UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD Juli, 2007 Vejsalt til Vintertjeneste Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Ansvarlig indkøbskonsulent: Morten Milling Tlf.: 72 53 11 83/ Mobil: 72 53 11 93. E-mail: momil@faaborgmidtfyn.dk
Indholdsfortegnelse: Indledning... 2 1. Baggrund for udbudet... 3 2. Disposition af tilbud... 3 3. Generelle udbudsbetingelser... 3 3.1 Udbudsform... 3 3.2 Tidsplan... 4 3.3 Leverancens grundlag... 4 3.4 Produktbeskrivelse... 4 3.5 Leverancens omfang... 5 4. Afgivelse af tilbud... 6 5. Kriterier for tildeling af kontrakt... 6 6. Fakturering... 6 7. Betalingsbetingelser... 7 8. Prisregulering... 7 9. Overdragelse af aftalen... 7 10. Misligholdelse... 7 11. Force majeure... 8 12. Kontrakt grundlag... 8 13. Minimumskrav... 8 14. Kommunikation... 9 15. Tilbud sendes til... 9 Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Produktbeskrivelse ved levering af Vejsalt. Tilbudsskema til udfyldelse. Tro- og love erklæring til udfyldelse. 1
Indledning Fællesindkøb Fyn er et indkøbsfællesskab mellem fem kommuner på Fyn. De deltagende kommuner er, Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyn og Nyborg med i alt ca. 180.000 indbyggere. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej 3A, 5856 Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på:? Opnåelse af de bedst mulige priser for den rette kvalitet? Opnåelse af leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser? Opnåelse af den bedst mulige service? Opnåelse af mindst mulig miljøbelastning? Sikre udbredelsen af e-handel? Skabelsen af en totaløkonomisk optimering I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal der sikres at:? Kommunerne optræder som én kunde, og at der indgås indkøbsaftaler gældende for alle kommunerne med henblik på at opnå storkundefordele.? De indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere.? Antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Alle indkøbsaftaler markedsføres i vort fælles interne elektroniske indkøbskatalog med link til leverandørens webside og e-mail. For dette udbud udgør Assens, Kerteminde og Nordfyns Kommuner de ordregivende myndigheder. 2
1. Baggrund for udbudet Fællesindkøb Fyn udbyder hermed på vegne af tre af de fem kommuner (Assens, Kerteminde og Nordfyn) indkøb af vejsalt til brug for vintertjeneste i perioden 1. oktober 2007 til d. 1. maj 2008. De to resterende kommuner under Fællesindkøb Fyn, Faaborg-Midtfyn og Nyborg, byder for nærværende udbud ikke ind med en volumen, da de endnu ikke har en afklaring af hvordan vintertjeneste skal forløbe henholdsvis har indgået en aftale for den kommende vintersæson. Udbudet er samtidig en afprøvning af markedsforholdene og tjener samtidig som forberedelse for fremtidige udbud hvor alle fem kommuner vil deltage, og hvor aftalen forventes udbudt for en længere årrække. 2. Disposition af tilbud Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold vil ikke blive accepteret. Fællesindkøb Fyn har valgt at give fuld elektronisk adgang til udbudsdokumentet. Udbudsmaterialet kan sammen med de fire bilag downloades i pdf-format fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside: http://www.faaborgmidtfyn.dk/forside/om_kommunen/faellesindkoeb_fyn/ Udbudsmateriale kan ligeledes rekvireres som word-fil pr. mail: momil@faaborgmidtfyn.dk Besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 3. Generelle udbudsbetingelser 3.1 Udbudsform Udbudet gennemføres som et offentligt udbud. Udbudet af Vejsalt til brug for vintertjeneste sker i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af varekøb i EU. 3
3.2 Tidsplan Udbudet foretages efter nedenstående tidsplan: 23. juli 2007 Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse i EU- Tidende. 25. juli 2007 Udbudet er bekendtgjort i EU-Tidende. Udbudsmaterialet kan pr. dd. rekvireres af interesserede virksomheder. 17. august 2007 Frist for rekvirering af udbudsmateriale (kl. 12.00). 24. august 2007 Frist for afgivelse af skriftlige spørgsmål. 7. september 2007 Frist for afgivelse af skriftlige tilbud (kl. 12.00). 11. september 2007 Forventet dato for valg af leverandør. Resultat meddeles samtlige tilbudsgivere pr. mail. 12. september 2007 Stand-still perioden træder i kraft. 21. september 2007 Stand-still perioden udløber og kontraktunderskrivelse finder sted. 3.3 Leverancens grundlag Ved modtagelse af udbudsmaterialet skal tilbudsgiver, udover at sikre sig, at udbudsmaterialet er fuldstændigt, også gøre sig bekendt med, at de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav, herunder EU-direktiver og standarder, overholdes. Dette gælder især for fremstillings- og varemærkningsforskrifter samt i relation til eventuelle patentrettigheder m.v. for tredjemand. Leverandøren skal til enhver tid være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelser for leverancens udførelse. Grundlag for tilbud og ydelser:? Dette udbudsmateriale med tilbudsliste og evt. rettelsesblade.? De til enhver tid gældende danske og internationale love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler mm., som finder anvendelse for nærværende udbud. 3.4 Produktbeskrivelse Kommunerne ønsker tilbud på følgende 2 typer vejsalt der skal leveres i løsvægt:? Vakuumsalt? Havsalt 4
Tilbudt vejsalt skal opfylde de i Bilag 1 (produktbeskrivelsen) beskrevne egenskaber for vejsalt. Produktbeskrivelsen er udarbejdet af Vejregelrådets arbejdsgruppe D.11. Tilbudet skal indeholde en dokumentation for at tilbudsgiver kan efterleve de produktkrav mm. som er angivet i Bilag 1 for de typer vejsalt som tilbudsgiver ønsker at levere. Dokumentation består i fremsendelse af en kopi af leverandørens egenkontrol/produktblad. Leverandøren skal i aftaleperioden, såfremt der er sået tvivl om produktegenskaberne ved en leverance, på anmodning fra en kommune udføre dokumentation ved at fremsende en analyse af det leverede salt. Analysen udføres som anført i produktbeskrivelsen. Såfremt analysen er i opfylder de af produktbeskrivelsen (Bilag 1) beskrevne egenskaber betales analysen af den respektive kommune. 3.5 Leverancens omfang De tre kommuner skønnes uforbindende at have nedenstående behov af vejsalt til brug for vintertjeneste i aftaleperioden 1. oktober 2007 1. maj 2008: Kommune Forventet Volumen Type Vejsalt Nordfyns 300 Tons Havsalt eller Vakuumsalt Kerteminde 1000 Tons Havsalt eller Vakuumsalt Assens 5000 Tons Havsalt eller Vakuumsalt Den forventede volumen er opgjort på baggrund af historiske data samt en opgørelse af de eksisterende lagre. Afhængigt af vinterens vejr kan den forventede volumen reelt vise sig mindre eller større. Kommunerne er indifferente mellem hav- og vakuumsalt. De tre kommuner forpligtiger sig ikke til at aftage mere end det faktiske behov, men påberåber sig samtidig retten til at tilkøbe mere end den forventede volumen til samme priser og på samme vilkår. Krav til levering i de tre kommuner: Kommune Leveringsadresse (depoter) Leveringstid Nordfyns 5471 Søndersø. Dag-til-Dag Inkl. weekend og helligdage. Kerteminde Kohaven 8, 5300 Kerteminde. Dag-til-Dag Inkl. weekend og helligdage. Assens Grønnemose Industrivej 10, 5560 Aarup. -> Anslået 3500 Tons. Assens Krabbeløkkevej 1, 5610 Assens. -> Anslået 1500 Tons. Dag-til-Dag Inkl. weekend og helligdage. 5
Kommunerne vil bestræbe sig på at alle bestillinger i aftaleperioden bliver til levering indenfor normal arbejdstid på hverdage. Ved eventuel bestilling til levering i weekend og på helligdage leveres vejsaltet i henhold til aftale ved bestilling. Kommunerne er indforstået med at bestillinger til levering udenfor normal arbejdstid på hverdage kan pålægges et akut-gebyr. Eventuelt akut-gebyr kan noteres nederst i tilbudsskema (Bilag 2). Levering skal foretages direkte fra skib eller fra overdækket lager til de ovenfor anførte depoter i de respektive kommuner. For samtlige aflæsningspladser gælder, at vejsaltet uden videre kan aflæsses direkte fra lastbil. Vejsaltet skal ved nedbør være overdækket under transport. Leverancerne pr. gang vil som minimum udgøre et lastvognslæs pr. ordreafgivelse for den enkelte kommune. 4. Afgivelse af tilbud Tilbud ønskes afgivet ved udfyldelse af vedlagte tilbudsskema (Bilag 2). Pris ønskes afgivet i DKK ekskl. moms. Evt. akut-gebyr for levering uden for normal arbejdstid kan lige så oplyses i tilbudsskemaet. 5. Kriterier for tildeling af kontrakt Der vil blive valgt én tilbudsgiver som samlet leverandør til de tre kommuner. Det betyder at ordren uforbindende reelt kan betragtes som lydende på 6300 tons vejsalt leveret på fire adresser. Leverandørudvælgelsen baseres alene på kriteriet Laveste pris : Pris: 100 %. 6. Fakturering Faktura skal fremsendes elektronisk til hver af de tre kommuner. Kommunernes EAN-numre oplyses ved hver bestilling. Vejesedler fremsendes de respektive kommuner i forbindelse med fremsendelse af elektronisk faktura. 6
7. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtagelse af hver delleverance efter fremsendelse af elektronisk faktura. Betaling sker såfremt kommunerne kan godkende leverancen og har modtaget den krævede dokumentation. 8. Prisregulering De tilbudte priser er som udgangspunkt faste og gældende for hele aftaleperioden: 1. oktober 2007 1. maj 2008 Priserne kan alene reguleres på baggrund af statslige indgreb i henhold til Bygge- og Boligstyrelsens cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 omhandlende pris på bygge- og anlægsarbejder (Pris & Tid), 8, stk. 4 og 5, idet der reguleres ved mer- eller mindreudgifter. Leverandøren ydes godtgørelse for ekstraordinære prisstigninger på et materiale i henhold til ovennævnte cirkulæres 9, såfremt prisstigningen ikke godtgøres i henhold til anden regulering. 9. Overdragelse af aftalen En leverandør kan ikke overdrage leverancen helt eller delvist til andre uden Fællesindkøb Fyns samtykke. 10. Misligholdelse Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er kommunerne berettiget til at opsige hele aftalen med en måneds varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a.:? Manglende overholdelse af leveringstid? Manglende overholdelse af kvalitetskrav til vejsaltet? Manglende leverancer Såfremt kontrakten bringes til ophør, er kommunerne berettigede til at indgå kontrakt på de resterende leverancer til anden side. Merudgifter i den forbindelse vil blive krævet betalt af leverandøren. 7
Hvor intet andet er anført, gælder købelovens garanti- og ansvarsregler, idet dog enhver forsinkelse og mangel anses for væsentlig. Kommunerne kan uden varsel opsige kontrakten såfremt leverandøren erklæres konkurs, træder i likvidation eller anmelder betalingsstandsning ved skriftlig meddelelse til boet. Med mindre konkurslovens regler er til hinder herfor. Undlader kommunerne at opfylde deres kontraktlige forpligtelser, er leverandøren berettiget til, efter fremsættelse af skriftligt krav herom, at hæve kontrakten. Forudsætningerne for dette er, at leverandøren kan påvise at undladelsen er af væsentlig betydning for leverandøren og at kommunerne er meddelt rimelig frist (30 kalenderdage) til at afhjælpe den påberåbte misligholdelse. 11. Force majeure Hertil regnes alene følgende forhold:? Strejke? Lockout? Krig? Naturkatastrofer? Brand hos leverandør Force majeure kan alene påberåbes, såfremt den pågældende part uden ugrundet ophold har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part. 12. Kontrakt grundlag Der vil efter valg af vindende leverandør blive underskrevet kontrakt. Kontraktgrundlaget udgøres af nærværende udbudsmateriale samt det skriftlige tilbud fra den vindende leverandør. 13. Minimumskrav A. Produktspecifikation for de tilbudte salttyper i form af egenkontrol/produktblad. B. Tilbudsskema (Bilag 2) skal anvendes. Alle priser er i DKK ekskl. moms. C. Udfyldt tro- og love erklæring (Bilag 3) 8
Tilbud der ikke indeholder de ovenfor angivne minimumskrav vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og ikke indgå i den endelige tilbudsvurdering. 14. Kommunikation Spørgsmål til udbudsmaterialet rettes i udbudsperioden skriftligt til udbyders kontaktperson: Att.: Eller Indkøbskonsulent Morten Milling Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge E-mail: momil@faaborgmidtfyn.dk Indkomne spørgsmål vil blive besvaret løbende. Besvarelser af indkomne spørgsmål vil alene blive offentliggjort på Fællesindkøb Fyns hjemmeside under igangværende udbud: http://www.faaborgmidtfyn.dk/forside/om_kommunen/faellesindkoeb_fyn/ Tilbud samt tilhørende materiale/information skal affattes på dansk. Al kommunikation, såvel tale som skriftlig i forbindelse med aftalen, skal foregå på dansk. 15. Tilbud sendes til Tilbudet fremsendes i ét eksemplar og mærkes tydeligt: Må ikke åbnes i poståbningen. EU-udbud Vejsalt til.: Fællesindkøb Fyn Att.: Morten Milling Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb (se tidsplan pkt. 3.2), vil ikke blive taget i betragtning og returneret uåbnet. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene, eller erholde oplysningerne om de givne tilbudspriser. 9
Tilbudsgiver kan pr. telefon eller mail, efter tilbudsfristens udløb få oplysninger om antal af indkommende tilbud samt navn på, hvilke firmaer der har afgivet tilbud. Tilbudsvurdering m.v. forventes afsluttet således, at der ca. d. 11. september 2007 kan gives skriftlig besked til samtlige tilbudsgivere om udfaldet af dette udbud. Resultatet af udbuddet vil efterfølgende blive bekendtgjort i EU-Tidende. Tilbudet skal være gældende i min. 30 dage fra tilbudsfrist. Udarbejdelse af tilbud sker for tilbudsgivers egen regning og alle omkostninger i den forbindelse er Fællesindkøb Fyn uvedkommende. Med venlig hilsen Indkøbskonsulent Morten Milling 10