TIL BEBOERNE I AFDELING 10

Transkript

1 TIL BEBOERNE I AFDELING 10 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse Årsregnskab Forslag 28. august 2015

2 Dato 28. august 2015 Afdeling 10 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Beboerhuset i afdeling 29 - Kalmargade torsdag den 10. september 2015 kl. 19:00 Husk: Der er spisning for tilmeldte før mødet kl Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for Indkomne forslag a. Råderetskatalog og finansieret råderet b. Plantning af græs c. Fri råderet d. Navne på lejekontrakt 6. Valg a. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år (på valg er Ulla Skaarenborg) b. Valg af suppleant(er) c. Valg af repræsentant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

3 Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 10 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. ) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. ) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

4 Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 10 Nordalsvej m.m. Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i Huslejen stiger ikke pr. 1. januar 2016 Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 4-rumsbolig (96 m2) kr kr. 0 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 168 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 477 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

5 Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Beslutte s Påvirkes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse Ejendomsfunktionær og renholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m El og varme Ændring (betyd.) Renovation m.m % Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse % Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning Henlæggelse til tab ved fraflytning Andre udgifter Ydelse på forbedringslån % Landsbyggefond, dispositionsfond og arbejdskapital A- og G-indskud Administrationsbidrag Ejendomsskatter % Forsikringer Overført til resultatkonto Tab ved fraflytninger I alt % Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje Renter Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v % I alt % Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 2% 3% 1% 0% 16% 28% 43% 7% Du kan få det fulde budget for afdeling 10 Nordalsvej m.m. på mv@bk-aarhus.dk eller Det kan også findes på Boligkontoret Århus afdeling 10 2 af 2

6 Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 10 Nordalsvej m.m. Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Rep. fliser, stier og veje * Belægninger Vedligeholdelsen af slangestien * Hegn Hegn i haver * Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold afløbsledninger * Stikledning Udskiftning af vand stikledninger * Buske Nyplantning * Buske Nyplantning Gulv Slibning og lakering af gulve (trapper og repo) * Gulv Ny vinyl i køkken og entre * Overflader Vægfliser i bad ved fraflytning * Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * Trappe Rep. af Udv. trapper bag trappe via moduler * Vindue Udskiftning af termoruder * Ydervæg Tegl facader, rep. murværk, tagsten, gavle og sålbænke* Opsamling Nye håndvaske ved fraflytning * Belysningsanlæg Udskiftning elledninger * Vandsystem (samlet) Udskiftning varmvandsbeholdere ca. 2 stk pr år * Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold af vandinstallation * Hårde hvidevarer Rep./vedligehold komfur og emhætter * Køkkeninventar Nye bordplader * Køkkeninventar Nye køkkener (kun elementer) * Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser først på året Henlæggelser sidst på året Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 10 Nordalsvej m.m. er vedlagt til orientering.

7 Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 10 Nordalsvej m.m. Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet Belægninger Rep. fliser, stier og veje Belægninger Ny vejasfalt (Norddalsvej Beløb rykkes til 2018 og for Belægninger Vedligeholdelsen af slangestien Belægninger Vedligeholdelsen af slangestien Hegn Hegn i haver Hegn Ny plantestensmur mod Norges Alle Afløbssystem (samlet) Nye udv./indv regn- og spildevandsledninger(2034) Afløbssystem (samlet) Rep./vedligehold afløbsledninger Stikledning Udskiftning af vand stikledninger Affaldscontainer, -beholder og -stativleje af container Buske Nyplantning Buske Nyplantning Udvendig dør Maling af udhusdøre 45 stk Gulv Slibning og lakering af gulve (trapper og repo) Gulv Ny vinyl i køkken og entre Overflader Vægfliser i bad ved fraflytning Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder Tagkonstruktion Maling af gavl over hoveddør inkl. rem - RAL Trappe Rep. af Udv. trapper bag trappe via moduler Vindue Vinduesudskiftning, 7 stk. pr. bolig, ialt 315 stk Vindue Udskiftning af termoruder Ydervæg Tegl facader, rep. murværk, tagsten, gavle og sålbænke Ydervæg Omfugning af gavltrekanter Opsamling Nye håndvaske ved fraflytning Belysningsanlæg Udskiftning elledninger Vandsystem (samlet) Udskiftning varmvandsbeholdere ca. 2 stk pr år Vandsystem (samlet) Rep. og vedligehold af vandinstallation Varmeanlæg (samlet) Udskiftning radiatorer/varmeanlæg (2025) Badeværelse inventar Nye Badeværelser (2025) Hårde hvidevarer Udskiftning komfurer Hårde hvidevarer Rep./vedligehold komfur og emhætter Hårde hvidevarer Rep./vedligehold komfur og emhætter Køkkeninventar Nye bordplader Køkkeninventar Nye køkkener (kun elementer) Køkkeninventar Nye Køkkener incl. gulvisolering Total Boligkontoret Århus afdeling 10

8 Tekst Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året Boligkontoret Århus afdeling 10

9 Regnskab 2014 Afdeling 10 Nordalsvej m.m. Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen Vand- og vandafledningsafgifter Renovation Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud Offentlige og andre faste udgifter i alt Ejendomsfunktionær og renholdelse Almindelig vedligeholdelse Planlagt og periodisk vedligeholdelse Vedligeholdelse dækket af henlæggelser Istandsættelse ved fraflytning m.v Istandsættelse dækket af henlæggelser Vaskeri, fælleslokaler m.m Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Variable udgifter i alt Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning Samlede ordinære udgifter Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v Tab ved lejeledighed m.v Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Tab ved fraflytning Tab dækket af dispositionsfonden Tab dækket af henlæggelser Overført fra resultatkonto Andre ekstraordinære udgifter Ekstraordinære udgifter i alt Udgifter i alt Årets overskud overført til resultatkonto Udgifter og evt. overskud i alt Indtægter Leje Renter Drift af fællesfaciliteter Overført fra resultatkonto Andre ordinære indtægter Ordinære indtægter i alt Tilskud og driftsstøtte Ekstraordinære indtægter Indtægter i alt Årets underskud overført til resultatkonto Indtægter og evt. underskud i alt

10 Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver kr. kr. Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt Aktiver i alt Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning 0 0 Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto Langfristet gæld i alt Kortfristet gæld i alt Passiver i alt Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på

11 Råderetskatalog for afdeling 10 Boligkontoret Århus Individuel råderet Christiansbjerg 25 aug.2015 Forbedringsarbejder Udestue (i henhold til tegninger) Det er på beboermøde den 10. september 2015 vedtaget, at følgende råderetsarbejder kan finansieres ved individuel huslejeforhøjelse: Nyt badeværelse, nyt køkken og udestue Der vil være en begrænsning på ca. 3 køkkener/bad pr. år, alt efter afdelingens økonomi, på grund af afdelingsudgifterne til VVS og elarbejde Afdelingen afholder udgifter til fremføring af nye rør og ledninger til originale tappestedder/udtag På badeværelser betaler afdelingen ligeledes for nyt sanitet i form af håndvask og toiletkumme Arbejderne vil blive tilgodeset i den rækkefølge der ansøges i. Vedligeholdelse af evt. udestue udregnes ved opførelse og indregnes i merhuslejen. Økonomi Finansieringen sker ved lån af afdelingens egne midler eller ved optagelse af kreditforeningslån. Kreditforeningslån til køkken og bad kan finansieres over 20 år. Lån til udestue afhænger af om kreditforeningen vil acceptere 20 år. Da låneomkostningerne er høje for mindre lån er det nødvendigt at låne mindst kr. på en gang. Hvis lån i stedet sker ved lån af afdelingens egne midler er løbetiden max. 15 år og renten den samme som afdelingen får i rente af mellemregningen med Boligkontoret. Afdelingen stiller kr. til rådighed til lån af afdelingens midler. Prisen for et køkken må maksimalt udgøre kr Prisen for et nyt badeværelse må maksimalt udgøre kr Prisen for en udestue må maksimalt udgøre kr Den samlede individuelle husleje forhøjelse for finansierede råderetsarbejder må maksimal udgøre 250 pr.m 2. Forandringsarbejder Carport (i henhold til tegninger) Gårdoverdækning (i henhold til tegninger) Plankeværk (forlænge til max 4,5 meter) (i henhold til tegninger) Ændring af beplantning i have Benytte natursten, plantesten og lign. til indretning af have Terrasse (baghave): Max 50 % af havens samlede areal må belægges med sten/fliser. Belægning (forhave): Indtil 100 % sten/fliser Småbygninger (i henhold til småbygningsreglement) Flagstang (max 8 m) Fritstående pergola

12 Øvrigt Markiser Drivhuse Mindre legehuse og lign. som ikke er forankret nævneværdigt i jorden er at betragte som løsøre og må gerne opstilles men er i øvrigt afdelingen uvedkommende Farvekatalog Alt udvendigt træværk skal fremstå i følgende farver: Hvid (som vinduer) Grå (som fordøre) Svenskrød Sort Trykimprægneret grøn eller brun Mørk brun Grøn umbra

13 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING august 2015 Jeg forslår at der bliver plantet græs på jordstykket mellem fliserne og genboens hæk på Sæterstien 11-19, da det bliver nemmere at holde og kommer til at se pænere ud - det kommer til at se mere ens ud hele stien hen. Planen er, at beboerne i på Sæterstien gør arbejdet selv og for egen regning. Med venlig hilsen Jette og Torben Larsen Sæterstien Århus N

14 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING august 2015 Jeg forslår, at vi får fri råderet under den finansierede råderet. Dvs. så der ikke er begrænsninger på, hvilke forbedringer, som beboerne kan låne til inden for den afdelingens økonomiske ramme. Med venlig hilsen Jette og Torben Larsen Sæterstien Århus N

15 FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING august 2015 Vi foreslår, at repræsentanterne på næste repræsentantskabsmøde skal forslå, at det igen bliver muligt at få begge navne i husstanden på lejekontrakten. Med venlig hilsen Jette og Torben Larsen Sæterstien Århus N