Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD NØDKALD & VAGTCENTRAL Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge

Transkript

1 Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD NØDKALD & VAGTCENTRAL 2008 Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Ansvarlig indkøbskonsulent: Bjarne S. Petersen Tlf.: / Mobil:

2 Indholdsfortegnelse: 1: Indledning : Disposition af tilbud...3 3: Udbudsform : Kontrakten omfatter : Beskrivelse af opgaven : Kontrakt og aftaleperiode : Pris : Regulering af pris...7 9: Betaling og fakturering : Elektronisk bestilling : Bestilling og levering : Garanti : Statistik : Produktansvarsforsikring : Offentlige påbud : Tavshedspligt : Misligholdelse : Lovkrav : Forsikring : Voldgift : Uddannelse : Overdragelse af kontrakten : Force majeure : Mindstekrav til teknisk kapacitet : Mindstekrav til økonomisk kapacitet : Tildelingskriterier : Øvrige oplysninger vedrørende tilbudsgivning : Tilbud sendes til...12 Bilag 1. Tro- og love erklæring

3 1: Indledning. Faaborg-Midtfyn Kommune som ordregivende myndighed og Fællesindkøb Fyn, som sekretariat udbyder herved indkøb af nødkald og vagtcentralydelse i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag. Fællesindkøb Fyn er indkøbere for Assens, Kerteminde, Faaborg-Midtfyn, Nordfyns og Nyborg Kommune. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej 3A i Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå den bedst mulige service at opnå mindst mulig miljøbelastning at sikre udbredelsen af e-handel at skabe en totaløkonomisk optimering I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal der sikres at: kommunerne optræder som én kunde, og der indgås indkøbsaftaler gældende for alle kommunerne med henblik på at opnå storkundefordele. de indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere. antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Alle indkøbsaftaler markedsføres i vort fælles interne elektroniske indkøbskatalog med link til leverandørens web side og mail. 2: Disposition af tilbud. Samtlige punkter i nærværende materiale skal besvares og/eller accepteres. Forbehold skal fremgå tydeligt og krævet dokumentation skal vedlægges tilbudet. Tilbudet skal udarbejdes på dansk. 3

4 3: Udbudsform. EU- udbud i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af vare- og tjenesteydelser i EU. 4: Kontrakten omfatter. 1. Til Faaborg-Midtfyn Kommune. Kontrakten omfatter ekstern vagtcentralydelse som forvagt for ca. 850 borgere med bevilling til nødkald, minimum som i henhold til vore kravspecifikationer. 2. Til Faaborg-Midtfyn Kommune. Indkøb af nødvendigt nødkald og ekstra udsyr til brug for opkald til ekstern vagtcentral i implementeringsperiode, 1. marts 2009 til 1. september 2009, minimum som i henhold til vore kravspecifikationer. 3. Rammeaftale til Faaborg-Midtfyn Kommune og til øvrige kommuner, der er med i Fællesindkøb Fyn og som pt. benytter eller i kontraktperioden påtænker at benytte den valgte leverandør, på køb af eksterne vagtcentralydelser samt nødkald inkl. ekstraudstyr. Minimum som i henhold til vore kravspecifikationer. 5: Beskrivelse af opgaven. Beskrivelse af nuværende systemer i Faaborg-Midtfyn Kommune: Faaborg-Midtfyn Kommune overtog ved fusion af fem kommuner flere forskellige nødkaldssystemer af forskellige fabrikater og -teknisk standard og tilsluttet flere forskellige vagtcentraler med forskellige forholdsordre. Nuværende apparater: 218 stk. Telealarm, Falck, (gl. Fåborg Kommune). Apparaterne har én vejs kommunikation. (forældet). 171 stk. TMA, dansk telemateriel (gl. Fåborg- og gl. Ringe Kommune). Apparaterne har to vejs kommunikation. (forældet). 250 stk. Careline, Condigi Televagt (gl. Ringe-, gl. Fåborg- og gl. Årslev Kommune). Apparaterne har 2 vejs kommunikation. 108 stk. Caresse, Vitaris (gl. Ryslinge- og gl. Årslev Kommune). Apparaterne har 2 vejs kommunikation. 81 stk. Pipper Solo m.fl. fra DHS, Kidde (gl. Broby Kommune). Apparaterne har én eller to vejs kommunikation alt efter alder. 4

5 I alt er der primo april 2008, ca. 828 stk. apparater installeret hos borgere efter bevilling. Der foretages minimum 200 udskiftninger/installationer hos borgerne pr. år. - af medarbejdere fra kommunens hjælpemiddeldepot. Nuværende vagtcentraler: Condigi televagt på Prices Have Centret i Fåborg Condigi televagt på Guldhøj i Ringe Condigi televagt på Åhaven i Ferritslev DHS på Åløkkeparken i Brobyværk Vitaris ubemandet (Glostrup) gl. Ryslinge Kommune I alt pr. primo april 2008, 5 vagtcentraler. Beskrivelse af fremtidig system: Faaborg-Midtfyn Kommune ønsker i fremtiden én ekstern døgnbemandet vagtcentral som forvagt til nødkald fra borgere med bevillig af nødkald. Kommunens egne teknikere installerer selv nødkaldet hos borgere. Installering og tilslutning til vagtcentral skal finde sted i perioden 1. marts 2009 og til 1. september 2009, hvor anlægget skal vær installeret og funktionsdygtigt. Herefter vil der være tale om normal udskiftning/afgang i forhold til tildelte bevillinger Tilbudsgiver skal beskrive det tilbudte nødkald og ekstraudstyr og den tilbudte vagtcentral. Begge som minimum i henhold til kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal ligeledes beskrive procedure ved reparation af nødkald og ombytning /reparation i forbindelse med garanti reklamationer. Kravspecifikation: Vagtcentral: Ekstern bemandet som forvagt. 24-timers døgnbetjening af faguddannet personale. Venlig og kompetent betjening. Modtagning og fuld alarmbehandling efter gældende forholdsordre. Fortrykt skema til afgivelse (elektronisk) af forholdsordre. Samtale med klienten / medarbejderen. Visitation og behovsvurdering. Fri telefonsupport. Opfølgning og melding til kommunen. Udsendelse af statistikker efter behov. Ekstra backup funktion ved nedbrud. Tekniske alarmer skal frasorteres og sendes dagligt pr. mail til Faaborg-Midtfyns Kommune Hjælpemiddeldepot. 5

6 Introduktion/undervisning for kommunens kontaktpersoner. Nødkald: Har fuld duplex og er lette at betjene. Betjeningsvejledning på dansk. Er forsynet med nødstrøm. Kan tilsluttes fastnettelefon. Kan tilsluttes mobilnettet. Eventuel mulighed for tilslutning som IP-telefoni skal oplyses. Apparater er programmeret til opkald til vagtcentralen. Apparater skal kunne omprogrammeres af kommunens ansatte ved evt. skift til anden vagtcentral i forbindelse med kontraktophør. Skal kunne afgive alarm ved manglende strømforsyning/lav batteristand. Lydstyrke/højtaler skal kunne reguleres Såvel vagtcentral som nødkald med ekstraudstyr skal overholde alle gældende love, regler, normer, godkendelser mv. der er fastsat af offentlige myndigheder, herunder EU. 6: Kontrakt og aftaleperiode. Fællesindkøb Fyns udbudsmateriale, samt den valgte leverandørs tilbud danner grundlag for kontrakten. Kontrakten løber fra d. 1. marts 2009 til d. 28. februar 2013 (4 år). Med option på forlængelse i yderligere op til 12 måneder på uændrede betingelser. Aftalen vil blive præsenteret i Fællesindkøb Fyns elektroniske interne aftalekatalog som én rammeaftale, således andre kommuner der er en del af Fællesindkøb Fyn og som er brugere af samme nødkald/vagtcentral - eller kunne tænke sig at blive brugere i aftaleperioden af det valgte system - skal kunne benytte aftalen til samme priser og betingelser som er afgivet i forbindelse med dette udbud. 7: Pris. Nødkald: Der skal oplyses prisliste for nødkald og ekstraudstyr ekskl. moms for udstyret, der skal indkøbes til Faaborg-Midtfyn Kommune i forbindelse med implementeringen i perioden 1. marts til 1. september (Der forventes, at en del af de bestående nødkald i Kommunen overholder kravspecifikationen og kan genanvendes). 6

7 Der skal oplyses pris på nødkald og ekstraudstyr, der indkøbes fra 1. marts 2009 af andre kommuner, der er tilsluttet Fællesindkøb Fyn og af Faaborg-Midtfyn Kommune efter implementering den. 1. september 2009 (rammeaftalen). Tilbudsgiver skal beskrive service- og reparations politik samt priser herfor. F.eks. timebetaling, pris for ombytning af nødkald ved defekt, evt. fragt ved ombytning osv. Vagtcentral: Der skal oplyses pris pr. nødkald pr. måned ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger for tilslutning som forvagt, tilslutning som bagvagt og tilslutning som kommunevagtcentral hvor nødkaldet kan programmeres til at ringe/sms ud til valgte vagttelefoner. Alle eventuelle omkostninger, gebyrer, tillæg mv. skal være indeholdt i de oplyste priser på såvel service, vagtcentral som nødkald mv. 8: Regulering af pris. Priserne kan reguleres én gang pr. år, første gang pr. den 1. marts Tilbudsgiver skal vedlægge forslag til evt. prisregulering, f.eks. faste priser i aftaleperioden, regulering efter nettoprisindekset eller lignende. 9: Betaling og fakturering. Der fremsendes elektronisk faktura ved køb. EAN-nr. oplyses ved bestilling. Vagtcentralydelser afregnes pr. måned i henhold til de til enhver tid antal tilslutninger. Betaling er 30 dage netto efter modtagelse af elektronisk faktura 10: Elektronisk bestilling. Fællesindkøb Fyn benytter i dag elektronisk aftalekatalog fra KMD. Her markedsføres indkøbsaftaler internt i kommunerne og der kan indlægges prisbilag m.v. Endvidere er der link til leverandørernes web side og mail. Aftalekataloget er nu udvidet med et bestillingsmodul (KMD web-bestilling) med mulighed for direkte bestilling hos leverandørerne, når katalog med billeder, beskrivelse af varer og priser er indlagt i systemet. Det er et krav, at bestilling kan foretages og katalog med billeder, er indlagt i KMD webbestilling senest ved kontraktstart. Nærmere oplysninger om Fællesindkøb Fyns E-handelssystem kan søges hos KMD, se bilag 2 og 3. 7

8 11: Bestilling og levering. Faaborg-Midtfyn Kommune afgiver i implementeringsperioden 1. marts 2009 til 1. september 2009 bestilling på det nødvendige antal nødkald og vagtcentralydelser. Levering på vagtcentralydelse skal finde sted straks efter modtagelse af forholdsordre og kontrol af installerede nødkald. Bestilling sker løbende i forbindelse med implementering i mængder af 10 til 100 stk. nødkald inkl. ekstraudstyr pr. gang. Levering fragt frit til Faaborg-Midtfyn Kommunes Hjælpemiddeldepot, inden for 1 uge fra bestilling. Ved bestilling af nødkald/ekstraudstyr på rammeaftalen. Levering inden 3 hverdage, tilbudsgiver skal oplyse om og i hvilket omfang der opkræves fragt i forbindelse med levering. 12: Garanti. Garantiperiode ud over købelovens krav bedes anført i tilbudet ligesom oplysninger om evt. rustgaranti bedes oplyst. Såfremt der i garantiperioden registreres fejl og mangler ved leverede produkter, ombyttes disse uden omkostninger. Hvor intet andet er anført, gælder købelovens garanti- og ansvarsregler, idet dog enhver forsinkelse og mangel anses for væsentlig. Der forlanges som minimum fem års garanti for levering af evt. reservedele og tilbehør til de tilbudte produkter. 13: Statistik. Leverandørerne skal pr fremsende opgørelse over omsætningen i det forløbne kalenderår til Fællesindkøb Fyn. Opgørelsen skal mindst specificeres som omsætningen i DKK opgjort pr. kommune. 14: Produktansvarsforsikring. Der skal foreligge produktansvarsforsikring for alle produkter, som kan forårsage person- eller tingsskade. 8

9 15: Offentlige påbud. Leverandøren hæfter for, at de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav, herunder EU-direktiver og standarder overholdes. Dette gælder især for fremstillings- og varemærkningsforskrifter samt i relation til eventuelle patentrettigheder m.v. for tredjemand. 16: Tavshedspligt. Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører har tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger vedrørende udbyder eller tredjemands forhold, som de får kendskab til i forbindelse med indgåelse og opfyldelse af kontrakten. Leverandøren er ansvarlig for at sikre, at personalet til enhver tid er forpligtet til at overholde tavshedspligten. Leverandøren må ikke, uden udbyders skriftlige tilladelse, udsende offentlig meddelelse om denne kontrakt eller offentliggøre noget om dennes indhold. 17: Misligholdelse. Hvis kontrakten misligholdes af en af parterne, kan kontrakten ophæves af den forurettede part. Hvis misligholdelsen består i manglende betaling af vederlag eller manglende levering af kontraktmæssig ydelse, vil den forurettede part skulle fremsætte skriftligt påkrav/reklamation, hvorefter den misligholdende part får 7 dage til at rette sig. Såfremt dette ikke sker, kan kontrakten ophæves med 1 måneds varsel til den første i måneden. Som yderligere eksempler på leverandørens misligholdelse nævnes følgende: Leverandøren bliver insolvent, erklæres konkurs eller træder i likvidation. En inkassator eller lignende under gældende lov tager kontrol eller besiddelse over, eller er udpeget til hele eller størsteparten af den andens aktiver. Forfalden, ikke betalt gæld på mere end kr til offentlige myndigheder opstår. Her skal Fællesindkøb Fyn straks underrettes skriftligt og kontrakten kan opsiges med en måneds varsel til den første i måneden. Hvis der i aftaleperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene i leverandørens virksomhed (virksomhedsopkøb, fusion, ejerskifte o.l.). Hvis der modtages gentagne klager over de tilbudte ydelser eller produkters kvalitet bliver forringet og dette ikke rettes efter påkrav. Manglende overholdelse af leveringsfrister. 18: Lovkrav. 9

10 Det er leverandørens ansvar at sikre, at relevante lovkrav, bekendtgørelser og øvrige retskilder overholdes. Som eksempel kan nævnes miljø-/arbejdsmiljølovgivningens krav. Forekommer der overtrædelser af lovkrav, vil det være at betragte som misligholdelse på leverandørens side. 19: Forsikring Leverandøren er ansvarlig (efter dansk rets almindelige erstatningsregler) for personer og /eller tingskade forvoldt på grund af fejl eller forsømmelse begået af leverandøren eller andre, som leverandøren har ansvaret for. Det samme gælder ansvar for skade på fast ejendom og løsøre. Leverandøren skal have en erhvervsansvarsforsikring, som dækker et eventuelt ansvar, herunder produktansvar, gennem hele kontraktperioden. Forsikringssummen skal være op til 10 millioner (personskade og tingskade) pr. forsikringsbegivenhed og det kræves, at den som minimum skal dække den direkte forvoldte skade. Udbyder skal have 14 dage til at anmelde en skade efter skaden er konstateret og dette gøres skriftligt til leverandøren. Kopi af gældende forsikringspolice samt kvittering for betaling vedlægges tilbudet. 20: Voldgift. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med kontrakten, skal parterne gennem forhandling søge at nå frem til en løsning. Hvis dette ikke er muligt skal parterne gennem mediation søge at nå en løsning. Mediatoren udmeldes af foreningen Mediator advokater. Udgiften til mediator deles ligeligt mellem parterne. Hvis der ikke findes en løsning, er hver af parterne berettiget til at kræve, at uoverensstemmelsen afgøres endeligt ved voldgift. Voldgiftsrettens afgørelse er bindende for parterne. Omkostningerne i forbindelse med sagens behandling, herunder honorarer, fordeles mellem parterne efter rettens bestemmelse. 21: Uddannelse. Leverandøren er ansvarlig for og skal kunne dokumentere, at eget personalet til enhver tid har en relevant uddannelse til at udføre opgaverne på en sikkerheds- og kvalitetsmæssig tilfredsstillende vis for udbyder. 22: Overdragelse af kontrakten. 10

11 Leverandøren kan ikke helt eller delvist overdrage aftalen til andre uden skriftligt samtykke fra udbyder. 23: Force majeure Her gælder kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos leverandøren. 24: Mindstekrav til teknisk kapacitet De nedenstående punkter skal vedlægges tilbudet. En beskrivelse af virksomheden. Herunder antal ansatte, organisering, Oplysning uddannelse og erfaring for medarbejdere på vagtcentral. Referenceliste fra nuværende kunder med oplysninger om kontaktperson. Oplysninger om tilbudsgivers miljøpolitik Oplysninger om tilbudsgivers socialpolitik og i hvilket omfang tilbudsgiver beskæftiger medarbejdere på særlige vilkår. 25: Mindstekrav til økonomisk kapacitet For leveringssikkerhed kræves vedlagt sidste årsrapport, med nøgletal, underskrevet af revisor. Oplysninger om selskabsform samt cvr. nummer. Oplysninger om, hvorvidt virksomheden har forfalden gæld til det offentlige overstigende kr Tro- og Love erklæring skal udfyldes og vedlægges tilbudet. Gyldig Erhvervsansvarsforsikring vedlægges Oplysninger om leverandørens eventuelle tilhørsforhold til en brancheorganisation/arbejdsgiverforening. Oplysninger om, hvorvidt der er indgået overenskomst med forhandlingsberettiget organisation om løn og arbejdsforhold. 26: Tildelingskriterier. Ordren tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til nedenstående vægtede tildelingskriterier. 1. Pris 50 % 2. Kvalitet 35 % 3. Leveringssikkerhed 10 % 4. Prisregulering 5 % 11

12 27: Øvrige oplysninger vedrørende tilbudsgivning. Der gives ikke tilbudsgiver vederlag for det fremsendte tilbud. Sidste frist for skriftlige spørgsmål er mandag, den 24. november 2008 kl Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal være skriftlige og skal sendes til Tilbudsgiver skal stå ved sit tilbud i 90 dage fra tilbudsfristen. 28: Tilbud sendes til. Tilbud sendes i en lukket kuvert mærket Fortroligt tilbud nødkald - Må ikke åbnes ved modtagelse til: Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Att.: Bjarne S. Petersen Tilbudene skal være Fællesindkøb Fyn i hænde senest, fredag d. 5. december 2008 kl Tilbudsgivere har ikke ret til at overvære åbningen af tilbudene, men kan efterfølgende enten pr. telefon eller mail få oplyst navn og antal virksomheder, der har afgivet rettidigt tilbud. Manglende opfyldelse af mindstekravene eller for sen modtagelse af tilbudet vil medføre, at dette ikke er konditionsmæssigt og derfor udelukkes. Væsentlige forbehold for grundlæggende elementer indeholdt i udbudsmaterialet, vil ligeledes medføre udelukkelse. Tilbudsvurderingen forventes afsluttet således, at der i uge 51/2008 kan gives skriftligt besked til samtlige tilbudsgivere om udfaldet af dette udbud. Med venlig hilsen Bjarne S. Petersen Indkøbskonsulent 12

13 Bilag 1. Tro- og love erklæring Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE. om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende kr.. Virksomhedens navn og adresse samt CVR nr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Dato og underskrift 13