TIL BEBOERNE I AFDELING 55

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 55 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2017 Vedligeholdelsesopgaver 2017 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab 2015 Forslag 25. august 2016

2 Dato 25. august 2016 Afdeling 55 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset Skæring Parkvej onsdag den 7. september 2016 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Maling af trappe og balustre b. Højden af træer i egne haver c. Total udfasning af miljø og sprøjtegifte d. Delvis udfasning miljø og sprøjtegifte e. Gartnerne pålægges fuldstændigt ophør af brug af sprøjtegifte f. Advisering før brug af miljø og sprøjtegifte 5. Valg a. Valg af formand for 2 år (på valg er Søren Skov) b. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er Jonas T. Rasmussen og Jørn Christensen) c. Valg af suppleant(er) 6. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 55 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2017 hovedlinjer Afdeling 55 Skæring Parkvej Hvad er budget 2017? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke i 2017 Din husleje stiger ikke fra 1. januar Eksempler på husleje pr. 1. januar 2017 (budgettet som foreslået) ABoligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rums familiebolig (67 m²) kr kr. 0 kr. 3-rums familiebolig (93 m²) kr kr. 0 kr. 4-rums familiebolig (110 m²) kr kr. 0 kr. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag, som behandles for sig. Du skal særligt være opmærksom på, når der et år står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der i løbet af året skal optages et lån, der oftest medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2017 henlægger afdelingen 153 kr. pr. m². I alt var der ved udgangen af 2015 henlagt 284 kr. pr. m² i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Budget 2017 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Udgifter 2017 Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Almindelig vedligeholdelse Ejendomsfunktionær og renholdelse Drift af fællesfaciliteter Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Vandafgift Renovation m.m Ændring (betyd.) Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Andre udgifter Ydelser på prioritetslån Ydelse på forbedringslån Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto I alt Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2015 Budget 2016 Budget 2017 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % Andre indtægter I alt Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 1% 1% 2% 10% 46% 18% 5% 17% Du kan få det fulde budget for afdeling 55 Skæring Parkvej på mkl@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 55 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2017 Afdeling 55 Skæring Parkvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Rep. og vedligehold P-pladsbelægning * Belægninger Flisepladser til bord/bænke Belægninger Opretning af belægning på terrasser * Belægninger Ændre belægning mellem blok Belægninger Rette belægning ved Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold udv. belysning * Elforsyningsanlæg (samlet) rep. /vedligeholde el installationer * Borde og bænke Ny bænk ved legeplads Legepladsudstyr Legeplads inspektion inkl. Rep. og vedligehold legepladsudst * Legepladsudstyr Udskift faldsand ved legeplads til faldsikring Buske Vedligehold beplantning * Dør Rep. og vedligehold indv. døre/vinduer * Gulv Slib og lakering af gulve inkl. trapper og forkanter * Loft Rep. revnede lofter med ekstra lag gipsplank * Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Overflader Udskift dårlige fuger i vådrum ved fraflytning. * Indvendige vægoverflader fællesarealer Fuge ml. væg og træværk ved fraflytning. * Indvendige vægoverflader fællesarealer Udskift tapet de steder den er gal ved fraflytning * Indvendige vægoverflader fællesarealer Maling af opgange Vindue Rep. og vedligehold facadedøre/vinduer/fuger * Vindue Udskiftning af ruder * Vindue Udskift dårlige elastiske fuger vinduer/døre * Væg Eftersyn fuger og sokkelpuds * Indervægge i fællesarealer Udskift filt de steder den er gal ved fraflytning * Ydervæg Udskifte træ med eternit ved vinduer * Opsamling Ekspansionstykker i tagrender * Opsamling Rep. og vedligehold afløbsinstallationer * Opsamling Rensning af tagrender Opsamling Rep. Ekspansion stykker i tagrender. * Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold vandinstallationer * Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold varmeinstallationer * Vaskemaskiner Rep. og vedligehold maskiner i vaskeri * Ventilationsanlæg (samlet) Rep. ventilation * Affaldscontainer, -beholder og -stativ Afsat til containere * Affaldscontainer, -beholder og -stativ Rep. vedligeholde storskraldsplads 48/55 * Køkkeninventar Rep. og vedligehold køkkeninventar/hvidevarer * Maskiner og maskinanlæg Rep. og vedligehold traktor/maskiner * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 55 Skæring Parkvej er vedlagt til orientering.

7 Budget 2017 vedligeholdelsesplan Afdeling 55 Skæring Parkvej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Rep. og vedligehold P-pladsbelægning Belægninger Opretning af fliser og græs Belægninger Flisepladser til bord/bænke Belægninger Lys ved storskrald Belægninger Opretning af fliser og græs Belægninger Opretning af belægning på terrasser Belægninger Ændre belægning mellem blok Belægninger Rette belægning ved Hegn Maling af affaldsøer/garage Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold udv. belysning Elforsyningsanlæg (samlet) rep. /vedligeholde el installationer Borde og bænke Ny bænk ved legeplads Legepladsudstyr Legeplads inspektion inkl. Rep. og vedligehold leg Legepladsudstyr Udskift faldsand ved legeplads til faldsikring Legepladsudstyr Etablering af legeplads (Bruges til faldsikring flyttes Buske Vedligehold beplantning Dør Rep. og vedligehold indv. døre/vinduer Gulv Slib og lakering af gulve Gulv Slib og lakering af gulve inkl. trapper og forkanter Kanaler, ingeniørgange Rensning af ventilations kanaler Kanaler, ingeniørgange Service aftale anlæg 6 stk Loft Rep. revnede lofter med ekstra lag gipsplank Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder Overflader Udskift dårlige fuger i vådrum ved fraflytning Indvendige vægoverflader fællesar Etablering af gæste lejlighed møbler Indvendige vægoverflader fællesar Fuge ml. væg og træværk ved fraflytning Indvendige vægoverflader fællesar Udskift tapet de steder den er gal ved fraflytning Indvendige vægoverflader fællesar Maling af opgange Trappe Slib og lakering/forkanter på trapper Vindue Rep. og vedligehold facadedøre/vinduer/fuger Vindue Udskiftning af ruder Vindue Maling vinduer mod syd samt døre Vindue Udskift dårlige elastiske fuger vinduer/døre Vindue Udskifte det træ der er dårligst til eternit plader mo Vindue Rep. og vedligeholde indv. dør og vinduer Vindue Maling af vinduer mod nord Vindue Udskiftning af vinduer Væg Eftersyn fuger og sokkelpuds Indervægge i fællesarealer Udskift filt de steder den er gal ved fraflytning Ydervæg Udskifte træ med eternit ved vinduer Opsamling Ekspansionstykker i tagrender Opsamling Rep. og vedligehold afløbsinstallationer Opsamling Rensning af tagrender Opsamling Rep. Ekspansion stykker i tagrender Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold vandinstallationer Vandsystem (samlet) Udskiftning af vandrør Målerarrangement Udskiftning af energimåler Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold varmeinstallationer Vaskemaskiner Rep. og vedligehold maskiner i vaskeri Vaskemaskiner Udskiftning vaskemaskiner Vaskemaskiner Udskiftning tørretumbler Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af emhætter Boligkontoret Århus afdeling 55

8 Ventilationsanlæg (samlet) Rep. ventilation Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation Affaldscontainer, -beholder og -stat Afsat til containere Affaldscontainer, -beholder og -stat Rep. vedligeholde storskraldsplads 48/ Badeværelse inventar Renovering af badeværelser Hårde hvidevarer Udskiftning komfurer Hårde hvidevarer Udskiftning køleskabe Køkkeninventar Rep. og vedligehold køkkeninventar/hvidevarer Køkkeninventar Udskiftning køkkeninventar Maskiner og maskinanlæg Rep. og vedligehold traktor/maskiner Maskiner og maskinanlæg Udskiftning traktor Maskiner og maskinanlæg Andel ny plæneklipper Total Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 55

9 Regnskab 2015 Afdeling 55 Skæring Parkvej Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2015 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 55 Dato 9. juni 2016 Forslag maling af trappe og ballelyster: Vi vil gerne forslå at der bliver mulighed for at man må male sin trappe inde i boligen, dog ikke trappetrin. Den skal males med en maling som har samme egenskaber som den lak der bliver brugt på vores gulve, så der ikke vil blive mere vedligeholdelse på grund af at trappen er blevet malet i stedet for lakeret. Man må male trappen i enten en lys grå Ral 5345 eller hvid farve Ral For at arbejdet bliver udført håndværksmæssigt korrekt skal man anvende den arbejdes beskrivelse som malerne anvender, som kan hentes ved varmemesteren hvis forslaget bliver vedtaget. Man skal også være opmærksom på, hvis træet er meget slidt. Hvis træet er det, skal der bruges iso primer som grunder, da der ellers kan forekomme gennemslag i malingen. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

12 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 55 Dato 9. juni 2016 Forslag til højden af træer i egne haver : Flere af træerne er blevet så høje at de er til gene for naboer, bygning eller andet. Vi vil gerne forslå at træer i beboernes egne haver ikke må overstige 4 meter hvis de er til gene for naboerne. Det vurderes af varmemester eller inspektør. Er træerne til gene skal du/i selv sørge for at beskære træet efter deres anvisning. Træerne kan også være til gene hvis de er mindre end 4 meter. Det vurderes også af varmemester eller inspektør. Beskæring efter anvisning fra varmemester eller inspektør. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

13 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 55 Dato 24. august 2016 Total udfasning af miljø og sprøjtegifte Bestyrelsen indstiller en total udfasning af miljø og sprøjtegifte i afdelingen. Udfasningen skal ske i løbet af et år og skal erstattes af manuel eller mekanisk ukrudtsbekæmpelse. I Særlige tilfælde kan bestyrelsen give dispensation til brug af miljø og sprøjtegifte. Dette skal ske fra sag til sag og bestyrelsen skal indhente relevant viden om nødvendighed og eventuelle alternativer til sprøjtning. Hvis det vurderes nødvendigt. Delvis udfasning miljø og sprøjtegifte. Bestyrelsen indstiller at brugen af miljø og sprøjtegifte nedbringes. Der skal kun bruges miljø og sprøjtegifte hvor det er absolut nødvendigt og der ikke kan findes alternativer. Der må f.eks. ikke sprøjtes ved træer og på stier, hvor man enten kan lade plantevæksten gro eller bekæmpe med afbrænding eller anden manuel eller mekanisk metode. Gartnerne pålægges fuldstændigt ophør af brug af sprøjtegifte. Bestyrelsen ser ingen grund til, at der bruges sprøjtegift af gartneren. Advisering før brug af miljø og sprøjtegifte. Før brug af miljø og sprøjtegifte skal beboerne have besked herom. Det skal ske via SMS, mail eller anden direkte kommunikation. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen