Virksomhedsaftale 2011 indgået mellem og Byrådet
Virksomhed: Adresse: Leder: Område: Syrevej 4, indgang H, 3300 Frederiksværk Kaj M. Nielsen Kultur og Fritid 1. Beskrivelse af virksomheden Der blev d. 1. september 2010 oprettet en kulturskole bestående af Musikskolen, Filmskolen og Billedskolen. Undervisningen foregår decentralt på kommunens skoler og på Bøgebjerggård. finansieres af brugerbetaling, kommunalt tilskud samt statstilskud. Lederen af refererer til kommunens kultur- og fritidschef. Udover lederen består personalet af 1 administrativ medarbejder på 37 timer. Undervisningen i skolen varetages af 24 lærere. 21 lærere i Musikskolen, 2 lærere i Billedskolen og 1 lærer i Filmskolen. I vedtægt for i Halsnæs Kommune 4. står der følgende om bestyrelsens sammensætning: Bestyrelsen består af 9 medlemmer. Heraf udpeges: 2 medlemmer af og blandt byrådets medlemmer 2 medlemmer af og blandt forældre til elever i - heraf skal mindst én være forældre til en musikelev. 1 medlem af og blandt kommunens folkeskoler 2 medlemmer af og blandt s medarbejdere - heraf skal mindst én være underviser i musik. 2 medlemmer af og blandt s elever - heraf skal mindst én være musikelev. Lederen af er sekretær uden stemmeret. 2. Aftalens formål, tilblivelse og udformning Aftalen er et vigtigt redskab til udmøntning af kommunens økonomistyringsprincipper og konceptet for mål- og rammestyring. Virksomhedsaftalen har til formål at tydeliggøre, hvilke økonomiske rammer og frihedsgrader virksomhederne har til rådighed og hvilke forventninger politikerne stiller i forhold til virksomhedens opfyldelse af mål og resultatkrav m.v. Aftalen er blevet til i et samarbejde mellem virksomhedslederen, områdechefen og Økonomisekretariatet. Udformningen af aftalen følger den skabelon, som er indeholdt i kommunens koncept for mål- og rammestyring. 2
Aftalen indgås mellem Byrådet og virksomhedslederen. Aftalen træder i kraft den 1. januar 2011 og revideres årligt i forbindelse med budgetlægningen. Virksomhedsaftalerne etableres indenfor de til enhver tid gældende økonomiske rammer. Byrådet kan til enhver tid regulere en virksomhedsaftale eller i sidste instans tilbagekalde en aftale, hvis det skønnes nødvendigt eller hensigtsmæssigt. 3. Halsnæs Kommunes vision og værdier Kommunens vision I år 2016 er Halsnæs Kommune en: Naturrig kommune, hvor fastholdelse af naturværdierne tænkes ind i udviklingen. Mangfoldig kommune, hvor variation er en dyd og utraditionelle ideer er en styrke. Kreativ og effektiv udviklingskommune i bevægelse. Kommune, hvor kvalitetsbevidsthed er med i beslutninger, planer og udvikling Kommunens værdier Halsnæs Kommune har følgende værdier for kommunens politikere, medarbejdere og kommunens samarbejde med eksterne parter mod år 2016: Redelighed. Vi er anstændige og kan gøre rede for vore handlinger og valg. Vi har en gensidig respekt og en åben kommunikation mellem kommunens politikere, medarbejdere, borgere og andre samarbejdspartnere. Vi ved, hvad vi kan forvente af hinanden. Mulighed. Vi har en nysgerrig og positiv tilgang til opgaverne. Vi er på forkant og engagerede i kommunens udvikling. Vi skaber kreative løsninger, betræder gerne nye stier og vægter kvalitet højt. Helhed. Vi fremmer tværgående kommunikation, samarbejde og fælles forståelse. Vi søger sammenhængende, balancerede og bæredygtige løsninger. I virksomhedsplanen skal virksomheden forholde sig til, hvorledes disse værdier efterleves. 4. Virksomhedens resultatkrav For det kommende år er der mellem virksomheden og Byrådet aftalt resultatkrav fordelt på: - 3 tværgående resultatkrav, som gælder alle virksomheder i Halsnæs Kommune - decentrale resultatkrav for området - decentrale resultatkrav som kun gælder for. 3
Tværgående resultatkrav for alle kommunens virksomheder: De tværgående resultatkrav er godkendt politisk i Byrådet tirsdag den 9. november 2010. Disse vil indgå i alle de kommunale virksomheders virksomhedsaftaler for 2011. For emnerne budgetoverholdelse og effektivisering er resultatkravene enslydende for alle virksomheder. For emnet sygefravær er ordlyden ens, men for hver virksomhed er det vurderet, i hvilket omfang den skal bidrage til det kommunale mål om nedbringelse af sygefraværet. og overskud på den skattefinansierede drift, realiseres. Virksomheder, som ikke opnår tillægsaftaler med tilladelse til at overføre underskud mellem budgetår, overholder deres budgetter. overføre merforbrug fra 2011 til 2012. For virksomheder med tillægsaftaler, vil ovenstående ordlyd blive erstattet af følgende: Virksomheden forventes at overholde sin handlingsplan iflg. tillægsaftalen fra 2010, gældende for 2010-2011/2012. Emne Politisk mål (2011-12) Resultatkrav (2011) Budgetoverholdelse De langsigtede økonomiske mål i Budget Virksomheden forventes at overholde sit 2010-13, herunder en positiv ultimolikviditet budget for 2011, og den kan ikke Effektivisering Som led i vedtagelsen af Budget 2011-14 gennemføres de forudsatte effektiviseringstiltag, herunder ændrede strukturer, sammenlægninger og samdrift på dagpasnings-, ældre- og skoleområdet, fortsættelse af Projekt Aktiv Omsorg, bæredygtige virksomheder, hjemtagelse af misbrugsbehandling, effektiviseringer af rengøringen m.v. Virksomheden bidrager aktivt i udmøntningen af de effektiviseringstiltag, som er indeholdt i Budget 2011-14. Sygefravær Der udarbejdes i 2011 en effektiviseringsstrategi, som indeholder principper for arbejdet med effektiviseringer i Halsnæs Kommune. Et af elementerne i strategien vil være, at der i forbindelse med budgetlægningen for 2012-15 tilvejebringes en række budgethåndtag, som bl.a. omfatter effektiviseringstiltag. Halsnæs Kommunes sygefravær er ved udgangen af 2014 på niveau med landsgennemsnittet, dog max. 4,9%, Virksomhedens sygefravær er ved udgangen af 2011 reduceret med X % i forhold til ultimo 2009 svarende til et sygefravær på Y % * 4
svarende til en reduktion på 20% i forhold til ultimo 2009. Virksomheden har i 2011 anvendt de værktøjer Projekt Aktiv Omsorg tilbyder i forbindelse med nedbringelse af sygefravær og frembringelse af stabilt fremmøde. * s sygefravær er ved udgangen af 2011 ikke højere end 3% i forhold til 1,6% ultimo 2009. Resultatkrav som gælder for området Kultur og Fritid Område Politiske mål Resultatkrav Kultur og Fritid Multikulturel dialog At kultur- og fritidsområdet i 2011 bidrager positivt til at fremme integrationen i lokalsamfundet mellem danskere og borgere med anden etnisk baggrund end dansk. Dette kan bl.a. ske gennem multikulturelle møder, f.eks. i foreningslivet, arrangeret med det sigte, at give begge grupper mulighed for at få en større indsigt i og forståelse for hinandens kultur og baggrund. Kultur og Fritid vil i 2011 søge at medvirke til integration og kulturel forståelse ved at samle virksomhedslederne på området til et temamøde om multikulturel dialog. Hensigten med mødet er at skabe grobund for et fremtidigt, fælles integrationsprojekt på området. Endvidere medtænker Kultur og Fritid integration og kulturel mangfoldighed i den kultur- og fritidspolitik, som udarbejdes i 2011. Tværgående sundhedsprojekt At kultur- og fritidsområdet i 2011, sammen med idræts- og foreningslivet, medvirker til at fremme borgernes sundhed og livskvalitet gennem konkrete sundhedsfremmende indsatser/projekter, der medvirker til at løfte sundhedstilstanden i Halsnæs Kommune på niveau med resten af landet, jf. kommunens sundhedspolitik. Konkret betyder denne politiske målsætning, at kultur- og fritidsområdet i 2011, sammen med foreningslivet, bidrager med input til et tværgående sundhedsprojekt på initiativ af området for Forebyggelse og Sundhed. Kultur og Fritid tager i 2011 initiativ til møder mellem Forebyggelse og Sundhed samt virksomhedslederne på området for Kultur og Fritid med henblik på at sikre koordinering af et tværgående sundhedsprojekt. Endvidere medtænker Kultur og Fritid i vid udstrækning sundhedsområdet i den kultur- og fritidspolitik, som udarbejdes i 2011. Kulturkraft Halsnæs Kultur og Fritid vil i 2011 aktivt tilbyde sin assistance 5
At kultur- og fritidsområdet i 2011 medvirker til at videreudvikle kulturfestivalen Kulturkraft Halsnæs som en samarbejdsplatform for foreninger, virksomheder, ildsjæle m.fl. med henblik på netværksskabelse, opnåelse af synergieffekter, udvikling af tværgående projekter og initiativer m.m. Herudover er det målsætningen, at kulturfestivalen synliggøres bedre i 2011 for at sikre, at endnu flere borgere samt turister o.a. bliver opmærksomme på og dermed kan få glæde af det omfattende og varierede kulturelle tilbud, som festivalen er. til foreningen Kulturkraft.nu med henblik på at medvirke til videreudvikling af festivalen. Konkret vil Kultur og Fritid tilbyde, at en repræsentant fra staben deltager i foreningens forretningsudvalgsmøder, i den årlige generalforsamling samt i andre relevante møder med henblik på at sikre koordinering med kommunen, hjælpe med markedsføring m.m. Endvidere medtænker Kultur og Fritid i vid udstrækning de frie initiativer som f.eks. festivalen Kulturkraft Halsnæs i den kultur- og fritidspolitik, som udarbejdes i 2011. Resultatkrav som kun gælder for Politisk mål (2011-12) Resultatkrav (2011) Multikulturel dialog At kultur- og fritidsområdet i 2011 bidrager positivt til at fremme integrationen i lokalsamfundet mellem danskere og borgere med anden etnisk baggrund end dansk. Dette kan bl.a. ske gennem multikulturelle møder, f.eks. i foreningslivet, arrangeret med det sigte, at give begge grupper mulighed for at få en større indsigt i og forståelse for hinandens kultur og baggrund. Tværgående sundhedsprojekt At kultur- og fritidsområdet i 2011, sammen med idræts- og foreningslivet, medvirker til at fremme borgernes sundhed og livskvalitet gennem konkrete sundhedsfremmende indsatser/projekter, der medvirker til at løfte sundhedstilstanden i Halsnæs Kommune på niveau med resten af landet, jf. kommunens sundhedspolitik. Konkret betyder denne politiske målsætning, at kultur- og fritidsområdet i 2011, sammen med foreningslivet, bidrager med input til vil i foråret 2011 invitere borgere med anden etnisk baggrund end dansk til at deltage i 2 3 musikog/eller billedkunstarrangementer ud fra den opfattelse, at musik og billedkunst er universelle sprog, som kan fremme forståelse og dialog mellem forskellige kulturer. Endvidere vil i sæson 2010 2011 tilbyde et undervisningsforløb på engelsk/dansk i musikproduktion på PC, som er særligt målrettet borgere med anden etnisk baggrund end dansk, og som har til hensigt at fremme den multikulturelle dialog og forståelse. Målsætningen er at mindst 10 borgere uden anden etnisk baggrund end dansk deltager i forløbet. har i 2011 medvirket aktivt til gennemførelsen af et tværgående sundhedsprojekt, som initieres af området for Forebyggelse og Sundhed. 6
et tværgående sundhedsprojekt på initiativ af området for Forebyggelse og Sundhed. Kulturkraft Halsnæs At kultur- og fritidsområdet i 2011 medvirker til at videreudvikle kulturfestivalen Kulturkraft Halsnæs som en samarbejdsplatform for foreninger, virksomheder, ildsjæle m.fl. med henblik på netværksskabelse, opnåelse af synergieffekter, udvikling af tværgående projekter og initiativer m.m. Herudover er det målsætningen, at kulturfestivalen synliggøres bedre i 2011 for at sikre, at endnu flere borgere samt turister o.a. bliver opmærksomme på og dermed kan få glæde af det omfattende og varierede kulturelle tilbud, som festivalen er. vil medvirke til at videreudvikle og synliggøre kulturfestivalen Kulturkraft Halsnæs bl.a. gennem fokus på børns og unges aktive deltagelse i festivalen. For at opnå målet deltager i 2011 aktivt i Kulturkraft Halsnæs i form af elevdeltagelse i f.eks. åbningskoncerten m.v., ligesom vil omtale festivalen på skolens hjemmeside, i skolens pjece m.m. 5. Implementering af og opfølgning på virksomhedens resultatkrav I tilknytning til virksomhedsaftalen udarbejder virksomheden en virksomhedsplan. Hvor virksomhedsaftalen er en aftale mellem byrådet og virksomhedslederen, er virksomhedsplanen et virksomhedens interne arbejdsredskab. Virksomhedsplanens udformning følger en fælles skabelon, som udmeldes af Økonomisekretariatet. Virksomhedsplanen skal indeholde en handleplan for, hvorledes virksomheden vil indfri resultatkravene, og hvordan virksomheden følger op og evaluerer på resultatkravenes indfrielse. Virksomheden udarbejder i januar/februar måned en årlig redegørelse for, hvordan målopfyldelse og foreløbigt regnskab ser ud for det forgangne år. Redegørelsen kan desuden suppleres med idéer og forslag til justering af mål og resultatkrav eller forslag til helt nye mål og resultatkrav. Der vil blive udarbejdet en skabelon for redegørelsen. 7
7. Virksomhedens budget Virksomhedens budget 2011 Budgetramme Kr. (1.000) Personale 5.388 Øvrige udgifter 548 Indtægter -1.943 I alt budgetramme 3.993 De økonomiske styringsprincipper er nærmere beskrevet i dokumentet Koncept for mål- og rammestyring for Halsnæs Kommune. 8. Lederens ansvar og råderum m.v. Lederen af virksomheden forventes loyalt at efterleve denne aftale. Såfremt der opstår forhold, som væsentligt forringer mulighederne for opfyldelse af aftalen, forventes det, at lederen gør opmærksom herpå. God ledelse er en forudsætning for at løfte de udfordringer, kommunen står overfor i fremtiden. Lederen forventes at efterleve kommunens administrative ledelsesgrundlag, herunder kodeks for god ledelse, ledelsesstruktur, roller og forventninger, retningslinjer for mødestruktur og fora samt koncept for lederudvikling. Lederens og medarbejdernes virke skal tage udgangspunkt i kommunens visioner og værdier, herunder den til enhver tid godkendte personalepolitik, delpolitikker og personaleadministrative retningslinjer. Virksomhedens økonomiske råderum, frihedsgrader og bindinger er fastlagt i kommunens koncept for mål- og rammestyring. Virksomhedslederen har udstrakte frihedsgrader til at disponere over virksomhedens budget i samarbejde og dialog med virksomhedens medarbejdere og brugere. Lederen er garant for, at økonomistyringsprincipperne efterleves og at nærværende aftale opfyldes, herunder at der arbejdes systematisk med at opfylde målene og resultatkravene. Det forventes, at der i samarbejdet med medarbejderne bygges på begreberne ansvar, uddelegering og medinddragelse. Der planlægges med jævnlige mellemrum personalemøder, hvor det er muligt at informere om overordnede beslutninger, udviklingstiltag m.v. Medarbejderne inddrages som minimum 8
i de beslutninger, som har betydning for arbejdsforholdene i virksomheden. Derudover samarbejdes der via de formelle samarbejdsorganer i kommunen. Lederen indgår i et konstruktivt samarbejde med områdechefen og øvrige virksomhedsledere, herunder i forhold til at sikre en tværgående koordinering, kompetenceudvikling og videndeling inden for området, deltage i fælles, tværgående udviklingstiltag m.v. Lederen indgår i dialog og samarbejde med direktion, områdechef og sekretariater, herunder i forbindelse med udformning af politiske dagsordener, analyser, budgetmateriale, oplæg til mål og resultatkrav samt økonomi- og målopfølgning m.v. Områder og sekretariater udfører en række supportopgaver for virksomhederne, herunder: Faglig og ledelsesmæssig sparring, formidling af ny lovgivning, tendenser og praksis m.v. (området) Økonomiske konsulentopgaver, IT-support, løn- og personaleadministration, lønforhandling, kompetenceudvikling/hr, analyser og evalueringer, kommunikation m.v. (sekretariater) 9