Referat Bestyrelsesmøde, nr. 06/2018 Mødedato: Torsdag den 6. september 2018, kl. 13 16.30. Mødested: Fornæs Renseanlæg. Mødedeltagere: Bestyrelse - Bente Hedegaard (formand) - Benny Hammer (næstformand) - Kasper Bjerregaard - Steen Jensen - Ulf Harbo (Pkt. 06.1) - Bjarne Bøhl Pedersen - Brian Pedersen - Jess K Oredsen Øvrige - Kim Poulsen, revisionsfirmaet EY, pkt.06.1. - Kitsie Lund (adm. chef), pkt. 06.1 06.3 - Palle Lyngsø Mikkelsen (direktør) Afbud: Max Varnum Pedersen. Dagsorden 06.1 Strategisk udvikling, takst- og budgetstrategi 06.2 Halvårsrapport 2018 06.3 Restancer 06.4 Finansiel politik og låneportefølje 06.5 Forretningsorden 06.6 Orienteringssager til eventuel drøftelse 06.7 Meddelelser fra formanden 06.8 Underskrivelse af referat fra sidste møde 06.9 Eventuelt 1
06.1 Strategisk udvikling, takst- og budgetstrategi AquaDjurs er non profit selskab, der skal hvile i sig selv. Udgangspunktet er flere økonomiske bundlinjer; en regulatorisk bundlinje, en bundlinje jf. årsregnskabsloven samt en skatteteknisk bundlinje. Til brug i forbindelse med fastlæggelse og illustration af budget- og takststrategien anvender AquaDjurs en langtidsbudgetmodel. Modellen indeholder relevante parametre og herunder en kobling til de økonomiske rammer med tilhørende centrale effektiviseringskrav. Budgetmodellen er i samarbejde med selskabets revisor ajourført i forhold til udviklingen over det seneste år samt de fremadrettede forventninger. Udgangspunktet er en fastholdelse af strategien og herunder uændrede takster. Med afsæt i udvalgte nedslag vil bestyrelsen blive introduceret til historik og herunder hidtidig strategi samt langtidsbudgettet for AquaDjurs relateret til henholdsvis spildevandsforsyningen og vandforsyningen. Der vil i forbindelse med bestyrelsesmødet ved brug af budgetmodellen være mulighed for, at få belyst ønskede strategiske alternativer. Takst og budgetstrategi, den røde tråd. Præsentation dateret den 6.9.2018. Langtidsbudget spildevand, version 24.8.2018 - Graf, udarbejdet i samarbejde med revisionsfirmaet EY. Langtidsbudget rent vand, version 24.8.2018 - Graf, udarbejdet i samarbejde med revisionsfirmaet EY. Det indstilles, at bestyrelsen debatterer og kvalificerer budgetstrategien for AquaDjurs. Konklusioner indarbejdes i budget 2019, der forelægges til godkendelse på bestyrelsesmødet den 5.11.2018. Bestyrelsen besluttede, at fastholde den nuværende takst- og budgetstrategi for både spildevands- og vandforsyningen. Dette betyder et uændret takstniveau, kombineret med mulighed for optagelse af langfristet lånefinansiering til nyanlæg. Budget 2019 forelægges til godkendelse på bestyrelsesmødet den 5.11.2018. 06.2 Halvårsrapport 2018 2
I henhold til forretningsordenen redegøres kvartalsvis for perioderegnskabet og herunder forventningerne til den resterende del af regnskabsåret. Redegørelsen foregår via korte kvartalsrapporter efter 1. og 3. kvartal samt en halvårsrapport. Rapporteringen er bygget op omkring selskabets tre bundlinjer: Økonomi, klima & miljø samt samfund med primært fokus på økonomi. Halvårsrapport, 1. halvår 2018. Det indstilles, at bestyrelsen tager halvårsrapport for 1. halvår 2018 til efterretning. Bestyrelsen tog halvårsrapport for 1. halvår 2018 til efterretning. 06.3 Restancer Der redegøres årligt for udviklingen i selskabets restancer og herunder igangsatte tiltag kombineret med, at udviklingen følges løbende. Selskabets udestående restancer har igennem de senere år ligget på et relativt konstant niveau. I takt med de stigende udfordringer i SKAT og nedlukning af inddrivelsessystemet EFI i 2015, har AquaDjurs igangsat en række initiativer med henblik på at minimere selskabets udestående restancer. Bestyrelsen besluttede på sidste møde at indgå en aftale med Skatteministeriet om en ekstraordinær afskrivning af grå fordringer. Der er intet nyt i forhold hertil. Restancer i AquaDjurs. Notat dateret august 2018. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen omkring selskabets restancer til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen omkring selskabets restancer og herunder igangsatte tiltag til efterretning. 06.4 Finansiel politik og låneportefølje 3
AquaDjurs har beskrevet selskabets finansielle politik via en administrativ instruks, der senest er behandlet i bestyrelsen i 2015. Den administrative instruks udstikker pejlemærkerne for den finansielle politik. Instruksen er blevet ajourført i forhold til udviklingen siden 2015 og tager afsæt i hvad vi gør i dag, jf. bestyrelsens beslutninger i den forgangne periode. AquaDjurs` langfristede låneportefølje består af 5 lån optaget hos Kommunekredit: - 3 stk. fastforrentede lån (KK fast). - 2 stk. variabelt forrentede lån, heraf det ene har tilknyttet Swap aftale. Herudover råder selskabet over 3 kreditaftaler via pengeinstitut (en driftskreditaftale for henholdsvis vand og spildevand samt en anlægskreditaftale) Finansiel politik, administrativ instruks for AquaDjurs A/S, dateret den 6.9.2018 (opdateringer er markeret med rødt). Oversigt over lån hos Kommunekredit. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til den administrative instruks for finansiel politik og tager ajourføringen til efterretning. Fremadrettet forelægges instruksen for bestyrelsen, når der sker væsentlige ændringer på de finansielle markeder eller der vurderes behov herfor. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til selskabets langfristede lånesammensætning og kreditaftaler samt ønsker til afdækning af eventuelle alternativer. Bestyrelsen tog den ajourførte administrative instruks for finansiel politik til efterretning. Der foretages ikke yderligere afdækning af finansieringsalternativer eller alternativer i forhold til formuepleje af overskudslikviditet. Fremadrettet forelægges instruksen for bestyrelsen, når der sker væsentlige ændringer på de finansielle markeder eller der vurderes behov herfor. 06.5 Forretningsorden m.v. AquaDjurs er et aktieselskab og er bl.a. underlagt reglerne i Selskabsloven. Bestyrelsen skal med afsæt heri træffe nærmere bestemmelser om udførelse af 4
sit hverv via en forretningsorden. Denne blev gennemgået og ajourført på bestyrelsesmødet den 19.6.2018. I tilknytning til forretningsordenen indgår Vedtægter for AquaDjurs samt en Direktørinstruks. Forretningsorden for AquaDjurs A/S, rev. 19.6.2018. Vedtægter for AquaDjurs A/S, dateret den 6.4.2017. Direktørinstruks, dateret august 2013. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder foreliggende forretningsorden, dateret den 19.6.2018 via underskrift. Forretningsordenen offentliggøres på hjemmesiden. Det indstilles samtidig, at bestyrelsen forholder sig til selskabets Vedtægter samt Direktørinstruks. Bestyrelsen tiltrådte via underskrift Forretningsordenen for AquaDjurs, og denne offentliggøres efterfølgende på hjemmesiden. Bestyrelsen tog selskabets Vedtægter og Direktørinstruks til efterretning uden anmærkninger. 06.6 Orienteringssager til eventuel drøftelse 06.6.1 C2C Grenåens opland C2C Grenåens opland ( Coast to Coast ) er et af flere projekter i det store region Midt EU projekt. Projektet forløber i 6 år; 2017 2022 med involvering af bl.a. Syddjurs og Norddjurs Kommuner. Formålet med projektet er at belyse mulighederne for klimatilpasningsløsninger og projektets outcome er, at skabe et fælles beslutningsgrundlag, med belysning af muligheder for tilpasning af projektområdet til klimaforandringerne. Læs mere om projektet på: www.grenaaensopland.dk. AquaDjurs indgår i den nedsatte følgegruppe, der havde opstartsmøde i juni 2018. Bestyrelsen vil løbende blive orienteret om projektets udvikling. 06.6.2 Samrensning AquaDjurs har siden ultimo juni måned 2018 modtaget og behandlet spildevand fra virksomheden Lallemand, grundet procestekniske problemer på virksomheden. Afregning sker efter takstbladet og trappemodelens trin 2. 5
06.6.3 Henvendelse fra Udby Vandværk Udby Vandværk har henover 1. halvår 2018 sonderet muligheder for overdragelse af vandværket til AquaDjurs. På en ekstraordinær generalforsamling den 13.6.2018 besluttede Udby Vandværk dog, at fortsætte i eget regi på basis af en afstemning. I tilknytning til sagen bemærkes, at der aktuelt er henvendelse fra yderligere to vandværker, der overvejer samme model. 06.6.4 Personale En medarbejder i økonomifunktionen har fået orlov i perioden 20.8. til 15.12.2018. Der er i perioden tilknyttet en vikar fra selskabets revisorfirma. Fra ultimo 2018 går en medarbejder i økonomifunktionen på barsel. 06.6.5 Dialogmøde med MTU, dagsorden AquaDjurs har dialogmøde med Miljø- og Teknikudvalget (MTU) den 18.9.2018. Fokuspunkterne bliver ejerstrategi og strategiplan samt anlægsplanen for AquaDjurs og herunder synergimuligheder relateret til kommunens økonomiske situation. Ingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 06.7 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde, herunder regionalmøde i DANVA. Ingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog formandens orientering til efterretning. 6
06.8 Underskrivelse af referater Referat fra bestyrelsesmøde den 19.6.2018 er udsendt i forlængelse af bestyrelsesmødet. Der er ikke indkommet bemærkninger, og referatet skal underskrives. Bestyrelsen underskrev referatet fra sidste bestyrelsesmøde afholdt den 19.6.2018. 06.9 Eventuelt Kommende møder: - 18.9.2018, kl. 13 14.15: Dialogmøde med MTU - 17.10.2018, Dialogmøde med Syddjurs Spildevand (formandskab og direktør) - 5.11.2018, kl. 14 17: Bestyrelsesmøde - 9.1.2019, kl. 15: Nytårskur 7