Møde den: 11.december 2012 kl. 12-15 Mødelokale 1431/021 LSU Viden REFERAT Til stede: Lars Moseholm (fmd.), Henrik Senfer, Jette Hammer, Per Lindblad Johansen, Lisbeth Ramsgaard Carlsen (næstfmd.), Isabel Olesen, Zbigniew Sobkowicz, Lisbeth Holm Rasmussen, Trine Juhl Sørensen, Lene Lund, Vibeke Jartoft, Helle Dahl (ref.) Fraværende: Birgitte Højland, Anders Nygaard Mikkelsen, Anna Mette Morthorst, Solvejg Gyldenløv 0. Godkendelse af dagsorden Dato: 19.12.2012 Sagsnr.: Ref: Side 1/7 1. AU Viden organisering Oplæg om organiseringen af AU Viden med henblik på, at LSU er orienteret om den overordnede opgaveportefølje samt direkte og indirekte tilknyttede enheder. Bilag 1: Principskitse - organiseringen af AU Viden 2. AU Viden perspektiver og udvikling (båndrapport/notat) Orientering om processen med at udarbejde notat om vidensudveksling i Det Tværgående Bånd for Vidensudveksling. Orientering om de generelle konklusioner og anbefalinger i den kommende indstilling til Universitetsledelsen. Drøftelse af konsekvenser og muligheder for AU Viden i 2013 lyset af konklusioner og anbefalinger for AU Viden. 3. Budget 2013 Kort orientering om status på budgetprocessen vedr. AU Viden. 4. Fysisk APV status og handlingsplan Orientering om status på processen. Herefter drøftelse af handlingsplan og evt. forslag til yderligere initiativer. 5. Psykisk APV status og handlingsplan Orientering om status på processen. Herefter drøftelse af opfølgningsproces i regi af LAMU, når resultatet af den psykiske APV foreligger. Bilag 2: Psykisk APV, forslag til procesplan 6. Ansættelsesprocedurer og medarbejderrepræsentation i ansættelsesudvalg Drøftelse af forslag til fremtidig procedure i forbindelse med at nedsætte ansættelsesudvalg - herunder forslag til kriterier og retningslinjer for medarbejderrepræsentation i ansættelsesudvalg. 7. Personalepolitik i AU Viden Aarhus Universitet Tlf.: Fax: E-mail:
Side 2 af 7 prioritering af indsats og fastsætteles af temadrøftelser Drøftelse af AU s personalepolitik og dens betydning for AU Viden, herunder beslutning om, hvilke fokusområder LSU vil arbejde videre med i 2013, samt hvordan LSU skal arbejde videre med personalepolitikken. Bilag 3: AU s personalepolitik 8. Lønforhandlinger efteråret 2012 Kort orientering om status på processen og erfaringerne med AU s nye forhandlingsmodel. Drøftelse af procedure for 2013, herunder udarbejdelse af kriterier for tildeling af lønforbedring. 9. Forslag til ændring af forretningsorden Forslag om teknisk ændring af LSU s forretningsorden: Intentionen i den netop vedtagne forretningsorden for LSU er, at de ordinære møder placeres tidsmæssigt efter møderne i de relevante overordnede SU er: HSU og ASU (administrationens SU). I forretningsordenen fremgår det imidlertid, at LSU s møder skal koordineres med HSU og FSU (hovedområdernes SU er). Det foreslås derfor at ændre forretningsordenens 6 stk. 1 til følgende ordlyd: 6: Der afholdes 4 ordinære møder om året. Møderne placeres tidsmæssigt efter møderne i HSU og ASU. Det indstilles, at ændringsforslaget vedtages. Den normale frist for ændring af forretningsordenen ikke er overholdt, men det vurderes imidlertid, at ændringen er af rent teknisk karakter og derfor kan vedtages uden behov for at overholde den fulde ændringsprocedure. 10. Møder i 2013 Det indstilles, at datoer for LSU møder i 2013 fastlægges. Bilag 4: Forslag til mødedatoer for LSU i 2013. 11. Eventuelt
Side 3 af 7 Ad 0 Godkendelse af dagsorden Dagsordnen blev godkendt. Ad 1 AU Viden organisering AU Viden er forholdsvis kompliceret jf. bilag 1, og AU Viden skal udvikle sig i den retning, som universitetsledelsen ønsker det. Figuren illustrerer status. Backoffice er fysisk placeret dels i Emdrup, dels i Frederikshus. AU Library har flere placeringer hvor frontoffice er de fem bobler på figuren. Det specielle for AU Library er, at der er to frontoffices for Arts, og at frontoffive til Health betjenes af Statsbiblioteket. Efter- og videreuddannelse er placeret 3 steder - på BSS, Arts og Health. Karrierer og alumne er på BSS. Ift. TTO har VD Viden p.t. et overordnede ansvar vedr. lønforhandlinger, mens TTO som fagligt område ligger under prorektor. De Nationale Centre refererer til dekanerne. Videns ansvar ift. De Nationale Centre er at rådgive universitetsledelsen og deltage i ledelsesmøder med ministerierne. Der arbejdes hen imod, at AU Viden bredes ud til at dække alle fire hovedområder. På efter- og videreuddannelsesområdet er der nedsat en række arbejdsgruppe på tværs af Studieadministrationen og Viden, som skal afdække hvordan dette område skal organiseres fremadrettet, både front- og backoffice. Personalet fra de enkelte områder, ex. AU Library, vil på sigt samarbejde med andre områder i Viden, hvilket har været en af drivkræfterne bag dannelsen af Viden for at høste synergi. AU Library har således kontaktflader som rækker ud til bl.a. forskning, talentudvikling og hele uddannelsesområdet. På BSS har man undersøgt, om Karrierecentret kunne ligge i forbindelse med biblioteket, men dette var ikke muligt på grund af manglende plads. Alumne tilbyder forskellige services til bibliotekerne. Karrierecentret opbygger ikke den viden, som man ved allerede findes i bibliotekerne men bruger deres kompetencer. Karrierecentret skal være der, hvor de studerende er. Den nye netportal Videnudveksling er på trapperne. Alle opfordres til at checke og udbrede kendskabet til portalen. På forespørgsel om en mulig vækst i AU Viden er svaret, at det afhænger af hvad hovedområderne vil, og at der i 2013 skal tales med dekanerne herom.
Side 4 af 7 Ad 2 AU Viden perspektiver og udvikling (båndrapport/notat) I notatet forlagt universitetsledelsen 17. december formuleres mål og midler for virksomhedsområdet, myndighedsområdet, civilsamfundet, karrierer og alumne. Videnudvekslingsbåndet har arbejdet med at udstikke rammerne for, hvor de enkelte områder skal hen og hvordan de kan spille mere sammen. Båndet har konkret anbefalet, at der igangsættes en række målrettede aktiviteter, herunder en videreudvikling af Vidensportalen, en AU internt videnudvekslingsevent i samarbejde med de faglige miljøer, en ekstern rettet AU Exchange. Der ses også på, hvordan de nu spredte aktiviteter på virksomhedsområdet kan samvirke og en idé er, at der etableres erhvervsambassadører på institutterne og dannelse af et erhvervsforum med eksterne deltagere. Ved civilsamfundet forstås alle dem som ikke er en del af en formel institution eller er organiseret. På biblioteksområdet er kontakten til civilsamfundet lovfæstet i bibliotekslovgivningen, idet der er offentlig adgang til bibliotekerne, ligesom bibliotekerne deltager i lånesamarbejdet med folkebibliotekerne. Desuden er der visse alumnetilbud. Universitetsledelsen skal først nikke til det, båndet indstiller. Herefter forventes det, at der for hver aktivitet udarbejdes særskilte beslutningsoplæg til Universitetsledelsen der beskriver handleplaner, målsætninger, forventet output, organisering og økonomi. I den forbindelse er der brug for så kvalificeret input som mulig også fra medarbejderne. Universitetsledelsen har besluttet dannelsen AU Library i en tidligere proces i 2012. Nu følger de øvrige områder i det tempo, universitetsledelsen ønsker det. Ad 3 Budget 2013 Det endelige budget for 2013 forventes udmeldt den 15. januar 2013. I den ideelle verden ville båndets indstilling til universitetsledelsen have været færdig i sommeren 2012, og nye aktiviteter kunne have været inddraget i budgetprocessen for 2013. På biblioteksområdet har det været muligt, men ikke på de øvrige områder. AU Viden har en samlet omsætning på ca. 100 mio. kr. Budgettet for 2013 er en opdatering af 2012 budgettet for så vidt angår de faktiske tal inkl. driftsbudgetter. Desuden har universitetsledelsen lavet en reservationsbevilling, hvor også AU Viden er nævnt. Denne reservationsbevilling er tænkt anvendt til fx stratetiske aktiviteter i 2013.
Side 5 af 7 Kort sagt fortsætter vi som vanlig, men med mulighed for udvikling og fortsat forankring. På biblioteksområdet var der i budgettet for 2012 angivet en besparelse på 3 mio. kr. Denne besparelse som allerede lå sidste år er foretaget. Ad 4 Fysisk APV status og handlingsplan Arbejdsmiljøudvalg i AU Viden har taget fat i de meldinger, der er kommet ind gennem den fysiske APV. På biblioteksområdet er der ikke gennemført fysisk APV i 2012. Dette sættes i værk. Mange af problemstillingerne relaterede sig til områder/bygninger som nu er forladt. Andre emner til behandling har været indeklima i ny S-bygning, branden i Frederikshus og senest bombetruslen på Fuglesangs Allé. Sidstnævnte betyder, at arbejdet med beredskabsplanen fremskyndes. Referaterne fra LAMU ligger på nettet under medarbejderportalen for Viden. Ad 5 Psykisk APV status og handlingsplan Den psykiske APV offentliggøres for alle den 20. februar 2013. Både LAMU og LSU spiller en vigtig rolle i forbindelse med de efterfølgende handlingsplaner og den opfølgning, som vil finde sted i samarbejde med HR. På AU s hjemmeside ligger en del materiale om psykiske APV. Når resultatet foreligger skal de formidles og der skal iværksættes en opfølgning samt udarbejdes handlingsplaner. Der er ikke afsat særlige midler til opfølgningen. Det er naturligvis resultatet som afgør, hvordan der skal informeres, hvilke informationsmøder der skal afholdes og hvilke handlingsplaner, der skal udarbejdes. Den i bilaget viste plan følges. Datoer til informationsmøder lægges ind i alles kalender. Anonymiteten går forud for at få eventuelle delresultater ud. Afhængig af hvad det vedrører, vil delresultater kunne laves på grupper ned på mellem 10 og 20 personer. Ad 6 Ansættelsesprocedurer og medarbejderrepræsentation i ansættelsesudvalg Baggrunden for punkter har været en oplevelse af, at en biblioteksleder er blevet ansat, uden at der har været en medarbejderrepræsentant med i ansættelsesudvalget. Formanden pointerede at ansættelsesudvalg nedsættes fra gang til gang med de deltagere, som ved hver ansættelse giver mening. Der
Side 6 af 7 har været deltagelse af medarbejderrepræsentanter ved alle ansættelser. Ifølge personalepolitikken skal der være mindst en medarbejderrepræsentant med i et ansættelsesudvalg. Personalepolitikken følges naturligvis og ledelsen vil tage dialogen med tillidsrepræsentanten(erne) fra gang til gang. Ad 7 Personalepolitik i AU Viden prioritering af indsats og fastsættelse af temadrøftelser Hvad betyder personalepolitikken for os i AU Viden os? Personalepolitikken kan virke overvældende. Hvilke erfaringer er der med personalepolitikken fra de forskellige områder, og er der et eller to delområder, som der ønskes et særligt fokus på med henblik på at LSU arbejder videre med disse? Områderne kompetenceudvikling og stress blev fremhævet som centrale i første omgang, herunder hvor er min vej i organisationen og hvor bevæger man sig hen i en organisering under fortsat forandring og udvikling. Introduktionsforløb til nyansatte kunne også være et tema. Der er afsat midler til kompetenceudvikling i budgettet. Måske kan der skræddersys specifikke kompetenceudviklingsforløb? Stress vil formentlig fremgå som et fokusområde i den psykiske APV. LSU kan arbejde med udarbejdelse af politikker for udvalgte områder og emnet sættes på som punkt på førstkommende ordinære LSU-møde. Der vil blive udarbejdet et oplæg til mødet omhandlende stress og kompetenceudvikling. Ad 8 Lønforhandlinger efteråret 2012 De netop overståede lønforhandlinger har været en ekstrem koncentreret proces, hvor også datagrundlaget har været ufuldstændigt. Der har på hvert område været afholdt 2 møder. Det første møde fastsatte rammerne for forhandlingen, og næste møde afsluttede forhandlingen. Formanden takkede alle tillidsrepræsentanter for at have bidraget konstruktivt til at fremme processen og håbede, at næste lønforhandling vil kunne foregå i samme positive ånd men med bedre tid til processen. Omkring halvdelen af de, som havde søgt, fik tildelt enten et kvalifikationstillæg eller et engangsvederlag. Fordelingen af disse følger overordnet lønsummerne på de enkelte områder. Næste lønforhandling begynder til marts 2013. De kriterier som blev anvendt ved lønforhandlingen blev fastsat på det første LSU-møde. De nye kriterier skal være klar til marts, og der skal arbejdes med disse kriterier i god tid, så processen bliver bedre end sidste gang.
Side 7 af 7 Der kommer ikke en samlet udmelding fra ledelsen om, hvad der er tildelt hver hvem. Der er dog en interesse for at man kan se, hvad der for hver især kan arbejdes videre med. Tilbagemeldingen sker gennem nærmeste leder. Der er i brevene fra HR angivet en begrundelse til de, som har fået tildelt et engangsvederlag. TR kan selvfølgelig lavet lister over til hvem, og hvad der er givet. Det aftales at der i januar afholdes et ekstraordinært møde omkring fastlæggelsen og diskussionen af de kommende kriterier til lønforhandlingen i 2013. Ad 9 Forslag til ændring af forretningsorden Forslaget er vedtaget Ad 10 Møder i 2013 Forslag til datoer er vedtaget. Lægges ind i outlook og Firstclass. Der planlægges med et ekstraordinært møde i januar Ad 11 Eventuelt Karrierer har lavet en ansøgning til SEK på 600.000 kr. LSU skal godkende denne ansøgning og Jette Hammer fortæller derfor, at hun rundsender den til alle med frist for tilbagemelding om godkendelse. Vedr. videomøder er der for og imod. Der var enighed om, at det i dag har fungeret godt med videolink. Formanden spurgte til mødeformen, kommenteret dagsorden og bilag? Der var generel tilslutning til form og niveau. Der skal være det nødvendige bilagsmateriale til at deltagerne fuldt kan forberede sig til møderne. Mødet hæves kl. 13.39 Ref. Helle Dahl