Møde den: 6. marts 2017 kl. 10-11.30 Mødelokale 1328-120 Referat Aarhus BSS FAMU møde Deltagere: Anja Zimmerdahl, Carsten Dalsager, Anita Birch Trosborg, Anette Storgaard, Merete Elmann, Niels Jørgen Relsted, Søren Michael Nicholson, Eigil Jensen, Iben Skrydstrup Vejen Afbud: Jane Frølund Irming, Nikolaj Harbjerg, Mikkel Nørgaard 1. Godkendelse af dagsorden Ingen bemærkninger Dato: 6. marts 2017 2. Opfølgning på Aarhus BSS FAMU møde d. 7. december 2016. Referatet er godkendt i forbindelse med tidligere udsendelse til FAMU. Evt. bemærkninger til referatet kan fremsættes. Ingen bemærkninger Side 1/5 3. Opfølgning på løbende sager Status for rådgivningspåbud Jf. tidligere udsendt mail til FAMU. EJ orienterede om, at der sandsynligvis skal laves et nyt ventilationsanlæg. Der er lavet initiativer til at tilføje fugt i den tørre bygning, fx via planter. AZ nævnte, at det vil være en god service overfor de nye indflyttere, at arbejdsmiljøgruppen giver dem en orientering om og status for problemet med indeklimaet. Punktet skal på næste FAMU møde. Status for AT-besøg ISV orienterede om, at Center for Rusmiddelforskning fik en grøn smiley i forbindelse med Arbejdstilsynets tilsynsbesøg. Bygning 1481 afventer stadig tilsynsbesøg, og der er stadig en rød smiley i forbindelse med rådgivningspåbuddet i bygning 1483. AZ orienterede om, at der stadig laves PCB kontrolmålinger. 4. Orientering fra HAMU-HSU møde d. 19. december 2016 Mødemateriale og referat er udsendt. AZ orienterede: Dekanatet, Aarhus BSS Aarhus Universitet Bartholins Allé 14 8000 Aarhus C Tlf.: +45 8715 2454 Fax: +45 8715 0201 E-mail: bss@au.dk bss.au.dk
Status på fakulteternes og administrationens handleplansarbejde og de fælles AU-temaer i den psykiske APV Der henvises til redegørelserne i referatet. Det blev aftalt, at UL udarbejder et oplæg om, hvordan der kan arbejdes med god omgangstone på AU. Oplægget drøftes med næstformændene for hhv. HAMU og HSU. God omgangstone bliver et punkt på det kommende FSU-FAMU møde. Side 2/5 Evaluering af fysisk og psykisk APV: Fysisk APV: Tilfredshed med spørgeskema og proces, men delte meninger om anvendeligheden af handleplansmodulet. De våde fakulteter er tilfredse, mens de tørre synes, det er for omstændigt ift. problemernes omfang og karakter. HR overvejer derfor et alternativt handleplanssystem - evt. i form af en skabelon a la den der anvendes ifm. de psykiske APV. Psykisk APV: Lokal dialog og handling er vigtigere end handleplansskemaer og afrapporteringer opadtil Hurtigere og mere smidig proces APV-følgegrupperne har været en succes ift. at sikre opfølgning Muligheden for at bestille særkørsler har fungeret godt En række konkrete ønsker til justering af spørgeskemaet har været fremsat Psykisk APV/trivselsmålinger fremadrettet på AU: Psykisk APV: Konklusion: Vis konservatisme i spørgsmål nødvendig af hensyn til kontinuitet/sammenlignelighed over tid Ikke standardskema (dvs. fortsat variation i spørgsmål til hhv. VIP og TAP) Antal spørgsmål overvejes ifm. forberedelsen af næste APV Fokus på lokal dialog Hurtigere resultater Fortsat central udmelding af fælles temaer fra HAMU/HSU. Trivselsmålinger: Forslag om hyppigere trivselsmålinger har været drøftet på fakulteterne og i administrationen.
Konklusion: Fastholdelse af psykisk APV hvert 3. år med mulighed for at supplere med lokale status- og effektmålinger i den 3-årige periode. Side 3/5 AZ præciserede, at statusmålinger bliver lokalt forankrede på de enkelte institutter, evt. fakulteter. NR nævnte, at HAMU-HSU også havde drøftet, at APV ikke er forskning, men begyndelsen på en samtale. Det skal gøres til del af det daglige arbejde med arbejdsmiljø. Dette mødte opbakning i udvalget, da tallene ofte kan fylde for meget ift. dialogen. 5. Status for beredskab EJ orienterede om beredskabet på Aarhus BSS. Det er besluttet, at understøttelsen af evakueringsøvelser tages ind i Aarhus BSS Bygningsservice. Lars Friis bliver tovholder på opgaven. Arbejdet med talevarsling er i gang. I auditorier kommer der automatisk talevarsling, når der renoveres. Talevarsling i public arealer er i fokus de næste par år. Sideløbende laves en App, som skal testes i maj på Fuglsangsallé. Den er tænkt til hele AU og er på både dansk og engelsk. Krisevagter og driftsfolk fra AU bygninger kan sende melding ud om fx brand. AZ nævnte, at der bliver udarbejdet et koncept for at lave evakueringsøvelser lokalt. App en bliver vist på næste møde. 6. Arbejdsmiljøstatistik Q4 og 2016 ISV orienterede om psykologisk rådgivning, arbejdsskader og sygefravær. Arbejdsmiljøstatistikkerne er både for Q4 og for hele 2016. Der har været en markant stigning i antallet af påbegyndte rådgivningsforløb i Q4. Forløbene er fordelt over mange institutter og ligeligt fordelt mellem anonyme og visiterede. Stress, samarbejdsproblemer og funktionsproblemer er de hyppigste årsager på Aarhus BSS. Rådgivningsforløbene er ligeligt fordelt mellem VIP og TAP, mens ph.d. udgør flest forløb. Ift. arbejdsulykker, er de registrerede ulykker med i årsoversigten. Aarhus BSS har ikke haft nogen anmeldte arbejdsulykker i 2016. Dog er fem ulykker anmeldt på administrationscenter BSS via Enhedsadministrationen. Ift. sygefravær vil der kunne skelnes mellem lang- og korttidssygefravær, når tallene fra Q1 2017 er klar. Antallet af sygedage pr. ansat i 2016 ligger lidt lavere end i 2015.
Det er vigtigt at have registreringspraksis in mente, når sygefraværsstatistikken drøftes. Side 4/5 7. AU s nye beredskabshjemmeside Anders Kragh Moestrup (AKM) orienterede om beredskabskonceptet. Der er arbejdet med forskellige koncepter, fx amokhandlinger. Hjemmesiden indeholder ikke koncepterne, da de er interne arbejdspapirer. Det, der står på hjemmesiden, er det, der gælder for hele AU. Lokalt vil man kunne have et koncept, der adskiller sig, men passer til kompleksiteten og de lokale forhold, fx dyrestalde. Der bliver lagt op til, at den lokale arbejdsmiljøorganisation får ansvaret for årligt at følge op på beredskab og afholde en øvelse. Det er en opgave for Arbejdsmiljøorganisationen, men i samarbejde med driftsorganisationen. Der vil være en central funktion, der skal vedligeholde hjemmeside, have myndighedskontakt og udarbejde en AU årsberetning for området. AKM orienterede om AU s nye hjemmeside om beredskab og forholdt sig til to eksempler: Akutte situationer: Der står, hvordan man skal forholde sig i visse situationer, og hvem man skal kontakte samt en række gode råd. Det er svært på forhånd at være konkrete for en hypotetisk situation. Intern alarmering: Hvem er krisevagter, kontakt og vejledninger. Meningen er at skabe klarhed omkring ansvarsområder. Intentionen har været at give et nemt overblik, hvor man hurtigt kan finde instrukser. ME spurgte ind til muligheden for at tilgå siden hurtigt, evt. fra forsiden. AKM ville tage dette forslag videre i arbejdet. EJ nævnte, at man så vidt muligt skal sætte sig ind i den fornødne viden, inden der evt. sker noget. Hjemmesiden giver et fælles AU svar. Der var en kort drøftelse om samlingspunkter: AS kommenterede på tilgængeligheden af viden på hjemmesiden. Alle kan fx gå ind på hjemmesiden og se, hvor der er samlingspunkter. EJ nævnte, at samlingspunkter er brugbare ved brand, men måske de ikke skal bruges ved bombetrussel. Der kan arbejdes med definitioner. AZ nævnte øvelser som en måde at finde de mest brugbare løsninger. Ledelsen har det overordnede ansvar for at skabe et sikkert arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøorganisationen understøtter dette i samarbejde med driftsorganisationen.
AKM laver tjekliste til Arbejdsmiljøorganisationen, så det bliver mere overskueligt at lave evakueringsøvelser og drøfte beredskabet, herunder udarbejde risikovurderinger, som der ikke er megen erfaring med på Aarhus BSS. Side 5/5 Der vil på et af de kommende FAMU-møder blive orienteret om den fremtidige model for afholdelse af øvelser. 8. Eventuelt Udkast til årshjul for FAMU-møderne i 2017 Årshjulet blev taget til efterretning. Der var enighed om, at det er et dynamisk dokument. Mødet sluttede kl. 11.30.