Overskrift Mødedeltagere - Boligorganisationen: Mødedeltagere Hjørring Kommune (HJK): Administrativ enhed: Styringsdialogmøde med Boligselskabet Nordjylland Arsenalvej 20, 9800 Hjørring Formand: Troels Bidstrup Hansen; Direktør: Bendix Jensen; Regnskabschef: Charlotte Lie Risager. Dir. Andreas Duus, Hans Paludan, Liselotte Jensen, Annette Holm Teknik og Miljø Mødedato: 12-10-2017 Dato for referat og referent: Journalnr.: Dagsorden 1. Opfølgning på aftalepunkter fra forrige styringsdialogmøde: Ledelsen forholder sig til indholdet i revisionsprotokollatet, herunder de nævnte henstillinger, bemærkninger og forbehold m.v. Ledelsens behandling og beslutning skal fremgå af møde-protokollat. Der samarbejdes fortsat med LBF og Hj. Kommune på en afklaring af den økonomiske genopretning af afdeling 26 Bindslev. Ledelsen forholder sig til indholdet i revisionsprotokollatet, herunder de nævnte henstillinger, bemærkninger og forbehold m.v. Referater fra bestyrelsesmøder på både afdelings- og organisationsniveau skal være tilgængelige for beboerne fx via hjemmeside. De ajourførte vedligeholdelsesplaner anvendes konstruktivt og planernes omfang indar-bejdes i den fremtidige økonomistyring. Opfølgning på aftalepunkter fremsendes til tilsynet. Deadline 1. marts. Organisationen gør revisor opmærksom på, at personfølsomme oplysninger udelades af revisionsprotokollen. Side! 1 af 5!
Regnskabsmateriale, der skal være tilgængeligt for tilsynet senest 15. august. Der er fulgt tilfredsstillende op på sidste års aftaler. 2. Boligorganisationen orienterer: Forretningsfører Bendix Jensen orienterede om selskabets aktiviteter rundt i Nordjylland, 3. Gennemgang af dokumentationspakken for regnskabsåret 2016 punkt A F; jf. skema. A) Økonomi/drift Regnskab 2016 Tema Økonomiske udfordringer kort og langt sigt Referat og aftalepunkter Boligselskabet har haft stor fordel af at indgå i venteliste og markedsføringsfællesskabet Bo i Aalborg. Der er ikke altid helt sammenhæng mellem vedligeholdelsesplaner og henlæggelser i budgetterne. Det er selskabets vurdering at kommunens udgifter til lejetab i ældreboligerne på Havbakken i Løkken vil kunne nedbringes ved at give tilladelse til udlejning til andre beboergrupper. Dispositionsfond og arbejdskapital Status for optimering Dispositionsfonden er nu i en størrelse (15 mio. kr.) hvor der ikke er behov for yderligere bidrag fra afdelingerne. Udgifter til lejetab er nedbragt fra 6,8 mio. til 1,4 mio. Side! 2 af 5!
Administrationsbidrag Administrationsbidraget er fortsat blandt de billigste i landet. Sideaktiviteter Enkelte boliger udlejes fortsat som ferieboliger. LBF s regnskabsgennemgang Ingen bemærkninger Dokumentationspakken Ingen bemærkninger Aftaler: Der er skal sikres bedst mulig sammenhæng mellem vedligeholdelsesplaner og henlæggelser i de fremtidige budgetter. B) Ledelse og beboerdemokrati Redegørelse for ledelse og generelle ledelsesmæssige tiltag Selskabet og kommunen skal sammen arbejde med at finde en løsning på nedbringe udgifterne til tomgangsleje for ældreboliger, i første række boligerne på Havbakken. Selskabet redegjorde for aktuelle tiltag på området Beboerdemokratiske udfordringer rekruttering og kompetencer Status og strategi for evt. sammenlægning af afdelinger Gennemgang af evt. klagesager og henvendelser til kommunen Åbenhed om organisationens virke og offentliggørelse af referater De mange meget spredte bebyggelser kan være en udfordring for de enkelte afdelinger. Ingen bemækninger Der har ikke været henvendelser til tilsynet vedr selskabet i det forløbne år Ingen bemærkninger Aftaler Ingen Side! 3 af 5!
C) Udlejning, boligsociale tiltag og integration Lejetab, tomgang, dækning og hensættelser. Se ovenfor under A) Status på boligsociale udfordringer, integrationsudfordringerne, integrationsrådet Ingen særlige udfordringer Aftaler Se ovenfor under A) D) Fremtidssikring byggeri og renoveringer Igangværende og planlagte helhedsplaner, projektemner Der arbejdes med en mulig plan for Møllegården, i Vrå. Tanken er at bygge den nyeste del om til ældreboligfællesskaber og den ældste til treetages familieboliger. Ca. 5 mio kan muligvis hentes ved at få en aftale med landsbyggefonden om ikke at gøre krav på alle udamortiserede ydelser Alternativet er at indfri lånene og sælge til private/ rive ned. På Slagterigrunden i Vrå arbejdes med familieboliger i tæt-lavt byggeri. Status på Hjørring Kommunes boligplan Afventer Aftaler Jura og økonomi vedr. Møllegården undersøges nærmere Der udarbejdes skema A vedr. Slagterigrunden til politisk godkendelse. E) Procedure for regnskabsgodkendelse, aftaleindgåelse og offentliggørelse Side! 4 af 5!
Politisk behandling Forår 2018 Opfølgning på aftalepunkter Forår 2018 Offentliggørelse på hjemmeside og håndtering af fortrolige oplysninger Umiddelbart efter politisk godkendelse. Aftaler Jf. ovenfor F) Diverse Samarbejdet med tilsynet Øvrigt fra boligorganisationen Drøftet. Ingen bemærkninger Aftaler Ingen. Side! 5 af 5!