Økonomi- og personaleadministration HMU 22. maj 2017
Foranalyse af økonomiservice og personaleadministration FORMÅL Projektet er en foranalyse, der skal undersøge potentialet ved at effektivisere en række administrative processer, både i forhold til effektivisering, større sammenhæng og højere kvalitet. PROJEKTETS FOKUS Projektet bygger på en tilgang om, at opgaver skal placeres dér, hvor der skabes mest værdi, løses af medarbejdere med størst kompetence og er mest effektiv. Derfor afdækker projektet opgaveløsningen i dag, snitflader mellem opgaver og deling af information, opgavens placering og anvendelsen af IT. KVALITATIV TILGANG Medarbejdere og ledere, der løser de udvalgte opgaver i dag, deltager i fokusgruppeinterviews omkring opgaveløsningen. Der gennemføres evt. supplerende dybdegående interviews for at kvalificere fokusgrupperne. KVANTITATIV TILGANG Der udformes en dataskabelon med fokus på tidsforbrug, volumen og placering af opgaven. Dataskabelonen udsendes til medarbejdere og ledere, der løser opgaverne i dag. Der laves datatræk fra systemer, f.eks. omkring antal fakturaer på et år. Data benchmarkes op i mod lignende kommuner og Implements erfaringer INDDRAGELSE Det er de medarbejdere og ledere, der løser opgaverne i dag, som har den største viden om dem. Derfor er der stor inddragelse bredt i kommunen gennem hele projektet. Det giver det bedste grundlag for at komme med anbefalinger. Kobling af de tilgange i en samlet vurdering af optimeringsmuligheder. Forslagene kvalificeres på workshops med ledere og medarbejdere. Indsamling af kvantitativ data Afholdelse af fokusgrupper Medarbejder- og leder workshops Notat afleveres til direktionen SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER
Økonomiserviceopgaver - Betaling, bogføring og indkøb - Borgerrelaterede fakturaer og refusion - Mellemkommunale afregninger - Oprettelser, ændring og vedligeholdelse af kontoplan - Support og undervisning på løn og økonomi - Afstemning og regnskabsaflæggelse - Statslige refusioner (kontanthjælp mv.)
Personaleadministrationsopgaver - Rekruttering, lønforhandling og ansættelse - Oprettelse af personalesager - Indberetning af ferie, fravær, barsel mv. - Indberetning af engangsydelser (kørsel mv.) - Fratrædelser og ændringer (tid, sted, funktion)
Tæt sammenhæng med ERP
Potentiale og beslutning Implements potentialevurdering Direktionens beslutning Der skal effektiviseres for 3 mio. kr. i alt. Der kan arbejdes videre med alle forslag primært i regi af ERP.
Hvorfor ikke det hele? - Ønske om kvalitativt løft på nogle områder bl.a. support og undervisning - Svært at realisere sparede 5 minutter som kr. i kassen - Reduktion på nogle områder vil gøre organisationen sårbar på andre områder udenfor analysen - Sparet ledelsestid kan være svært at realisere uden ændring af ledelsesstruktur - Dele af brugerstyring afventer systemunderstøttelse via national udvikling af støttesystemer - Potentialet er fortsat op til 7,7 mio. kr., og der arbejdes på at finde det hele. Frigjorte potentialer udover 3 mio. kr. forbliver i organisationen.
Valg af potentialer Tiltag Effekt i mio. kr. Fordelingsnøgle Personaleadministration: Fra rekruttering til ansættelse 0,4-0,1 i PA og -0,3 efter årsværk i hele organisationen Brugerstyring 0,5 Efter antallet af OPUS-brugere Indkøb i og udenfor Rakat 0,4-0,4 fordelt efter indkøb (art 2.9) Fakturakontrol og gentagne fakturaer 1,2-0,9 vedr. fakturakontrol efter antal fakturaer pr. inst./afd. 0,3 vedr. gentagne fakturaer jf. business case Borgerrelaterede fakturaer 0,3-0,2 i Familieafdelingen og -0,1 i Velfærdsforvaltningen Afstemning 0,2-0,2 i Øk. Sekr Samlet effekt 3,0
Organisatorisk fordeling af besparelse Personaleadm Borgerrelateret Brugerstyring Fordeling af besparelse (1.000 kr.) Børneudvalget 51 75 39 136 301 Ejendoms- og Driftsudvalget 13 41 60 233 346 Erhvervs- og Arbejdsmarkedsudvalget 18 19 19 25 80 Kultur- og Idrætsudvalget 9 27 29 50 115 Skoleudvalget 74 65 76 186 402 Social- og Sundhedsudvalget 90 53 121 169 433 Teknik- og Miljøudvalget 1 1 16 6 24 Økonomiudvalget 145 220 38 395 300 200 1.299 - Velfærdsforvaltningen 18 79 3 226 100 67 493 - Børne- og uddannelsesforvaltningen 7 25 2 72 200 67 372 - Teknik- og Miljøforvaltningen 9 48 4 69 67 197 - Kultur- og Økonomiforvaltningen 110 67 31 28 237 Indkøb Faktura Afstemning I alt 400 500 400 1.200 300 200 3.000 I alt
De vigtigste tiltag - 1 Fra rekruttering til ansættelse Brugerstyring Indkøb i og udenfor Rakat Fakturakontrol og gentagne fakturaer Organisatoriske tiltag Kompetenceudvikling Arbejdsgang optimeres Rollefordelinger F.eks. ingen godkendelser pr. mail Automatik og kontrol Procesoptimering Systemunderstøttelse Elektronisk understøttelse af hele processen (ERP) ERP nu, senere IDM Øget brug af Rakat - flere vare og øget compliance Betalingsplaner for gentagne fakturaer Øget kendskab og info. om nyt
De vigtigste tiltag - 2 Borgerrelaterede fakturaer Afstemning Elevadministration Organisatoriske tiltag Registrering af bevilling flyttes fra sagsbehandler til adm. medarbejder Samles i PA Proces-optimering Optimering af proces for udestående fakturaer Support og undervisning Samles i ØA/PA E-læring Systembaseret afstemning i økonomiske sekretariater Fælles platform for kommunikation med elever Systemunderstøttelse Kompetenceudvikling Obligatorisk undervisning af nye, erfa, superbrugere