Foranalyse - afrapportering

Transkript

1 Sagsnr P Godkendt dato xx-xx-xxxx Dato Revideret dato Sagsbehandler Janne Jørgensen Foranalyse - afrapportering Projekt Ansvarlig enhed Projektejer Projektleder Optimering af proces for brugeradministration og organisationsændringer Center for Politik og Udvikling Rie Perry Janne Jørgensen 1. Baggrund for foranalysen Der har gennem årene været talt meget om optimering af brugeradministrationsprocessen, hvilket omhandler oprettelse, ændring og nedlæggelse af brugere og deres adgange til ITsystemer. Der har været bred enighed om, at processen ikke er optimal. De seneste år har der været flere forskellige forhold, der har sat ekstra fokus på, hvor vigtig denne proces er. Som konkrete eksempler kan nævnes: a. SAO-projektet, hvor overordnede arbejdsgangsworkshops (as-is), har dokumenteret uhensigtsmæssige arbejdsgange, mangler og dobbeltarbejde i forbindelse med oprettelse, ændring og nedlæggelse af brugere og deres adgange til IT-systemer. b. Monopolbrudsprojektet, der forudsætter, at der er fuldstændigt styr på brugerne og deres adgange - i første omgang i forhold til monopolbrudssystemerne. Der er i den forbindelse blevet udarbejdet as-is-analyser på en medarbejders liv i organisationen i alle 12 kommuner, hvilket har dokumenteret, at der er plads til forbedring også i Næstved Kommune. c. Samarbejdet i Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT), hvor der arbejdes mod ensretning af det tekniske fundament med henblik på sammen at kunne indkøbe billigere IT-løsninger, herunder også fælles udbud og indkøb af en procesunderstøttende IdM-løsning til netop brugeradministration. d. Persondataforordningen, der stiller store krav til informationssikkerhed, årlig revision mm, hvilket igen kræver, at vi har styr på alle brugere og deres adgange. e. ERP-projektet, hvor 7 kommuner har været fælles om udbud og indkøb af en ERPløsning, hvor brugeradministrationsdelen også har stor betydning. Der bliver i DIGITregi arbejdet på at ensrette forretningsrollekataloget, og på sigt også at ensrette det tekniske set-up ved køb og implementering af en IdM-løsning. f. Organisationsændringen pr. 1/1-17, der også viste vigtigheden af, at have fuldstændigt styr på brugernes placering i organisationen og de rettigheder, der følger med - og ikke mindst de mange data, der er knyttet op på organisationen. Ovenstående er - sammen med ønsket om at digitalisere og effektivisere - et oplagt grundlag for at igangsætte projektet med optimering af processen for brugeradministration og organisationsændring i Næstved Kommune. Side 1 af 6

2 2. Foranalysens primære formål Formålet med foranalysen har været: - At indsamle og afdække den viden, der er på området med henblik på at sikre, at der er et tilstrækkeligt grundlag til at igangsætte det egentlige projekt. - At sikre, at der ved et kommende projekt er en fornuftig sammenhæng med de tiltag, der gøres i DIGIT-regi, hvor der arbejdes med tilsvarende og relaterede projekter. - At komme med en vurdering af, hvordan Næstved Kommune skal komme i mål med Optimering af proces for brugeradministration og organisationsændringer. - At komme med en konkret vurdering af det eventuelle økonomiske provenu ved gennemførelse af projektet, som en trædesten 1 på vej mod en egentlig IdM-løsning. 3. Tiltag med henblik på effektivisering og digitalisering af processerne for brugeradministration og organisationsændringer Det planlægges, at der primo august 2017 bliver igangsat et projekt med henblik på effektivisering og digitalisering af processerne for brugeradministration og organisationsændringer. Formålet med projektet er, at få udarbejdet to-be-processer for hele brugeradministrationsområdet, og dermed få et solidt grundlag for implementering af nye og strømlinede processer uden indkøb at en egentlig IdM-løsning, da dette forventes at ske i DIGIT-regi. Dermed vil første del af effektiviseringspotentialet kunne høstes allerede i I DIGIT-regi igangsættes et tilsvarende projekt, der ud over at arbejde med to-be-processer for brugeradministration i alle 12 kommuner, og også omhandler afdækning af mulige IdMløsninger. Her skelnes der mellem 2 spor det ene handler om at gå i fælles udbud med henblik på indkøb af en standard IdM-løsning, det andet omhandler muligheden for at indgå i et udviklingsarbejde sammen med øvrige kommunefællesskaber. Det er i forbindelse med ovenstående vigtigt at gøre opmærksom på, at alle erfaringer siger, at ressourceforbruget ved implementering af en IdM-løsning fordeler sig således, at det kun er 20%, der vedrører den tekniske implementering. De resterende 80 procent dækker de organisatoriske forandringer (processer, data mm). Ved igangsætning af projektet i Næstved Kommune primo august 2017, vil projektet samtidig blive pilotprojekt for DIGIT s IdM-projekt, hvorved vi allerede nu går i gang med de 80% af opgaven. Dette vil også sikre, at de tiltag, der bliver implementeret i Næstved Kommune i realiteten også er forberedelserne til den kommende IdM-løsning, og IdM eller ej så vil vi allerede efter første fase kunne høste de første effektiviseringsgevinster. Køge Kommune forventes at have et tilsvarende pilotprojekt, og der foregår allerede i dag tæt sparring mellem Næstved, Køge og DIGIT s tiltag på området. Side 2 af 6

3 3.1 Konkrete tiltag Projektet skal sikre udvikling og implementering af de kommende processer for bruger og rettighedsstyring. Arbejdet omhandler udvikling af processerne, som er delt op i nedenstående underprocesser. Det handler om udvikling af underprocesser 1-6, hvis der er ressourcer og tid, skal der kigges på underproces 7 Beskrivelse af de enkelte underprocesser for To-Be bruger og rettighedsstyring processerne: 1. Ansættelse med tildeling af IT adgange, startende fra rekrutteringsprocessen. Denne trædesten skal indeholde variant vedrørende decentral ansættelse. Processen forudsætter en større afdækning af standardadgange alt efter organisatorisk placering, så der på forhånd er defineret et sæt adgange alt efter hvilke rolle medarbejderen får i organisationen. (Nærmere defineret under punkt 6) 2. Brugerændringer - tildeling af nye adgange / fjernelse af adgange. Ændringer i organisationen og i beskæftigelse der har indflydelse på system adgange. 3. Ophør / afskedigelse af medarbejder, sikre fjernelse af medarbejderens adgange. 4. Hvordan håndteres brugerstyring i top 10 fagsystemerne i kommunen (KSP-CICS set som et fagsystem). Projektet beskriver hvilke top 10 fagsystemer, der er valgt. a. Udarbejdelse af proces for hvorledes historik for de enkelte fagsystemer indarbejdes i bruger og rettighedsstyring (IdM). Der vil også blive lagt en plan for de resterende systemer, til sikring af, at vi i løbet af første halvår 2018 får det hele med. 5. Organisation - håndtering af ændringer, nye organisationer, opsplitning af disse og nedlæggelse. Hvem deltager i planlægningen og hvem skal have besked? Udarbejdelse af en brutto liste med systemer, der er afhængige af ændringerne og forhold, der skal huskes. 6. Oprettelse/ ændring/ nedlæggelse af rollekataloger til enkelte fagsystemer, hvis det er muligt. Der laves alternativ proces, hvis fagsystemet ikke håndtere rolle begrebet. a. Proces for stillingskatalog vedligeholdelse samt hvordan processen skal være for match mellem rolle og stillingskatalog. 7. Proces for audit håndteringen af rettighedsstyring. Resultatet af ovenstående processer skal - som en trædesten 1 - kunne implementeres uden en egentlig IdM-løsning. Til dette har Team Servicedesk og IT stillet et værktøj til rådighed, der kan sørge for, at information om brugere og organisation automatisk kan videregives til relevante personer/funktioner. Værktøjet vil ikke automatisk kunne tildele rettigheder inde i de enkelte systemer. Det er blandt andet her, at en egentlig IdM-løsning vil kunne sørge for den sidste del af automatiseringen, som vil være trædesten 2, og dermed give mulighed for at hente den sidste del af besparelsespotentialet. 4. Risici Det er en forudsætning, at organisationen (ledere, lokale brugeradministratorer med flere) vil og kan bidrage med de nødvendige ressourcer til afdækning af standardadgange alt efter placering i organisationen og de øvrige processer. Såfremt dette ikke er muligt, er der en risiko for, at projektet ikke kan komme i mål. 5. Vurdering af økonomisk provenu ved gennemførelse af foranalysens anbefalinger Det økonomiske provenu forventes at kunne hentes i to tempi. Trædesten 1 omhandler optimering, effektivisering og digitalisering af de nuværende manuelle processer uden en IdM-løsning. Side 3 af 6

4 Trædesten 2 omhandler yderligere optimering, effektivisering og digitalisering med en IdM-løsning. Provenuet ved trædesten 1 vil i første omgang være begrænset, da det alene handler om forenkling og strømlining af processerne. Det vil hovedsageligt være i bestillerledet, at der er noget at hente, da bestilling af adgange vil blive mere enkel end i dag. Lederen eller den lokale brugeradministrator skal modsat i dag - kun foretage én bestilling ét sted, og det vil på forhånd være defineret, hvilke adgange en ny medarbejder i en specifik rolle i et team skal have. Ligeledes vil der være langt større sikkerhed for, at en ny medarbejder har fået tildelt adgange til de IT-systemer, der er nødvendige for at denne kan udføre sit arbejde fra første dag på jobbet. De enkelte systemadministratorer vil fx automatisk få tilsendt information om, at en ny medarbejder skal have tildelt adgang og rettigheder til et konkret IT-system. Grundlag for beregning af effektiviseringsgevinsten ved trædested 1: Medio 2016 gennemførte SAO-projektet en undersøgelse til afdækning af effektiviseringspotentialet på brugeradministrationsområdet. Resultatet var, at der overordnet set bliver brugt 8,3 årsværk på håndtering af brugeradministration dvs. oprettelse, ændring og nedlæggelse af brugere, herunder også tildeling af rettigheder i de enkelte IT-systemer. Af de 8,3 årsværk vedrørte 4,3 årsværk processen med bestilling af oprettelse, ændring og nedlæggelse af IT-brugere herunder også bestilling af adgang til relevante IT-systemer. Netop denne del af processen vil kunne forenkles uden implementering af en egentlig IdMløsning. Der er ved vurdering af effektiviseringspotentialet taget højde for, at undersøgelsen ikke bygger på detaljerede tidtagninger, men på en spørgeundersøgelse. Et forsigtigt bud er, at 20% af dette tidsforbrug vil kunne spares ved en forenkling af processen. Da processerne først forventes at kunne være implementeret medio 2018, vil der i 2018 alene kunne effektiveres for halvdelen af de 20 %, hvilket for hele organisationen svarer til kr Efterfølgende år vil der kunne effektiviseres for kr Ovenstående er første del af effektiviseringspotentialet, hvor der alene arbejdes med optimering af manuelle processer, da der fortsat skal foretages manuelle tildelinger af rettigheder i de enkelte systemer. Der vil dog blive implementeret en halvautomatisk proces, således at de involverede systemadministratorer automatisk får information når, der skal oprettes, ændres eller slettes adgange til brugerne. Provenuet ved trædesten 2, der omhandler effektivisering ved implementering af en IdMløsning, er mere usikkert, men der er ingen tvivl om, at der vil kunne effektiviseres yderligere, da blandt andet tildeling af rettigheder i de enkelte IT-systemer forventes at kunne ske automatisk. Dette forudsætter dog en investering i en IdM-løsning, køb af integration mellem IdM-løsningen og de enkelte fagsystemer, og ressourcer til drift og vedligeholdelse af selve IdM-løsningen osv. Det er i DIGIT-regi besluttet at gennemføre et analyseprojekt i perioden august december Analysefasen skal blandt andet afdække de konkrete muligheder for en IdM-løsning og de deraf følgende investeringer. Da DIGIT-projektet i foranalysen ikke har kunne fremkomme med en egentlig business case på projektet, er det på nuværende tidspunkt ikke muligt, at komme med et bud på samlet provenu ved trædesten 2. DIGITs foranalyse har dog fremhævet et effektiviseringspotentiale, der for Næstved Kommune skulle kunne give en årlig effektiviseringsgevinst på kr (modregnet effektiviseringsgevinsten fra trædesten 1). DIGIT s bedste bud på anskaffelse af en Side 4 af 6

5 standard IdM-løsning er for Næstved Kommunes vedkommende anslået til kr med en årlig licens og vedligeholdelsesudgift på kr (Dette vil muligvis kunne gøres billigere ved deltagelse i kommunale udviklingsfællesskaber som fx OS2, hvilket vil blive afdækket yderligere i analysefasen). Der er ikke taget højde for er køb af snitflader til de enkelte IT-systemer eller interne ressourcer til implementering og drift af IdM-løsningen. En IDM-løsning vil dog ikke kunne implementeres, uden at vi har gjort vores forarbejde ordentligt. Projektet vil derfor blive igangsat - IdM-system eller ej - da der allerede nu er en økonomisk effektiviseringsgevinst, ligesom der også er en lang række andre fordele. 6. Organisering, tilrettelæggelse og tidsplan Projektet forventes, at blive startet op primo august 2017, og vil blive gennemført både som internt projekt i Næstved Kommune og pilotprojekt for IdM-projektet i DIGIT-regi. Projektet bemandes med en projektleder til at drive processen, og skal derudover dækkes ind med repræsentanter fra Team Servicedesk og IT, ERP-projektets delprojekt vedrørende brugerstyring samt en række lokale brugeradministratorer. Derudover vil projektet have behov for at kunne trække på ledere, superbrugere, lokale brugeradministratorer med flere. Det anbefales, at der arbejdes med gradvis udvikling og implementering, således projektet starter på de områder, hvor der er flest IT-brugere og størst omsætning af samme. Det vil være oplagt at tage ERP ind som et af de første områder. Første opgave for projektet vil være at etablere en projektorganisation og udarbejde et detaljeret projektplan. Projektet forventes at køre i 2. halvår 2017 og første halvår Konsekvenser hvis projektet ikke gennemføres Såfremt projektet ikke gennemføres, vurderes det: At der fortsat vil være uhensigtsmæssige arbejdsgange, mangler og dobbeltarbejde i forbindelse med oprettelse, ændring og nedlæggelse af brugere og deres adgange til ITsystemer, hvilket vil koste unødvendige ressourcer på tværs af organisationen, lige som nye medarbejdere ikke altid vil have adgange til de nødvendige systemer fra første arbejdsdag. At Næstved Kommune vil få svært ved at overholde dokumentationskravene til persondataforordningen. At det fremadrettet vil være vanskeligt at stille fælles krav til brugerstyring ved fælles systemanskaffelser i DIGIT, og dermed vanskeligt at opnå de forventede besparelser ved fremtidige fællesindkøb og efterfølgende implementeringer. At kompleksiteten af brugerstyring til monopolbrudssystemerne vil blive væsentlig højere uden en strømlinet proces for brugerstyring. Side 5 af 6

6 8. Indstilling Projektet vil blive etableret og igangsat primo august 2017 med henblik på effektivisering, digitalisering og fremtidssikring af processen for brugeradministration og organisationsændringer, da det - IdM-løsning eller ej er sund fornuft og et efterspurgt tiltag. Det indstilles, at det anslåede effektiviseringspotentiale ved trædesten 1 på kr i 2018 og kr i de efterfølgende år hentes i organisationen, og at fordelingsnøglen bliver antal IT-brugere i de enkelte centre. Bilag: - Økonomibilag til afrapportering Ordliste: As-is-analyser Analyse og dokumentation af, hvordan De nuværende processer er på et område DIGIT Digitalisering Sjælland bestående af 12 kommuner på Sjælland ERP Enterprise Resource Planning en samlet løsning indeholdende en række administrative systemer som fx løn- og økonomisystem IDM Identity Management en samlet løsning til håndtering og automatisering af brugeradministration OS2 OS2 / Open Source et offentligt digitaliseringsfællesskab To-be-analyser Analyse og dokumentation af, hvordan de kommende processer optimalt vil kunne blive Side 6 af 6