaber på lige fod med ledelsen. Det står ikke i referat. Godkendes ellers. Kommunikationsstrategi v. Marianne Marianne fortæller om formålet med en kommunikationsstrategi. Hvis medarbejderne skal ændre viden, holdninger, handlinger og adfærd kræves rigtig massiv kommunikation. Der er lavet en kommunikationsplan. Formålet med kommunikationen: at medarbejderne ved hvad projektet går ud på medarbejderne skal ændre deres holdninger til at løfte, mobning etc. Vi værner om den attraktive arbejdsplads Det er mange små skridt, vi skal tage sammen for at komme et andet sted hen Signalere inddragelse gennem projektet vi vil gerne høre din mening Du har selv et ansvar for at skabe trivsel Målgrupper: Medarbejderne (har ikke mail adgang) Projekt/styregruppen Lederne i ældre området (vigtig kommunikations kanal) Politikerne Byrådet Direktion og chefgruppe Eksterne ledere (kan bruge viden fra dette projekt) Alle ansatte i Furesø kommune arbejdspladshistorier Forebyggelsesfonden Ældreråd Lokal presse Brugere/borgere/ pårørende Kanaler for kommunikation: Marianne anbefaler at tåle rigtig meget åbenhed.

5 Hjemmesiden (under ældre) er base for info om projektet (nemt for alle) kig der for info om projektet Pressemeddelelser Nyhedsmails/breve Foldere/plakater/pjecer personalemøder Områdemøder Særudgave af nyhedsbrev INFUR Opslagstavler Er der andre lokale kommunikations kanaler? Er kommunikationskanalerne fyldestgørende for alle institutioner? Projektkommunikationen skal følge projektets faser. Ved hver fases afslutning sættes alle målgrupper i spil. Aktuelt skal vi fortælle om resultaterne i et nyhedsbrev med hovedpointer. Printes ud af ledere og uddeles. Der skal laves talepapir til lederne og tillidsrepræsentanter/ styregruppemedlemer kan bruge på personalemøder og lign, så de støttes i at kommunikere projektet ud. Er der opslagstavler hvor der skal hænges info op på? De medarbejdere der ikke går på nettet skal nås. Fremadrettet skal styregruppemøderne lægges så de passer med afslutning af projektfaserne. Dagens PowerPoint præsentation lægges på nettet. Det diskuteres om mobningen skal lægges ud, det ligges ud med resume af hvad undersøgelsen gik ud på og hvad var resultaterne. (med eksempler på åbne udsagn) Marianne, Lene og Annelia udarbejder skriv om resultaterne. Det skal ikke godkendes i arbejdsgruppen. I nyhedsbrevet skal der stå, at alle har mulighed for at få en fra styregruppen med ud på et personalemøde. Kommunikationsplan er vedhæftet referatet. Det diskuteres hvordan resultaterne skal offentliggøres og om vi skal gå åbent ud med alle resultater, der er tvivl om mobningen. Gruppen enes om åbenhed og at offentliggøre rapporten med et følge skriv. Når der er kommunikeret internt kommunikeres eksternt og gruppen behøver ikke at godkende det skriv der udarbejdes. Nyt projektnavn Marianne foreslår et kort og klart navn til projektet, der kan erstatte den udførlige titel: øget fysisk & psykisk trivsel er det = mindre fravær Gruppen kom ikke frem til et navn på mødet. Marianne har følgende forslag: RASK (R= rask, A= arbejdsglæde, S= sundhed, K= kollega)

6 Lene og AnneLia har efterfølgende besluttet det mundrette Trivsel som projekttitel, hvorfor opgaven omkring ny titel frafalder. Årets sidste møder: 9. september 15. november