REFERAT Dialogmøde 2012 Boligselskabet for Høng og Omegn Dato: 23. oktober 2012 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Formand Kurt Olsen (afbud) Britta Skiber Rune (BSR) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen. Ingen. 3. Gennemgang af styringsrapporten. Boligselskabets sene fremsendelse af styringsrapporten blev kort drøftet. Der var enighed om, at styringsrapporten i 2013 fremsendes først på året se herom under punkt 8. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen (iflg. boligorganisationen) : Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja, afd. 005 5, Sæby I Se under punkt 3 C. B. Gennemgang af boligorganisationen. 1) Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Renovering af de ældste afdelinger. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Ansøgning om tilskud og støtte fra Landsstøttefonden. (Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 1/5
Nøgletallene for boligorganisationen er pæne. Dispositionsfonden er forholdsvis stor i forhold til benchmark, og BSR oplyste, at der forventes brugt tilskud herfra til diverse renoveringer og tilskud til afdelinger. Der har ikke været sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret. 2) Ledelse og beboerdemokrati : ledelse og beboerdemokrati: At få beboerne til at deltage aktivt. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Informationsmøder vil blive indført. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger. Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste 73,33 % Kommunal anvisning 24,0 % Fleksibel udlejning 2,67 % Kombineret udlejning 0,00 % Annoncering 0,00 % Der er ingen ledige boliger pr. ultimo regnskabsåret. 2 afdelinger er sammenlagt til 1 afdeling pr. 1. juli 2012 (dvs. fra næste regnskabsår) således: Afd. 11: Glentevej 2-88 og 31-53 Afd. 13: Glentevej 3A-19C 56 boliger 24 boliger Herefter Afd. 11: Glentevej 2-88, 3A-19C og 31-53 - i alt 80 boliger Boligorganisationen oplyser ingen udlejningsvanskeligheder og pæne ventelister. Der er en afdelingsbestyrelse i 8 afdelinger ud af 16 afdelinger. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden status : nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Sikre at huslejen ikke bliver for høj. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen. Boligorganisationen redegjorde for afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer - se pkt. 3C. (Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 2/5
C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne : Der er kritiske nøgletal i forhold til benchmark vedrørende: Afd. 003 3: Henlæggelser til vedligeholdelse (gul markering) Afd. 005 5: Henlæggelser til vedligeholdelse (gul markering) og opsamlet underskud (gul markering) Afd. 006 6: Henlæggelser til vedligeholdelse (gul markering) Afd. 009 9: Henlæggelser til vedligeholdelse (gul markering) Afd. 013 13: Flerårige overskud (rød markering) Afd. 018 18: Flerårige overskud (rød markering) Ovennævnte forhold drøftet under punkt. 4. Herudover følgende kommentarer til de enkelte afdelinger: Afd. 001 1: Planlagt renovering af bad i dobbelthuse. Afd. 002 2: 20 boliger har fået renoveret badeværelser, finansieret ved låneoptagelse (godkendt af kommunen i 2010). De resterende 20 boliger påtænkes nu også renoveret. Låneansøgning fremsendes. Afd. 005 5: BSR oplyser huslejeniveauet er for højt. Det er svært at tiltrække nye lejere, bl.a. fordi alt i området er lukket, tilbage kun en friskole. Til gengæld bliver nuværende beboere gerne boende. Det er besluttet at give tilskud til afdelingen fra dispositionsfonden. Der planlægges renovering i afdelingen i løbet af 2 3 år. Afd. 006 6: Igangværende renoverings-støttesag via LBF. Besigtigelse med LBF og kommunen i 2010. Skema A forventes fremsendt til kommunen inden udgangen af 2012. Afd. 009 9: Kommunen har den 8. december 2011 meddelt godkendelse til låneoptagelse til finansiering af tagudskiftning. BSR oplyser, projektet bliver dyrere, så der fremsendes ny ansøgning om låneoptagelse. Afd. 010 10: Renoveringen og renoveringsstøttesagen i LBF er nu afsluttet. Kommunen godkendte skema C den 23. marts 2012 og kommunen betalte den kommunale andel af kapitaltilførslen på 300.000 kr. den 27. september 2012. Afd. 011 11: Igangværende renoverings-støttesag via LBF. Besigtigelse med LBF og kommunen 24. maj 2012. Der er endnu ingen aftale om tidspunkt for indsendelse af skema A. Afdelingen er sammenlagt med afd. 013 13 den 1. juli 2012. Afd. 013 13: Afdelingen er sammenlagt med afd. 011 11 den 1. juli 2012. Afd. 015 15: Ved fraflytning moderniseres køkkener på Møllehaven inden ny indflyting. Afd. 017 17: Køkkener moderniseret i 2012, finansieret ved egen trækningsret. Afd. 018 18: BSR oplyser, at huslejeniveauet er højt. Boligorganisationen har besluttet til yde tilskud fra dispositionsfonden til nedsættelse af huslejen. (Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 3/5
D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde : Boligorganisationen har som aftalt fremsendt nye vedtægter jf. almenboligloven. 4. Regnskabet for 2011 : Regnskabet for 2011 (01.07.2010 30.06.2011) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Der har været underskud i 3 afdelinger (ud af 17), som afvikles efter reglerne. Henlæggelserne til vedligeholdelse afviger i flere afdelinger væsentlig fra benchmark, men drifts- og vedligeholdelsesplanerne er ikke er ajourførte iflg. revisor. Kommunen har påtalt revisors bemærkninger: 1. Der er kun gennemført en begrænset ajourføring af drifts- og vedligeholdelsesplanerne og enkelte har ikke været opdateret i en årrække. Revisor henstiller til, at der foretages ajourføring af vedligeholdelsesplanerne, således at der er overensstemmelse mellem vedligeholdelsesplaner og budgetter, og at dette bør have høj prioritet. 2. Arbejdet vedrørende den lovpligtige forvaltningsrevision er ikke helt tilendebragt, hvorfor revisor ikke har kunnet foretaget forvaltningsrevision af effektivitet. Kalundborg Kommune tog herefter regnskabet for 2011 til efterretning med følgende bemærkninger: Vi har påtalt, at boligselskabet snarest muligt og fremover skal ajourføre de lovpligtige drifts- og vedligeholdelsesplaner og efterfølgende fremover skal budgettere herefter. Vi har påtalt, at dette skal have høj prioritet. Vi har påtalt, at arbejdet med at tilvejebringe og godkende målsætninger i forbindelse med den lovpligtige forvaltningsrevision skal færdiggøres. 5. Forhandling og drøftelse af ny udlejningsaftale Kommunen opsagde udlejningsaftalen med Boligselskabet for Høng og Omegn den 30. maj 2012 med virkning pr. 31. december 2012. Boligselskabets fremsendte forslag til ny udlejningsaftale pr. 1. januar 2013 blev drøftet. Boligselskabet foreslår 242 familieboliger ud af 449 mulige omfattet 59, stk. 1 og ingen familieboliger omfattet af 59, stk. 2. Herudover foreslås fleksibel udlejning i 6 afdelinger (afd. 1, afd. 3, afd. 6, afd. 9, afd. 11 og afd. 17). Boligselskabet udtrykker stor ros til samarbejdet med de afdelinger i kommunen, som anviser/visiterer til deres boliger (Borgerservice og Visitations- og hjælpemiddelenheden). Kommunen: Administrationen ser meget positivt på den fremsendte udlejningsaftale, og vil indstille denne til godkendelse i kommunalbestyrelsen inden udgangen af 2012. HP fremsender snarest den endelige redigerede udlejningsaftale til boligselskabet til underskrift. 6. Eventuelt : Ingen bemærkninger. (Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 4/5
Næste dialogmøde 2012 : Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 30. november 2012. Det blev aftalt, at boligselskabet indberetter styringsrapporten senest 15. marts 2013. Kommunen indberetter denne fristdato i www.almenstyringsdialog.dk. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. KONKLUSION : Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Ajourføring af drifts- og vedligeholdelsesplaner og budgettering herefter. Forvaltningsrevisionen. Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Boligselskabet for Høng og Omegn ajourfører snarest muligt og fremover de lovpligtige drifts- og vedligeholdelsesplaner og budgetterer herefter. Kommunen fremsender snarest den endelige redigerede udlejningsaftale til boligselskabet til underskrift. Nærværende referat godkendes af Boligselskabet for Høng og Omegn Kalundborg Kommune den 21/11-2012 den 20 / 11-2012 Forretningsfører Britta Skiber Rune Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. (Referat fra dialogmødet 2012 med Boligselskabet for Høng og Omegn) 5/5