Bestyrelsen 14. november 2007 Referat Deltagelse Til stede: Katherine Richardson (formand), Hans Halvorsen (næstformand), Sidsel Homann, Merete Ipsen, Claus Christensen (deltog i pkt. 9), Ole Pedersen, Niels Jørgen Andresen, Børge Rasmussen, Ronni Lykke Møller, Mikkel Kolding Fra ledelsen: Preben Clausen, Mona Birkø, Susanne Dombernowsky Referent: Peter Cederstrøm. Afbud: Erik Højsholt, Pauli Johansen og Per Lund Indholdsfortegnelse 1. REFERAT BS 3.... 2 2. MEDDELELSER... 3 A) KURSISTRÅDET... 3 B) BESTYRELSEN: SAMMENSÆTNING, KØRSELSUDGIFTER, MØDEPLAN, ERSTATNINGSANSVAR... 3 C) VUC-B NYT EVT. SPØRGSMÅL TIL DE SENESTE UDSENDELSER... 3 D) 6. FERIEUGES ADMINISTRATION... 3 E) 2-ÅRIGT HF PÅ VUC ÅRHUS... 4 F) STATUS VDR. BYGNINGERNE PÅ KORT OG MELLEMLANGT SIGT... 4 G) SØGETAL 07 SAMMENLIGNET MED 06 OG 05... 4 H) GENNEMFØRELSE 06/07 SAMMENLIGNET MED 05/06 OG 04/05... 4 I) VUC-DELTAGELSE I TRE KONSORTIER VDR. 1) REGERINGSINITIATIVET TVÆRINSTITUTIONEL VEJLEDNING OG RÅDGIVNING 2) REGION MIDTJYLLANDS-INITIATIVET KOMPETENCEPLATFORM ÅRHUS OG 3) SOCIALFONDS-INITIATIVET JOBSLØJFEN.... 4 J) AKTIVITETSINDBERETNING EFTERÅR 07... 5 K) SKOLENS 50-ÅRS JUBILÆUM AUGUST 2008... 5 L) BOULEVARDEN 5... 5 M) GSK PÅ SEMINARIERNE... 5 N) LABORATORIEKURSER OG LABORATORIEKAPACITET... 5 3. UNDERVISNINGSTILBUD 08/09 1. UDKAST... 6 4. VISION OG STRATEGI NYT SAMLET OPLÆG... 7 5. BYGNINGSSTRATEGIENS LANGE SIGT... 8 6. RESULTATLØN FORSTANDER... 10 7. KVARTALSRAPPORT 3 INCL FORVENTET REGNSKAB 07 OG LIKVIDITETSREGNSKAB JAN-OKT 07... 12 8. BUDGET 08 1. UDKAST... 13 9. VUC ERHVERV OPLÆG V/ KONSULENT INGER GOUL ANDERSEN... 15 10. EVENTUELT... 15 1
1. Referat BS 3. Referat blev godkendt og underskrevet. 2
2. Meddelelser a) kursistrådet Efter et par orienteringsmøder for de nye kursister er det nu lykkedes at få dannet et kursistråd, som nu har konstitueret sig og valgt repræsentanter ind i skolens styrende organer for 2007/2008. Indvalgt i bestyrelsen er således: Ronni Lykke Møller Mikkel Kolding (kursistrådsformand) uden stemmeret Desuden har kursistrådet indvalgt Anna Møller Pedersen i Uddannelsesudvalget Som noget nyt og for at styrke kontinuiteten i kursistrådsarbejdet har skolen udpeget to kontaktlærere, der har til opgave at bistå kursistrådet med etableringen af sociale arrangementer og at være bindeled til skolens administration og ledelse. Orientering ved Preben Clausen. b) bestyrelsen: sammensætning, kørselsudgifter, mødeplan, erstatningsansvar Bestyrelsens nye sammensætning efter kursistrådets dannelse fremgår af vedlagte bilag. Vedr. bestyrelsens kørselsudgifter til og fra møderne foreslår ledelsen, at denne ydelse følger statens regler om højeste takst pr. km, dvs. p.t. kr. 3,35. Forstander har udarbejdet et notat om sagen af hensyn til revisionen. På VUC Århus har flg. herefter ret til højeste takst: skolens fire ledere, erhvervskonsulenten og bestyrelsens medlemmer. Vedr. mødeplanen: MØDE 6 blev ved sidste møde aftalt til tirsdag den 27. maj 2008. I referatet står fejlagtigt onsdag. Desuden kan det vise sig nødvendigt at flytte et møde i foråret 08 eller etablere et ekstra, når den endelige tidsplan vdr. aflevering af det endelige revisorpåtegnede og af bestyrelsens medlemmer underskrevne årsregnskab 2007 (den såkaldte årsrapport) foreligger. Det sandsynlige er et møde ultimo marts 2008. En rettet mødeplan 2007-2009 er vedlagt som bilag Vedr. bestyrelsens erstatningsansvar: vi har undersøgt sagen se vedlagte bilag. Orientering om bestyrelsens erstatningsansvar og kørsel. Aftalt at mødetidspunkt for ekstraordinært bestyrelsesmøde med henblik på underskrift af Årsrapport aftales pr. brev eller mail. c) VUC-B Nyt evt. spørgsmål til de seneste udsendelser VUC-B.Nyt fra VUC s bestyrelsesforening, som bestyrelsens medlemmer får direkte til den personlige mailbox, er nu nået til nr. 27 dateret 31. oktober 2007. Evt. spørgsmål til materialet vil kunne drøftes under punktet. Orientering ved Preben Clausen d) 6. ferieuges administration Det blev rejst som spørgsmål ved sidste møde, om administrationen af 6. ferieuge er på vej mod ændring. Vi har nu undersøgt sagen: Reglerne om afvikling af særlige feriedage er ændret med virkning fra ferieåret 2007/2008. Fra dette tidspunkt kan ikke blot den ansatte, men også ansættelsesmyndigheden bestemme, at dagene skal afholdes og derfor ikke kan godtgøres kontant. Hvis dagene ikke er afviklet, og afviklingstidspunktet ikke fastlagt senest 1. januar, har ansættelsesmyndigheden mulighed for at varsle dagene afholdt inden ferieårets udløb. Varslingen sker efter reglerne for restferie, dvs. med et varsel på 1 måned. 3
Er dagene ikke afholdt ved ferieårets udløb, skal ansættelsesmyndigheden fortsat på eget initiativ godtgøre dagene kontant, medmindre der er indgået aftale om overførsel. Udbetalingen skal ske senest med lønudbetalingen ultimo maj. På VUC Århus betyder det, at medarbejdere, der på nuværende tidspunkt er omfattet af en statslig overenskomst, er omfattet af ovenstående nye regler (HF lærere samt medarbejdere der er ansat efter 1. januar 2007 på statslige vilkår). Fra og med det kommende ferieår (1.4.2008 1.4.2009) har cirkulæret virkning for alle ansatte, da overgangsordningerne fra amtslig til statslig ansættelse er afsluttet, og alle dermed er ansat på vilkår gældende for statens personale. (PEC/JJ) Orientering om reglerne. Ole Pedersen spurgte om dagene kan afholdes på dage med undervisning? Susanne Dombernowsky orienterede om, atpraksis hidtil har været, at såfremt dagene blev afholdt på undervisningsdage, gennemføres undervisningen på et andet tidspunkt. e) 2-årigt HF på VUC Århus Siden sidste møde har UVM rettet en skriftlig forespørgsel til landets VUC er med henblik på at få overblik over, hvilke skoler der søger licens til at udbyde 2-årigt HF i skoleåret 2008/2009. VUC Århus har administrativt svaret, at vi opretholder ansøgningen, jfr. meddelelsen ved sidste møde, men at et starttidspunkt i 08 er usandsynligt p.g.a. det omfattende udredningsarbejde, som gennemføres i et samarbejde mellem Region Midtjylland, VUC Århus og gymnasierne i Region Øst. Se vedlagte bilag. Orientering ved Preben Clausen. Region Midtjylland udtaler sig om behovet i lokalområdet og ikke om undervisningens placering på den enkelte undervisningsinstitution. f) status vdr. bygningerne på kort og mellemlangt sigt Ved den samlet set uændrede søgning til skolen ved auguststarten 2007 er det lykkedes at få plads til samtlige hold på skolens fire adresser ( IBS,SJ,SP,Samsø). Det forventes, at også januarstarten 08 kan rummes i vore egne lokaler. Det underliggende problem med for ringe plads og for spredte lokaler eksisterer dog fortsat. Med hensyn til overtagelsen af Bülowsgade og Aktivitetscentets udflytning er der fortsat kontakt til såvel den sociale afdeling som ejendomsforvaltningen. Et nyt statusmøde er aftalt til den 16. januar 2008. Se pkt. 5 g) søgetal 07 sammenlignet med 06 og 05 Materialet omdeles og kommenteres under mødet. Mona Birkø og Susanne Dombernowsky orienterede om søgetallene. Der blev omdelt statistik for hver afdeling. h) gennemførelse 06/07 sammenlignet med 05/06 og 04/05 Bestyrelsen spurgte ved sidste møde til gennemførelse og eksamensdeltagelse i de seneste tre år. Med de vedhæftede bilag fremlægger skolen hermed de ønskede tal, som dog ud over de få skriftlige kommentarer på sidste side kræver en redegørelse, som gives af lederne under mødet. Orientering ved Mona Birkø og Susanne Dombernowsky Meddelelser i) til m) blev taget til efterretning uden gennemgang af hensyn til at nå de øvrige punkter på dagsordnen. Endvidere orienteres bestyrelsen uden for dagsorden med dette referat om, at VUC Århus pt. er ved at forbedre skolens laboratorieforhold i Bülovsgade, jfr. nedenfor under n). i) VUC-deltagelse i tre konsortier vdr. 1) Regeringsinitiativet Tværinstitutionel vejledning og rådgivning 2) Region Midtjyllands-initiativet Kompetenceplatform Århus og 3) Socialfonds-initiativet Jobsløjfen. Der orienteres under mødet om de 3 initiativer, der alle følger op på de store dagsordener i Globaliseringsredegørelsen, Trepartsforhandlingerne og Velfærdsforliget. Initiativerne indgår desuden i det pædagogiske kvarter nedenfor. Inger Goul Andersen vil desuden kommentere dette netværksarbejde under dagsordenens punkt 9. 4
j) aktivitetsindberetning efterår 07 Skolen gennemfører i oktober og november måned den endelige indberetning af det taxameterudløsende kursisttal til Institutionsstyrelsen. Per Lund vil kort kommentere arbejdet under mødet. k) skolens 50-års jubilæum august 2008 I august måned 2008 vil det være 50 år siden, at de første kompetencegivende voksenuddannelser på folkeskoleniveau startede i Århus på Ingerslevs Boulevard Skole som et kommunalt initiativ. Aktiv i processen var daværende skolerådmand Bernhardt Jensen og skoleinspektøren på Ingerslevs Boulevards Skole Gunnar Nielsen. Skolen ønsker at markere de 50 år i voksenuddannelsens tjeneste under forskellige former i efteråret 2008. Der orienteres nærmere under mødet. l) Boulevarden 5 Med nogen forsinkelse udkom Boulevarden 5 medio oktober. Tidsskriftet er rundsendt til bestyrelsens medlemmer. Boulevarden sendes desuden til samtlige VUC er og gymnasier i Danmark og til skolens meget brede kontaktnet. m) GSK på seminarierne Efter aftale med Århus Seminarium etablerer skolen nu GSK-undervisning for lærerstuderende i fagene idræt og billedkunst forud for påbegyndelsen af linjefaget. n) laboratoriekurser og laboratoriekapacitet VUC Århus er af Langkær Gymnasium og HF og af UVM blevet spurgt, om skolen ønsker at overtage afviklingen af laboratoriekurser i Vestdanmark fra foråret 08. Dels har skolen i de senere år haft ansvaret for kemi-kurserne, og dels ligger opgaven bedre placeret på et stort VUC end på et gymnasium. Laboratoriekurser er en obligatorisk del af eksamensforberedelsen for selvstuderende fra gymnasiet og hf. Der optages i alt ca. 135 til kurserne om året. Fra 08 finansieres aktiviteten via et nyt statstaxameter. Forventet omsætning ca. 0,4 mio. Med flytningen til VUC Århus vil laboratoriekurser fra 08 blive afviklet to steder i Danmark: på Københavns VUC og VUC Århus. Skolen har accepteret og undersøger nu, hvad indretningen af ekstra laboratoriekapacitet på SJ i tilknytning til kemi- og biologilokalerne koster. Presset fra GSK på kapaciteten har i en årrække været stort, og laboratoriekurserne er blot dråben, der får bægeret til at flyde over. 5
3. Undervisningstilbud 08/09 1. udkast Sagsfremstilling Skolens afdelinger har udarbejdet et første udkast til nyt undervisningstilbud for 2008/2009. Da det er vigtigt at fastholde og udvikle dynamikken i et enkeltfagstilbud som VUC Århus, forelægger vi under dette punkt alene tilbuddet i rammeform frem for lister over de enkelte holdtilbud i hver afdeling. Den måde, hvorpå tilbuddet overordnet er organiseret, afspejler skolens mission og tager hensyn til den foreslåede vision med underliggende strategi, som bestyrelsen behandler nedenfor. I begge afdelinger er der endvidere blevet plads til nyskabelser i tilbuddet. Tilbuddet er det materielle grundlag for budget 2008 som behandles nedenfor. Ved bestyrelsens 2. behandling af tilbuddet i foråret 08 vil en liste over de konkret udbudte hold blive vedlagt. Under mødet vil afdelingslederne knytte supplerende kommentarer til tilbuddet. Ledelsen indstiller: - at beskrivelsen af tilbud 2008 fra såvel AVU-afdelingen som HF/GSKafdelingen drøftes og herefter godkendes som arbejdsgrundlag for det videre arbejde - at bestyrelsen ved næste møde forelægges en oversigt over det konkrete tilbud på holdniveau Bilag: 1. Tilbud 2008 AVU-afdelingen 2. Tilbud 2008 HF/GSK-afdelingen Drøftelse: Mona Birkø orienterede om, at tilbuddet i AVU afdelingen er rettet ind efter at samle unge op som mangler 8. eller 9. eller 10. klasse. Udbuddet er fordelt med ca. 50 pct. udbud på enkeltfag og 50 pct. udbud på klasser. Under orienteringen blev samarbejdet med UU berørt vdr. de såkaldte unge-klasser. Det aftaltes, at ledelsen til næste møde redegør for udviklingen i samarbejdet med UU om unge-situationen. Susanne Dombernowsky orienterede om, at der påtænkes udbudt flere halvårshold på HF-fladen med henblik på sikring af gennemførelse til hel HF eksamen samt at udbuddet af enkeltfag er bredt. Den største udfordring er inden for GSK. Formanden bemærkede, at det er hendes formodning, at få er klar over, at der ofte er behov for supplering for at kunne komme ind på videregående uddannelser, og at der muligvis kunne være behov for annoncering herom. VUC Århus er som GS-koordinator ansvarlig på landsplan for al PR vdr. GSK, og skolen sørger nu for en ekstra kampagne vdr. de nye og skærpede adgangskrav. Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning. Bestyrelsen bemærkede, at det var et fint arbejdsgrundlag 6
4. Vision og strategi nyt samlet oplæg Sagsfremstilling Bestyrelsen behandlede som et selvstændigt tema på MØDE 3 et første oplæg til en vision for VUC Århus. På mødet besluttedes det, at det første oplæg skal tilrettes på en række punkter, som kort kan resumeres således: - det sproglige udtryk i selve visionen skal holdes i et realistisk leje, og teksten skal være kortfattet og generel. Visionen er bestyrelsens hovedinteressefelt. - den underliggende strategi med konkrete handlingsplaner skal tydeligt følge op på visionen. Strategi og handlingsplaner er ledelsens arbejdsfelt. - strategi og handlingsplaner justeres løbende af skolens ledelse som et led i visionsopfølgningen På den baggrund fremlægger skolens ledelse ved dette møde et revideret oplæg til vision for VUC Århus, kaldet Vision 2012 Videre med VUC. Formuleringerne har været drøftet med skolens organisationsudvalg og senest med det samlede personale på et personalemøde den 8. november 2007. Der kan derfor til bestyrelsesmødet forekomme ønsker til enkelte ændringer i teksten. Det materiale, der forelægges i dag, består af 5 dele, hvoraf det foreslås, at bestyrelsen ved dette møde koncentrerer sig om punkterne1 og 2: 1. Vision 2012 Videre med VUC 2. Strategi i overskrifter 3. Forudsætninger for visionen 4. Skolens værdigrundlag 5. Skolens mission Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen drøfter og derefter beslutter teksten under punkt 1 - at bestyrelsen evt. supplerer teksten vedr. strategien under punkt 2 - at ledelsen til et senere møde forelægger bestyrelsen et udkast til en sammenhængende strategiplan frem til og med 2012, der samtænker skolens egenformulerede vision med de eksterne krav til dokumentation, som er indeholdt i kvalitetsbekendtgørelsen, årsrapport, ressourceregnskab og resultatlønskonceptet. - at ledelsen indarbejder en investeringsoversigt i strategiplanen Bilag: Vision 2012 Videre med VUC Drøftelse: Preben Clausen omdelte ny side 1 hvor der var indarbejdet enkelte rettelser efter personalemøde samt drøftelse i skolens samarbejdsudvalg. Bestyrelsen fandt rettelserne relevante og gode. Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning med bemærkning om, at rammerne nu er på plads til det videre arbejde på det operationelle plan. 7
5. Bygningsstrategiens lange sigt Sagsfremstilling Bestyrelsen tiltrådte ved MØDE 3 følgende: a) at der indtil videre på det lange sigt arbejdes på to fronter: 1) en fortsat teknisk afklaring af det mulige i Multimediehuskonstruktionen 2) en afsøgning af de andre alternativer b) at det derfor står åbent indtil videre, om sigtepunktet forbliver 2012 som hidtil angivet, eller 2014, hvis Multimediehus-konstruktionen alt andet lige foretrækkes, når samlokaliseringsanalysen er færdig c) at forslag til afhjælpning af skolens lokaleproblemer på det mellemlange sigt 2007-2012 udarbejdes af skolens ledelse, når der er større afklaring på ovenstående, og når søgetallene for 07 er analyseret Vedr. a) kan det oplyses, at samlokaliseringsanalysen vedr. bygningsfællesskabet med Multimediehuset, som Århus Kommune finansierer, endnu ikke er klar. Ledelsens foreløbige og forsigtige vurdering er, at det teknisk vil være muligt at placere VUC Århus i bygningsmassen, men at huslejeniveauet, der baseres på markedslejen for et kvalitetsbyggeri på bedste plads i Århus, af Århus Kommune formentlig vil blive fastsat på så højt et niveau, at VUC Århus ikke vil kunne betale den over en normal drift. Der vil derfor være behov for: a) ad politiske kanaler at søge huslejen reduceret med henvisning til synergipotentialet mellem de to institutioner og/eller b) at tære på skolens egenkapital som et bidrag til huslejen. Med hensyn til andre alternativer henvises til sammenfatningen nedenfor. Vedr. b) og c) disse punkter er derfor fortsat uafklarede. På ovenstående baggrund kan følgende alternative muligheder beskrives: 1. Multimediehuset er fortsat en løsningsmulighed, jfr. forbeholdene ovenfor 2. Skolens ledelse holder sig desuden løbende orienteret om verserende planer for skolestrukturen i midtbyen og gennem et samarbejde med Århus Kommune om mulighederne heri for en samling af VUC Århus 3. Skolens ledelse undersøger desuden mulighederne for en samling af VUC Århus ved flytning til et nyt VUC på en central plads i Århus enten som eget bygning eller som lejemål eller i en kombination af de to. 4. Endelig undersøger skolens ledelse, om en samling af skolen kan ske ved ombygning og nyindretning af de to ejede bygninger IBS og SJ. Ledelsen indstiller: - at ledelsen udarbejder en prognose for aktivitetsudviklingen frem til 2012 - at ledelsen på den baggrund undersøger de 4 beskrevne alternativer ovenfor - at ledelsen foretager en indstilling om en samling af VUC Århus til et senere møde i bestyrelsen Drøftelse: Det er væsentligt at være realistisk i forhold til huslejeomkostninger m.v,. hvorfor det også er vigtigt at have flere muligheder åbne, hvis det viser sig, at Multimediehuset af den ene eller anden grund ikke er attraktivt. Desuden ligge Multimediehuset nu for skolens behov 8
langt ude i fremtiden, nemlig ca. 2015. Preben Clausen orienterede om, at der muligvis vil kunne vise sig andre muligheder end Multimediehuset, som følge af at skolestrukturen i Århus midtby er under forandring. Men indtil videre er det meget usikkert, hvad der sker. Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning med bemærkning om, at fortsatte sonderinger ligger i forstanderens hænder med henblik på en senere indstilling til bestyrelsen. 9
6. Resultatløn forstander Sagsfremstilling UVM har med brev af 16. august 2007 sendt et udkast i høring vedr. et nyt resultatlønskoncept. Via lederforeningen har skolen modtaget materialet den 5. september 2007. Konceptet vedrører skolens forstander og rummer endvidere mulighed for at bemyndige forstander til at anvende konceptet over for øvrige ledere. For VUC-området består forslaget af et obligatorisk indsatsområde (HF: frafald, AVU: eksamensdeltagelse) og syv valgfrie indsatsområder grupperet under tre overskrifter (højt fagligt niveau, stærke og udviklingsorienterede institutioner, effektiv institutionsdrift), hvoraf der i en konkret aftale skal vælges et til to. Regelsættet træder i kraft den 1.8.2007, og der skal indgås aftaler mellem bestyrelse og forstander inden 1.12.07. VUC-området er dog indtil videre ikke omfattet, da der ikke er indgået overenskomst med ledernes organisation endnu. Det skyldes to forhold. Dels er VUC -lederne som LC-organiserede i samme situation som AVU-lærerne, for hvem der ved overgang til selvejet ikke var og forsat ikke er en statslig overenskomst, jfr. forårets konflikt. Og dels skyldes det, at VUC-lederne siden efteråret 2006 har været i gang med en samlet overflytning til DJØF. Der er nu i Personalestyrelsen accept af, at DJØF har forhandlingsretten, hvorefter overenskomstforhandlingerne for lederområdet kan indledes. Herefter kan resultatlønskonceptet anvendes. Den fastlåste situation er således på vej mod en løsning. UVM har endvidere tilkendegivet, at skulle de formelle rammer omkring resultatløn for ledere i VUC-området ikke falde på plads relativt hurtigt, er man indstillet på at bemyndige bestyrelserne til at foretage en tilsvarende honorering, således at VUC-området i praksis og fra første færd sidestilles med gymnasieområdet, hvor der i dag eksisterer en statslig overenskomst. Der forestår derfor to opgaver. For det første skal en ny overenskomst lægge de overordnede rammer for en ny indplacering af VUC-lederne, som bestyrelsen derefter kan udnytte konkret for VUC Århus vedkommende. For det andet skal bestyrelsen forhandle et resultatlønskoncept med forstander Preben Clausen. Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen bemyndiger formandskabet til at forhandle en resultatlønsaftale med forstander Preben Clausen, når UVM giver grønt lys dertil. Aftalen medtænker skolens Vision 12 med tilhørende strategi. - at bestyrelsen bemyndiger formandskabet til at færdigforhandle den verserende indplaceringssag vdr. forstander Preben Clausen, når den juridiske ramme herfor er på plads - at formandskabet efterfølgende orienterer den samlede bestyrelse Bilag: Orientering vedr. nyt resultatlønskoncept, Institutionsstyrelsen 16.8.07 Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning. Endvidere blev det besluttet, a) at der arbejdes inden for en ramme af det maksimale beløb b) at formandskabet udarbejder en model for en resultatlønsaftale som forelægges bestyrelsen, c) at bestyrelsens medlemmer er velkomne til at komme med forslag til resultatmål til denne model, d) at en realistisk vurdering er, at der ikke udmøntes fuldt ud, men at dette naturligvis skal være en mulighed samt e) at det er formandskabet der forhandler og udmåler forstanderens endelige indplacering, resultatlønskontrakt eller løndele, der af UVM stilles til rådighed, indtil den 10
juridiske ramme om resultatløn er på plads. UVM har netop meddelt, at bestyrelserne indtil videre kan forhandle merarbejde til skolens forstander. Se vedlagte bemyndigelse. Bestyrelsen orienteres efterfølgende, og midler til resultatløn m.v. afsættes nu med virkning fra 08 i skolens budget. 11
7. Kvartalsrapport 3 incl forventet regnskab 07 og likviditetsregnskab jan-okt 07 Sagsfremstilling Kvartalsrapport 3 incl forventet regnskab 07 Med de medfølgende bilag fremlægger skolen resultatet af 3. kvartal og i samme regneark det forventede resultat af 4. kvartal og det forventede årsresultat 2007. På dette tidspunkt er det forventede overskud på ca. 3,3 mill.kr. Bemærkninger til materialet: Alle lønbudgetter er reviderede, sådan at forudsætningerne til lønudgifterne for resten af året er indregnet. For driftsbudgetterne forventes det ud fra en samlet vurdering, at budgettallet vil blive overholdt. Det forventede forbrugstal for 4. kvartal er beregnet ud fra denne forudsætning. Det betyder, at der kan være ret stor forskel på tallet for 4. kvartal set i forhold til budgettallet isoleret set for de enkelte konti. Der er p.t. usikkerhed om praksis for bogføring af feriepengeafregning samt overtimeudbetaling m.v. De aktuelle tal er baseret på den hidtidige praksis, som er at udgifterne udgiftsføres, når de afholdes. Det vil i den kommende tid blive afklaret med skolens revisionsfirma om der skal ske ændringer på dette punkt, og det kan få en vis betydning for driftsresultatet. Der er indregnet en udgift på ca. 210.000 kr. og et ekstraordinært tilskud vedr. fusionen med Samsø på 180.000 kr. til delvis dækning af denne udgift. Disse poster har ikke hidtil været indregnet i tallene. Der er indregnet IDV-indtægter fra AVU-afdelingen på 260.000 kr. De modsvarende udgifter står under ordinær drift og er p.t. specificeret fuldt ud. Det betyder, at der senere skal ske en ompostering af udgifter Der er i budgetbeløbet indregnet en udgift på 150.000 kr. til afskrivning vedr. ikkeafleverede bøger. Det er p.t. usikkert, om en sådan afskrivning vil blive foretaget i 2007. Likviditetsregnskab jan-okt 07 Tal pr. 31/10 afstemt med regnskabssystem og bankudskrifter. Vedr. den forventede udvikling resten af året henvises til noterne nederst i bilaget. Tallet vil her vise et nettoforbrug af likviditet, idet en række a conto /forudbetalinger skal tilbagebetales, og beløb vedr. driftsoverenskomster og GSK skal videresendes til andre skoler. Ledelsen indstiller - at kvartalsrapport og likviditetsregnskab tages til efterretning Bilag: 1. Budget 2007 resultat 3. kvartal og forventet regnskab 07 2. Likviditetsregnskab jan-okt 2007 Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning. Bestyrelsen udtrykte endvidere tilfredshed med skolens økonomistyring og det forventede resultat. 12
8. Budget 08 1. udkast Sagsfremstilling Undervisningstilbuddet vedr. 08/09 blev beskrevet ovenfor under pkt. 3. På baggrund af de forventede årskursisttal i alle skolens foreslåede aktiviteter er der nu opstillet et første budget for 2008. Ledelsen ønsker i vedhæftede bilag at knytte to kommentarer til budgetmaterialet: a) en budgetvurdering fra AVU-afdelingen b) en budgetvurdering fra HF/GSK-afdelingen Med udgangspunkt i den samlede forventede produktion af årskursister i 08 udviser budgetforslaget et overskud på ca. 1,9 mill. kr. Fordelingen på afdelingsbudgetter kan opstilles således (i mill.kr.) : HF-afdelingen + ca. 2,6 AVU-afdelingen + ca. 0,3 Serviceafdelingen - ca. 0,4 + ca. 2,5 Skolens betaling til overgangsordningen (med forbehold for ændringer!) - 0,6 SAMLET FORVENTET OVERSKUD + 1,9 mill.kr. Vedrørende budgetforudsætninger : A. Indtægter : Tallene bygger på afdelingernes skøn over antal årskursister m.v. samt de oplyste taxametersatser. Det skal bemærkes, at også administrations- og bygningstilskud fra og med 2008 er taxameterfinansierede i modsætning til praksis i 2007, hvor skolen blev tildelt et fast beløb til disse formål. Budgetbeløbet er betydeligt mindre end det faste tilskud i 07 og baseret på det forventede årskursisttal i 08. Det er uvist, om UVM vil anvende det noget højere årskursisttal i 07 som bevillingsgrundlag. I dette tilfælde forbedres det forventede resultat i 08 med ca. 0,6 mill. Udgifter : Udgifter til løn er beregnet med udgangspunkt i : afdelingernes skøn over det forventede samlede lærerårsværksforbrug en fremskrivning af lønudgifterne fra skolens lønsystem, tillagt en korrektion ud fra en beregnet gennemsnitsløn. Der er heri afsat sædvanlige reserver til overtidsbetaling, syge- fravær m.v. samt en reserve på HF-lønbudgettet på 300.000 kr. til ekstra udgifter i forbindelse med at skolen overtager udgifterne til honorering af skriftlig censur fra og med 2008. en uændret bemanding af skolens ledelse og serviceafdeling Udgifter til driftsudgifter er på nuværende tidspunkt lavet som et uændret samlet udgiftsniveau, dvs. svarende til 2007-budgettallet, tillagt en P/L-regulering på 2,7 % 13
Forud for fremlæggelsen af det egentlige budget for 2008 vil både løn- og driftsudgiftsposter blive gennemgået nøje med henblik på en mere konkret vurdering af det forventede niveau. Ledelsen indstiller: - at budgetudkast 2008 drøftes og godkendes - at skolen til næste møde fremlægger et 2. udkast, der også rummer forslag til investeringer bl.a. som følge af Vision 2012 Bilag: 1. Budgetvurdering af AVU-afdelingen 2. Budgetvurdering fra HF/GSK-afdelingen 3. Budget VUC Århus 2007 Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning. 14
9. VUC Erhverv oplæg v/ konsulent Inger Goul Andersen Inger Goul Andersen holdt et meget spændende oplæg om bl.a. skolens netværkssamarbejde. Bestyrelsen fandt, at det endnu engang var givende at få et blik ind i VUC Århus- virksomheden. VUC Århus 10. Eventuelt Ad 1. Ronni Lykke Møller orienterede om, at kursistrådet bør fremgå af den officielle organisationsplan. Det blev aftalt, at sagen undersøges til det kommende bestyrelsesmøde. Ad 2. Ronni Lykke Møller anførte, at kursistrepræsentanterne i skolens bestyrelse får tiden hvor de sidder i møde, registreret som tilstedeværelse i undervisningen. Formanden henviste Ronni Lykke Møller til forstanderen med henblik på sagens afklaring. 15
Underskriftsblad til brug ved MØDE 5 I bestyrelsen: Katherine Richardson (formand) Hans Halvorsen (næstformand) Erik Højsholt Merete Ipsen Sidsel Homann Pauli Johansen Claus Christensen Ole Pedersen Børge Rasmussen Niels Jørgen Andreasen Ronni Lykke Møller Mikkel Kolding Preben Clausen (forstander) 16