Kvalitetssikring af myndigheds-rådgivning på ST, Aarhus Universitet

Relaterede dokumenter
DCE S KVALITETSSIKRINGS- PROCEDURER

Samarbejde mellem de to nationale centre i Science and Technology Snitflader og fælles processer i myndighedsrådgivning

Den gode Proces for forskningsbaseret myndighedsrådgivning

Den gode Proces for forskningsbaseret rådgivning

Den gode proces og leverance ved forskningsbaseret rådgivning

Kvalitetssikring af myndighedsprojekter

Proces for de interdisciplinære centre. Processen for oprettelse af et interdisciplinært center:

STATUS FOR DCE - NATIONALT CENTER FOR MILJØ OG ENERGI

UTILISING ST S UNIQUE PROFILE

TENURE TRACK SCIENCE & TECHNOLOGY

Forskningsbaseret myndighedsbetjening Informationsmøde med forskningsinstitutioner vedrørende informationsindhentning

Konklusion vedrørende fakultetets organisering, faglig identitet og sammenhæng på institutter

MYNDIGHEDSBETJENINGEN VED AARHUS UNIVERSITET

Kvalitetsledelseskrav til rådgiverydelser. AD-DV.R002 Rammeaftale om administration af særtransporter

For opgaver, som ligger ud over rammeaftalens forpligtigelser, skal der udarbejdes en særskilt kontrakt for opgaven (standardkontrakt).

Rammeaftale mellem. Trafik- og Byggestyrelsen. Aalborg Universitet. Forskningsbaseret myndighedsbetjening inden for det byggede miljø.

Faglig rammebeskrivelse for kandidatuddannelsen i medicinalkemi

Faglig rammebeskrivelse for kandidatuddannelsen i kemi

Denne projekthåndbog har til formål at støtte gennemførelsen af projekter i Kulturministeriet.

Nedenstående skema viser i kort form de forskellige aktørers roller og ansvar i processen omkring uddannelsesevalueringen.

Procedure for selvevaluering og udvikling af Aalborg Universitets uddannelser

Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Vedtægt. for. Forskningscenter for Økologisk Jordbrug

Faglig rammebeskrivelse for kandidatuddannelsen i nanoteknologi

GCRC-projektorganisation og -samarbejde

Procedure for selvevaluering og udvikling af uddannelser

Retningslinje for årlig status på kvalitetsarbejdet på uddannelsesområdet, Health

Skema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata

AARHUS UNIVERSITET. Til Miljø- og Fødevareministeriets Departement. Levering af bestillingen Forbrug af kvalitetsfødevarer

Faglig rammebeskrivelse for kandidatuddannelsen i teknisk fysik

Kvalitetsledelseskrav til rådgiverydelser

HVORDAN SIKRES KVALITET OG INTEGRITET I UNIVERSITETERNES MYNDIGHEDSBETJENING?

Faglig rammebeskrivelse for kandidatuddannelsen i matematik-økonomi

Nedenstående skema viser i kort form de forskellige aktørers roller og ansvar i processen omkring uddannelsesevalueringen.

Retningslinjer til fremme af ansvarlig forskningspraksis

Nedenstående skema viser i kort form de forskellige aktørers roller og ansvar i processen omkring uddannelsesevalueringen.

Baggrund Af flere årsager er det blevet påkrævet at se nærmere på vores praksis vedrørende projektorienterede

Opgavebeskrivelse. Facilitering af netværk for statslige programledere (på programmer med væsentligt indhold af it)

US AARH KVALITETSSIKRING AF DEN FORSKNINGSBASEREDE MYNDIGHEDSRÅDGIVNING VED AARHUS UNIVERSITET

A. EJERSEN. Udkast til Rådgivningskontrakt

Faglig rammebeskrivelse for kandidatuddannelsen i matematik

FORRETNINGSORDEN. for. bestyrelsen for Forskningscenter for Økologisk Jordbrug og Fødevaresystemer (FØJO)

KVALITETSSTYRING AF RÅDGIVNING

Vejledning til bedømmelsesudvalg på Aalborg Universitet (Gældende fra 1. september 2013)

Retningslinjer for praktikperioden på laborantuddannelsen - Laborant AK

VEJLEDNING FOR BEDØMMELSESUDVALG

Kontrakt om Videreudvikling, Vedligeholdelse og Support af IMK2- systemet. Bilag 12 - Ændringshåndtering

Konkurrenceudsættelse Forskningsbaseret myndighedsbetjening

og nuværende specialkonsulent Klaus Horsted, DCA Nationalt Center for Fødevarer og Jordbrug, Aarhus Universitet.

Statut for Center for Militære Studier

Myndighedsbetjeningen ved Aarhus Universitet - et tematiseret debatoplæg

Ekstern kvalitetssikring af beslutningsgrundlag på niveau 1

Retningslinjer for praktikperioden på laborantuddannelsen - Laborant AK

Faglig rammebeskrivelse for civilingeniøruddannelsen i Optik og elektronik

KORAs mission er at fremme kvalitetsudvikling, bedre ressourceanvendelse og styring i den offentlige sektor.

Fastsat af dekanen den 30. januar 2013 efter høring i Samarbejdsudvalget den 30. januar 2013 og Akademisk Råd den 25. januar 2013

Bilag 5: Organisering af samarbejde mellem. Miljø- og Fødevareministeriet og Københavns Universitet, IFRO samt Århus Universitet, DCE

Den gode Bestilling af forskningsbaseret myndighedsrådgivning

KRAVSPECIFIKATION. Miljøstyrelsens udbud af Referencelaboratorium på området støj og vibrationer

ErhvervsAkademi Sjælland. EASJ retningslinier Side 1 af 8 Retningslinjer for praktikperioden på laborantuddannelsen - Laborant AK

VEJLEDNING TIL INSTITUTLEDERE - ADJUNGERET LEKTOR OG PROFESSOR

Marts 2019 AFTALE. Bilag 2. Ydelsesbeskrivelse for IKT-bygherrerådgiveren. om teknisk rådgivning og bistand (IKT-bygherrerådgivning)

Akkreditering i Kriminalforsorgen - en vejledning til ansøger

DET REGIONALE RÅD FOR LÆGERS VIDEREUDDANNELSE VIDEREUDDANNELSESREGION NORD

Den nuværende samarbejdsstruktur giver ringe mulighed for medarbejderinddragelse på fakultets- og universitetsniveau for medarbejdere i de nationale

Temaer og fyrtårne. Forskning med forskel. Innovation og vidensformidling. PBL næste generation. Uddannelse med forskel.

BESTEMMELSE FOR FAK FORSKNINGSPUBLIKATION. Revideret maj 2016.

IKT-YDELSESBESKRIVELSE FOR IKT-LEDEREN

Specialekontrakt Studienævnet for Jordbrugsvidenskab Science and Technology, Aarhus Universitet Willemoesgade 15, bygning 2117, 8200 Århus N

Bilag B: Beskrivelse af principper for sagsgange ved TTO samt beslutningsprocedurer

Organisering af kvalitetsledelse af uddannelser på Aalborg Universitet

Retningslinjer for arkitekturreviews Version 1.0. Maj 2017

Faglig udredning om grødeskæring i vandløb

VEJLEDNING TIL BEDØMMELSESUDVALG OM ANSÆTTELSE AF VIDENSKABELIGT PERSONALE

STATUS FOR DCE AARHUS UNIVERSITET DCE - NATIONALT CENTER FOR MILJØ OG ENERGI DCE RÅDGIVNINGSPANEL 27. OKTOBER 2017 HANNE BACH DIREKTØR

Juni Rigsrevisionens notat om beretning om. flytningen af den forskningsbaserede myndighedsbetjening på veterinærområdet

EDNI VEJL VEJLEDNING FOR BEDØMMELSESUDVALG FOR PH.D.-AFHANDLINGER. BSS, december Aarhus Graduate School of Business and Social Sciences

Bilag 3 - Leverancer

Akkreditering i Kriminalforsorgen - En vejledning til ansøger

Procedure for planlægning og afholdelse af eksamen

Konklusion vedrørende bedre medinddragelse på ST

AARHUS UNIVERSITET. Til Fødevarestyrelsen

Tilskrivning af BFI- point til AAU, Fakulteter og Institutter

Behandling af revisionsberetninger og decisionsskrivelser Bilag 1.5.1

- - Instituttet har valgt at have et overordnet tema for alle årene (2017, 2018 og 2019), hvor resultaterne fra 2016 psykiske APV bearbejdes.

Vejledning i forbindelse med bedømmelse og forsvar af ph.d.-afhandling ved ph.d.-skolen, Det Samfundsvidenskabelige Fakultet, Syddansk Universitet

AARHUS UNIVERSITET. Til Fødevarestyrelsen. Levering på bestillingen: Redegøre for udviklingen af pattegrisedødelighed og for smågrisedødeligheden.

AARHUS Gældende fra 2016 UNIVERSITET Godkendt af fakultetsledelsen 26. januar 2016

VEJLEDNING TIL BEDØMMELSESUDVALG OM ANSÆTTELSE AF VIDENSKABELIGT PERSONALE

Undervisningsplan klinisk undervisning modul 12 Innovativ og iværksættende professionsudøvelse

Proces for udpegning af to nye eksterne medlemmer af KU s bestyrelse med indtræden pr. 16. september 2017 Sagsbehandler Rektorsekretariatet

Model for uddannelsesevaluering på Arts

AARHUS UNIVERSITET. Til Landbrugsstyrelsen. Vedr.: Bestilling af risikovurdering af EFSA-GMO-RX-09 (soja A )

Delaftale 5 Tværgående affaldsfaglige konsulentydelser

Informationsmøde 3. November. - Set fra en institutleders perspektiv

1. Publikationstyper S&L s vejledning til PURE (Udarbejdet af HNR og KRR, )

Model for uddannelsesevaluering v. School of Business and Social

Kommunalbestyrelsen Horsens kommune. Regionsrådet Region Midtjylland

VEJLEDNING TIL BEDØMMELSESUDVALG OM ANSÆTTELSE AF VIDENSKABELIGT PERSONALE VED AARHUS UNIVERSITET, HEALTH

Odense og Co er et partnerskab mellem Odense Kommune, det private erhvervsliv og offentlige institutioner.

AFTALE INSTITUT FOR FØDEVARE- OG RESSOURCEØKONOMI/SCIENCE/KU MINISTERIET FOR FØDEVARER, LANDBRUG OG FISKERI MELLEM

Transkript:

Kvalitetssikring af myndigheds-rådgivning på ST, Aarhus Universitet Notat fra DCE - Nationalt Center for Miljø og Energi Dato: 7. april 2017 DCA Nationalt Center for Fødevarer og Jordbrug Annette Baattrup-Pedersen 1, Hanne Damgaard Poulsen 2, Niels Halberg 3 & Hanne Bach 4 1 Institut for Bioscience 2 Institut for Husdyrvidenskab 3 DCA Nationalt Center for Fødevarer og Jordbrug 4 DCE - Nationalt Center for Miljø og Energi Antal sider: 12

Indhold 1 Baggrund og formål 3 2 Mål 4 3 Processer for opgaveløsning 5 4 Centerenhedernes rolle i kvalitetssikringen af produktet 10 5 Opsummerende oversigt 11 2

1 Baggrund og formål Aarhus Universitet udfører en lang række myndighedsopgaver, hvor Science and Technology (ST) spiller en væsentlig rolle i rådgivningen af myndighederne. I myndighedsrådgivningen lægges der stor vægt på faglig kvalitet, rettidighed, synlighed af resultaterne samt koordinering af og dialog med rekvirenten under samtidig hensyntagen til, at AU s myndighedsrådgivning og de politiske beslutningsprocesser er klart adskilte ( armslængdeprincippet ). Kvalitetssikring af hele processen er et vigtigt element i myndighedsrådgivningen, og ST har derfor besluttet, at der skal udarbejdes et forslag til en fælles og sammenhængende kvalitetssikringsprocedure for myndighedsrådgivningen ved ST. Proceduren skal overordnet garantere høj kvalitet af de leverede ydelser gennem sikring af kvaliteten i de enkelte trin i processen og samtidig også anvendes som ekstern dokumentation for, hvordan kvaliteten sikres i ST s myndighedsrådgivning. En grundlæggende forudsætning for at kunne levere forskningsbaseret rådgivning af høj kvalitet er, at forskningsunderstøttelsen af rådgivningen er stærk. Heri indgår elementer som kontinuitet, rekruttering, meritering, publicering og understøttende finansiering af forskningen. Dette forslag til kvalitetssikringsprocedure forudsætter, at de nævnte forskningsunderstøttende elementer er til stede. Den foreslåede procedure til sikring af høj kvalitet af de leverede ydelser er søgt konkretiseret og operationaliseret på alle trin i processen fra en opgave bestilles og beskrives, til opgaven leveres og dermed afsluttes. Myndighedsrådgivningen gennemføres i regi af de nationale centre DCA og DCE og udføres af relevante forskningsmiljøer, primært ved følgende ST-institutter: AGRO, ANIS, BIOS, ENG, ENVS, FOOD og MBG. Nærværende beskrivelse af procedure til sikring af høj kvalitet afgrænses til at omfatte processen omkring levering af forskningsbaserede rådgivningsprodukter (videnskabelige rapporter, notater osv.) til rekvirenterne af disse. 3

2 Mål Procedurerne har afsæt i de forskningsområder, som er tilknyttet Rammeaftalen om forskningsbaseret myndighedsbetjening beskrevet i ydelsesaftalerne med tilhørende arbejdsprogrammer (http://dce.au.dk/myndigheder/rammeaftalen/ydelsesaftaler-og-arbejdsprogrammer/ og http://dca.au.dk/myndighedsraadgivning/) indgået mellem Miljø- og Fødevareministeriet (MFVM) og ST, Aarhus Universitet, og gælder for alle forskningsbaserede rådgivningsopgaver leveret af ST indenfor emner omfattet af ydelsesaftalerne. Den foreslåede procedure er søgt konkretiseret og operationaliseret, og målet er at sikre: deltagelse af alle relevante forskningsfaglige kompetencer i rådgivningen uanset instituttilhørsforhold - i henhold til ydelsesaftalernes arbejdsprogrammer samt ved nye opgaver og ved udarbejdelse af tilbud høj faglig kvalitet af de produkter, der leveres i rådgivningen at produkterne leveres til rekvirenten indenfor den aftalte tidsfrist at samarbejdet mellem rekvirenten og de forskningsfaglige medarbejdere, som deltager i opgaveløsningen, sker til begges tilfredshed at den forskningsbaserede myndighedsrådgivning sker med afsæt i fagmiljøernes forskningsaktiviteter at løsningen af opgaverne inkl. den faglige kvalitetssikring af udkast sker ved inddragelse af alle relevante forskningsmiljøer at opgaveløsningen gennemføres med fokus på kontinuitet og åbenhed at leverancerne i det omfang det er muligt sker på en form, som understøtter den enkelte forskers meritering og sikrer institutternes vidensberedskab gennem fx engelsksprogede artikler/rapporter med peer-review. at leverancerne offentliggøres i forbindelse med levering i overensstemmelse med Rammeaftalens bestemmelser og Forvaltningslovens regler at processen omkring løsningen af opgaverne sker med stor effektivitet og transparens i alle led. 4

3 Processer for opgaveløsning Der kan i myndighedsrådgivningen, fra en opgave modtages fra en rekvirent til den afsluttes, identificeres flere relevante trin, som kræver overvejelser om, hvordan kvaliteten bedst sikres på netop dette trin (Figur 1). Håndteringen af opgaven følger trinene i figur 1 nedenfor, og beskrives i det følgende. Figur 1. Trin i kvalitetssikringen af myndighedsrådgivningen ved ST, AU. De enkelte trin er nærmere beskrevet i de efterfølgende afsnit. 3.1 Opgaven modtages og ansvarlig centerenhed identificeres Det er væsentligt for kvaliteten i opgaveløsningen, at der er tale om en entydig allokering af opgaver mellem centrene jævnfør de faglige kompetencer, der ligger i forskningsmiljøerne i institutterne. Derfor er det nødvendigt, at alle opgaver registreres centralt, og at følgende tilgang anvendes i allokering af opgaverne til/mellem centrene: Opgaverne registreres administrativt i et overordnet åbent entydigt system med fælles tilgang fra både DCA og DCE. Såfremt opgaver fremsendes direkte til forskningsmiljøerne fra rekvirenten skal forskerne foranledige, at styrelsen fremsender en bestilling eller opgavebeskrivelse på opgaven via den officielle kanal og selv med det samme fremsende det modtagne til det relevante center (DCE/DCA), så opgaven kan registreres centralt og igangsættes med inddragelse af de relevante kompetencer. Hvilket center, der er ansvarlig (DCA/DCE) for gennemførelsen af opgaven, afhænger af ydelsesaftalernes faglige indsatsområder. Som hovedregel vil ansvaret for opgaver stillet indenfor ydelsesaftalerne Husdyrproduktion, Planteproduktion og Fødevarekvalitet og forbrugeradfærd ligge hos DCA, og opgaver indenfor ydelsesaftalerne Natur og vandmiljø, Luft, emissioner og risikovurdering og Arktis ligge hos DCE. Det center, der er ansvarligt for at sikre, at en konkret opgave løses, skal på tværs af institutter sørge for, at forskningsfaglige medarbejdere med kompetencer indenfor opgavens fagområde involveres i konkretisering af og efterfølgende løsning af opgaven (beskrevet under punkt 3.2). Denne del afsluttes som hovedregel indenfor 24 timer og ofte hurtigere. 3.2 Opgaven videreformidles til forskningsmiljøerne AU har en forpligtigelse til at sikre, at alle relevante forskningsfaglige kompetencer involveres i AU s rådgivning, da det er en forudsætning for høj kva- 5

litet i myndighedsrådgivningen og den øvrige faglige rådgivning. Dette gennemføres ved, at den ansvarlige centerenhed uden forsinkelse videreformidler information om opgaven til institutter og forskningsmiljøer med anvendelse af de eksisterende entydige systemer, som for nuværende er temakoordinatorer og kontaktpersoner i DCA og sektionsledere/vice-institutledere/institutledere i DCE. Ved opgaver indenfor områder, hvor der kan være faglige kompetencer udenfor det enkelte center (fx i både DCA og DCE), tager den ansvarlige centerenhed endvidere kontakt til den anden centerenhed samt evt. andre relevante forskningsmiljøer ved AU. Centerenhederne er derigennem ansvarlige for, at alle relevante temakoordinatorer/kontaktpersoner og sektionsledere/vice-institutledere/institutledere samt andre relevante forskningsmiljøer ved AU har mulighed for at se og respondere på opgaven, inden den påbegyndes. Centerenhederne sikrer, at der sker en forventningsafstemning om opgavens indhold og omfang i de tilfælde, hvor det ikke fremgår klart af bestillingen eller opgavebeskrivelsen. Forventningsafstemningen kan også omhandle aftale om tidsfrister, evt. inddragelse af eksterne parter og lignende. 3.3 Opgaven afgrænses og løses i forskningsmiljøerne I tilfælde hvor flere forskningsmiljøer skal bidrage i opgaveløsningen, skal det ansvarlige center sørge for, at der arrangeres et møde mellem de relevante forskningsfaglige medarbejdere, som er identificeret jævnfør punkt 3.2 (fysiske møder eller online møder). Mødet skal iværksættes hurtigst muligt og indenfor 1-2 dage, hvis opgaven har kort svarfrist. På mødet skal der udarbejdes en skitse til en projektbeskrivelse, der skal indeholde følgende: a) aftale om forskningsfaglig projektleder, specifikke leverancer fra de deltagende forskningsfaglige medarbejdere herunder ressourceforbrug til dette samt tidslinje for løsning af opgaven b) aftale om metodevalg, definition af data- og vidensgrundlag c) beslutning om produktets form (review, notat, rapport, vidensyntese mv.) og rapporteringssprog d) aftale om forfatterskaber (beskrevet nærmere nedenfor) e) aftale om hvem der gennemfører faglig kvalitetssikring af udkast til produkt af opgaveløsning (beskrevet nærmere under punkt 3.4). f) publicering (tid og sted). Der kan især ved inddragelse af flere institutter og forskningsmiljøer med fordel anvendes en projektskabelon til udarbejdelse af projektbeskrivelsen, da en sådan vil sikre et standardiseret overblik over opgaveløsningen samt indhold, tidsplan mv, og at sidstnævnte er realistisk i forhold til bidrag fra de forskningsmiljøer. Hvis opgaveløsningen involverer deltagelse af medarbejdere fra både DCA og DCE, skal ressourcefordelingen aftales mellem centrene sammen med de involverede medarbejdere under hensyntagen til i, hvor høj grad disse deltager. Der kan forekomme faglig uenighed om, hvilke elementer der skal inddrages i opgaveløsningen. Procedurer for håndtering og synliggørelse af sådanne uenigheder er beskrevet i afsnit 4. Procedurerne skal bidrage til at fremme den interne kritiske bedømmelse samt sikre transparens for omverdenen. 6

Hvis det center, som er ansvarlig for gennemførelsen af opgaven vurderer at kun et enkelt forskningsmiljø skal bidrage til opgaveløsningen kan den udpegede projektleder/fagperson(er) umiddelbart påbegynde opgaven. Forfatterskaber Der opereres med to principper for forfatterskaber: 1. Alle bidragydere figurerer som forfattere på hele publikationen. Dette kræver, at alle bidragydere har gennemgået og er fagligt ansvarlige for metoder og konklusioner i hele publikationen. 2. Bidragyderne figurerer på de dele af publikationen, de har været forfattere til og på titelbladet. Herved er bidragyderne udelukkende fagligt ansvarlige for de dele, hvortil de har leveret direkte input. Denne type forfatterskab kan kombineres med, at en eller flere fungerer som editor(er). Det aftales i opgavens planlægningsfase, hvilket princip for forfatterskab, som vælges for den pågældende opgave. Ved opgaver med en begrænset forfatterkreds, som har komplementære kompetencer indenfor et afgrænset fagområde, kan princip 1 være særligt relevant. Ved større opgaver, som inddrager væsentligt forskellige faglige kompetencer, kan princip 2 være mest relevant, således at forfatterne af specifikke kapitler udelukkende står til ansvar for indhold jf. deres fagområde. I sådanne tilfælde kan der udpeges editor(er), som også har ansvar for tværfagligt sammendrag og overordnede konklusioner. Den forskningsfaglige rådgivning og den efterfølgende beslutningsproces, som er placeret hos myndighederne, er klart adskilte ( armslængdeprincippet ). Der kan derfor ikke sås tvivl om de bidragydende forskningsfaglige medarbejderes uvildighed og faglige integritet i myndighedsrådgivningen. Der kan som hovedregel ikke optræde fælles forfatterskab mellem forskningsfaglige medarbejdere på ST og embedsværk, interesseorganisationer og/eller virksomheder/erhverv på notater og på kapitler til udredninger, rapporter o.l. udarbejdet som led i myndighedsrådgivningen. Hvis der er bidrag i form af data fra embedsværk, interesseorganisationer og/eller virksomheder/erhverv skal det klart fremgå af produktet, hvordan disse data indgår. Ligeledes skal det fremgå, hvis og hvordan embedsværk, interesseorganisationer og/eller virksomheder/erhverv har bidraget på anden måde i opgaveløsningen. I særlige tilfælde kan fælles forfatterskab mellem forskningsfaglige medarbejdere på ST og embedsværk, interesseorganisationer og/eller virksomheder/erhverv være relevante. Det kan eksempelvis være større rapporter, som indeholder vidensynteser, nationale opgørelser eller andre tværgående fagligt baserede opgaver eller sammenstillinger, som kræver input fra mange typer af ekspertiser og kompetencer. Institutleder(e) og den relevante centerleder træffer i fællesskab beslutning om, hvordan et fælles forfatterskab håndteres i det konkrete tilfælde. De enkelte forfatteres rolle og bidrag skal tydeligt fremgå af rapporten indledningsvist. 3.4 Det udarbejdede produkt gennemgår en faglig kvalitetssikring Faglig kvalitetssikring af indholdet i det udarbejdede produkt gennemføres i henhold til nedenstående og de indgåede aftaler som beskrevet under punkt 7

3.3. Formålet hermed er at sikre høj faglig kvalitet samt at reducere fejl og lignende. Den faglige kvalitetssikring gennemføres af en fagkollega, som ikke har bidraget til den konkrete rådgivningsopgave, men med kompetencer indenfor området. Alle rådgivningsprodukter (rapporter, notater m.m.) skal gennemgå en faglig kvalitetssikring. Kommentarer skal derefter adresseres af forfatterne, og notatet tilrettes. I tilfælde, hvor kommentarer ikke umiddelbart kan imødekommes etableres en dialog mellem forfatter(e) og fagkollega(er), som drøfter de pågældende kommentarer og aftaler, hvordan de håndteres. Ved uenighed imellem fagkollega(er) og forfatter(e) involveres centerenhederne med henblik på at opnå en faglig afklaring af, hvordan der tages højde for disse i afrapporteringen. Der er tre mulige procedurer for faglig kvalitetssikring af produkter i myndighedsrådgivningen: 1. Faglig kvalitetssikring, som følger principperne for fagfællebedømmelse af videnskabelige publikationer, dog primært med anvendelse af bedømmere indenfor AU. Det anføres på publikationen, hvem der har foretaget den faglige kvalitetssikring. 2. Faglig kvalitetssikring, som følger definitionen for fagfællebedømmelse af videnskabelige publikationer med anvendelse af eksterne bedømmere fra forskningsinstitutioner med kompetencer indenfor fagområdet. Centerenhederne varetager processen med kontakt til bedømmere og indhentning af kommentarer. Det anføres på publikationen, hvem der har foretaget kvalitetssikringen. Denne procedure anvendes typisk ved større opgaver, som er udfærdiget på engelsk. 3. Faglig kvalitetssikring i form af et egentligt peer-review Peer review vælges, når resultaterne publiceres i et videnskabeligt tidsskrift. Procedure for den faglige kvalitetssikring skal aftales i forbindelse med udarbejdelse af projektbeskrivelsen, og samtidig med at deltagelse af forskningsfaglige medarbejdere mv. aftales. Det aftales, hvilket sprog produktet udarbejdes på, og det fastlægges, om kvalitetssikringen er intern eller ekstern. Eventuelle nødvendige justeringer i proceduren for kvalitetssikring i løbet af projektperioden foretages i enighed i den faglige projektgruppe. Undtagelser fra disse procedurer skal skriftligt begrundes, således at det er klart at kvalitetssikring fastholdes i overensstemmelse med målene. Begrundelsen godkendes af relevante Institutleder(e) og centerleder(e) og journaliseres på sagen, så der efterfølgende kan følges op på dette. 3.5 Opgaven afsluttes Produktet afleveres og offentliggøres samtidigt med mindre andet er aftalt. Afhængig af aftale i Aflevering sker via den relevante Centerenhed eller fremsendes af projektlederen til aftagers kontaktperson for opgaven. I aftalte tilfælde kan leverancer sendes i ekstern høring. Det er opdragsgiveren fx Miljø- og Fødevareministeriet, der forestår høringen. Modtagne kommen- 8

tarer af faglig karakter vurderes og inddrages i relevant omfang. Det kan enten ske ved justering af leverancen eller ved udarbejdelse af et tillægsdokument. Ved rådgivningsopgaver kan der i helt særlige tilfælde aftales en frist på 7 dage for MFVM s interne håndtering af leverancen fx orientering af ministeren, når dette begrundes skriftlig og aftales i god tid inden leveranen er færdig og helst når opgaven aftales jfr. Kontrakten. I Forvaltningslovens 27 beskrives særtilfælde, hvor der er tavshedspligt. For disse tilfælde kan produktet først offentliggøres, når situationen med tavshedspligt ikke længere er tilstede. Opgaver, som er vundet i konkurrence efter et udbud med særlige bestemmelser, følger kontrakten herunder den aftalte plan for offentliggørelse. Anmodninger om aktindsigt imødekommes efter Offentlighedsloven og Miljøoplysningsloven så snart materiale har været udvekslet med personer udenfor AU. 9

4 Centerenhedernes rolle i kvalitetssikringen af produktet Centerenhederne ved DCA og DCE skal, i samarbejde med forskningsmiljøerne, bidrage til at sikre kontinuitet i forhold til tidligere gennemførte myndighedsopgaver, både inden for det givne område og tilgrænsende områder. Centerenhederne kvalitetssikrer herudover produktet ved at evaluere, hvorvidt produktet er i overensstemmelse med den aftalte opgaveformulering og skal i samarbejde med projektlederen sikre, at dette er opfyldt. Desuden skal centerenhederne i samarbejde med forfatterne sikre, at sammenfatningen er udformet, så den er klar og forståelig for målgruppen. Centerenhederne har en særlig rolle i tilfælde, hvor der opstår faglig uenighed om, hvilke emner der skal inddrages i løsningen af en specifik opgave. I tilfælde hvor afgrænsningen udelukker relevante emner, skal dette fremgå indledningsvist i produktet. Ligeledes involveres centerenhederne ved faglig uenighed imellem forfatter(e)/fagkolleger i enten skriveprocessen eller kvalitetssikringen med henblik på at opnå en faglig afklaring af, hvordan der tages højde for disse i afrapporteringen. I tilfælde med fortsat uenighed - efter inddragelse af centerenhederne - inddrages fakultetets prodekan for videnudveksling. Kvalitetssikringsprocedurerne for myndighedsbetjeningen i ST, AU evalueres hvert 2 år ved inddragelse af institutternes rådgivningsudvalg. 10

5 Opsummerende oversigt Tabel 1 opsummerer de enkelte elementer i kvalitetssikringen af myndighedsrådgivningen på ST, herunder de enkelte parters (projektleder, forfattere, fagfællebedømmere, centerenheder) specifikke ansvarsområder. Tabel 1. Elementer i kvalitetssikring af myndighedsrådgivning på ST ved AU Opgaven registreres Ansvarlig Yderligere vejledning Opgaven registreres centralt i et åbent administrativt system og journaliseres Opgaver og henvendelser om mulige opgaver og rådgivning, som fremsendes fra styrelser eller departementer direkte til forskere/forskningsledere, frem videresendes af disse til centerenhederne uden forsinkelse, så de kan blive håndteret af centerenhederne (som hovedregel indenfor 24 timer). Ansvarlig centerenhed identificeres (DCE/DCA) jævnfør faglige indsatsområder i centrene Ansvarligt center videreformidler information om opgaven til alle fagligt relevante forskningsmiljøer (som hovedregel indenfor 24 timer) Projektbeskrivelse og evt tilbud for opgaven udarbejdes I tilfælde hvor flere forskningsmiljøer deltager i opgaveløsningen arrangerer ansvarligt center et møde med henblik på udarbejdelse af projektbeskrivelse Opgaven konkretiseres, herunder identificeres alle elementer med relevans for opgavebesvarelsen, også de der evt. senere udelades i selve besvarelsen (men nævnes indledningsvist i produktet) Centerenhederne Afsnit 3.1; http://medarbejdere.au.dk/filead- (undtagelsesvist evt. min/www.medarbejdere.au.dk/hr/captia/journa- forskningsmiljøer, lisering_paa_institutter_6.0_i_au_skabelon.pdf som modtager opgaver direkte fra myndigheder) Centerenhederne Afsnit 3.1; link til liste over indsatsområder for rammeaftalen Centerenhederne Afsnit 3.2 Centerenhederne Centerenhederne Afsnit 3.3; link til projektskabelon Centerenhederne Afsnit 3.3 Projektleder identificeres Centerenhederne Afsnit 3.3 Bidrag fra deltagende forskningsfaglige medarbejdere Projektleder Afsnit 3.3 afklares Ressourcefordeling mellem centre aftales jævnfør bidrag Projektleder m nød- Afsnit 3.3 fra forskningsfaglige medarbejdere vendigt med hjælp fra nærmeste leder Datagrundlag aftales Projektleder Afsnit 3.3 Forfatterskaber aftales Projektleder Afsnit 3.3 Deadlines for forskningsfaglige bidrag til opgaveløsningen Projektleder Afsnit 3.3 aftales Principper for faglig kvalitetssikring aftales Projektleder Afsnit 3.4 Forskningsfaglige medarbejdere ansvarlig for faglig kvalitetssikring Projektleder Afsnit 3.4 identificeres Projektbeskrivelse færdiggøres Projektleder Afsnit 3.3; link til projektskabelon 11

Evt tilbud udarbejdes med inddragelse af projektøkonom og underskrift af institutleder og direktør for ansvarligt center Faglig kvalitetssikring Ved anvendelse af bedømmere fra AU fremsendes produktet til fagfællebedømmelse af projektleder Ved ekstern fagfællebedømmelse kontaktes bedømmere, produkt fremsendes til bedømmelse og kommentarer indhentes af ansvarligt center Kommentarer returneres til forfattere. Ved ekstern bedømmelse med kopi til ansvarligt center I tilfælde med uenigheder mellem forfattere og fagfællebedømmere indledes dialog, hvorved de pågældende kommentarer drøftes og deres håndtering aftales. I tilfælde, hvor der findes faglige udeståender og/eller mangler, udarbejdes et notat over disse, der videreformidles til begge centre Centrene faciliterer dialog mellem fagfællebedømmere og forfattere med henblik på at sikre, at det færdige produkt er dækkende for opgavens ordlyd Såfremt væsentlige kommentarer eller påpegede mangler ikke kan indarbejdes i opgaveløsningen, noteres disse på et passende sted fx i, et forord, i en fodnote eller i et bilag Produktet De anvendte metoder er fagligt underbyggede og relevante og analyserne udført korrekt Diskussion, konklusioner og resumé/sammenfatning er konsistente og i overensstemmelse med resultaterne Tabel- og figurhenvisninger er korrekte Referencelisten er korrekt Stavning og kommasætning er korrekt Produktets forside og kolofon er korrekt Resumeet/sammenfatningen er udformet sprogligt, så teksten kan forstås af målgruppen Produktets indhold er i overensstemmelse med opgaveformuleringen Produktets indhold er i overensstemmelse med tidligere produkter indenfor samme område. Hvis det ikke er tilfældet, skal årsagen fremgå eksempelvis ny viden Afslutning Produktet offentliggøres, når det afleveres med mindre, der er aftalt 7 dages udsættelse, eller det er omfattet af tavshedspligt i hht Forvaltningsloven Høring gennemføres såfremt det er aftalt og produktet færdiggøres og offentliggøres Aktindsigt skal imødekommes i hht Offentlighedsloven og Miljøoplysningsloven, så snart materialet har været udvekslet med eksterne parter. Projektleder Afsnit 3.3: link til regler for tegningsberettigelse Projektleder Afsnit 3.4 Centerenhederne Afsnit 3.4 Fagfællebedømmer Afsnit 3.4 Centerenhederne Afsnit 3.4 Centerenhederne Afsnit 3.4 Centerenhederne Afsnit 4 Førsteforfatter Afsnit 4 Førsteforfatter Førsteforfatter Førsteforfatter Førsteforfatter Førsteforfatter Førsteforfatter DCA/DCE Afsnit 4 Førsteforfatter og Afsnit 4 Centerenhederne Centerenhederne Afsnit 4 Projektleder Rammeaftalens afsnit 7.2 og 7.3; link til Forvaltningsloven 27. Projektleder og førsteforfatter Rammeaftale afsnit 5.2 Centerenhederne Link til vejledning 12