Spørgsmål og svar til Udbud på levering af udendørs legeplads- og aktivitetsudstyr. TED-nummer 2018/S 040-086927 Dato for offentliggørelse: 14. marts 2018 Nummer Spørgsmål Svar 1 2 3 4 Vil det være muligt, kun at deltage i mini udbuddene med samlet anlæg eller skal man også udfylde tilbudslister med de enkelte legeredskaber for at deltage i denne rammeaftale? De angivne størrelser/mål er meget præcise og kun ved 3 positioner er der tilladt afvigelser. Er der i beskrivelsen taget udgangspunkt i specifikke produkter? Der skal leveres en liste med billeder over anvendte produkter. Vil ordregiver bekræfte at denne liste med billeder af anvendte produkter er ud over de 5 billeder af løsningen der maksimalt må fremsendes i casebeskrivelserne? Ift. pkt. 9.2. fremgår det at case-beskrivelserne maksimalt må indeholde 5 billeder. Er dette inkl. plantegningen? Nej det vil ikke være muligt kun at deltage i miniudbuddene. Nej det er der ikke. Afvigelser vil tillades på flere varelinjer. Se Tilbudsliste version 2. Listen med anvendte produkter er ud over de 5 billeder af caseløsningen. Plantegningen er ikke inkluderet i de 5 billeder. 5 Vil i venligst bekræfte at budgetrammen for cases på 300.000 kr. er ekskl. moms? Budgetrammen på 300.000 kr. er ekskl. moms. 1
6 7 8 I afsnit 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen, udbudsmaterialet side 10 står der: Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 kalenderår minimum have 3 referencer med en kontraktværdi på 300.000 kr. ekskl. moms. Er det korrekt forstået, at referencen minimum skal have en kontraktværdi på 300.000 kr. ekskl. moms? Altså at værdien godt må være f.eks. 500.000 kr. ekskl. moms Ift. referencer jf. pkt. 6.3 teknisk og/eller faglig formåen: a. Formuleringen af kravene til referencerne, kan fortolkes således at referencerne skal have en kontraktværdi på præcis 300.000 kr. Vil i venligst bekræfte at referencerne skal have en kontraktsum på minimum 300.000 kr.? Hvis ikke, så inden for hvilket spæn referencerne skal ligge? b. Referencerne skal minimum afspejle 3 forskellige produktkategorier, som tilbudsgiver skal kunne levere inden for. Vil i venligst bekræfte at alle 3 referencer til sammen skal repræsentere minimum 3 forskellige produktkategorier, og ikke at alle 3 referencer skal indeholde mindst 3 produktkategorier? Ift. vurdering af cases: a. Det vægtes positivt jo flere samtidige legefunktioner det tilbudte udstyr har. Skal tilbudsgiver oplyse hvor mange samtidige legefunktioner tilbudsgiver mener udstyret har, eller foretager faggruppen sin egen vurdering? b. Det vægtes positivt jo flere brugere der kan anvende området på samme tid (case 3). Hvordan vurderer i hvor mange brugere der kan anvende området på samme tid? 2 Kontraktværdien skal minimum være 300.000 kr. ekskl. moms pr. reference, men må gerne være højere a. Se svar på spørgsmål 6. b. De tre referencer skal tilsammen repræsenterer minimum tre forskellige produktkategorier, som tilbudsgiver skal kunne levere inden for. a. Tilbudsgiver må gerne anføre, hvor mange samtidige legefunktioner, tilbudsgiver mener udstyret har. Det er faggruppens faglige skøn, der er afgørende. b. Faggruppen vurderer fysisk leg og socialt samvær. Det er faggruppens faglige skøn, der er afgørende. c. Ja, det vil sige 2400 anslag pr. side inkl. mellemrum.
9 10 11 12 13 14 15 c. Case beskrivelser må max fylde 3 A4 sider med normal tekststørrelse. Vil dette sige 2400 anslag pr. side inkl. mellemrum? Ift. tildeling af ordrer. Anses ordregiver som værende berettiget til at springe i kaskademodellen, såfremt ordregiver har købt sit eksisterende legepladsudstyr ved en leverandør længere nede i kaskaden? Vil ordregiver venligst bekræfte at montering af tilbudslistens produkter ikke skal bestilles via e-handel? Alternativt hvordan bestilling af montering via e-handel skal foregå, da prisen kan variere på baggrund hvor lang tid monteringen tager? Kan det virkelig passe at mål ikke overhovedet må afvige, på de linjer hvor der ikke er specificeret afvigelser fra mål? Fx gyngestativer med mål H: 2,5 m, kan vi ikke se findes generelt på markedet. Når vi finder et produkt der hedder H 2,5 M, så er det ofte højere alligevel. Ift. mål på fx højde. Hvorfra skal der måles? Hvorfor begrænset til 3 leverandører? Det betyder de facto, at I udvælger leverandører med et bredt sortiment og frasorterer de unikke løsninger, som vi kan levere. Hvorfor ikke benytte et dynamisk indkøbssystem, som i Odense? Derved er I sikret det vigtigste: kvalitet for pengene. Et kompleks begrænset til 3 leverandører giver ikke billigere løsninger overall. Vedr. tilbudslisten pos. 1 og 6, efterspørges gyngestativ u/overligger på en højde af 2,5 m. Er dette ikke en fejl? Standard på markedet er ca. 1,3m - 1,7 m. Ordregiver anses for berettiget til at springe i kaskademodellen, såfremt ordregiver lever op til kravene dertil, jf. Udkast til rammeaftale pkt. 5.3.1 i udbudsmaterialet. Hvis ordregier ønsker montering af tilbudslisten produkter, vil dette ikke bestilles via e-handel. Afvigelser vil tillades på flere varelinjer. Se Tilbudsliste version 2. Højden skal måles fra niveau 0, dvs. fra faldunderlaget. Ordregiver ønsker tre leverandører med et bredt sortiment på aftalen. Ordregiver ønsker ikke at anvende dynamisk indkøbssystem. Højden på pos. nr. 1 og 6 ændres. Se Tilbudsliste version 2. 3
16 17 18 19 20 21 22 Hvad er grunden til, at der kun er 3 varelinjer der må være afvigelse på i tilbudslisten? Rammeaftale pkt. 5.2 Hvad er omfanget af pkt. 5.2. Leverandører må kun levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, med forudgående godkendelse fra ordregiver og/eller tovholder. Kan I præcisere indholdet og udstrækningen af denne? Rammeaftale pkt. 6, afsnit 3. Er beløbsgrænsen på 300.000 ikke gældende her? Altså vil der blive købt uden for kontrakt i det nævnte eksempel uanset beløbsstørrelse? Rammeaftale pkt. 6, afsnit 3 og 4 Hvad er den indholdsmæssige forskel på afsnit 3 og afsnit 4? Rammeaftale pkt. 6 Hvis ordregiver gør forbehold gældende og køber uden for kontrakt, men foretager indkøb hos en leverandør på rammeaftalen, er indkøb her fortsat uden for kontrakt? Rammeaftale pkt. 8.2 Certificering Henvises der her til kravspec. pkt. 2.5? Kravspec. 2.5, sidste bullit I bekendtgørelse af lov om indhentelse af børneattest i forbindelse med ansættelse af personale m.v. 2, www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=144970 Se svar på spørgsmål 11. I forhold til minudbud er pkt. 5.2 irrelevant. I forhold til produkter på tilbudslisten betyder det, at det er produkterne, der er budt ind med på tilbudslisten, som leverandøren skal levere i aftaleperioden. Hvis et produkt, der er budt ind med på tilbudslisten udgår, skal leverandøren leve op til kravene i pkt. 5.2. Bygge- og anlægsopgaver ikke er omfattet af denne aftale uanset beløbsstørrelse. Begge afsnit vedrører projekter under bygge- og anlæg. Hvis der er tale om en bygge- og anlægsopgave, er den ikke omfattet af aftalen, jf. rammeaftalens pkt. 6. Der henvises til hele kravspecifikationen. Ordregiver er ikke enig i den anførte fortolkning. Kravet fastholdes. 4
fremgår det, at det alene er virksomheder og institutioner, der har personale, der har direkte kontakt med børn under 15 år, der MÅ indhente børneattester. Det betyder, at alle andre IKKE må. Det fremgår direkte af Politiets Vejledning om børneattester, at der skal være direkte kontakt, for at der må indhentes børneattester Direkte kontakt omfatter hovedsagelig kontakt, som giver mulighed for at skabe et tillids forhold mellem et barn under 15 år og den voksne af en vis kontinuitet og varighed, som ligger ud over en kortvarig og enkeltstående kontakt f.eks. træneren har barnet på tomandshånd. Det er ikke et krav, at den voksne skal have barnet på tomandshånd. Det er nok, at f.eks. træneren har barnet på tomandshånd eller er sammen med andre trænere og børn. Hvis der ikke i beskæftigelsen eller ansættelsen er mulighed for direkte kontakt med børn under 15 år, må der ikke indhentes børneattest. Hvert ressort har fastsat sine regler, disse kan ses her http://www.socialjura.dk/contentstorage/love/love/boerneattestlov/ https://www.politi.dk/nrrdonlyres/a3a83d6d-5fbe- 4286-9CC8-46F6973B2F6A/0/Boerneattester_vejl.pdf Det betyder, at vi på konsulenter og montører ikke lovligt kan indhente børneattester for egne ansatte og kan ikke bede underleverandører anskaffe disse for montørerne, da ingen af disse personalegrupper har den direkte kontakt som defineret i politiets vejledning. 5
23 24 25 26 Vil I tilpasse kravspecifikationen ovenstående eller korrigere, hvis jeres forståelse af reguleringen omkring børneattester er en anden? Tilbudslisten pos. 1 Højden ændres til 195 cm. Vil I bekræfte dette? Tilbudslisten pos. 6 Højden ændres til 141 cm. Vil I bekræfte dette? Tilbudsevaluering - Kvalitet Kan I uddybe jeres pointmodel for evaluering af Kvalitet? Det forekommer ikke åbenbart, hvor jeres pointskala tager sit udgangspunkt. Er 0 point lig med en akkurat konditionsmæssig løsning og hvad skal i givet fald være opfyldt for at afgive konditionsmæssigt tilbud på de tre cases? Kan I uddybe/give eksempel på, hvad der adskiller en konditionsmæssig løsning (0 point) fra en middel løsning (5 point)? Proces omkring cases Der bør afholdes et spørgemøde tilsvarende besigtigelsen i proceduren for miniudbud forud for arbejdet med de tre cases. I materialets nuværende form har vi som tilbudsgiver meget lille indsigt i beslutningstagernes præferencer, behov, ønsker og lignede. Processen i rammeaftalen bør være tilsvarende processen i de efterfølgende miniudbud. Vil I imødekomme dette? 6 Nej, se svar på spørgsmål 15. Nej, se svar på spørgsmål 15. Konditionsmæssige tilbud er tilbud, der opfylder kravene i udbudsmaterialet, herunder krav i kravspecifikation samt krav stillet til casene. Jf. pointskalalen gives 0 for tilbud, der kun netop er konditionsmæssigt. Pointgivning er et fagligt skøn. Det foretages ud fra udbudsbetingelsernes pkt. 9.2. Dette imødekommes ikke.
27 Tidsplan aflevering og præsentation I tilfælde af strejke eller lockout skulle indtræffe. Hvordan håndteres en sådan situation i udbudsprocessen/tidsplanen? Hvis der indtræder strejke eller lockout, vil ordregiver informere om den videre proces på www.komudbud.dk på siden, hvor udbudsmaterialet er offentliggjort. Dato for offentliggørelse: 19. marts 2018 Nummer Spørgsmål Svar 28 Kan og vil ordregiver levere.dwg-filer som tilbudsgivere kan bruge som grundlag til cases? Ja. Der er uploadet en dwg-fil, der kan anvendes som grundlag til casene. 29 30 Beskrivelse af materiale (tilbudsliste/miniudbud) Hvad er kravene til beskrivelse af materiale? Produkterne på tilbudslisten er relativt simple, men det kan blive længere redegørelse ved komplekse redskaber anvendt i miniudbud. Et redskab kan bestå af temmelig mange komponenter, som kan være temmelig omfattende og omkostningsfuldt at beskrive for en tilbudsgiver uden at være til nogen særlig værdi for ordregiver. Vil I ændre dette krav? Kravspec. 2.4, 2. bullit Formuleringen her giver ikke mening, da alle kemikalier er omfattet af kemikalielovgivningen. Derudover er denne ikke relevant i henhold til kontraktens genstand her. Vil I ændre denne formulering? 7 Det er overordnet materiale valg der efterspørges på tilbudslisten, så som mål på produkter, hvad produktet er lavet af fx træ (gerne med angivelse af sort), stål, metal, farver ect. Det er ikke dybdegående tekniske beskrivelser. Ved miniudbud skal leverandøren beskrive de relevante oplysninger ud fra de kravene og kriterierne i de konkrete miniudbud. Kravet fjernes. Se udbudsmateriale version 2.
31 32 33 34 35 36 37 Kravspec. 2.5, 1. bullit Der vil være nogle begrænsninger vedr. brugere af fitnessredskaber, som således ikke kan bruges af 0-18 årige. Kravspec. 2.5, 2. bullit Ej klart hvad kravet hvad certificering angår og om sammenhængen til 4. bullit. Er det udelukkende redskaber og montering, der skal indgå i tilbuddene på cases. Hvordan skal faldunderlag indgå er det en bygherreleverance som vi blot tegner ind i vores løsninger? Betyder formuleringen eventuelt opgravet jord skal indarbejdes i planen, at denne skal/må genplaceres på grunden? Vil I indsætte en nordpil på plantegningerne? Vil I markere ind-/udgange til bygninger på tegninger? Vil I markere ind-/udgange til arealer på tegninger? 8 Det er ikke tanken, at alle 0-18 årige skal kunne bruge fitnessredskaber. De tilbudte produkter skal anvendes af den målgruppe de henvender sig til, inden for aldersgruppen 0-18 årige. Kravspecifikationen pkt. 2.5, bullit 2 præciseres, således at det fremgår, at certificeringen både vedrører rammeaftalens pkt. 8.2 samt kravspecifikationens pkt. 2.5 bullit 4. Se Udbudsmateriale version 2. Faldunderlag er omfattet af ordregivers omfang af udendørs legeplads- og aktivitetsudstyr. Faldunderlag indgår derfor i casene. Ja. Der indsættes ikke en nordpil på plantegningen. Nord angives på dwg-filen. Indgange/udgange til bygningerne er markeret i dwg-filen med pil vendende ind mod bygningerne. Indgang/udgang til arealet er markeret med pil i dwg-filen.
38 39 40 41 42 Skal flagstangen bibeholdes? Vil I uddybe de omkringliggende arealer, jf. bl.a. parameteren hvor godt passet det til omgivelserne ( )? Case 1-3 Hvor mange elever skal området kunne rumme? Kontrakt pkt. 6, afsnit 5 Hvad er definitionen af en kommunal legeplads? Kan I vedlægge en dwg-fil af området til brug for de tre cases? Ja det skal den. Det er arealerne omkring den kommende legeplads samt arealerne omkring bygningerne og som fremgår af fotos vedlagt casene. Ordregiver antager, at spørgsmålet vedrører case 2 og svarer således derefter. Der er en klasse på hvert klasse trin med gennemsnitligt 25 elever pr. klasse. Det er legepladser/områder, der er ejet af kommunen, hvor der er stillet redskaber op, som er omfattet af denne rammeaftale. Ja denne er vedlagt. 9