Refer. Bestyrelsesmøde Den 1. marts 2012, kl. 18:00 Mødested: Fredensborg Forsyning A/S, Højvangen 23, Fredensborg Medlemmer: Ole Bergmann Thomas Elgaard Charlotte Rønhave Bestyrelsesformand Næstformand Thomas Lykke Pedersen Lars Simonsen Eivind Blakø Jan Kristensen Christian de Jonquiéres Peter Amstrup Flemming Rømer Finn Heino Jensen Carsten Nielsen Forbrugerrepræsentant Forbrugerrepræsentant Fraværende: Ingen Som suppleant deltager: Ingen Fra direktion deltog: Henrik Hansen (direktør) Under punkt 5 deltog selskabernes revisor v/ Asbjørn Rasmussen, KPMG. Under punkt 7 deltog rådgivende ingeniør Birgit Krogh Paludan. Referent: Heidi Lysen 1
1. Godkendelse af dagsorden. Bestyrelsen besluttede godkende dagsordenen med den bemærkning punkt 15 var til drøftelse. 2. Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med indført protokolliering af sidste bestyrelsesmøde til godkendelse og underskrift. Bilag nr. 2.1: Refer af sidste bestyrelsesmøde 16/11-2011. 3. Meddelelser fra formanden. Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling den 19/12-2011 i forbindelse med byrådsmøde. Orientering om møde med Hørsholm Vand Aps. afholdt den 28/2-2012 vedrørende eventuelle fremtidige samarbejder. Grønholtvangen 54 rådighedsindskrænkning ifb.m. kloakledning. 3. Direktørens beretning om selskabets virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. Igangværende større anlægsarbejder mv. spildevand. Kloakering af Hesselrød og Langstrup. Nedlæggelse af Langerød Vænge sandfilteranlæg. Etablering af pumpestion ved Parallelvej i Kokkedal. Etablering af avanceret online-styring Fredensborg renseanlæg. Etablering af slamskruepresse på Fredensborg renseanlæg. Drift- og energioptimering af pumpestioner. Byggemodning - Kirkeskov Allé Byggemodning Niverød Bakke Strømpeforing af spildevandsledninger Etablering af bassiner i Fredensborg Renovering af fire større pumpestioner i Kokkedal Tv-inspektion og ledningsregistrering. Igangværende større anlægsarbejder vand. Transmissionsledning i Humlebæk Trykforøgeranlæg i Lille Toelt / Humlebæk vandværk 2
Renovering af boringer EU-udbud af affaldsordninger. Med baggrund i afholdt EU-licition har Fredensborg Affald A/S indgået med nedenstående firmaer. Kontraktperioden for alle entrepriser er fra den 1/4-2012 31/3-2016. For alle entrepriser er der mulighed for en forlængelse af kontraktperioden med op til 2 år. Delentreprise 1: Dagrenovion RenoNorden AS (10.578.753,66 kr./år) Delentreprise 2: Storskrald M. Larsen Vognmandsfirma A/S ( 318.480,00 kr./år.) Delentreprise 3: Haveaffald M. Larsen Vognmandsfirma A/S ( 348.376,00 kr./år ) Delentreprise 4: Papir, glas og pap M. Larsen Vognmandsfirma A/S ( 2.115.222,00 kr. år ). Ny affaldsapplikion til smartphones mv. Fredensborg Forsyning har i samarbejde med Grontmij udviklet en applikion (App) til smartphones. Med applikionen er det muligt hurtigt rapportere om f.eks. manglende tømning af affaldsbeholder eller papirspand. Applikionen kan allerede hentes nu både hos App Store og Android Marked. 5. Evt. revurdering af værdifastsættelse af anlægsaktiver. Erhvervsstyrelsen har udarbejdet et not der giver mulighed for en revurdering af de anlægsværdier Fredensborg Vand A/S og Fredensborg Spildevand A/S er stiftet med. Dette medfører, Fredensborg A/S og Fredensborg Spildevand A/S har mulighed for øge anlægsværdierne. Fredensborg Vand A/S kan øge værdien fra ca. 130 mio. kr. op til ca. 217 mio. kr. mens Fredensborg Spildevand A/S kan øge værdien fra ca. 370 mio. kr. op til ca. 1.225 mio. kr. En sådan forøgelse af anlægsværdierne vil medføre væsentlig forøgede afskrivninger i årsregnskabet, således det regnskabsmæssige result vil blive kraftigt reduceret og være omkring 0 3
Fordelen ved opskrive værdierne er bl.a. der bliver bedre sammenhæng mellem regnskabsmæssigt result og takstfastsættelsen. Der gøres særligt opmærksom på: Der forventes ingen skte- eller takstmæssige konsekvenser ved en revurdering /opskrivning af værdierne. Opskrivningen har derfor kun betydning for årsregnskabet. Det bemærkes, en opskrivning kun kan foregå i år 2011-regnskabet. Der er en del vand- og spildevandsforsyningsselskaber som har besluttet eller forventer beslutte en hel eller delvis tilbageførsel af de i åbningsbalancen indarbejdede nedskrivninger. En nærmere beskrivelse af muligheden og konsekvenserne ved en opskrivning er beskrevet i vedlagte bilag. Under sagens behandling vil selskabernes revisor v/asbjørn Rasmussen være tilstede. bestyrelsen beslutter en revurdering af værdierne og en opskrivning af anlægsværdierne i årsregnskabet. direktionen udarbejder den nødvendige dokumention for den foretagne opskrivning af anlægsværdierne. Bilag nr. 5.1: Bilag nr. 5.2: Not af 18/2-2012 om regulering af den regnskabsmæssige værdi af anlægsaktiver i Fredensborg Vand A/S og Fredensborg Spildevand A/S. Simulering af fremtidige resulter for Fredensborg Vand A/S ved ændring af værdiansættelse af anlægsaktiver. 4
Bilag nr. 5.3: Bilag nr. 5.4: Simulering af fremtidige resulter for Fredensborg Spildevand A/S ved ændring af værdiansættelse af anlægsaktiver. Konsekvensberegning ved simulering af værdiansættelse. 6. Foreløbig budgetopfølgning/perioderegnskab pr. 31. december 2011 Fredensborg Forsyning har udarbejdet driftsprognoser pr. 31. december 2011 for Fredensborg Forsyning Holding A/S's selskaber. Det endelige result af regnskaberne for 2011 vil være releret til bestyrelsens beslutning af punkt 5. bestyrelsen tager prognoserne til efterretning Bilag nr. 6.1: Prognose pr. 31/12-2011, Fredensborg Forsyning Holding A/S's selskaber. 7. Klimilpasningsstregi. De sidste otte år har hele Danmark oplevet stadig kraftigere regnskyl. De sidste fire somre har været præget af kraftigt regnvejr med få dages mellemrum - såkaldt koblet regn. Mange kommuner i Danmark har som følge heraf oplevet betydelige skadevoldende oversvømmelser. Fredensborg kommune har været ramt af store oversvømmelser, og ser derfor et behov for være på forkant med klimaændringerne og være oplyst om, hvor det går galt, når det går 5
galt. Det er intentionen med klimilpasningen reducere risikoen for oversvømmelser som medfører skader af betydeligt økonomisk omfang. Fredensborg Kommune og Fredensborg Forsyning har i samarbejde med den rådgivende ingeniør Birgit Krogh Paludan udarbejdet vedlagte forslag til en klimilpasningsstregi for kloaksystem, vandløb og Øresund. Klimastregien er bl.a. baseret på kommunens Klimaog Energistregi 2020 og Fredensborg Forsyningens Klima- og Energihandlingsplan 2013. Klimilpasningsstregien forelægges Miljø- og Teknikudvalget den 8. marts 2012 til godkendelse og Klima- og Planudvalget den 7. marts til orientering. Stregien indeholder en beskrivelse af det eksisterende tekniske grundlag og en beskrivelse af hvordan dette grundlag kan udbygges således, fremtidige afstrømningssystemer kan klimilpasses i.h.t. det valgte serviceniveau. Klimilpasningsstregien udmøntes i årlige handleplaner. I år skal Miljø- og kommunen over en årrække samt til hvilken nedbør der kan garanteres imod oversvømmelser fra kloaksystemerne (serviceniveau). På baggrund af det besluttede serviceniveau kan Fredensborg Forsyning beregne hvilke investeringer der er nødvendige for klimilpasse afløbssystemerne. Fredensborg Spildevand A/S kan hvert år inden den 1. april søge Forsyningssekretariet om godkende, det pågældende års omkostninger kan finansieres over vandafledningsafgiften under Miljø- og servicemål. Såfremt Forsyningssekretariet godkender de planlagte investeringer vil dette medføre, Fredensborg Spildevand A/S prisloft på vandafledningsafgiften kan hæves tilsvarende. Klimilpasningsstregien vil have stor indflydelse på planlægningen af afstrømningssystemerne (kloaksystemer, vandløb) f.eks. opsporing af uvedkommende vand, TV-inspektion af kloaksystemer, opdering af kloakdabasen, etablering af bassiner. Rådgivende ingeniør Birgit Krogh Paludan vil på mødet fremlægge rapporten Klimilpasningsstregi for kloaksystem, vandløb og Øresund. bestyrelsen godkender Klimilpasningsstregi for kloaksystem, vandløb og Øresund 6
bestyrelsen beslutter Fredensborg Spildevand A/S ansøger forsyningssekretariet om, de forøgede driftsomkostninger som følge af klimilpasningsstregien tillægges prisloftet på vandafledningsafgiften for år 2013. bestyrelsen beslutter, Fredensborg Spildevand A/S tillige sender ansøgning om efterbevilling til prisloft for år 2013 for de driftsomkostninger der må afholdes i år 2012 i forbindelse med klimilpasningsstregien. Direktionens indstilling vedtaget under forudsætning af Byrådets vedtagelse af Klimilpasningsstregien for kloaksystem, vandløb og Øresund. Bilag nr. 7.1: Klimilpasningsstregi for kloaksystem, vandløb og Øresund. 8. Beredskabsplan for Fredensborg Forsyning. Fredensborg Forsyning har i samarbejde med det rådgivende ingeniørfirma Orbicon udarbejdet en beredskabsplan for driftsforstyrrelser. Beredskabsplanen er udarbejdet med henblik på skabe et overblik over aktiviteterne ved almindelige og større driftsforstyrrelser indenfor områderne kloak, vandforsyning og affaldsindsamling. bestyrelsen tager beredskabsplanen for driftsforstyrrelser til efterretning. Bilag nr. 8.1: Beredskabsplan for driftsforstyrrelser udkast af 15. februar 2012 7
Bilag nr. 8.2: Bilag til beredskabsplan for driftsforstyrrelser BILAG udkast af 15. februar 2012. 9. Reguliv for håndtering af drikkevand i Fredensborg Vand A/S. Administrionen har i samarbejde med advokfirmaet Energi & Miljø udarbejdet forslag til et nyt reguliv for håndtering af drikkevand i Fredensborg Vand A/S i overensstemmelse med gældende lovgivning. Regulivet gælder for eksisterende og kommende vandforsyningsanlæg i Fredensborg kommune. Afgrænsningen fremgår af den til enhver tid gældende vandforsyningsplan. Regulivet beskriver betingelserne for blive tilsluttet og være tilsluttet Fredensborg Vand A/S vandforsyningsanlæg eller på anden måde er tilknyttet Fredensborg Vand A/S. Bestemmelser som er ændret væsentligt i forhold til det eksisterende reguliv er i forslaget til det nye reguliv markeret med gult. bestyrelsen vedtager Reguliv for håndtering af drikkevand i Fredensborg Vand A/S vedtægten træder i kraft den 1. maj 2012. Vedtægt for den kommunale vandforsyning med med ikrafttræden 1. januar 2007 ophæves den 30. april 2012. Fredensborg Forsynings administrion bemyndiges til foretage mindre redaktionelle ændringer i regulivet. regulivet fremsendes til Fredensborg kommunes byråds godkendelse. Bilag nr. 9.1: Reguliv for håndtering af drikkevand i Fredensborg Vand - udkast af 15. februar 2012 8
10. Overdragelse af ejendommen Vandtårnsvej 4, mr. nr. 13a, Vejenbrød By, Karlebo. I forbindelse med stiftelsen af selskaberne i 2009 blev mr. nr. 13a, Vejenbrød By, Karlebo solgt til Fredensborg Vand A/S for en købspris på kr. 14. 902.800. Fredensborg Vand A/S har ikke benyttelsesformål med grunden. Grunden ønskes derfor overdraget til Fredensborg Spildevand A/S med det formål etablere et slammineraliseringsanlæg på grunden. Anlæggelse af et slammineraliseringsanlæg på grunden forudsætter, Fredensborg Kommune hurtigst muligt ændrer plangrundlaget for grunden således landbrugspligten kan ophæves. Fredensborg Kommune har i forhold til ansøgningen ved landbrugskommisionen givet udtryk for vilje til ændre plangrundlaget. grunden overdrages til Fredensborg Spildevand A/S til en købspris på kr. 14.902.800 Bilag nr. 10.1: Ansøgning om ophævelse af landbrugspligt på mr. nr. 13a Vejenbrød By, Karlebo. 11. Ejerstregi for Fredensborg Forsyning Holding A/S og tilhørende selskaber. Fredensborg kommune har udarbejdet et oplæg til en ejerstregi for Fredensborg Forsyning Holding A/S og tilhørende selskaber. Ejerstregien beskriver på et overordnet niveau Fredensborg Kommunes stregi for forsyningskoncernens virke. Den konkrete udmøntning af stregien varetages af selskabets bestyrelse og direktion. 9
Ejerstregi for Fredensborg Forsyning Holding A/S og tilhørende selskaber tages til orientering. Bilag nr. 11.1: Ejerstregi for Fredensborg Forsyning Holding A/S og tilhørende selskaber 12. Evt. salg af pavillon Højvangen 25. Humlebæk Boligselskab har rettet henvendelse til Fredensborg Forsyning med henblik på køb og fjernelse af pavillonen på Højvangen 25. Humlebæk Boligselskab har tilbud 400.000 kr. for bygningen alene. Den tilbudte pris omfter ikke nødvendige retableringsarbejder herunder fjernelse af punktfundamenter, el, kloak, vand, IT, klimaanlæg mv. Det skønnes, alene retableringsudgifterne vil andrage 150.000 kr. til 200.000 kr. pavillonen ikke sælges. 13. Resultaftale 2012 for direktøren. Bestyrelsesformanden foreslår, direktørens resultaftale for år 2012 indeholder følgende temaer: 10
1. Energioptimering primært på spildevandsområdet 2. Kørselsoptimering 3. Benchmarking Bestyrelsesformanden indstiller, bestyrelsesformanden bemyndiges til indgå en resultaftale med direktøren for år 2012 indeholdende de nævnte temaer. Bestyrelsesformandens indstilling vedtaget. 14. Regulering af direktørens vederlag. I henhold til direktørens ansættelseskontrakt kan vederlaget reguleres én gang årligt. En eventuel regulering sker med virkning fra april måned. Bestyrelsesformanden indstiller, direktørens vederlag reguleres med 2,4% svarende til den gennemsnitslige lønstigning på det offentlige og det prive arbejdsmarked. Bestyrelsesformandens indstilling vedtaget. 15. Studietur til Berlin. Med baggrund i byrådets beslutning om afskaffelse af studieture for kommunens fagudvalg foreslår bestyrelsesformand Ole Bergmann, den planlagte studietur til Berlin aflyses. Bestyrelsesformanden indstiller til bestyrelsen, 11
studieturen til Berlin aflyses. Bestyrelsen besluttede nedsætte en planlægningsgruppe bestående af Carsten Nielsen, Flemming Rømer, Jan Kristensen og Henrik Hansen 16. Afholdelse af sommerfest for bestyrelse og medarbejdere. Bestyrelsen har tidligere besluttet afholde en årlig sommerfest for bestyrelse og medarbejdere. der afholdes sommerfest for bestyrelse og medarbejdere fredag den 15/6 2012. Bestyrelsen besluttede afholde sommerfest den 22/6-2012, kl. 14:00. Eventuelt. Næste møde. Næste ordinære bestyrelsesmøde den 26. april 2012 kl. 18:00, Fredensborg Forsyning Højvangen 23, 3480 Fredensborg. 12