Vejledning til oprettelse af erhvervsudbud Optagelse.dk
Vejledning til oprettelse af erhvervsudbud Optagelse.dk Forfatter: Ulrik Sølgaard-Nielsen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Bemærkningsfelt... 5 2 Uddannelsesudbud... 6 2.1 Rettigheden Opretter... 6 2.2 Oprettelse og redigering af fagretning... 6 2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del... 15 2.4 Ekstra felter... 20 2.4.1 Skolebaggrund... 21 2.4.2 Uddannelsesbaggrund... 21 2.4.3 Erhvervsbaggrund... 21 2.4.4 Ønsket arbejdsgiver... 21 2.4.5 Statsborgerskab... 22 2.4.6 Afkrydsningsliste... 23 2.4.7 Tekstfelt... 25 2.5 Klar til godkendelse... 28 2.5.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden... 28 2.5.2 Overførsel fra udbudssiden... 28 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 3
1 Indledning Denne vejledning gennemgår oprettelse af udbud af erhvervsuddannelser på Optagelse.dk. Som udgangspunkt anbefales det, at alle uddannelsesinstitutioner redigerer og sætter institutionens udbud klar til godkendelse for det kommende skoleår i perioden fra uge 43 og frem til den 15. november, så de kan nå at blive godkendt til offentliggørelse. Gør du et udbud klar til godkendelse fra midten af januar og frem til midten af oktober, er anbefalingen, at du herefter kontakter supporten for at få dem godkendt. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til administrative medarbejdere, der skal oprette og vedligeholde udbud af erhvervsuddannelser på Optagelse.dk. 1.2 Bemærkningsfelt Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt Bemærkningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med funktionaliteten. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 5
2 Uddannelsesudbud 2 Uddannelsesudbud 2.1 Rettigheden Opretter For at kunne oprette udbud til erhvervsuddannelser, skal du være oprettet i Optagelse.dk og have rettigheden Opretter. Din brugeradministrator på Optagelse.dk kan tildele dig rettigheden. Er du brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af disse i vores vejledning om oprettelse af medarbejder på ungdomsuddannelse. 2.2 Oprettelse og redigering af fagretning trin 1 Login på Optagelse.dk under Medarbejderforside. trin 2 Klik på Udbudsoplysninger. trin 3 Klik på Erhvervsudbud. 6 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning trin 4 Vælg det Skoleår, du ønsker at arbejde med. Udbud skal oprettes i det skoleår, eleverne skal starte. Dvs. at udbud med start august 2018 skal oprettes i skoleåret 2018/2019. Du ser nu siden Udbudsadministration. En kopi af udbuddene fra tidligere skoleår er overført til det nye. Vi anbefaler, at du åbner og gennemgår alle udbud, før du evt. markerer dem Klar til godkendelse. Når et udbud er markeret Klar til godkendelse, kan det ikke længere redigeres. Redigere eksisterende udbud Klik på navnet for den fagretning, der skal redigeres Er der udbud på listen, som du ikke vil udbyde længere, bør de slettes. På de følgende sider kan du læse mere om at oprette nye udbud. trin 5 Oprette nyt udbud Siden Udbud indeholder to faneblade, Udbud og Historik og noter På fanen Udbud definerer du udbuddet. Fanen Historik og noter indeholder historik for de ændringer, der er foretaget på udbuddet. Klik på Tilføj Fagretning. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 7
2 Uddannelsesudbud trin 6 8 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning trin 7 Titel - Skriv en sigende titel for dit udbud. Titlen skal give ansøgeren en fornemmelse af, hvad fagretningen drejer sig om, og hvilket grundforløb 2 den peger i retning af. Der sættes flueben, hvis der udbydes EUX på uddannelsen, eller hvis EUX er obligatorisk. Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at redigere titlen. trin 8 Beskrivelse Beskrivelsen benyttes til Uddannelsesguiden. Denne tekst vises ikke for ansøgeren på Optagelse.dk. trin 9 Grundforløb 2. del Her vælges de grundforløb 2. del, som fagretningen retter sig mod. I dette eksempel vælges Cykel- og motorcykeluddannelsen, Flymekaniker og Finmekanikeruddannelsen. Der kan vælges op til 25 grundforløb 2. del. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 9
2 Uddannelsesudbud Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre i grundforløb 2. del. Er der fejl i udbuddet vedr. grundforløb 2. del, skal udbuddet fjernes og oprettes på ny. trin 10 Hovedområde Her vælges det hovedområde, som udbuddet omhandler. Hvis I har en generel fagpakke, som dækker mere end ét hovedområde, så sørg for at fagpakkens titel og de grundforløb 2, der peges på, hænger logisk sammen. Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre hovedområde. Er der fejl i udbuddet vedr. hovedområde, skal udbuddet fjernes og oprettes på ny. trin 11 Udbydende institution Feltet Udbydende institution kan ikke ændres. Det er sat til den valgte institution på forsiden. I dette eksempel er valgt TEC Teknisk Erhvervsskole Center trin 12 Uddannelsen foregår på Her vælges den afdeling uddannelsen foregår på. Det kan være hovedafdelingen eller en underafdeling. Underafdelinger vises med - - foran navnet. Hvis der er en aftale med en anden institution om, at undervisningen foregår der, kan den findes via Benyt alternativ. Vælg en alternativ institution Angiv en kategori og type på uddannelsesstedet eller søg på navnet. Tryk søg. Klik på navnet. 10 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning Tryk ok. trin 13 Ansøgningen sendes til Her angives den adresse, ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud. Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk. trin 14 Ansøgningsperiode I feltet Fra: angiv ansøgningsperiodens startdato. I feltet Til: angiv ansøgningsperiodens slutdato. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 11
2 Uddannelsesudbud For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for datofeltet Vælg den ønskede dato i kalenderen Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå Bemærk Eleverne fra grundskolen søger fra starten af januar frem til 1.juni. Anbefalingen er, at ansøgningsperioden som minimum er fra 1.1 til 31.5. Som udgangspunkt er der på nye udbud valgt en periode fra 1.1 til 31.7. Generelt er det en god idé at sætte slutdatoen så sent, som det er praktisk muligt af hensyn til ansøgere uden for grundskolen. Hvis institutionen plejer at have ledige pladser, kan I med fordel sætte fristen helt frem til kort før studiestart for at give flest mulige ansøgere uden for grundskolen mulighed for at søge. 12 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.2 Oprettelse og redigering af fagretning trin 15 Studiestart I feltet Fra: angiv uddannelsens startdato. For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for datofeltet Vælg den ønskede dato i kalenderen Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå Bemærk trin 16 Ansøgere fra folkeskolen kan kun se udbud oprettet i skoleåret 2018/2019 og kun dem, der har studiestart inden 1.10.2018. Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens eget brug. Feltet anvendes til at oprette noter i historikken og er altså ikke noget, som ansøgeren vil kunne se, når ansøgeren søger udbuddet. Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. Her kan du også se, hvem der har redigeret udbuddet og hvornår. Du kan se eventuelle noter ved at trykke på pilen ude til venstre. Du kan også tilføje noter til handlingen ved at trykke på knappen Tilføj note. trin 17 Bundmenu Når du opretter et udbud, er alle knapper ikke aktive Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 13
2 Uddannelsesudbud Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returner til siden Udbudsadministration. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration Vis: viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Når du redigerer et udbud, er alle knapper aktiveret Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor). Slet: Sletter udbuddet. Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt. Bemærk Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet. 14 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del 2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del trin 1 Gå til udbudsadministrationen for erhvervsudbud og vælg fanen Grundforløb 2. del Redigere grundforløb 2. del Klik på det grundforløb du vil redigere trin 2 Oprette grundforløb 2. del Klik på Tilføj grundforløb 2. del trin 3 Uddannelse Vælg den uddannelse, der skal oprettes som grundforløb 2. del. Når du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre uddannelse. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 15
2 Uddannelsesudbud trin 4 Trin Vælg, om udbuddet har både grundforløb 2. del og hovedforløb eller kun grundforløb 2. del. Enkelte institutioner er godkendte til at oprette uddannelser, hvor der kun udbydes hovedforløb. Dette angiver du med Kun hovedforløb. Når du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre Trin. Overførte Grundforløb 2. delforløb er alle oprettet som Grundforløb 2. del. Hvis I også udbyder Hovedforløb eller evt. kun Hovedforløb, skal I oprette det som et nyt forløb. trin 5 Specialer Under specialer vælges, hvilke specialer skolen udbyder. Når du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre specialer. trin 6 Ekstra felter Disse felter kan kun ses af ansøgere, der er gået ud af skolen. 16 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del Se separat afsnit om Ekstra felter. trin 7 Udbydende institution Feltet Udbydende institution kan ikke ændres. Det er sat til den valgte institution på forsiden. I dette eksempel er valgt TEC Teknisk Erhvervsskole Center trin 8 Uddannelsen foregår på Her vælges hvilken afdeling uddannelsen foregår på, det kan være hovedafdelingen eller en underafdeling. Underafdelinger vises med - - foran navnet. Hvis der er en aftale med en anden institution, om at undervisningen foregår der, kan den findes via Benyt alternativ. Vælg en alternativ institution Angiv en kategori og type på uddannelsesstedet eller søg på navnet. Tryk søg. Klik på navnet. Tryk ok. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 17
2 Uddannelsesudbud trin 9 Ansøgningen sendes til Her angives, hvilken adresse, ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud. Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk. trin 10 Ansøgningsperiode I feltet Fra: angiv ansøgningsperiodens startdato. I feltet Til: angiv ansøgningsperiodens slutdato. 18 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.3 Oprettelse og redigering af Grundforløb 2. del For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for datofeltet Vælg den ønskede dato i kalenderen Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå Bemærk Som udgangspunkt er der på nye udbud valgt en periode fra 01-01-2018 til 31-07-2017. Det kan være en god ide at sætte Til-datoen på ansøgningsperioden så sent, som det er praktisk muligt, da ansøgere uden for grundskolen kan søge i hele perioden. Der kan også oprettes udbud til start hen over hele året med en passende ansøgningsfrist inden for reglerne i Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser. Disse er beregnet til ansøgere uden for grundskolen. trin 11 Studiestart I feltet Fra: angiv uddannelsens startdato. For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for datofeltet Vælg den ønskede dato i kalenderen Alternativt kan du skrive datoen direkte ind på formen dd-mm-åååå trin 12 Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens eget brug. Feltet anvendes til at oprette noter i historikken og er altså ikke noget, som ansøgeren vil kunne se, når ansøgeren søger udbuddet. Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. Her kan du også se, hvem der har redigeret udbuddet og hvornår. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 19
2 Uddannelsesudbud Du kan se eventuelle noter ved at trykke på pilen ude til venstre. Du kan også tilføje noter til handlingen ved at trykke på knappen Tilføj note. trin 13 Bundmenu Når du opretter udbud, er alle knapper ikke aktive Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returner til siden Udbudsadministration. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration Vis: viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden. Når du redigerer et udbud, er alle knapper aktiveret Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor). Slet: Sletter udbuddet. Inaktivér: Knappen Inaktiver gør udbuddet inaktivt. Bemærk Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet. 2.4 Ekstra felter Disse felter kan kun tilføjes på Grundforløb 2. del, da de er rettet mod ansøgere der er gået ud af grundskolen. Det har været et ønske fra mange institutioner om at kunne spørge denne gruppe om ekstra information i forbindelse med ansøgningsprocessen. Felterne skal kun anvendes i det omfang, at skolen finder det nødvendigt. 20 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.4 Ekstra felter 2.4.1 Skolebaggrund Skal ikke længere benyttes, da ansøger i forvejen skal udfylde dette i forbindelse med ansøgningen. 2.4.2 Uddannelsesbaggrund Skal ikke længere benyttes, da ansøger i forvejen skal udfylde dette i forbindelse med ansøgningen. 2.4.3 Erhvervsbaggrund trin 1 Tilføj feltet Erhvervsbaggrund Vælg erhvervsbaggrund. Tryk på tilføj. Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. 2.4.4 Ønsket arbejdsgiver trin 1 Tilføj feltet Ønsket arbejdsgiver Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 21
2 Uddannelsesudbud Vælg ønsket arbejdsgiver. Tryk på tilføj. Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. 2.4.5 Statsborgerskab trin 1 Tilføj feltet Statsborgerskab Vælg statsborgerskab. Tryk på tilføj. Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: 22 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.4 Ekstra felter Hvis ansøger siger nej, bliver den udvidet. Flettet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. 2.4.6 Afkrydsningsliste trin 1 Tilføj feltet Afkrydsningsliste Afkrydsningsliste kan bruges i forbindelse med, at ansøger skal vælge mellem flere ting. Der kan oprettes flere afkrydsningslister på det samme udbud. Vælg afkrydsningsliste. Tryk på tilføj. Feltet kan slettes igen efter oprettelse ved at trykke på papirkurven. trin 2 Overskrift og indledende tekst Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 23
2 Uddannelsesudbud Skriv en overskrift. Skriv en tekst om de valg, der skal foretages. trin 3 Valg Valgene kommer til at stå som tjek-bokse, og ansøgerne kan vælge flere bokse på en gang. 1. Angiv valgmulighed. 2. Tryk tilføj. Gentag for antal af ønskede valg muligheder. Bemærk trin 4 Når du har trykket Tilføj på et valg, har du ikke mulighed for at rette i teksten, men du kan slette det ved at trykke på skraldespanden. Gem Kontroller, at listen er som ønsket. Tryk Gem. 24 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.4 Ekstra felter Listen vil se sådan ud for ansøger: Fortryd Hvis du trykker Luk i stedet for Gem, bliver afkrydsningslisten ikke oprettet. Bemærk Når listen er gemt, er det ikke længere muligt at redigere den, og hvis der er fejl i listen, skal den slettes og oprettes på ny. 2.4.7 Tekstfelt trin 1 Tilføj feltet Tekstfelt Tekstfelt kan bruges, hvis ansøger skal skrive en længere fritekst. Ansøger vil max kunne skrive 3500 tegn som svar. Der kan oprettes flere tekstfelter på samme udbud. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 25
2 Uddannelsesudbud Vælg tekstfelt. Tryk på tilføj. Feltet kan slettes igen ved at trykke på papirkurven. trin 2 Overskrift og indledende tekst Skriv en overskrift. Skriv en tekst om de valg, der skal foretages. Tryk på Gem 26 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.4 Ekstra felter Sådan ser feltet ud for ansøger Fortryd Hvis du trykker Luk i stedet for Gem, bliver tekstfeltet ikke oprettet. Bemærk Når feltet er gemt, er det ikke længere muligt at redigere det, og hvis der er fejl i teksten, skal feltet slettes og oprettes på ny. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 27
2 Uddannelsesudbud 2.5 Klar til godkendelse For at en ansøger skal kunne søge et udbud, skal det offentliggøres. Du kan ikke selv offentliggøre dit udbud. Det skal godkendes af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet. Når du har færdiggjort dit udbud, skal du gøre udbuddet klar til godkendelse. Samme procedure er gældende for Fagretning og Grundforløb 2. del. 2.5.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden trin 1 Siden Udbudsadministration Marker den eller de studieretninger, der skal godkendes og klik på Klar til godkendelse. Bemærk Når du har gjort udbuddet Klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. trin 2 Nu er udbuddet i tilstanden Klar til godkendelse og afventer den endelige godkendelse. Bemærk Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Udbuddet kan først ses af ansøger, når ansøgningsperioden er startet. 2.5.2 Overførsel fra udbudssiden trin 1 På udbudsadministrationen Klik på fagretningen eller det grundforløb 2. del der skal godkendes. Klik på Klar til godkendelse i bundmenuen. 28 Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017
2.5 Klar til godkendelse Bemærk Når du har gjort udbuddet Klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. trin 2 Nu er udbuddet i tilstanden Klar til godkendelse. Bemærk Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Udbuddet kan først ses af ansøger, når ansøgningsperioden er startet. Styrelsen for It og Læring, 25.10.2017 29