Dato: 2011-12-08 Ref.: HP/lsr Ref-SU J.nr.: 043/300-5 REFERAT af møde i Samarbejdsudvalget / Fakultetsarbejdsmiljøudvalget torsdag d. 8. december 2011 I mødet deltog: Henrik Pedersen, Eva Sophia Myers, Stinne Hørup Hansen, Martin Svensson, Palle Waage Jensen, Inger Rose Hansen, Marianne Holmer, Tanja Christensen, Karen Cauthery, Ole Nørregaard Jensen, Lars Duelund, Lena Schødts Rasmussen (ref.) Afbud: Ole Næsbye Larsen, Hans Kristian Hannibal-Bach Ad) 1. Godkendelse og opfølgning af referat Formanden bemærkede, at referat af mødet den 20. september 2011 er godkendt og lagt på e-learn. Der blev samlet op på temamødet d. 1. november omkring 3, Information og drøftelse i Samarbejdsudvalget. Flere af udvalgets medlemmer mente, at der burde have været mere tid til fordybelse, opsamling og fokus på, hvordan SU-arbejdet kan forbedres. Ved evt. fremtidige temamøder bør der afsættes mere tid, og målet skal præciseres tydeligere. Karen Cauthery bemærkede, at der fra B-siden er et ønske om, at man fra ledelsens side i højere grad inddrager SU, før man lægger sig fast på de endelige løsninger. Formanden opfordrede B-siden til at komme med et forslag om emner til et evt. fremtidigt temamøde. Alle fra A-siden forholder sig til informationspligten på forskellig vis og informerer medarbejdere omkring samarbejdsudvalgets arbejde, enten i form af nyhedsbrev eller på afdelingsmøder/institutfora. Ad) 2. Arbejdsmiljø Arbejdsskade FKF Anmeldt til Arbejdsskadestyrelsen 30/8-11 Skadelidte fik stof i øje NATFAKSEK Intern anmeldelse 5/10-11 Skadelidte falder på nyanlagt P-plads og slår venstre knæ Status på fælles sikkerhedsintroduktionskursus Lars Duelund orienterede om arbejdet omkring udviklingen af et fælles sikkerhedsintroduktionskursus på tværs af fakultetets enheder. Ved sidste møde i Samarbejdsudvalget / Fakultetsarbejdsmiljøudvalget fremlagde Lars Duelund et oplæg, der ikke umiddelbart var tilslutning til. I det efterfølgende arbejde har det vist sig, at de enkelte institutters
behov er for forskellige til et fælles sikkerhedsintroduktionskursus. Dermed er idéen om et fælles kursus droppet. Fælles APV Som opfølgning på høringen om en fælles APV på SDU med udgangspunkt i Samfundsvidenskabs model diskuterede Samarbejdsudvalget / fakultetsarbejdsmiljøudvalget oplægget fra hovedarbejdsmiljøudvalget. Psykisk APV: Der er i samarbejdsudvalget / fakultetsarbejdsmiljøudvalget opbakning til den model fra det daværende Arbejdsmiljøinstituttet (nu: Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø), som Biologisk Institut har sendt med deres høringssvar. Instituttet har gode erfaringer med denne APVmodel, og den er blevet benyttet mange steder. Den er godt dokumenteret, og der er gode vejledninger og ordforklaring til relevante begreber og formuleringer. Man kan sammenligne resultaterne med det danske arbejdsmarked generelt og med andre uddannelsesinstitutioner. Det er et mere validt redskab i forhold til trivselsundersøgelsen, hvor Biologi oplevede en meget lav svarprocent pga. undersøgelsens udformning. Problemet med lige netop denne model er, at den ikke er opdateret siden 2006. Dermed er konklusionen, at begge udvalg foretrækker en model, der ligger tæt op ad AMIs model, og som opdateres løbende - gerne med vægtede svar a la hvor vigtigt er det for dig. Da Det Naturvidenskabelige Fakultet har mange udenlandske medarbejdere, skal der også være en engelsk udgave. Fysisk APV: Her dækker Samfundsvidenskabs model ikke de problemstillinger, der typisk er i de våde systemer, og den er alt for detaljeret i forhold til kontor. Skulle det våde område inddrages i den fremlagte model, ville det blive en alt for omfattende undersøgelse. En anden problemstilling er, at flere af institutterne har behov for at vurdere fællesfaciliteter og de enkelte lokaler for sig. Derfor er det ikke nok med en personlig indgangsvinkel fra den enkelte medarbejder. SU diskuterede muligheden for at gøre de runderinger, som nogle enheder løbende laver, til den egentlige fysiske APV. Én model kunne være, at alle lokaler skal gennemgås én gang årligt af den lokale arbejdsmiljøgruppe. I den forbindelse vil man bede de medarbejdere og studerende, som bruger lokalet til dagligt, om at være til stede på det pågældende tidspunkt. Selve dokumenteringen skal være udarbejdet således, at den kan benyttes til den APV-afrapportering, der skal ligge hvert tredje år. SU besluttede at nedsætte et udvalg, der skal arbejde videre med en model for en fysisk APV som oplæg til fakultetsarbejdsmiljøudvalget. I udvalget skal der være deltagere fra alle enheder. Lena Schødts Rasmussen og Lars Duelund vil i samarbejde formulere en opgavebeskrivelse til udvalget, som SU skal godkende. Rengøring Som opfølgning på sidste SU-møde oplyste formanden at der stadig afventes en tilbagemelding fra serviceområdet vedr. rengøring. Ad) 3. Budget 2011-2015 Formanden orienterede om budgettet for de kommende år. Det endelige budget ligger endnu ikke fast, da der vil forekomme justeringer inden for de enkelte områder.
Fakultetet skal bidrage med 4 mio. kr. til den fælles indsats vedr. tiltaget Den Studerende i Centrum. ½ mio. kr. af fakultetets budget skal endvidere bruges inden for Den Studerende i Centrums fokusområder på Naturvidenskab. Derudover skal der tilbagebetales 4 mio. kr. på ph.d.-området. Ved udgangen af 2013 udløber globaliseringsmidlerne, og det er usikkert om der kommer flere midler, som der dog ikke er budgetteret med. Budgettet for de enkelte enheder skal blandt andet justeres, da det fremlagte budget viser en voksende opsparing på fakultetssekretariatet. Denne opsparing vil blive fordelt til institutterne via en forøgelse af uddannelsestilskuddet, og fremadrettet vil fakultetssekretariatet overgå til en ny finansieringsmodel, der tager udgangspunkt i de faktiske omkostninger i stedet for, som nu, en procentsats. Der er et ønske om at satse på nye investeringsområder, bl.a. bioinformatik og modellering/simulering. De vil blive finansieret dels vha. institutternes omstillingspuljer og dels via egenkapitalen. Efterfølgende er fakultetets økonomimodel udsendt til SU-medlemmerne. Ad) 4. Håndtering af merarbejde/fleks Eva Sophia Myers orienterede om de kommende forhandlinger med HK i forhold til laborantområdet omkring defineringen af normeret arbejdstid, som har konsekvenser i forhold til beregningen af mer- / overarbejde og flekssystemet. Næstformanden påpegede at flere deltagere i evalueringen af fleksordningen havde fremsat ønske om, at programmet til administration af fleksordningen kan håndtere skæve arbejdstider og automatisk beregne godtgørelse for mer- / overarbejde. Eva Sophia Myers påpegede at overarbejdsregnskabet og fleksregnskabet er to forskellige regnskaber med et vist overlap. Dette indebærer, at fleksordningen er en mulighed for medarbejderen selv at disponere over sin arbejdstid, og overarbejde først træder i kraft, når der er tale om beordret overarbejde og når månedsnormen er opfyldt. Desuden er der visse tekniske forhold, der gør at det kan være svært for fleksprogrammet at leve op til dette ønske. Samarbejdsudvalget anmodede Eva Sophia Myers og Tanja Christensen om at udarbejde et udkast til den kommende forhandling, så SU sikrer sig, at alle problemstillinger, som knytter sig til dette, bliver adresseret. Serviceafdelingen har meldt tilbage på spørgsmål, som Samarbejdsudvalget har stillet dem i forhold til problemstillinger, der blev bragt på banen ved evalueringen af fleksordningen. Samarbejdsudvalget har efterspurgt en liste over, hvem der kan flekse ind hvor. Medarbejdere oplever at de tror, at det er registreret, at de er kommet (eller gået), men ikke er det, fordi de har benyttet sig af en kortlæser, som de ikke var registreret til. SU fastholder også ønsket omkring en let adgang til fraværskoderne ved selve kortlæserne. Formanden vil bringe disse ønsker videre til Servicechef Leif Jensen. Ad) 5. Omorganisering af økonomiadministrationen Eva Sophia Myers orienterede om status for omorganiseringen af økonomiadministrationen. Fremadrettet vil opgaverne blive organiseret i tre forskellige funktioner: - Økonomi på ordinære midler. Her vil de berørte medarbejdere blive i deres nuværende placering, men vil komme til at udføre funktionen på flere enheder. Marianne Rasmussen fra BMB vil fungere som koordinator for denne funktion.
- Indkøb. Pt. fungerer det forskelligt på de enkelte enheder. Her vil der blive en højere grad af koordinering på tværs. Derudover vil der blive implementeret et nyt indkøbssystem E-ordre som alle enheder over tid vil overgå til. Dette vil ske i tæt samarbejde med fællesområdet. Peter Søholt fra Biologi vil fungere som koordinator for denne funktion Pre- og postaward forskerstøtte. Her vil man samle aktiviteter fra opslag over ansøgning og til udarbejdelse af slutrapporter. Der vil blive etableret en central enhed, som bl.a. vil inkludere medarbejderne fra SQ1. Derudover vil medarbejdere fra institutter og centre blive knyttet til enheden på forskellig vis, men vil forblive fysisk placeret, hvor de er nu. Enheden vil blive fysisk placeret i lokaler på BMB (det nuværende Mikrobiologis lokaler) fra februar. Der vil være en indvielse og der vil blive udloddet en konkurrence om at finde et navn til enheden. Christina Dahl vil fungere som koordinator og leder for denne funktion. De tre koordinatorer mødes med institutlederne i faste intervaller. Mellem disse faste møder har en institutleder opgaven med at sikre den daglige afklaring af opdukkende spørgsmål, der skal løses her og nu. Koordinatorerne beholder herudover deres reference og forankring på de institutter, hvor de er hjemmehørende nu, bortset fra Christina Dahl, der fremover vil referere til Ole Nørregaard Jensen. Der er primært tale om strukturelle ændringer. Forskerne vil ikke opleve den store ændring i dagligdagen. De største forandringer er implementeringen af nyt indkøbssystem, samt placeringen af pre- og postaward forskerstøtteenheden. Næstformanden mente at det var et uheldigt signal at sende at der på fakultetet er opslået stillinger inden for det økonomi- og administrative område så hurtigt efter den personalereduktion, der har fundet sted for nylig inden for samme område. Eva Sophia Myers svarede, at arbejdsopgaverne, der er anført i stillingsopslagene, adskiller sig fra de arbejdsopgaver, som de afskedigede medarbejdere har varetaget. Næstformanden spurgte til, om man havde tænkt efteruddannelse ind og / eller afsat tid til sidemandsoplæring i denne omstrukturering. Eva Sophia Myers svarede, at man vil lave et pilotprojekt på Biologi, hvor man ønsker at formidle en fælles forståelse af, hvad indkøb er. Hvilke regler og aftaler ligger der, hvornår hører tingene ind under indkøb, og hvornår er det noget andet? De personer, som kommer til at arbejde med det nye indkøbssystem, vil løbende blive indført i det og i samarbejde med fællesområdet blive inddraget i udviklingen af procedurer og arbejdsgange. Ad) 6. Indbrud på SDU SDU har i den seneste tid været hårdt plaget af indbrud. Tyvene får hovedsagelig adgang vha. nøgler. De går efter Mac-produkter. Det betyder ikke alene materialeomkostninger, nogle medarbejdere og studerende føler sig også utrygge ved at være på universitetet om aftenen. Serviceafdelingen har iværksat en række tiltag, bl.a. har de øget antallet af vagter. Man er i øjeblikket ved at igangsætte et pilotprojekt på FKF med videoovervågning. Et overordnet tiltag og en politik for videoovervågning vil blive fremlagt for Hovedsamarbejdsudvalget, når dette arbejde er færdigt. Ole Nørregaard Jensen orienterede om, at BMB i øjeblikket også overvejer videoovervågning af instituttet uden for normal arbejdstid. Marianne Holmer orienterede om Biologis erfaring med videoovervågning. De har videoovervågning på gangene efter normal arbejdstid. Disse videooptagelser gennemgås alene ved indbrud. Det er to medarbejdere fra Serviceafdelingen, der har adgang til optagelserne. Ved indbrud sendes optagelserne videre til politiet. Alle optagelser slettes efter 30 dage. Alle medarbejdere i de berørte områder har sagt ja til overvågningen. Derudover har Biologi øget
belysningen på gangene og investeret i pengeskabe til at låse udstyr inde i. Efter at disse tiltag er sat i værk, har Biologi ikke oplevet indbrud. Ad) 7. Udveksling af erfaring Ingen bemærkninger til dette punkt. Mødet blev hævet kl. 15.00 Formand Henrik Pedersen Næstformand Inger Rose Hansen