Maj 0 Oplæg: Funktionelle- og organisatoriske-krav til medicinsk kræftbehandlingsunderstøttelse i EPM 3 version.0 Udarbejdet for: Koncern ITʼs EPM systemgruppe på vegne af Rigshospitalet Udarbejdet af:" Jari Friis Jørgensen " " Jari@symmetric.dk Symmetric Consulting
Indholdsfortegnelse Introduktion 3 Formål 3 Målgruppe 4 Metode 4 Identifikation af initielle forudsætninger og baggrundsmateriale 4 Workshop 4 Databehandling og udarbejdelse af anbefalinger 5 Review 5 Organisering af dokument 5 Taxonomi 5 Ordination 6 Standardplan 0 Dispensering - Apotek 3 Administration 5 Opsætning/statistik 5 Organisatoriske krav 6 info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk
Introduktion Formål Baggrunden for dette dokument og initiativet er en kerneårsagsanalyse af en nærhændelse: Levering af 0 gange for høj dosis kemoterapi til patient på år. Én af handlingsplanerne i analysen havde fokus på etablering af fælles entydigt og enstrenget IT-system til rekvisition af cytostatika i regionen samt brugen af komma ved ordination af cytostatika, hvorfor der efterfølgende blev nedsat en ad hoc arbejdsgruppe og afholdt stormøde med hovedinteressenterne på området i regionen. Nærværende dokument er udarbejdet på foranledning af Rigshospitalets IT-afdeling på vegne af systemgruppen for EPM. Dokumentet har til hensigt at formulere et oplæg til funktionelle krav til EPM for at dette kan håndtere og understøtte cytostatika på en hensigtsmæssig måde. For at gøre dokumentet relevant udover cytostatika, vil der i dokumentet ikke konkret blive nævnt cytostatika, men absolut ordination, som er en ordination af et antal absolut antal doser samt mulighed for at lave en blanding med variabel koncentration. En funktion der ikke understøttes af den nuværende version af EPM. Formålet med dette dokument er at bidrage til en forbedring af systemunderstøttelsen af de kliniske arbejdsgange, der berører absolutte ordinationer De i dette dokument fremsatte funktionelle- og organisatoriske-krav skal indgå i en yderligere kvalificering i henhold til brugergrænseflade, ansvar samt specifikation af konkret ønsket funktionalitet. Dokumentet er et oplæg til at igangsætte initiativet med at implementere en entydig og enstrenget absolut ordination. Følgende personer har deltager i workshops samt review af de formulerede krav: Lisa Sengeløv, overlæge, Onkologisk afdeling, Herlev Carsten Helleberg, overlæge, Hæmatologisk afdeling, Herlev Anette Brieghel, afdelingssygeplejerske, Hæmatologisk afdeling, Herlev Rahim Altaf, læge, Onkologisk afdeling, Hillerød Vibeke Holm Spager, klinisk sygeplejevejleder, Børneonkologisk afdeling, Rigshospitalet Karsten Nysom, overlæge, Børneonkologisk afdeling, Rigshospitalet Peter Skjøt, Specialkonsulent, Enhed for Patientsikkerhed Rikke Hollesen, Konsulent, Enhed for Patientsikekrhed Hanne Michelsen, Projektsygeplejerske, Klinisk Forskningsenhed Onkologisk afdeling, Herlev Lars Kjeldsen, Klinikchef, Hæmatologisk Klinik, Rigshospitalet Lone Jensen, Projektsygeplejerske, Onkologisk afdeling, Rigshospitalet Charlotte Eland, Apoteket Helle McNulty, Apoteket Knud Nelausen, Systemadministrator HOBS, Herlev Helle Burkal, Koordinerende systemadministrator Cetrea Akuttavler og CIS, Koncern IT Dorthe Skov Jensen, Koordinerende systemadministrator EPM 3, Koncern IT Lars Kjeld Hansen, IT-afdelingen, Rigshospitalet info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 3
Marianne From, IT-afdelingen, Rigshospitalet Målgruppe Målgruppen for dette dokument er Systemgruppen for EPM samt IBM - leverandør af Elektronisk Patient Medicinering (EPM). Metode Dette dokument er blevet til ved følgende proces: Identifikation af forudsætninger og baggrundsmateriale Workshop med klinikere og nøglepersoner Databehandling og udarbejdelse af kravspecifikation Review Tilretning til endelig version De enkelte trin i processen uddybes nedenfor. Identifikation af initielle forudsætninger og baggrundsmateriale Udgangspunktet for kravspecifikationen er materialet fra stormøde den 7. november 00 vedrørende en utilsigtet hændelse og hvordan sådanne i fremtiden kan undgås i forbindelse med cytostatika. Referat 7.november 0 Cytostatikarekv fra EPM (0-) [Præsentation] Rekvirering af cytostatika [Præsentation] Samt det udarbejdede materiale fra kortlægning af cytostatika arbejdsgange 005/6 for Københavns Amt, Frederiksborg Amt og Hovedstadens Sygehusfælllesskab (H:S) 06-0- arbejdsgangsbeskrivelse kemoterapi 06-0- Arbejdsgangsanalyse kemoterapi Derudover er den eksisterende anvendelse af EPM i forbindelse med standardplaner og cytostatika analyseret. Workshop Tirsdag den 5. april 0 blev der afholdt en workshop for klinikere. Workshoppen blev faciliteret af Jari Friis Jørgensen, Symmetric Consulting. Formålet med workshoppen var at kortlægge, hvilke krav og ønsker de deltagende klinikere havde til EPM for at dette kunne understøtte en enstrenget håndtering af absolutte ordinationer og hensigtsmæssige arbejdsgange. Følgende arbejdsgange blev diskuteret på workshoppen: Ordination/Standardplan info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 4
Dispensering Opgaveseddel - Apotek EPM - status Administration (PDA) Uddata - statistik Under workshoppen blev klinikernes krav og ønsker dokumenteret i henhold til relevante skærmbilleder fra EPM 3.0 Databehandling og udarbejdelse af anbefalinger Efter workshoppen blev dette dokument udarbejdet på baggrund af de krav og behov for funktionalitet, der blev identificeret på workshoppen. Review Dokumentet har efterfølgende været i review ved deltagerne i workshoppen x. Først gennemgang blev foretaget tirsdag d.. april 0, hvor dokumentet blev gennemgået i plenum med fokus på forståelse af kravene samt prioritering i henhold til patientsikkerhed og effektiviseringspotentiale. Efter gennemgangen er dokumentet blevet tilrettet og sendt til skriftligt review ved deltagerne i workshoppen. Efter endt review er dokumentet blevet justeret dels på baggrund af kommentarer samt øvrig relevant dokumentation. Organisering af dokument Selve dokumentet er opdelt i følgende kapitler: Kapitel introducerer formål samt forudsætningerne for kravene.denne introduktion har til formål at kontekstsætte de funktionelle og organisatoriske krav. Kapitel beskriver kort taxonomien for kravene Kapitel 3 indeholder de funktionelle krav til EPM vedrørende absolutte ordinationer. Kapitel 4 beskriver de organisatoriske krav for at absolutte ordinationer kan håndteres hensigtsmæssigt. Taxonomi De funktionelle- og organisatoriskekrav er angivet ved brug af følgende skema F Beskrivelse af krav Fx - Funktionelle krav Oy - Organisatoriske krav Beskrivelse af kravet - Ufravigeligt krav (grøn) - Ønske, men ikke nødvendig (gul) De funktionelle- og organisatoriskekrav er kategoriseret omkring de i kapitel nævnte arbejdsgange. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 5
Ordination En væsentlig forudsætning for anvendelsen af EPM til absolutte ordinationer er at der kan oprettes en enstrenget og entydig ordination, som kan indgå i en eller flere standardplaner. Følgende prioriterede krav fremsættes: F EPM skal understøtte at lægemidler i en standardplan kan substitueres ved dets minimal manuel funktion af hensyn til sikkerhed og arbejdsmængde. Funktionen skal være gældende på tværs af standardplaner, således at et givet lægemiddel kan substitueres i alle standardplaner dette indgå i. Formål: At sikre entydige og ensartede ordinationer uafhængigt af producent herunder sikre korrekt opdatering af standardplaner. Samt at sikre patientsikkerheden omkring ordination og rekvisition af cytostatika. F En ny ordinationstype navngivet absolut ordination skal oprettes. Når denne vælges skal ordinationsmulighederne der er specifikke for absolutte ordinationer fremgår herunder et specifikt ordinationsbillede. Formålet med denne funktion er, at hvis f.eks en standardplan indeholdende absolutte ordinationer ændres skal dette ikke kunne medføre ekstra dosis eller en mindre dosis. Men præcis det antal doser der er ordineret. Endvidere vil en adskillelse af absolutte ordinationer gøre det tyderligere for apoteket i henhold til deres konkrete opgaver. Absolutte ordinationer vil endvidere kunne anvendes til andre lægermidler end cytostatika. F3 Ved valg af absolut ordination som ordinationstype skal det være muligt at angive specifikke ordinationsdata i ét og samme billede. Specifikationen af de specifikke ønskede ordinationsparametre samt funktioner fremgår af krav F3. - F3.0 Formål: Således at resultatet af en absolut ordination er entydig og indeholder alle relevante informationer for at højne patientsikkerheden. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 6
F3. Ordinationsfunktionen for en absolut ordination skal giver mulighed for at vælge lægemiddel og væske direkte i opret ordination skærmbilledet. Således at der kun er èt skærmbillede, hvor den absolute ordination oprettes. Enten højre/venstre eller oven/under-stillet. Således at begge typer fremgår tydeligt i samme skærmbillede på samme tid. Formål: For at sikre en entydig og enstrenget ordination er det væsentligt at lægemiddel og blanding vælges i samme skærmbillede, som del af èn absolut ordination. F3. Som en del af ordinationsbilledet for en absolut ordination skal det være muligt at vælge hvilken størrelse væskemængde lægemidlet skal blandes i. Formål: At sikre en korrekt blanding/slutkoncentration/væskemængde i henhold til de infusionsposer som apoteket benytter. F3.3 Slutvolumen af en given absolut ordination skal fremgå tydeligt af ordinationsoversigten. Formål: At øge patientsikkerheden og minimere fejl ved f.eks vejning af poserne som kvalitetssikring af ordinationen. F3.4 At alle lægemiddelordinationer foretages i mg og internationale enheder. Formål: At sikre en entydig ordination og korrekt blanding fra apoteket. Samt at styrke patientsikkerheden ved at harmonisere måleenhed (mg) og imødekomme fejl i forbindelse med omregning til anden måleenhed, hvor der er risiko for såvel faktor 0 og 00 medicineringsfejl. ( Medication errors. Cohen, R. Michael. The American Pharmacists Association.. udgave. 007: Page: 83, 458, chapter 6) info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 7
F3.5 Der skal på ordinationsbilledet for en absolut ordination være mulighed for at få beregnet og vist akkumuleret dosis for den pågældende patient pr. lægemiddel for cytostatika præparater.. For den akkumulerede ordinerede dosis. For den administrerede dosis Formål: Formålet er at give en visning af den samlede mængde cytostatika som patienten har fået ordineret og administreret via EPM. Værdien kan indgå i lægens vurdering i henhold til den forestående ordination og dennes dosis. F3.6 I EPM opsætningsmodul skal det være muligt, at sætte en grænseværdi pr. relevant cytostatika lægemiddel pr. afdeling, således at der ved overskrevet max dosis gives en advarsel på ordinationsbilledet ved ordination af det pågældende lægemiddel. Der skal være rettighedsstyring på dette, så ikke alle kan angive disse værdier. Formål: Formålet er at give en advarsel ved overskredet max dosisvisning, som kan indgå i lægens vurdering i forbindelse med den forestående ordination og dennes dosis. Kan evt gennemføres ved brug af formelværktøjet. F3.7 Der skal som del af ordinationsfunktionen være mulighed for at angive, at et givet lægemiddels dosis skal reducerers med et givet antal %. Herefter skal EPM udregne og vise den nye aktuelle dosis. Formål: At øge patientsikkerheden og minimere fejl. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 8
F3.8 Ved ordination af et lægemiddel i en absolut ordination skal det være muligt at se en angivelse/visning af den sidste dosis den pågældende patient fik ordineret af lægemidlet på ordinationsoversigten samt dispenseringsoversigten herunder visninger til apoteket. Det er meget vigtigt, at sidst ordinerede dosis vises, gerne med angivelse af procent ift standardplanens 00% dosis. Altså, at der er ordineret sv.t. 00%, 80% etc, og MEGET vigtigt, at alle visninger relateres til oprindelig 00% dosis. Dvs hvis en pt én gang er reduceret skal dette fortsat fremgå som 80 %, og ikke som en ʼnyʼ 00% dosis således at alle fremtidige dosisjusteringer vil være ift den oprindelige standardplans 00%. Formål: At øge patientsikkerheden og minimere fejl. F3.9 Mulighed for at kunne anvende en defineret afrundingsfunktion i forbindelse med formelberegnet dosis, herunder specielt i forhold til doser til børn. Formål: At øge patientsikkerheden og minimere fejl. De internationale anbefalinger peger på, at der ikke skal ordineres eller rekvireres cytostatika med: Komma efterfulgt af et 0 eller 00 fx 0,0 mg, da der er risiko for at det kan læses som 00 mg især i situationer under pres. Der er altså risiko for faktor 0 eller 00 medicineringsfejl. Kerneårsagen i forbindelse med nærhændelsen i kerneårsagsanalysen var netop et håndskrevet komma, som blev overset 6,5 mg blev til 65 mg! Doseringer over 5 mg afrundes til nærmeste hele tal fx ikke 5,8, mg men 6 mg Medication errors. Cohen, R. Michael. The American Pharmacists Association.. udgave. 007: Page: 83, 458, chapter 6 F3.0 Det skal være mulighed for justere en ordinations ved at redigere et givet tidspunkt i doseringstabellen uden at der oprettes en ny ordination. Hvis der foretages ændringer i dosseringstabellen skal dette endvidere fremgå af oversigten til apoteket, således at de via EPM kan se, at der er foretaget en ændring Formål: At kunne justere en ordination i tid mm. i standardplanen således at den samlede absolute ordination stadig fremgår. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 9
F4 Integration til LABKA således at dosis på givne lægemidler kan beregnes på baggrund af nyeste relevante prøvesvar. Dosis skal foreslås ud fra sidste prøvesvar men aktivt godkendes af lægen inden en ordination kan foretages. Formål: At sikre at nyeste relevante prøvesvar inddrages i forbindelse med ordination og justering af lægemidler. F5 Såfremt en ordination er oprettet med en vægtafhængighed og der er angivet en værdi for vægt i EPM, skal denne vægtfeltet vises tomt, hvis denne vægt er ældre end en angivet tidsfaktor f.eks måned. Adviseringen skal kunne slås til og fra via opsætningsmodulet samt håndtere forskellige værdier pr. afdeling. Formål: At øge patientsikkerheden ved at der gøres opmærksom på at vægten kan have ændret sig, som vil have indflydelse på dosis af den igangværende ordination. Standardplan F6 At EPM kan håndtere absolute ordinationer i en standardplan som går i nul således at disse ikke fremgår på af EPM på oversigter og generede lister/opgavesedler. Eksempelvis, hvis en patient skal have et lægemiddel med en dosis på 000 mg via en standardplan og lægemidlet findes i 500 mg og 50 mg vil ordinationen indeholde x 500 mg + 0 x 50 mg, som vil fremgå af oversigterne. Funktionen skal knyttes til ordinationstypen absolut ordination, da det i andre tilfælde kan være relevant med en 0 angivelse.? I forbindelse med en kompleks behandling (fx Cisplatin, Taxol og Gemcitabin) er der meget information om patientens tilstand i at se, at Cisplatin er reduceret til dosis 0. Det er væsentligt for patientens sikkerhed, at det også fremgår af oversigten over standardplanens stoffer. Formål: At øge patientsikkerheden ved at mindske en fejlrisiko i forbindelse med absolute ordinationer. Problemstillingen skal analyseres nærmere, hvor det er hensigtsmæssigt med 0 angivelser. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 0
F7 Det skal fremgå tydeligt at en given ordination er del af en standardplan på ordinationsoversigten samt dispenseringsoversigten. Dette kan evt. ved automatisk sortering på ATC kode på infusionsfanebladet. Herunder fremkomme med en advisering, hvis et lægemiddel justeres som er del af en standardplan. Formål: At give sygeplejerskerne en bedre overblik og samle absolute ordinationer. Funktionen kan muligvis understøttes via sortering på ATC-kode, dog er der i den eksisterende version af EPM ikke muligt at foretage denne sortering på dispenseringsoversigten. F8 Integration fra EPM til PVI - således at data fra PVI direkte kan tilgås fra en given ordination på ordinationsoversigten. Endvidere skal det være muligt at knytte mere end link til en given ordination. Formål: At give klinikerne mulighed for at læse relevante retningslinier og vejledninger relateret til den igangværende arbejdsgang. F9 Mulighed for at organisere standardplaner i mapper både på SKS niveau men også uafhængigt af SKS koder. Således at standardplaner kan deles og vedligeholdes på tværs af hele Regionen. (Konkret vil det sig om over 000 standardplaner) Formål: At kunne skabe et bedre overblik over standardplaner samt mulighed for at dele på tværs af SKS koder via mapper. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk
F0 Mulighed for at kontrasigere pr. standardplan som del af ordination, dispensering og administration således at der kontrasigneres for alle lægemidler som indgår i standardplanen i èn handling. Formål: At øge patientsikkerheden og sikre at det teknisk er muligt at kontrasigere i henhold til arbejdsgangene. Skal analyseres nærmere i henhold til hensigtsmæssighed. F Tydelig angivelse af, at en given patient fik en given standardplan ved sidste ordination i form af historik. Evt. som mouseover funktion. Formål: At øge patientsikkerheden og minimere fejlordinationer. Dette for at sikre, at patienten får de rigtige stoffer i korrekt dosis. De samme stoffer kan godt indgå i forskellige doseringer i forskellige standardplaner, derfor er historikken vigtig. F Ved visning af en ordineret standardplan skal det være muligt at angive hvilke lægemidler, der skal udskrives/generes på en liste til apoteket. Som udgangspunkt skal der kun kunne vælges absolute ordinationer. Hvis der sker ændringer eller foretages justeringer i indeholdte ordinationer, herunder specielt administrationstuder skal disse medføre en opdatering af listen til apotektet. Formål: At øge patientsikkerheden ved at undgå dobbelt-dispensering og forbedre kommunikationen med apoteket, herunder hvem der gør hvad. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk
Dispensering - Apotek F3 Mulighed for at kunne printe/sende/vise en liste (rekvisitionsoversigt) direkte til Apotektet via EPM indeholdende alle relevante oplysninger for at rekvisitionsoversigten kan anvendes som arbejdsseddel for apoteket. Patientinformationer: Navn Cpr-nr Højde Vægt Overflade Diagnose Afsnit Blandingsinformationer Præparat (generisk navn) dette for at gøre opdateringsarbejdet nemmere i div. Kure, når Apotektet skifter leverandør Dosis Infusionsvæske (NaCl eller glucose) Infusionspose str. (50, 00, 50, 500 eller 000 ml pose) IKKE det samme som slutvolumen Sprøjte slutvolumen per enhed Administrationsvej: i.t. i.v. i.s. i.m. Reduceringsgrad, hvis dosis er reduceret ift. til normal dosis Lægeunderskrift Leverings dato og klokkeslæt for hver enkelt behandling Bestillings dato og tidspunkt Kommentarfelt Kliniske forsøg: Tydeligt angivet KLINISK FORSØG og forsøgsnavn Patientnummer Protokolnummer IVRS-kode Andre specifikke oplysninger relevant for det enkelte forsøg Konteringsinformationer: Del-AE nummer Plads til Apoteks dokumentation/registrering: Fremstillingsdato - plads for hver dato Kontrolleret og frigivet - plads for hvert produkt info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 3
Formål: At give apoteket et bedre udgangspunkt for at øge patientsikkerheden og forbedre kommunikationen mellem apotek og ordinerende enhed. Samt at give Apoteket en bedre mulighed for at forudsige produktionskrav f.eks. i forbindelse med helligdage, weekender og ferieperiode, så rette patient får rette dosis kemoterapi til rette tid. På den vis kan Apoteket estimere produktionen og planlægge en produktion, som lever op til gældende kvalitetskrav incl. levering. F4 Mulighed for at kunne angive følgende status på dispenseringsoversigten/rekvisitionsoversigten: - Produceret pr. lægemiddel pr. tidspunkt Denne funktion skal gå forud for dispensering og afløser ikke denne. Status angiver udelukkende at lægemidler er produceret og klar fra apoteket. Lægemidlet skal stadig dispenseres på afdelingen. Formål: At øge patientsikkerheden og forbedre kommunikationen med apoteket. Samt at reducere antal af henvendelser til diverse serviceproduktioner. F5 Mulighed for at udskrive produktionslabel fra EPM med stregkode. Stregkoden skal kunne skannes af EPM og medføre to statusskift. - Produceret - Dispenseret Stregkoden er en forudsætning for at der kan trianguleres ved administration af lægemidlet. Formål: At øge patientsikkerheden og forbedre kommunikationen med apoteket. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 4
Administration F6 Mulighed for at anvende PDA til administration af absolute ordinationer, således at både korrekt lægemiddel og patient identificeres med PDA inden administration samt at det er mulighed for at starte og stoppe absolute ordinationer via PDAʼen. Absolute ordinationer skal behandles som infusioner i EPM, men med et ekstra skan i forhold til at matche patient med lægemiddel. Der arbejdes med denne problemstilling som et generelt ændringsønske til EPM. Formål: At øge patientsikkerheden samt sikre ordination. Opsætning/statistik F7 Mulighed for at genere statistik på følgende: - Ordinerede standardplaner/lægemidler pr. patient - Administrerede standardplaner/lægemidler pr. patient - Oversigt over reducerede standardplaner/lægemidler pr. patient - Oversigt over antal patienter, der har fået ordineret/modtaget en given standardplan/lægemidler Formål: At kunne føre statistik mhp kvalitetsmåling af behandlingstilbud, styre økonomi, optimere amb. drift til de reelle tal/ptt/diagnoser/behandlinger info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 5
Organisatoriske krav Følgende organisatoriske krav blev identificeret på workshoppen. Disse er uafhængige af leverandøren og kræver hver en beslutning samt implementering. O Der skal udarbejdes en retningslinie for navngivning af standardplaner således at disse kan anvendes på tværs af afdelinger og hospitaler. Formål: At ensarte navngivningen og anvendelsen af standardplaner. O Der skal udarbejdes en procedure for substitution af lægemidler i standardplaner på tværs af afdelinger og hospitaler såfremt dette ikke kan ske automatisk. Herunder om det er en central eller decentral funktion som varetager dette. Formål: At undgå fejl ved substitution af lægemidler. O3 Der skal være en procedure for håndtering af standarddoser og hvordan dette indgår i standardplaner via formelværktøjet. Formål: At ensarte anvendelsen af standardplaner. O4 At indikationen anvendes til at skrive den pågældende diagnose. Formål: At apoteket kan se hvilken diagnose det drejer sig om. O5 At der udarbejdes en procedure for bestilling af absolute ordinationer med henblik på produktionstid. Således at der ikke kan bestilles absolute ordinationer xx min inden administration. Formål: At sikre at absolute ordinationer kan produceres til tiden. info@symmetric.dk +45 679 6957 www.symmetric.dk 6