TIL BEBOERNE I AFDELING 53 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget Skema planlagt vedligeholdelse Indkomne forslag 15. august 2012
Dato 15. august 2012 Afdeling Afdeling 53 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i fælleshuset på Åvænget, Egå tirsdag den 28. august 2012, kl. 19.00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget 2013 5. Indkomne forslag a. Opsætning af overvågningskamera b. Tilladelse til udekatte c. Skriftlig opfordring til oprydning i barnevogns- og redskabsskur d. Reparation af rørinstallationer i skur e. Mulighed for at afgive skriftlig stemme f. Procedure for fastsættelse af dato for afdelingsmøder g. Vedligeholdelse af fællesarealer 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen
Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget.
11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 20. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 21. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e- mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.
Budget 2013 hovedlinjer Afdeling 53 Julsøvej Hvad er budget 2013? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2013. I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis indtægterne er større end udgifterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i 2013. Huslejen stiger med 2,5% i 2013 Din husleje stiger med 2,5% fra 1. januar 2013. Det skyldes særlig henlæggelser. Priserne i samfundet i øvrigt forventes at stige med 1,7% til 2013. Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (71 m2) 5.300 kr. 5.432 kr. 132 kr. 3-rumsbolig (83 m2) 5.950 kr. 6.098 kr. 148 kr. 4-rumsbolig (110 m2) 7.000 kr. 7.174 kr. 174 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler de kan afvige fra din husleje, også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet indeholder også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre. På langtidsplanen for 2013 er der især fokus på: Projekt Budget Facadedøre og vinduer inkl. fuger: Maling af vinduer 69.000 Vandinstallation: Udskift APV unit 55.000 Varmeinstallation: Rep. og vedligehold af varme 19.000 Gård-, have-, og vejanlægsvedligehold: Rep. belægning 15.000 Ventilationsanlæg: Rep. og vedligehold af ventilation 11.000 I de følgende år skal du særlig være opmærksom på: Projekt År Budget Tagbelægning: Vedligehold og udskiftning af tagbelægning inkl. stillads 2018 1.600.000 Køkkeninventar: Vedligehold inventar og nye køkkener 2018 874.000 Andre El-anlæg: Etablering af solceller på taget 2018 500.000 Køkkeninventar: Udskift komfurer 2018 167.000 Facadedøre og vinduer inkl. fuger: Maling af vinduer 2018 69.000 Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2013 henlægger afdelingen 88 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2011 henlagt 374 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre.
Budget 2013 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx får en mere energibesparende adfærd (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2011 Budget 2012 Budget 2013 Ændring Almindelig vedligeholdelse 78.939 75.270 77.500 +3% Ejendomsfunktionær og renholdelse 179.067 176.594 189.580 +7% Drift af fællesfaciliteter 8.100 16.200 16.200 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter 3.092 16.018 16.093 El og varme 34.325 37.317 38.059 +2% Vandafgift 622 2.000 1.000-50% Renovation m.m. 49.121 50.230 50.230 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 163.085 183.250 198.000 +8% Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 11.255 0 11.255 Andre udgifter 12 225 308 +37% Ydelser på prioritetslån 886.563 902.177 909.612 Administrationsbidrag 121.149 109.415 112.385 +3% Ejendomsskatter 70.482 75.270 78.507 +4% Forsikringer 22.916 22.948 24.704 +8% Overført til resultatkonto 37.731 0 0 I alt 1.666.459 1.666.914 1.723.433 +3% Udgifterne bliver dækket af flg. indtægter: Konto Regnskab 2011 Budget 2012 Budget 2013 Husleje 1.603.440 1.623.425 1.623.492 Ændring Renter 57.962 27.000 24.000-11% Afvikling af overskud m.v. 0 16.489 35.354 +114% Andre indtægter 5.056 0 0 I alt 1.666.458 1.666.914 1.682.846 Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 2,5%. I budgetåret 2013 fordeler udgifterne sig således: Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 1% 4% 11% 12% 7% 11% 53% Du kan se det fulde budget bagest i materialet til afdelingsmødet. Boligkontoret Århus afdeling 53 2 af 2