Mere nærvær - mindre fravær Børne- og Ungeområdets Handleplan for nedbringelse af sygefravær Børne- og Ungeområdet Oktober 2011
Frederiksberg Kommune Børne- og Ungeområdet Rådhuset Smallegade 1 2000 Frederiksberg boerneogungeomraedet@frederiksberg.dk E-doc 2011-608284 Forsidefoto: Colourbox Oktober 2011 2
Indledning Med udgangspunkt i ønsket om Mere nærvær - mindre fravær har Kommunalbestyrelsen med vedtagelsen af budget 2011 sat fokus på sygefraværet med en forventning om, at fraværet i budgetperioden frem til 2014 reduceres. Indsatsen for at nedbringe fraværet på den enkelte institution forankres lokalt under lederens ansvar. Børne- og Ungeområdet ønsker at understøtte institutionen og den enkelte leder bedst muligt i dette arbejde. Direktionen har på tværs af direktørområderne igangsat en række indsatser der skal understøtte arbejdet, hvor de vigtigste er offentliggørelse af månedlige sygefraværsrapporter workshops for institutioner med særligt højt sygefravær hvor institutionerne har udarbejdet lokale handleplaner alle direktørområder udarbejder handleplaner for nedbringelse af sygefraværet. Mere nærvær - mindre fravær er Børne- og Ungeområdets handleplan for nedbringelse af sygefravær som udmønter direktionens beslutning. Handleplanen er drøftet i MED-organisationen og endeligt tiltrådt af Område-MED. Resume Børne- og Ungeområdets handleplan for nedbringelse af fravær udgør en forpligtende ramme for ledelse og medarbejderes arbejde med nedbringelse af sygefravær. Handleplanen bygger på, at ledelse og medarbejdere bærer et fælles ansvar for at understøtte mere nærvær. Det fælles ansvar udmøntes gennem positiv vilje til dialog og pligt til loyalt at understøtte fælles beslutninger. Viden er en afgørende forudsætning for en meningsfuld dialog og varetagelsen af det fælles ansvar. Lederen tager initiativ til, at sygefraværsstatistikken og andet relevant statistisk materiale i anonymiseret form løbende formidles til og drøftes i MED. Et godt arbejdsmiljø fremmer nærvær. Arbejdsmiljøgruppen inddrages aktivt i arbejdet med at skabe mere nærvær på arbejdspladsen. God ledelse fremmer nærvær. Arbejdspladsen har løbende fokus på ledere og medarbejderes trivsel gennem systematisk brug af Trivselsmeter og MUS/LUS samtaler. Handleplanen pålægger lederen at tage initiativ til løbende trivselsmålinger med Trivselsmeter og gennemførelse af MUS/LUS samtaler og handle på resultaterne. Dialog på arbejdspladsen fremmer nærvær. LMU drøfter rammer for den uformelle dialog med henblik på at skabe en fælles forståelse der kan understøtte mere nærvær. 3
Område- MED fastsætter rammer for tidlig opfølgning på fravær gennem en omsorgssamtale, der som minimum pålægger leder og medarbejder at afholde samtaler efter: - 6 arbejdsdages sammenhængende fravær - 4 fraværsperioder inden for de seneste 6 måneder - Efter fire ugers fravær (Lovkrav) Fravær Mere nærvær - mindre fravær sætter fokus på sygefravær. Den offentliggjorte sygefraværsstatistik omfatter alene fravær, der i lønsystemet registreres under koderne SY (sygdom) og TT (Tilskadekomst i tjenesten). Herudover vil der på den enkelte institution være fravær i form af HJ (Hjemmeboende barns 1. sygedag), Graviditetsgener (GG), barsel (BA), adoption (AP), kurser (KU), TRarbejde m.v. der sammen med det egentlige sygefravær er med til at reducere nærværet og belaste kollegerne. Handleplanen omfatter alene sygefravær. Arbejdsmiljø Et godt arbejdsmiljø fremmer nærværet på arbejdspladsen. Videncenter for Arbejdsmiljø 1 vurderer, at arbejdsmiljø i bred forstand kan forklare omkring en tredjedel af alt sygefravær. Derfor er arbejdsmiljøindsatsen vigtig, i arbejdet med at få sygefraværet ned. En aktiv inddragelse af institutions arbejdsmiljøgruppe i arbejdet med at skabe mere nærvær, er sammen med god ledelse afgørende faktorer i arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Lederen bør sikre, at relevante dele af sygefraværsstatistikken og andet relevant statistiske materiale løbende i anonymiseret form formidles til og sættes på dagsorden til drøftelse i LMU herunder Arbejdsmiljøgruppen. Børne- og Ungeområdet vil ligeledes sikre, at relevant statistisk materiale sættes på dagsorden og formidles til lederne på ledermøder m.v. Fokus på almindelig hygiejne kan yde et værdifuldt bidrag til nedbringelse af fraværet. Arbejdsmiljøgruppen opfordres til, med afsæt i arbejdspladsens konkrete forhold, at sætte fokus på samspil mellem arbejdstilrettelæggelse og den almindelige hygiejne, der hvor det skønnes at fremme nærværet. Sætter arbejdsmiljøgruppens drøftelser fokus på konkrete årsagssammenhænge mellem arbejdsmiljø og fravær indberettes de i IPL med henblik på at sikre opfølgning og samtidig indgå i Børne- og Ungeområdets årlige status for arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøgruppen inddrages aktivt i arbejdet med at skabe mere nærvær på arbejdspladsen. Sygefraværsstatistikken og andet relevant statistisk materiale formidles løbende i anonymiseret form til og drøftes i LMU. 1 www.arbejdsmiljøviden.dk Arbejdsmiljølederen tager initiativ hertil. 4
God ledelse God ledelse fremmer nærværet på arbejdspladsen. Forskningen 2 peger meget entydigt på, at god ledelse er en afgørende faktor i arbejdet med at nedbringe sygefraværet. God ledelse i forhold til fravær, omfatter åben dialog, omsorg for den enkelte medarbejder, klare mål for institutionen, information, åbenhed og medarbejderinddragelse. Børne- og Ungeområdets lederfora bør som minimum have to årlige drøftelser af sygefraværsstatistikken og andet relevant statistiske materiale. Trivsel God trivsel fremmer nærværet på arbejdspladsen. Frederiksberg Kommune sætter fokus på ledere og medarbejderes trivsel på arbejdspladsen gennem systematisk brug af Trivselsmeter og MUS/LUS samtaler 3. Den systematiske brug af Trivselsmeter muliggør sammenligning sammenlignelige institutioner i Frederiksberg Kommune og i andre kommuner der bruger Trivselsmeter. Resultaterne fra Trivselsmeter kan sammen med en tværgående opsamling på resultaterne af MUS/LUS give lederen en kvalificeret pejling på arbejdspladsens trivsel og udgør et godt fundament for en samlet drøftelse af eventuelle trivselsproblemer på arbejdspladsen. Institutionen gennemfører løbende trivselsmåling med Trivselsmeter og gennemfører MUS/LUS samtaler. På baggrund af resultaterne fra Trivselsmeter og en tværgående opsamling på MUS drøfter LMU, om der er trivselsproblemer der påvirker nærværet på arbejdspladsen negativt og hvordan disse kan løses herunder en åben dialog om hvordan ledelsen kan understøtte mere nærvær. Lederen tager initiativ hertil. 2 Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø 3 LUS = Lederudviklingssamtale, MUS = Medarbejderudviklingssamtale 5
Dialog Dialog fremmer nærværet på arbejdspladsen. Dialog mellem leder og medarbejder og medarbejderne i mellem om nærværet på arbejdspladsen har afgørende betydning i arbejdet med at fremme nærværet på arbejdspladsen. Fælles for de mange former dialogen kan tage er omsorg. Ledelse og medarbejdere bærer et fælles ansvar for, at dialogen bliver systematisk og resultatorienteret. En mere omfattende drøftelse af nærvær bør, hvis ikke særlige forhold gør sig gældende, afvikles som to årlige drøftelser i lederfora og MED. Den uformelle dialog Kulturen på arbejdspladsen kan understøtte en fælles holdning til den uformelle åbne dialog om nærvær hvor den enkelte oplever sig som værdsat og savnet ved fravær. Den åbne dialog kendes på, at medarbejderne ved fravær er i løbende dialog med arbejdspladsen. Initiativet til dialogen kan komme fra den fraværende medarbejder eller fra arbejdspladsen baseret på oplevelsen af et fælles ansvar for konsekvenserne af fraværet. Den formelle dialog Den uformelle dialog kan ikke stå alene. Arbejdsgiveren har pligt til at indkalde medarbejderen til en personlig samtale om hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet, senest 4 uger efter første sygedag 4. Frederiksberg Kommunes personalepolitik understreger, at det på alle arbejdspladser er vigtigt at gøre en aktiv indsats for nedbringe (fraværet) f.eks. i form af en tidlig opfølgningsindsats i samarbejde med den sygdomsramte. 5. En tidlig indsats fremmer den enkeltes oplevelse af nærvær. Det tidlige opfølgning kan have form af en omsorgsamtale, der kan ligge i tidsrummet frem imod den lovpligtige samtale fire uger efter første sygedag. Yderligere kan læses i vejledning om omsorgssamtaler 6. Børne- og Ungeområdet vil drage omsorg for, at der formidles skabeloner for vejledning til omsorgssamtalerne. Handleplanen Mere nærvær mindre fravær fastlægger minimumsrammer for den formelle dialog. LMU opfordres til at drøfte disse og kan med afsæt i lokale forhold eventuelt fastsætte kortere intervaller end de minimumsrammer Område-MED har fastsat. Institutionen kan ikke fastsætte længere intervaller. Lederen kan efter konkret skøn i forhold til den enkelte medarbejder fravige rammerne, f.eks. hvis en medarbejder efter 6 arbejdsdages sammenhængende fravær fortsat er hospitalsindlagt. Omsorgssamtalen adskiller sig fra en tjenstlig samtale derved, at samtalen alene skal afdække mulighederne for medarbejderens tilbagevenden til arbejdspladsen eventuelt delvist og i hvilket omfang arbejdspladsen kan støtte dette, f.eks. gennem en ændret organisering af arbejdet i en periode. 4 Lov om sygedagpenge, 7a 5 Frederiksberg Kommunes Personalepolitik (FKnet) 6 Omsorgssamtalen hvem gør, hvad og hvornår? (FKnet) 6
Der indkaldes skriftligt til omsorgssamtalen under eller i umiddelbar forlængelse af det fravær, som udløser samtalen. Der udarbejdes referat af omsorgssamtalen, der som minimum angiver dato for afholdelse, medarbejderens navn og stilling, tilstedeværende under samtalen, årsag til samtalen, samtalen indhold i hovedpunkter, eventuelle aftaler samt hvordan og hvornår der følges op på samtalen. Referatet underskrives af deltagerne. Referatet opbevares i personalesagen. LMU drøfter rammer for den uformelle dialog med henblik på at skabe en fælles forståelse der kan understøtte mere nærvær. LMU fastsætter rammer for tidlig opfølgning på fravær gennem en omsorgssamtale, der som minimum pålægger leder og medarbejder at afholde samtaler efter : - 6 arbejdsdages sammenhængende fravær - 4 fraværsperioder inden for de seneste 6 måneder - Efter fire ugers fravær (lovkrav) Der skal udarbejdes referat af omsorgsaftalen Lederen kan fravige rammerne ud fra et konkret skøn. Udviklingen i fravær og status på igangsatte initiativer drøftes som minimum to gange årligt i lederfora og MED. Lederen tager initiativ hertil. Fælles ansvar Fravær har store konsekvenser både for arbejdspladsen og for den enkelte. Det gælder både menneskeligt, arbejdsmæssigt og økonomisk. Jo længere fraværsperiode, jo større er risikoen for, at medarbejderen ender med at forlade arbejdsmarkedet. Forskningen viser, at der gennem et koordineret samarbejde mellem arbejdsplads, social- og sundhedssektoren og den sygemeldte, kan opnås en hurtigere og mere varig tilbagevenden til arbejdet for et stort antal sygemeldte. Det kan blandt ske gennem tilpasninger af arbejdets indhold og omfang oftest tidsbegrænset 7. Ledelse og medarbejdere i Børne- og Ungeområdet har et fælles ansvar, der har udspring i en klar fælles interesse, for at understøtte mere nærvær. I samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere har parterne forpligtet sig til at udvise positiv forhandlingsvilje og søge at opnå enighed. Når der er aftalt retningslinjer i MED binder de begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem. 8 7 www.arbejdsmiljoviden.dk/arbejde_og_helbred 8 Aftale om Medindflydelse og medbestemmelse 2010, ex. 8 7
Ledelse og medarbejdere bærer et fælles ansvar for at understøtte mere nærvær. Det fælles ansvar udmøntes gennem positiv vilje til dialog og pligt til loyalt at understøtte fælles beslutninger. Andre tiltag Fravær belaster arbejdspladsen økonomisk. Korrekt indhentelse af sygedagpengerefusion er med til at begrænse den økonomiske belastning. Det er væsentligt at arbejdspladsen kvalitetssikrer sygedagpengeindhentningen. Der findes en række tilskudsordninger, som arbejdspladser kan søge til mere omfattende arbejdsmiljøprojekter der kan medvirke til at nedbringe fraværet. Børne- og Ungeområdet vil i samarbejde med den daglige sikkerhedsleder sætte fokus på muligheder og erfaringer. Hjælp og vejledning Både ledere og medarbejdere kan finde vejledende materiale på FK-Net under punktet Personaleinformation\værktøjer, blandt andet: Omsorgssamtalen hvem gør hvad og hvornår? Idekatalog om forebyggelse af sygdom, stress og nedslidning Skabelon til (lokal) handlingsplan for øget trivsel og reduceret fravær Spørgeskema til Trivselsmeter 8