Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 17.45 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen, Per Bro Afbud: Anna Hansen, Jeanette Gottlieb Nielsen, Amalie Rothman, Chris Warby Gæster: Steven Budden kl. 17.45 til bilag 4B Asger Nøhr Ahmed under punkterne 3 B og 6 Referent: Per Bro L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 27. november advisory board 30. november møde i Viby 4. december Byggeudvalgsmøde 7. december FU møde siden sidst 1. O Antenne afd. 01-034 Præstemarksvej 69-71 A-D, Ternevej 39A-F, Bredgade 17 - Bilag 4B Indstilling til antenneanlæg Bilag 4B-1 Indstilling af YouSee kontrakt for afd. 01-034 Bilag 4B-2 Det bliver TDC s anlæg, og det vil ikke kunne tilbagekøbes, der er ikke en egentlig bindingsperiode, idet det er TDC s anlæg. Der er ikke nogen tilslutningspligt, så man kan lade være at bruge det. En anden leverandør vil kunne etablere nyt anlæg. Der er ikke forskel på prisen alt efter hvor mange der er tilsluttet. Enstemmigt godkendt. Af hensyn til vores gæst Asger N. Ahmed forstætter vi med punkterne 3 B og 6. drøftelse og beslutning 2. O Budget 2018 - Bilag 2A. Budgetproces 2019 (LBT) Bilag 2B Huslejefokus afskrift fra statens krav vi går i dialog med hver enkelt afd.best. om hvad 1
der kan og skal gøres. Hver enkelt afdeling er forskellig. Vi skal nå målet 2020. Vi har aftalt at vi ikke vil gå på kompromis med kvaliteten. Indvendig vedligeholdelse: Det skal være forståeligt for afdelingen, hvorfor budgettet på indvendig vedligeholdelse er sat op, det er afhængigt af afd. niveau. Når det er drøftet hvad vi skal, så skal vi bagefter have drøftelse af hvad vi kan (hvad kan huslejen bære). Tidsrummet for udviklingsplanerne er fra senest 01.05. 01.07. til at behandle udviklingsplanerne i afdelingerne. Udviklingsplanen udleveres samtidig med markvandringen. SB giv lyd hvilke afdelinger der ikke vil deltage i arbejdet! Huslejestigningerne skal vurderes med sund fornuft. Pligt til at deltage i både udviklingsplan og markvandring, er møntet på afd.best. og formuleringen bruges ikke! Indkaldelse til Ekstraordinært repræsentantskabsmøde inkl. temamøde om drift 9-1-2018 (BJ) Bilag 2D Tilføje under Drift hvad har vi gjort indtil nu der kommer også et resume fra det sidste halve år. Åbningstider på Områdekontor: Bestyrelsen besluttede i februar, at åbningstiden ved personlig henvendelse skulle være fra 12.00 til 13.00. Det har vist sig at være forbundet med utilfredshed hos beboere og medarbejdere. Derfor søges tilladelse til at personlig fremmøde fremover kan ske fra 8.00-9.00 på alle områdekontorer. Telefontid fortsat fra 8.00 til 12.00 alle dage.. 3. L Afdelinger med lån/ tilskud - Bilag 3A Kvalitetssikringsprogram - Bilag 3B godkendelse Frivillighedsbevis Bilag 3C 2
4. O Status strategi 2020, herunder aktiviteter for 2018 - bilag 4A På mødet gives en samlet redegørelse for de fire indsatsområder - bilag 4A-1 udleveres Bo gav et resume. Vi ligger formidabelt godt på effektivitet. Hjælp til netværk i SB til vækst/netværk vi kan holde et cafemøde. Vi afholder os fra at byde på kommunale ejendomme det taber vi penge på. Fællesskab og trivsel er ekstremt vigtigt. Strategirapporteringen må ikke blive arbejdstung det skal bruges til at give et hint om, hvor vi er. Rapporteringen har punkter der ikke er relevante, så der kan luses ud i omfanget. Mange af målene vil være i ledelsesrapporten, så der rapporteres en gang om året i juni. Strategirapportering på repræsentantskabsmødet. Afstemning 10 for/ 1imod om rapportering 1 gang om året. Antenne afd. 01-034 behandles under 1. punkt på dagsorden bilag 4B/4B-1/4B-2 jf. dagsordenens punkt 1 Indstilling til finansiering af Strategi 2020 energi- og klimaprojekter der ikke kan faktureres på individuelle afdelinger i 2018 bilag 4C Indstilling Råderetskataloger Bilag 4D Råderetskataloger: Rørmosen 7-95, 4000 Roskilde. Afdeling 01-012 - bilag 4D-1 Wiemosen 3 99, 4000 Roskilde. Afdeling 01-216 bilag 4D-2 Hedemøllen, Bymarken 2A-4K, Roskilde. Afdeling 01-048 bilag 4D-3 Hyrdehøj Bygade 1 51, 4000 Roskilde. Afdeling 01-247 bilag 4D-4 Moesgården 1 106, 4000 Roskilde. Afdeling 01-016 bilag 4D-5 Stougården 1-170, Gundsø, Roskilde. Afdeling 01-112 bilag 4D-6 Kastanielunden 2 32, 4130 Viby Sjælland. Afdeling 01-041 bilag 4D-7 Granparken 1 35, 4130 Viby Sælland. Afdeling 01-014 bilag 4D-8 Læhegnet 1 32, Jyllinge 4000 Roskilde. Afdeling 01-113 bilag 4D-9 Møllebankerne, Ullehøj 1 79, 4140 Borup. Afdeling 01-154 bilag 4D-10 Marievej 41 59, Østerled 35 49 og Jørgen Rudsvej 4 18, 4300 Holdbæk. Afdeling 01-408 bilag 4D-11 Bent Grubbesvej 3 22, Marievej 33 39, 4300 Holbæk. Afdeling 01-403 bilag 4D- 12 Søndermarken 1 35, 37 107, 4340 Tølløse. Afdeling 01-107 bilag 4D-13 Herluf Trollesvej 5 31, 4340 Tølløse. Afdeling 01-109 bilag 4D-14 3
Indstilling YouSee Allonge til afdelinger uden afdelingsbestyrelser (MJH) Bilag 4E Allonge egne anlæg bilag 4E-1 Allonge YouSee anlæg bilag 4E-2 Indstilling Vandbesparende perlatorer Bilag 4F Deltagelse i Ringsted Forsynings Brugerråd Bilag 4G Indstilling til udskiftning af gaskedler afd. 01-318 Søparken, Glumsø Bilag 4H Selskabet forventer primo året at sende udkast til udviklingsplanerene ud til bestyrelserne sammen med statens krav til den enkelte afdelings drift. Hermed er der behov for at klæde bestyrelse på til deres opgave. Derfor ønsker vi at afvikle informationsmøder lokalt i Køge, Ringsted, Holbæk og Roskilde. 5. L Evaluering arbejdslørdag orientering 6. O Status byggesager (PEB) - Bilag 6A Ganske kort redegørelse for skemaerne 7. O Orientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer 30/11 2017 er der møde med bestyrelserne i Viby, Roskilde, da der har været udtrykt kritik af bestyrelsen synlighed og virke. Jan Rene Petersen og Annette Sørensen deltager. Husk at aflevere evt. kørselsregnskab medio december. 4
På det administrative dialogmøde har Roskilde kommune anmodet om redegørelse for de 15 afdelinger, hvis effektivitet jf. statens opgørelse er dårligst. Kommunen indskærpede, at Boligselskabet Sjælland skal opfylde statens krav. Vi har anført, at vi er i proces, er nået langt, men ønsker at gennemføre besparelser i dialog med beboerne. Selskabet kommer i Boligen i forbindelse med vores arbejde med Himmelev Gymnasium vedrørende arkitektur, og værkerne/tankerne præsenteres. I december laver administrationen en afrapporteringen af nyheds flowet til beboere, beboervalgte og offentligheden. Her afrapporterer vi - ud fra bl.a. læsertal - hvad målgrupperne interesserer sig for, og hvordan vi forsøger at øge interessen for selskabet og de tiltag vi løbende laver. Vi vedlægger referat af beboermødet Byggeribilag F i Filosofparken i forbindelse med SB beslutning om at bevilge lån til nedlæggelse af bl.a. fælleshuse. Beboerne ønsker en lavere husleje, vi arbejder på at sikre det på bedste vis. Alle ønsker det samme. Alligevel oplever vi nogle beboervalgte er skeptiske over for de forandringer, det medfører. Vi har derfor, med en ekstern rådgiver, truffet aftale om at undersøge vores kommunikation og kommunikationsform. Når målet burde være det samme, hvordan sikres, at de tiltag vi gør for at opnå målet, modtages mere positivt fra flere. Vi forventer resultatet primo januar. Byggeudvalget var på besigtigelsestur 12/11 2017. Hvem kan vi bruge fra SB som sparringspartner for vores konference for psykisk sårbare? Robert vil gerne være med der er to ting i det: for at vi er enige om budskabet Psykisk sårbare / syge. Robert, Henrik, Tina melder sig. Hvem kan vi bruge til en film om at gå fra afdelingsbestyrelse til selskabsbestyrelse. Hvad gjorde, at du stillede op? Hvad vil det sige at sidde i selskabsbestyrelsen? Hvad får du ud af det, og hvad får selskabet ud af det? Henrik er valgt af SB. Ægtefæller til julefrokosten På SB mødet i december vil elever fra Himmelev Gymnasie kort redegøre for den undersøgelse de har lavet over hvilke ønsker borgere har til sin næste bolig. Husk at afgive jeres og naboernes stemme til FORS på mandag. Diæter udbetales ultimo november. Boligselskabet Sjælland er udnævnt til digital frontløber. Før udnævnelsen var vi i dialog med Bygherreforeningen, netop fordi vores ambitioner er høje, og man ønskede at sikre sig, 5
at ambitionerne er realistiske. Ved mødet bekræftede direktøren for Bygherreforeningen, at vores ambitioner er realistiske. Derfor blev vi digital frontløber, 8. O Indstillinger byggeri. Nedenstående indstillinger på projekter fremsendes til godkendelse: 01-301 Margrethegården - Indstilling om ændring af bevilling på helhedsplan Bilag A Skema A på nybyggeri - Bilag A1 Følgebrev - Bilag A2 Skousbo 1, Viby Indstilling til godkendelse af skema A Bilag B Følgebrev Bilag B1 Skema A Bilag A2 Skademosen, Roskilde Indstilling om godkendelse af Skema B Bilag C Følgebrev Bilag C1 Skema B Bilag C2 Præstøvej, Næstved Bilag D Indstilling om ændret afdelingsnavn Navn Præstøvej Nedenstående punker fremsendes til orientering: Referat Byggeudvalgsmøde (fast punkt) Bilag E Filosofparken foreløbigt referat fra afdelingsmøde vedr. elevatorer Bilag F Anmeldelse af kloaksager Bilag G 9. O Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Robert: Møde om sammenlægninger i Holbæk i går aftes. Etagebyggerierne holder møde for 6
at blive en afdeling. Husafdelingerne gør det samme når helhedsplanen er lidt længere og de bliver til en eller to afdelinger. Jens: overdragelseserklæring lovet i sommerferien. TV indslag: strategi 2020, budgetproces, Bilag pkt. 1-8: Bilag 2A- Budget 2018 Bilag 2B - Budgetproces 2019 Bilag 2C - Afdelinger uden brug af maskinfællesskab trods økonomisk fordel Bilag 2C-1 - BL s svar om bestyrelsens ansvar og evt. konsekvenser Bilag 2C-2 Status maskinfællesskab Bilag 2D - Indkaldelse til Ekstraordinært repræsentantskabsmøde 9-1-2018 Bilag 3A - Afdelinger med lån/ tilskud Bilag 3B - Kvalitetssikringsprogram Bilag 3C Frivillighedsbevis Bilag 4A - Status strategi 2020 og aktiviteter for 2018 Bilag 4B - Antenne afd. 01-034 Præstemarksvej 69-71 A-D, Ternevej 39A-F, Bredgade 17 Bilag 4B-1 Genfremsendelse af indstilling til levering af nyt antenneanlæg afd. 01-034 Bilag 4B-2 Yousee kontrakt afd. 01-034 Bilag 4C Finansiering af strategi 202 energi- og klimaprojekter Bilag 4D - Indstilling Råderetskataloger Råderetskataloger: Bilag 4D-1 Rørmosen 7-95, 4000 Roskilde. Afdeling 01-012 Bilag 4D-2 Wiemosen 3 99, 4000 Roskilde. Afdeling 01-216 Bilag 4D-3 Hedemøllen, Bymarken 2A-4-K, Roskilde. Afdeling 01-048 Bilag 4D-4 Hyrdehøj Bygade 1 51, 4000 Roskilde. Afdeling 01-247 Bilag 4D-5 Moesgården 1 106, 4000 Roskilde. Afdeling 01-016 Bilag 4D-6 Stougården1-170, Gundsø, Roskilde. Afdeling 01-112 Bilag 4D-7 Kastanielunden 2 32, 4130 Viby Sjælland. Afdeling 01-041 Bilag 4D-8 Granparken 1 35, 4130 Viby Sælland. Afdeling 01-014 Bilag 4D-9 Læhegnet 1 32, Jyllinge 4000 Roskilde. Afdeling 01-113 Bilag 4D-10 Møllebankerne, Ullehøj 1 79, 4140 Borup. Afdeling 01-154 Bilag 4D-11 Marievej 41 59, Østerled 35 49 og Jørgen Rudsvej 4 18, 4300 Holbæk. Afdeling 01-408 Bilag 4D-12 Bent Grubbesvej 3 22, Marievej 33 39, 4300 Holbæk. Afdeling 01-403 Bilag 4D-13 Søndermarken 1 35, 37 107, 4340 Tølløse. Afdeling 01-107 Bilag 4D-14 Herluf Trollesvej 5 31, 4340 Tølløse. Afdeling 01-109 Bilag 4E Indstilling YouSee Allonge til afdelinger uden afdelingsbestyrelser Bilag 4E-1 Allonge egne anlæg Bilag 4E-2 Allonge YouSee anlæg 7
Bilag 4F - Indstilling Vandbesparende perlatorer Bilag 4G Deltagelse i Ringsted Forsynings Brugerråd Bilag 4H - Indstilling til udskiftning af gaskedler afd. 01-318 Søparken, Glumsø Bilag 6A - Kvartalsoversigt over helhedsplaner + Statusark samt Kvartalsoversigt over nybyggeri + Statusark Bilag pkt. 9 Byggeri: Bilag A - 01-301 Margrethegården - Indstilling om ændring af bevilling på helhedsplan Bilag A1 - Skema A på nybyggeri Margrethegården afd. 01-301 Bilag A2 - Følgebrev Margrethegården afd. 01-301 Bilag B - Indstilling til godkendelse af skema A, Skousbo, Viby Sj. Bilag B1 Følgebrev, Skousbo, Viby Sj. Bilag B2 - Skema A, Skousbo, Viby Sj. Bilag C - Indstilling om godkendelse af Skema B, Skademosen, Roskilde Bilag C1 - Følgebrev, skema B, Skademosen, Roskilde Bilag C2 - Skema B, Skademosen, Roskilde Bilag D Navngivning af ny afdeling i Næstved Bilag E - Referat Byggeudvalgsmøde (fast punkt) mødet afholdes 14/11-17 Bilag F - Filosofparken foreløbigt referat fra afdelingsmøde vedr. elevatorer Bilag G - Anmeldelse af kloaksager Husk næste møde 14. december 2017 8