UDKAST TIL INDKØBSPOLITIK FOR MARIGERFJORD KOMMUNE

UDKAST TIL INDKØBSPOLITIK FOR MARIGERFJORD KOMMUNE Indholdsfortegnelse Omfang og afgrænsning... 3 Indhold... 4 Indkøbsaftaler... 4 Leasing/langtidsleje... 7 Indkøbsorganisationens opbygning... 7 Information og opfølgning... 8 Forhold til leverandører... 8 Bilag 1 2 Anvendelse af aftaler, EU-udbud m.v. Bilag 2 3 Mariagerfjord Kommunes købsbetingelser Bilag 3 5 IT-indkøbspolitik 2 Ancle 10/1-07

Formål Det overordnede formål med Mariagerfjord Kommunes Indkøbspolitik er at skabe rammerne for: - at Mariagerfjord Kommune som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser efter princippet bedst og billigst det vil sige på de økonomisk mest fordelagtige betingelser, og det opnås bedst ved: centralt indgåede indkøbsaftaler indgåelse af obligatoriske indkøbsaftaler (skal benyttes af alle) indgåelse af frivillige indkøbsaftaler (skal benyttes, med mindre det kan godtgøres, at en økonomisk mere fordelagtig aftale kan opnås andetsteds) medinddragelse af medarbejdere og decentrale indkøbere decentrale indkøb ved anvendelse af indkøbsaftalerne miljøvenlige indkøb udbud på flest mulige vareområder anvendelse af elektronisk indkøbssystem Via samordning og koordination af Mariagerfjord Kommunes indkøb skal indkøbspolitikken sikre, at kommunen - ved indgåelse af indkøbsaftaler - optræder som én kunde over for leverandørerne. Det vil sige, at kommunen bør se sig selv som storindkøber, såvel i administrativ som i forbrugs- og indkøbsmæssig henseende, selvom der i praksis er tale om decentrale indkøb, hvor indkøbsdispositioner foretages af forvaltninger og institutioner m.v. Overholdelse af Indkøbspolitikken er samtidig en overholdelse af den kommunale Styrelseslov, EU-retlige krav om ligebehandling og gennemsigtighed samt EU-retlige krav om offentliggørelse og konkurrenceudsættelse. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbspolitikken gælder for alle kommunens forvaltninger og institutioner og omfatter, udover kommunens egne institutioner (inklusive indtægtsdækkende og kontraktstyrede virksomheder), også selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster og hvor driften primært er finansieret via tilskud fra Mariagerfjord Kommune. Bygge- og anlægsarbejder, der udbydes i henhold til licitationsloven, er ikke omfattet af indkøbspolitikken. Indkøbsdispositioner foretages som hovedregel decentralt. De enkelte forvaltninger og institutioner foretager således selv indkøb og er derfor ansvarlige for, at disse indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. 3

Indhold Til opfyldelse af Indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår bedst og billigst skal der i forbindelse med udbudsforretninger skabes de bedst mulige forudsætninger for konkurrence mellem potentielle leverandører. På den baggrund søges der indgået aftaler med leverandører med henblik på at: 4 opnå de bedst mulige priser for den rigtige kvalitet opnå leveringssikkerhed og de bedst mulige leveringsbetingelser opnå de bedst mulige betalingsbetingelser opnå de bedst mulige servicebetingelser opnå den mindst mulige miljøbelastning sikre hensynet til arbejdsmiljøet i kommunen sikre anvendelsen af elektronisk handel. Som en konsekvens heraf forudsættes det, At aftaler, der er indgået af Indkøb på Mariagerfjord Kommunes vegne, skal benyttes af alle. At forvaltninger/institutioner ved større enkeltindkøb, som ikke er omfattet af en indkøbsaftale, kan søge bistand hos Indkøb med hensyn til produktvurdering, analyse af leverandørmarkedet og ved forhandlinger med leverandører. At forvaltninger/institutioner orienterer Indkøb om indkøbsaftaler, som er forhandlet/indgået på egen hånd. At forvaltninger/institutioner stiller alle relevante forbrugs-, vare- og tjenesteydelsesdata til rådighed for Indkøb til brug for overvejelser og vurderinger i forbindelse med indgåelse af indkøbsaftaler. At forvaltninger/institutioner inddrager Indkøb i alle sager vedr. EU-udbud, jvf. bilag 1. De økonomisk mest fordelagtige vilkår kan f.eks. være: pris, kvalitet, leveringssikkerhed og miljø i en prioriteret og vægtet rækkefølge. I bestræbelserne på at realisere de bedst mulige indkøbsaftaler og reducere udgifterne forbundet med indkøb, herunder den anvendte tid, mest muligt prioriteres følgende: Der indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på opnåelse af stordriftsfordele. Indgåede indkøbsaftaler er som udgangspunkt obligatoriske. Varesortimentet inden for de enkelte indkøbsaftaler søges reduceret og standardiseret. Indkøbsaftaler Alle varer og tjenesteydelser skal som udgangspunkt være omfattet af indkøbsaftaler. Indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler for en given periode (typisk 2 4 år) med én eller flere leverandører på et givet produktområde. Aftaleperiodens konkrete længde afhænger af varetype og af de økonomiske og servicemæssige betingelser.

Mariagerfjord Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til private indkøb. Udbud af vareindkøb og tjenesteydelser Indkøb, der overskrider de såkaldte tærskelværdier, skal i henhold til EU s direktiver i EUudbud. Ved vareindkøb/tjenesteydelser under tærskelværdierne indhentes som udgangspunkt tilbud fra en begrænset kreds af potentielle tilbudsgivere. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst to leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med aftalens indgåelse. Lokal handel. Mariagerfjord Kommune ønsker at indgå indkøbsaftaler ud fra forretningsmæssige kriterier. Kommunen vil dog som en service over for potentielle lokale leverandører gøre opmærksom på kommunens indkøbsbehov. Dette sker blandt andet ved, at tilbudsindhentning og offentliggørelse af EU-udbud samtidig annonceres på kommunens hjemmeside og i et lokalt medie, når dette skønnes hensigtsmæssigt. Anvendelse af aftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbs Service. I forbindelse med EU-udbudsforretninger undersøges det, om der forefindes en SKI-aftale på området og i bekræftende fald vurderes det, om Mariagerfjord Kommune skal tilslutte sig eksisterende SKI-aftale eller om der skal gennemføres et EU-udbud. Ved indkøb under tærskelværdierne anvendes SKI-aftalerne, såfremt der findes attraktive aftaler på området. Ellers gennemføres mini-udbud, e-auktion eller almindelig tilbudsindhentning blandt et passende antal leverandører. Fælleskommunale indkøbssamarbejder Samarbejde om fællesindkøb og/eller fælles udbud kan etableres med andre kommunale organisationer og/eller eksterne samarbejdspartnere, hvor det skønnes hensigtsmæssigt og til fordel for Mariagerfjord Kommune. Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler Til forberedelse og indgåelse af indkøbsaftaler inddrages i relevant omfang brugere og specialister, der i kraft af erfaringer og kvalifikationer har særlige forudsætninger for at medvirke. De enkelte forvaltninger/stabe er ansvarlig for, at der i nødvendigt omfang udpeges repræsentanter til de brugergrupper. De enkelte forvaltninger og institutioner m.v. bidrager med nødvendige oplysninger om forbrugssammensætning, kravspecifikationer og andre forhold af betydning for aftalers indgåelse. Mariagerfjord Kommune indgår i størst mulig udstrækning obligatoriske aftaler det vil sige aftaler, som forpligter kommunen til at handle på de aftalte vilkår. Rabatter og bonus Rabatter (prisreduktioner) opnået ved indgåelse af indkøbsaftaler tilfalder ubeskåret forvaltningerne/-institutionerne ved brug af aftalerne. 5

Engangskøb, regningsarbejder og indkøb uden for aftaledækkede områder. Udvælgelse af leverandører i forbindelse med engangskøb sker efter samme principper som ved indgåelse af indkøbsaftaler. Engangskøb vil typisk dreje sig om større anskaffelser, som ikke gentages så ofte, at en rammeaftale er fordelagtig for kommunen. På en række mindre produktområder forekommer indkøb af en så ubetydelig størrelse, at der ikke indgås rammeaftaler på området. I forbindelse med sådanne indkøb skal kommunens decentrale indkøbere sikre, at indkøbspolitikkens formål og principper efterleves. Med henblik på, at kommunen til stadighed kan vurdere, hvorvidt nye produktområder skal gøres til genstand for indgåelse af indkøbsaftaler, skal de decentrale indkøbere i samarbejde med Indkøb løbende følge op på omfanget af disse former for indkøb. Ved udførelse af regningsarbejder, håndværkerydelser o.l., skal der ske en tilbudsindhentning fra minimum 2 tilbudsgivere, såfremt købet anslås at overstige kr. 25.000,00. Elektronisk handel Mariagerfjord Kommune har et mål om snarest muligt at indføre et e-handelssystem. Indtil et e-handelssystem er indført, prioriterer Mariagerfjord Kommune samhandel med leverandører, der kan håndtere elektronisk varebestilling. Miljø Det er Mariagerfjord Kommunes mål at minimere miljøbelastningen i relation til kommunens forbrug af varer og tjenesteydelser. Ved ethvert udbud medtages derfor miljøkrav og ønsker i nødvendigt og relevant omfang. Disse krav og ønsker indgår sammen med øvrige krav i en helhedsvurdering. Ved vurdering af produkter skal der tages hensyn til det produkt, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Heri indgår også forhold vedrørende emballering og levetidsbetragtninger for produktet. Miljøbelastende produkter erstattes i muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter (substitution). I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklædning, apparatur m.v.). De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng, ligesom MED-udvalgene inddrages i arbejdet efter behov. Ved valg af leverandører lægges vægt på, at der vælges produkter, der opfylder kravene til én af de offentligt kontrollerede miljømærkeordninger. Ved indkøb af el-forbrugende produkter stilles således de samme krav til produkternes energiforbrug, som El-sparefondens A-klub stiller. 6

Leasing/langtidsleje Leasing til driftsformål kan alene ske efter godkendelse i Direktionen. Indkøbsorganisationens opbygning Indkøb Til at realisere målsætningerne i Mariagerfjord Kommunes indkøbspolitik er der etableret en stilling som indkøber, der refererer til finanschefen. Kompetence Indkøberen har kompetence til i overensstemmelse med indholdet i nærværende indkøbspolitik samt den organisatoriske indplacering at indgå indkøbsaftaler i Mariagerfjord Kommune, herunder bl.a. indgåelse af indkøbssamarbejder med eksterne samarbejdspartnere. Opgaver og ansvar Indkøberen har til opgave: 7 At foretage en kortlægning af kommunens betydeligste indkøb, og med baggrund heri At etablere og formidle indkøbsaftaler (obligatoriske aftaler og frivillige aftaler) til brug i forvaltninger og institutioner m.v. At gennemføre EU-udbud. At tage initiativ til rationalisering af indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder anvendelse af elektroniske indkøb. At indføre, vedligeholde og udbygge kommunens elektroniske indkøbssystem. At formidle relevant information til kommunens indkøbere. At der løbende foretages en revision af kommunens indkøb. At der løbende foretages en revision og ajourføring af indkøbspolitikken. At være behjælpelig i reklamationssager. At informere kommunens leverandører om gældende indkøbspolitik. Afrapportering: Indkøb udarbejder en årlig redegørelse for årets aktiviteter og resultater, som forelægges Økonomiudvalget. Økonomiudvalget kan opstille mål eller forslag til områder som ønskes behandlet i det kommende års arbejde. Indkøbsgruppen: Til støtte for Indkøb nedsætter Direktionen en tværkommunal indkøbsgruppe, der består af Finanschefen og en decentral indkøber fra hver driftsforvaltning og stabe. Indkøberen er formand for indkøbsgruppen. Indkøbsgruppen mødes efter behov, dog som udgangspunkt minimum 2 gange årligt. Indkøbsgruppen fungerer som et forum, hvor nye tiltag og strategier i relation til indkøbsarbejdet drøftes, herunder bl.a. drøftelse af behov for information og uddannelse af de decentrale indkøbere, indkøbssamarbejde med eksterne samarbejdspartnere, ændringer/tilføjelser i Indkøbspolitikken, m.v. Desuden orienteres gruppen om igangværende projekter, udbud osv.

Decentralt placerede indkøbere: De decentrale indkøbere bidrager med statistiske oplysninger vedrørende indkøb. De decentrale indkøbere deltager ad hoc i arbejdsgrupper, som arbejder med udvælgelse af varekategorier og kravspecifikationer vedrørende relevante varegrupper. De decentrale indkøbere foretager indkøb efter de indgåede indkøbsaftaler ved hjælp af de valgte IT-værktøjer og samarbejder med indkøberen om udarbejdelse af udbudsmateriale. Information og opfølgning Indkøb skal i samarbejde med indkøbsgruppen sikre, at der sker en tværgående informationsudveksling vedrørende indkøbsrelaterede spørgsmål. I forbindelse med den løbende opfølgning på kommunens indkøbspolitik er forvaltningerne forpligtet til at bistå Indkøb med relevante oplysninger om deres indkøb. Indkøb sørger for, at der gennemføres de nødvendige uddannelsesaktiviteter og informationsmøder med henblik på, - at Mariagerfjord Kommunes Indkøbspolitik udbredes og efterleves i praksis, - at optimere anvendelsen af det elektroniske indkøbssystem, og - at øge den enkelte indkøbers miljøbevidsthed og miljøkendskab. Forhold til leverandører Mariagerfjord Kommune lægger vægt på gode, dynamiske og længerevarende relationer til sine leverandører. Samarbejdet med kommunens leverandører skal bære præg af seriøsitet og professionalisme. Kommunens leverandører forventes at tilføre relevant viden om markedsforhold, produktudvikling m.v. til samarbejdet, ligesom leverandøren skal kunne stille statistisk materiale om kommunens indkøb til rådighed. Relevant konsulentbistand skal ligeledes kunne tilbydes. Til gengæld tilbyder Mariagerfjord Kommune leverandørerne et godt samarbejde baseret på troværdighed, respekt og engagement. Et samarbejde som skal være til fordel for begge parter. Der er tavshedspligt om indholdet i aftaler, kontrakter og tilbud. Dette er begrundet i kommunens forretningsmæssige interesser og leverandørernes konkurrencemæssige forhold. Der henvises i den forbindelse til Indenrigsministeriets bekendtgørelse om undtagelse af dokumenter om kommunale myndigheders indkøbsaftaler fra aktindsigt efter lov om offentlighed i forvaltningen. Leverandører skal forud for leverancer til kommunen på tro og love afgive oplysning om, at evt. forfalden ubetalt gæld til det offentlige ikke overstiger kr. 100.000,- jvf. Lov nr. 1093 af 21. december 1994 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Ingen må modtage gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver af ubetydelig værdi. 8

Bilag 1 Anvendelse af aftaler, EU-udbud m.v. Obligatoriske aftaler Obligatoriske aftaler, som Indkøb på Mariagerfjord Kommunes vegne indgår med én eller flere leverandører, har samtlige forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. pligt til at benytte ved alle indkøb af de omhandlede varearter. En obligatorisk aftale er en rammeaftale, hvor Mariagerfjord Kommune har forpligtet sig til at købe hele sit forbrug af den pågældende vare i den periode, aftalen løber hos den/de leverandører, som aftalen omfatter. Mariagerfjord Kommune har ikke indkøbt en bestemt mængde, men har forpligtet sig til at dække hele sit forbrug hos den/de omhandlede leverandører. Leverandøren har indgået aftalen på et forventet forbrug/salg til Mariagerfjord Kommune. Priser og leveringsbetingelser er fastsat i forhold dertil. Frivillige aftaler Frivillige aftaler er aftaler, som Indkøb på Mariagerfjord Kommunes vegne indgår med én eller flere leverandører, og som samtlige forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. skal benytte sig af, hvis de ikke har eller ved rimelige anstrengelser vil kunne opnå et mere fordelagtigt tilbud fra anden side. Indkøb skal orienteres. En frivillig aftale er en rammeaftale, hvor Mariagerfjord Kommune ikke har forpligtet sig til at aftage hverken hele eller bestemte dele af sit forbrug hos den pågældende leverandør. Leverandøren kan altså ikke påregne et salg til Mariagerfjord Kommune, men har naturligvis en forventning om, at aftalen udløser et vist salg til kommunen. EU-udbud Indkøb virker med bistand fra / i samråd med kommunens juridiske afdeling - som kommunens rådgivere med hensyn til gældende regler om EU-udbud. For så vidt angår EU-udbuds tærskelværdier henvises til www.udbudsportalen.dk. Indkøb forestår udarbejdelsen af kommunens EU-udbud på vare- og tjeneste-ydelsesområdet (varekøbsdirektivet og tjenesteydelsesdirektivet) i samarbejde med de respektive forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. Udover obligatorisk annoncering i EU-Tidende indrykkes også annoncer om EU-udbud i den lokale presse. 2

Bilag 2 Mariagerfjord Kommunes købsbetingelser 1. Generelt: Med mindre andet er aftalt, er nedennævnte købsbetingelser gældende for alle leverancer til Mariagerfjord Kommune, hvad enten ordre er afgivet mundtligt eller skriftligt. 2. Betalingsbetingelser: Betalingsbetingelserne er mindst 30 dage netto. Ved eventuel betaling efter forfaldsdagen fastsættes renten jfr. rentelovens 5 til en årlig rente, der svarer til den til enhver tid fastsatte officielle diskonto med et tillæg på fem procent. 3. Leveringsbetingelser: Leveringsbetingelserne er frit leveret overalt i Mariagerfjord Kommune. 4. Leveringssted: Levering må kun finde sted til de angivne leveringsadresser, hvor man alene er bemyndiget til at kvittere for varens modtagelse. Risikoen for tab og skade på én bestilt vare overgår først fra leverandøren til Mariagerfjord Kommune på leveringsstedet uanset leveringsbetingelserne i øvrigt. 5. Leveringstid: En angiven leveringstid må nøje overholdes. Overskridelse af en angiven leveringstid berettiger Mariagerfjord Kommune til - bortset fra force majeure - skriftligt at annullere ordren. 6. Garanti: Leverandøren garanterer, at bestilte varer er i nøje overensstemmelse med opgivne specifikationer, er første klasses handelsvarer og uden fejl i materialer og udførelse. Leverandørens garantibestemmelser begrænser ikke kommunens adgang til at påberåbe sig købelovens almindelige regler. 7. Reklamationer: Alle varer modtages med forbehold af godkendelse, uanset om betaling har fundet sted. Leverandøren underrettes omgående om fejl eller mangler ved en leverance. Returnering af varer af disse årsager sker for sælgers regning og risiko. 8. Følgeseddel: Enhver leverance skal ledsages af en følgeseddel, hvorpå er anført leveringssted samt nøjagtig angivelse af forsendelsens indhold, men uden angivelse af pris. Er varen bestilt pr. rekvisition/ordre anføres rekvisitionsnummer/ordrenummer på følgeseddel. 9. Faktura: Faktura fremsendes elektronisk til Mariagerfjord Kommune. EAN-lokationsnummer samt rekvisitionsnummer/-ordrenummer skal være påført fakturaen. 3

10. Priser: Priserne er faste, med mindre andet er aftalt. 11. Ændring af ordre: Enhver ændring eller annullering af en ordre må afgives skriftligt for at være bindende. 12. Forsinket leverance: Det påhviler leverandøren omgående at underrette Mariagerfjord Kommune, såfremt en fastsat leveringstid ikke kan overholdes. Se i øvrigt pkt. 5. 13. Annullering Mariagerfjord Kommune forbeholder sig ret til skriftlig annullering af en vareleverance ved meddelelse om leverandørens konkurs, insolvens, likvidation eller manglende rådighedsevne. Skriftlig annullering eller udsættelse frigør Mariagerfjord Kommune for enhver forpligtelse til at betale påbegyndt arbejde på vareleverancer samt alle omkostninger forbundet hermed. 14. Købsbetingelser: Med mindre andet er anerkendt af Mariagerfjord Kommune, er ovennævnte købsbetingelser gældende, uanset eventuelle salgsvilkår opstillet af leverandøren. 15. Offentliggørelse: Leverandøren må ikke uden Mariagerfjord Kommunes tilladelse reklamere med eller offentliggøre, at firmaet er leverandør til Mariagerfjord Kommune. 16. Køb af service- og tjenesteydelser: I det omfang ovennævnte betingelser kan overføres til service- og tjenesteydelser, er disse betingelser også gældende for disse. 17. Ejendomsret: Modeller, tegninger, værktøj, klicheer etc., leveret af kommunen eller fremstillet helt eller delvist for Mariagerfjord Kommunes regning, er kommunens ejendom. De nævnte effekter skal holdes forsikret uden omkostning for kommunen og må ikke udlånes, sælges, pantsættes, kopieres eller på anden måde efterlignes. Endvidere må salg eller overgivelse til anden side ikke finde sted uden Mariagerfjord Kommunes skriftlige samtykke. Ovennævnte effekter skal på forlangende stilles til kommunens rådighed og straks udleveres på begæring og uden yderligere omkostning for kommunen. 18. Øvrige betingelser: For betingelser, der ikke er anført ved en ordres afgivelse, gælder købeloven og aftaleloven. 19. Tvistigheder: Tvistigheder afgøres efter dansk ret og ved Mariagerfjord Kommunes værneting. 4

Bilag 3 IT-indkøbspolitik Ved IT-anskaffelser indkøbes som udgangspunkt kun udstyr af en sådan kvalitet, at disses egenskaber - både med hensyn til kvalitet, ydeevne og serviceringsmuligheder m.v. - af Mariagerfjord Kommunes IT-afdeling vurderes til at være fuldt på højde med markedets mest anvendte og anerkendte fabrikater. Ved IT-anskaffelser forstås: - IT-udstyr hvorpå der skal/eller forventes at skulle afvikles programmer leveret af Mariagerfjord Kommune, - IT-udstyr, hvorpå der skal afvikles programmer, der leverer data til Mariagerfjord Kommune, - IT-udstyr, der forventes serviceret af Mariagerfjord Kommunes IT-afdeling. Af hensyn til fremtidssikring af udstyr/investering - herunder evt. sammenkobling med centraladministrationens IT-anlæg - indkøbes kun udstyr, der ydelsesmæssigt lever op til gældende markedsstandard. Forud for IT-anskaffelser til administrative, tekniske og undervisningsmæssige formål - såvel programmel som maskinel - inddrages Mariagerfjord Kommunes IT-afdeling, der skal inddrages forud for enhver IT-anskaffelse, med henblik på fastsættelse af tekniske kravspecifikationer. Skal IT-anskaffelserne anvendes på Mariagerfjord Kommunes IT-net, forestås indkøbet af ITafdelingen i samarbejde med den berørte forvaltning/stab/institution m.v. Kun udstyr indkøbt af IT-afdelingen og tilsluttet kommunens IT-net, kan påregnes serviceret. 5