J.nr.: 00-01-1-12 Dato: 21.12.12 Initialer: KiT Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Fredag, den 21. december 2012 kl. 12.00-16.00 Sted: Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Peter Christensen Morten Kristensen Karsten Uno Petersen Preben Friis-Hauge Øvrige: Jørgen Chr. Jensen Mads Lund Søren Rishøj Jakobsen Erik Lauritzen Jørgen Bruun Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Informationsansvarlig Karen Stoustrup (afbud) (afbud) (afbud) (afbud) (afbud) Dagsordenspunkter: 83/12 Sager til orientering... 178 84/12 Revisionsberetning nr. 1 for Sydtrafik: Om revisors tiltrædelse... 179 85/12 Revisionsberetning nr. 2 for Sydtrafik: Beretning for løbende revision i 2012... 180 86/12 Vederlag eller diæter... 181 87/12 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S... 182 88/12 Budget 2013 2020 for Vestbanen A/S... 183 89/12 Drøftelse af punkt til fællesmøde mellem FynBus og Sydtrafik den 18. januar 2013. Regionens drøftelser vedr. sammenlægning af administrationerne for trafikselskaberne. 186 90/12 Orientering om fælles puljeprojekt... 188 91/12 Varde kommunes Analyse af styring og drift af Vestbanen... 190 92/12 LUKKET MØDE... 192 177
83/12 Sager til orientering J. nr. Dato: 3. december 2012 Til orientering. Vedtagelse Orientering foretaget. Der blev endvidere orienteret om, at der fremvises hybridbusser i Kolding den 7. januar 2013, at der er sket en organisationsændring i Sydtrafiks administration samt om forløbet omkring direktørens afsked. 178
84/12 Revisionsberetning nr. 1 for Sydtrafik: Om revisors tiltrædelse J. nr. 50-08-1-12 Dato: 5. december 2012 Revisionens beretning om revisors tiltrædelse tages til efterretning. Sagsresume Sydtrafiks revision KPMG har fremsendt beretning for revisor tiltrædelsen pr. 1. januar 2012. Statsforvaltningen Syddanmark, har med brev af 14. december 2011 godkendt KPMG som sagkyndig revisor. Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabet revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Økonomi Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. Vedtagelse Taget til efterretning. 179
85/12 Revisionsberetning nr. 2 for Sydtrafik: Beretning for løbende revision i 2012 J. nr. 50-08-1-12 Dato: 5. december 2012 Revisionens beretning om den løbende revision tages til efterretning. Sagsresume Sydtrafiks revision KPMG har fremsendt beretning for løbende revision for året 2012. Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabet revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Økonomi Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. Vedtagelse Taget til efterretning. 180
86/12 Vederlag eller diæter J. nr. 00-01-04-1-07 Dato: den 5. december 2012 Orientering om reglerne for vederlag og diæter. Sagsresume I januar 2010 godkendte Bestyrelsen Retningslinjer for ydelse af fast vederlag, diæter og godtgørelse for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste for Sydtrafiks bestyrelse og repræsentantskab. Bortset fra formanden og næstformanden, der begge har et fast vederlag, giver reglerne de øvrige bestyrelsesmedlemmer valgmulighed mellem at få udbetalt et fast månedligt vederlag eller få udbetalt mødediæter og eventuel dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Bortset fra formanden og næstformanden skal bestyrelsesmedlemmerne meddele administrationen, hvorvidt man ønsker at ændre den type honorering, som man har haft i 2012. Den valgte honorering for 2012 fortsætter uændret, medmindre der oplyses om andet inden den 11. januar 2013. Lovgivningen Intet Økonomi Det månedlige vederlag for de øvrige bestyrelsesmedlemmer er pr. 1. november 2012 kr. 1.632,- Formandens månedlige vederlag er kr. 13.056,25,-, og næstformandens månedlige vederlag er kr. 3.264,-. Diætsatsen udgør pr. 1. januar 2013 kr. 395,- pr. dag for møder under 4 timers varighed inklusiv transporttid mellem hjem og mødested. For møder over 4 timers varighed inklusiv transporttid mellem hjem og mødested udgør diætsatsen kr. 790,-. Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan pr. dag højst udgøre det femdobbelte af det diætbeløb, der ydes for møder under 4 timers varighed. Det maksimale erstatningsbeløb pr. dag udgør pr. 1. januar 2013 kr. 1.975,-. Vedtagelse Orientering foretaget. 181
87/12 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S J. nr. 00-04-1-08 Dato: 10. december 2012 at økonomikoordinator Britta Søndergaard indtræder i bestyrelsen med projektleder Henrik Norup som suppleant. Sagsresume Der er indgået aktionæroverenskomst, hvor samtlige ejere bliver repræsenteret i bestyrelsen. Bestyrelsen er en arbejdende embedsmandsbestyrelse. Repræsentationen i bestyrelsen i Rejsekort A/S består af 2 medlemmer fra DSB, 2 medlemmer fra Movia, 1 medlem fra hvert af selskaberne NT, Midttrafik, Sydtrafik og Metroselskabet. Sydtrafik har hidtil været repræsenteret i bestyrelsen ved direktøren med afdelingsleder Troels Keilgaard som suppleant. Som konsekvens af organisationsændringen i Sydtrafik ønskes Sydtrafiks deltagere i bestyrelsen ændret. I henhold til vedtægten for Sydtrafiks 24 punkt 12) træffer Sydtrafiks bestyrelse beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Lovgivningen Sydtrafiks vedtægt er udarbejdet ud fra Transportministeriets standardvedtægt, som er en del af Lov om Trafikselskaber. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber er et punkt under Bestyrelsen træffer endvidere beslutning om:, som er indeholdt i standardvedtægten. Økonomi Intet. Vedtagelse Sagen udsættes. 182
88/12 Budget 2013 2020 for Vestbanen A/S J. nr. 50-19-01-5-11 Dato: 6. december 2012 At Vestbanens budget 2013-20 tages til efterretning idet Sydtrafiks bestyrelse har noteret sig: At den negative egenkapital er en konsekvens af, at investeringen på nedlæggelse af overkørsler ikke kan afskrives over en længere periode At Vestbanens bestyrelse anser den negative egenkapital mere som en regnskabsteknisk problemstilling end en driftsøkonomisk problemstilling og At Vestbanens bestyrelse vurderer, at det er forsvarligt at fortsætte driften uden at reetablere selskabskapitalen. Sagsresume Med mail af 22. november 2012 fremsender Vestbanen A/S Budget 2013-20 til Sydtrafik. Som hovedaktionær i Vestbanen A/S fremlægges budgettet for bestyrelsen, idet Sydtrafik tillige i medfør af Lov om Trafikselskaber har et økonomisk og administrativt tilsyn med privatbanen. Lovgivningen I henhold til Lov om Trafikselskaber 13 stk. 2 fører trafikselskabet tilsyn med økonomien og administrationen i privatbaneselskaber. Om Selskabslovens 119 hedder det at direktionen i et kapitalselskab også har et ansvar for at sikre, at selskabets kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde selskabets nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder Økonomi Vestbanen A/S budget har følgende årlige hovedposter (2013) Indtægter: Investeringstilskud fra Region Syddanmark/Sydtrafik Driftstilskud Sydtrafik (infrastruktur) Driftstilskud Varde Kommune ( Lån ) Baneafgifter Lejeindtægter Tog, værksted m.m. Renter Ekstraordinære I alt 4,4 mio. kr. 4,9 mio. kr. 2,8 mio. kr. 0,7 mio. kr. 1,5 mio. kr. 0,7 mio. kr. 0,3 mio. kr. 14,6 mio. kr. Udgifter: 183
Infrastrukturforvaltning Øvrig infrastruktur og vedligehold Finansielle Konsulentydelser Personale Afskrivninger I alt 5,3 mio. kr. 0,6 mio. kr. 4,0 mio. kr. 0,3 mio. kr. 1,4 mio. kr. 4,6 mio. kr. 16,2 mio. kr. Budgettet indeholder bl.a. lavere omkostninger til finansiering og investeringer og væsentlige ekstra omkostninger til personale (2013 2015) på netto 0,8 mio. kr. pr. år. Efter 2015 falder udgifterne til det hidtidige niveau, samt til infrastruktur og vedligehold. Det samlede driftsresultat for perioden 2013-2020 er forværret med 0,8 mio. kr. Da driftsresultatet for 2011 og 2012 er forbedret i forhold til tidligere budgetter, er egenkapitalen nu forbedret således at den forventes at være positiv fra 2025 mod 2031 i budget 2012. 184
Vedtagelse en tiltrådt. 185
89/12 Drøftelse af punkt til fællesmøde mellem FynBus og Sydtrafik den 18. januar 2013. Regionens drøftelser vedr. sammenlægning af administrationerne for trafikselskaberne. J. nr. Dato: 3. december 2012 Til drøftelse. Sagsresume Den 18. januar 2013 er aftalt fællesmøde mellem FynBus og Sydtrafik i Odense (hos FynBus). Endelig dagsorden udsendes inden jul. Et af punkterne på dagsordenen er: Regionens drøftelser vedr. sammenlægning af administrationer for trafikselskaberne. Med henblik på denne drøftelse, ønskes en drøftelse i Sydtrafiks bestyrelse omkring punktet. Regionen har henvendt sig til trafikselskaberne og anmodet om at deltage i fællesmødet under behandlingen af bl.a. dette punkt. Mogens Sehested vil deltage og det er annonceret, at trafikselskaberne vil modtage et kommissorium fra Region Syddanmark gående på, at der gennemføres en konsulentundersøgelse. I bilag til punktet: Ændringsforslag vedrørende budget 2013 og overslagsårene. FU 12.09.2012 fremgår følgende: Fælles vision for kollektiv trafik sammen med kommunerne KKR har fremsendt udkast vedr. fælles vision for Sydtrafik. Region Syddanmark kan tiltræde udkastet. I visionen indgår forslag om sammenlægning af trafikselskabernes administrative funktioner. Det er Region Syddanmarks indstilling, at besparelser i denne sammenhæng i givet fald skal forblive i trafikselskaberne til serviceudvidelser. Der indledes drøftelser med de to trafikselskaber og kommunerne med henblik på en regionsdækkende fælles vision for begge trafikselskaber 186
Vedtagelse Sagen blev drøftet. 187
90/12 Orientering om fælles puljeprojekt J. nr.: 70-02-01-7-12 Dato: 21. december 2012 Til orientering. Sagsresume Baggrund og vision Som led i aftalen om bedre og billigere kollektiv trafik er der afsat en pulje på i alt 57 mio. kr. i hvert af årene 2013-2017 til forbedring af kollektiv trafik i yderområderne. NT, Midttrafik, FynBus, Movia, FlexDanmark og Sydtrafik er blevet enige om at ansøge om midler fra puljen til et fællesprojekt med Flextur som det overordnede tema. Projektet vil handle om Flextur-ordningen i sin helhed, og vil have til formål at øge mobiliteten i yderområder og skabe den sammenhængende rejse for alle passagerer alle steder. Visionen for projektet er derfor, at passageren uafhængigt af bopæl, alder, fysisk formåen og tidspunkt skal kunne bestille, betale og gennemføre en rejse med kollektiv trafik på en måde, der er effektiv, tilgodeser individuelle behov og giver en helhedsoplevelse af rejsen. Mere konkret er målet med projektet at integrere Flextur som en del af trafikudbuddet i yderområder, samtidig med at Flextur tilbydes som en rejsemulighed og bliver præsenteret som sådan, når der søges på Rejseplanen efter kollektive transportmuligheder. Derudover er målet også at sikre et attraktivt trafiktilbud, hvor den almindelige kollektive trafik hovedsagelig kører direkte imellem destinationer, og hvor Flextur anvendes som en tilbringer-ordning. Projektet i praksis For at kunne realisere visionen i praksis, leveres projektet over en årrække, hvor der i hvert af årene vil fokuseres på nogle specifikke hovedområder. De overordnede arbejdsområder, projektet vil tage udgangspunkt i, er som følger: Arbejdsområde Interessentanalyse og kundeundersøgelse Udvikling af simpel kundeinformation Beskrivelse af arbejdsområde Der skal laves en interessentanalyse, så interessenterne kan inddrages tidligt i projektet. Derudover skal der gennemføres en kvalitativ kundeundersøgelse, så projektet baseres på reelle kundebehov. Her vil fokus være på, hvordan kunden kan modtage information om deres bestilling af kørsel og afhentning. 188
Udvikling af rejsemuligheder Realtidsinformation i forhold til passageren Stoppe- og skiftesteder Koblede og multi-modale rejser Én betaling for hele rejsen Markedsføring, opfølgning og implementering Under dette arbejdsområde vil der være fokus på mulighederne for integration mellem almindelig kollektiv trafik og Flextur. Som en del heraf vil der blive set på brug af Rejseplanen som indgangsvinkel til, at Flextur tilbydes som en rejsemulighed. Her forventes en videreudvikling af den simple kundeinformation til at inkludere formidling af forsinkelser og korrespondancer. Her vil der blive set på nuværende og fremtidige skiftesteder. Dette arbejdsområde vil have til formål at forankre tidligere projektleverancer. Der vil især være fokus på planlægningsmotoren herunder Rejseplanen for at sikre den trygge rejse. Denne del vil se på muligheden for at bruge rejsekortet som betalingsmiddel for hele rejsen. Dette område vil omfatte markedsføring samt evaluering af, hvordan ordningen fungerer i praksis. Derudover vil fokus være på forbedringer. På nuværende tidspunkt er puljeansøgningen under udarbejdelse, og som en del af dette, vil det blive bestemt, hvornår i projektet, der skal arbejdes med ovenstående områder, samt hvilke dele, der kan leveres parallelt. Den første ansøgningsfrist for puljen er den 1. februar 2013. Målopfyldelse i forhold til visionen En forbedring og integrering af Flexturs konceptet er indeholdt i visionen Kørselstilbud til alle behov. Økonomi Et af kriterierne for puljen er, at ansøgeren skal bidrage med det samme beløb, som der søges om. Projektet er så omfattende, at det formodes at ville kræve nogle investeringer, og derfor forventes Sydtrafiks bidrag at blive både i form af arbejdstimer og finansielle midler. Der udarbejdes et groft overslag over de forventede investeringer som en del af puljeansøgningen, og Bestyrelsen vil blive orienteret om det samlede projektbudget samt Sydtrafiks bidrag hertil, såfremt puljemidlerne tildeles. Vedtagelse Orientering foretaget. 189
91/12 Varde kommunes Analyse af styring og drift af Vestbanen J. nr. 70-19-01-1-12 Dato: 13. december 2012 at bestyrelsen tager Varde kommunes Analyse af styring og drift af Vestbanen til efterretning. at bestyrelsen bemyndiger formanden til at fremsende vedlagte svar. Sagsresumé Varde kommune har med mail ad 29. november 2012 fremsendt vedlagte Analyse af styring og drift af Vestbanen (Bilag 1) til kommentering hos Sydtrafik og Vestbanen A/S. Varde kommune udbeder sig kommentarer til både analysen og dens anbefalinger, herunder en specifik stillingtagen til at Sydtrafik og Varde kommune beder Vestbanen A/S om at udarbejde en fælles visionsplan for selskabets ejere. Henvendelsen foreslås besvaret i overensstemmelse med vedlagte svarudkast (Bilag 2). Lovgivningen Sydtrafiks opgaver i forhold til Vestbanen er beskrevet i vedtægternes 7 og 7a: 7. Trafikselskabet kan på privatbanestrækningen 1) indgå kontrakter med jernbanevirksomheder om mod betaling at udføre passagertrafik som offentlig service, 2) virke som infrastrukturforvalter efter lov om jernbane og 3) deltage uden bestemmende indflydelse i selskaber, der forvalter jernbaneinfrastruktur, driver jernbanevirksomhed eller udfører anden virksomhed i tilknytning til jernbanedrift. Stk. 2. I privatbaneselskaber, der alene udøver virksomhed som nævnt i 13, stk. 1 i Lov om Trafikselskaber eller anden jernbanetrafik udført som offentlig service, kan trafikselskabet udøve bestemmende indflydelse. Trafikselskabet kan ligeledes udøve bestemmende indflydelse i et selskab, der inden for trafikselskabets område eller mellem et forretningssted i trafikselskabets område og nærmeste afleverings- eller afhentningssted udfører anden virksomhed i tilknytning til jernbanedrift. Såfremt trafikselskabet opnår bestemmende indflydelse i et selskab, der ikke udelukkende udfører den i 1. og 2. pkt. nævnte virksomhed, skal aktiviteterne i selskabet og i andre selskaber, som det pågældende selskab kontrollerer, eller trafikselskabets deltagelse heri inden for rimelig tid efter den erhvervelse, der giver bestemmende indflydelse, tilpasses således, at trafikselskabets fremtidige deltagelse er i overensstemmelse med 1. og 2. pkt. Stk. 3. Transport- og energiministeren kan fastsætte regler om udøvelsen af trafikselskabets beføjelser efter stk. 1-2. 190
7a. Trafikselskabet kan yde aktieselskaber, som udfører jernbanedrift i henhold til koncession, eller som ha været drevet i henhold til koncession udstedt i medfør af anlægsloven for den pågældende jernbane (privatbane), støtte til anlæg og drift omfattet af koncessionen. Regionen betaler udgifter til pension i de nævnte aktieselskaber. Stk. 2. Trafikselskabet fører tilsyn med økonomien og administrationen i aktieselskaber som nævnt i stk. 1. Disse aktieselskaber er forpligtet til at meddele trafikselskabet enhver oplysning om selskabets forhold, som trafikselskabet måtte forlange. Aktieselskabernes vedtægter og ændringer i disse skal godkendes af trafikselskabet. Hvis flere trafikselskaber måtte være kompetente efter 1. og 2. pkt., afgør transport- og energiministeren kompetencespørgsmålet. Stk. 3. Transport- og energiministeren kan tillade, at et aktieselskab som nævnt i stk. 1 driver jernbanevirksomhed uden for de strækninger, hvortil aktieselskabet har koncession. Stk. 4. Et aktieselskab som nævnt i stk. 1 kan beslutte at overdrage sin jernbaneinfrastruktur til trafikselskabet eller til tredjemand. Tilsvarende bestemmelser findes i lov om Trafikselskaber. Økonomi Der kan blive mindre udgifter (ca. 5.000 kr.) til et årligt dialogforum, arrangeret af Sydtrafik. Den finansielle ramme for Vestbanens udgifter til et årligt åbent interessentforum skal i givet fald afklares med trafikbestilleren. Den finansielle ramme for en evt. særlig markedsføringsindsats målrettet Vestbanen skal ligeledes afklares med bestilleren. Målopfyldelse i forhold til visionen Forslaget støtter Sydtrafiks vision om at Sydtrafik er proaktiv konsulent, som omfatter realisering af følgende initiativ: Sammen med kommunerne og regionen defineres rollefordelingen i arbejdet med den kollektive servicetrafik. Vedtagelse Bestyrelsen tager Varde Kommunes analyse til orientering, og indbyder Varde Kommune til et møde, hvor sagen kan drøftes. 191
92/12 LUKKET MØDE 192