KØBENHAVNS UNIVERSITET DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET Medlemmer og suppleanter i FSU MØDEREFERAT 16. MARTS 2017 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg SAMF-HR Møde afholdt: Torsdag den 16. marts 2017 kl. 10.00-12.00 Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale 5.1.46 ØSTER FARIMAGSGADE 5 1353 KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF 35323546 DIR 35323975 Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Christian Schultz (CS), Søren Kyllingsbæk (SK), Peter Thisted Dinesen på vegne af Mikkel Vedby Rasmussen (PTH), Tina Franck (TFR), Janus Hansen (MJ), Christina Holbøll på vegne af Helle Samuelsen (CH). Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Jan Majfred (JM), Bjarke Oxlund (BO), Henrik Jensen (HJE), Hanne Merete Kraak (HMK), Vicki Antosz (VA), Annette Vester (AV), Hans Jakob Kirk (HJK), Hilda Rømer Christensen (HRC). Afbud fra: Mikkel Vedby Rasmussen, Ole Bested, Randi Starrfelt og Helle Samuelsen. Susanne Lunn og Jonathan Holm-Skjold deltog fra Institut for Psykologi som observatører. SL og JH-S er nyvalgte tillidsrepræsentanter på instituttet. Nyansat HR-centerchef, Gitte Korsgaard, HR Søndre City, deltog ligeledes som observatør. Prodekan Birgitte Sloth deltog i punkt 6. (implementering af undervisningsportfolio på SAMF) FAX 35323532 cspe@samf.ku.dk www.samf.ku.dk REF: CSPE
SIDE 2 AF 10 Dagsorden: Ad 1. Godkendelse af dagsorden TOES bemærkede, at der var et ekstra bilag til punkt 3.2., som ikke fremgår af bilagslisten. Bilaget er et sagsnotat vedrørende opgavebortfald på SAMF. Bilaget blev udsendt til FSU s medlemmer den 10. marts 2017. Dagsordenen blev herefter godkendt. Ad 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU mødet den 8. december 2016 Referatet blev godkendt. Ad 3. Økonomi 3.1. Orientering om regnskab 2016 DR10 resultatoversigt (R2014-2016) og DR50 resultatoversigt (R2014-2016) var udsendt som bilag. TFR gennemgik DR10 oversigten og oplyste, at overskuddet på 21 mio. dels skyldes et fald i driftsudgifterne og dels en stigning i STÅ-indtægterne på SAMF. Det er generelt for hele KU at STÅ-indtægterne er steget. Vedrørende DR50 oversigten oplyste TFR, at resultatet for 2016 ligger på 121 mio. Det er en flot stigning i forhold til 2015 og 2014. Prognosen reguleres løbende på det eksterne område. 3.2.Status for 200 mio. kr. s initiativerne Vedrørende notatet om opgavebortfald på SAMF: TOES orienterede om baggrunden for bilaget om opgavebortfald på SAMF. I forbindelse med tilpasningsrunden på KU blev det forudsat, at personalereduktioner også skulle medføre opgavebortfald. TOES bemærkede, at nogle er fratrådt, mens andre er kommet til eller er ved at blive ansat, dog er den samlede bemanding på KU reduceret både på VIP og TAP-området. SAMF skal på et HSU møde i april redegøre for, hvordan de endelige besparelser er fordelt på fakultetet. TFR gennemgik bilaget. Hun oplyste, at bortfald af administrative opgaver løbende drøftes i administratorforum. Opgavebortfald vil af nogle opleves som en forringet service.
JM bemærkede, at den besparelse, som man kalkulerede med på Institut for Psykologi, ikke er slået igennem. JM henviste navnlig til, at proceduren omkring Q-indberetningerne er uændret. TFR bemærkede, at man på KU arbejder på at få ændret proceduren omkring Q-indberetningerne. HMK oplyste at AC-TAP siden ikke oplever større ændringer som følge af opgavebortfaldet, tværtimod er det indtrykket, at medarbejderne blot løber stærkere, og der er større sygefravær nu, end før opgaverne bortfaldt. Derudover opleves det, at opgaverne, især på studieområdet, er på vej ind igen, fx i form af flere fag, som ellers skulle bortfalde. VA bemærkede, at HK bl.a. oplever et øget pres og mere travlhed på fundingområdet og på studieområdet. TFR opfordrede til, at man løbende følger udviklingen, og at man tager eventuelle udfordringer op med de lokale ledelser. VA bemærkede desuden, at den øgede tendens til ansættelse af studentermedhjælp på institutterne, også til faste opgaver, giver uro blandt HK-medarbejderne i forhold til varetagelsen af deres opgaver. AM bemærkede, at bilaget mangler en baggrundshistorie omkring fordelingen og omfanget af frivillig fratrædelse. Nedgang i Ph.d.- bestanden er heller ikke nævnt i notatet. TOES bemærkede hertil, at besparelseskravet til institutterne, i forhold til Ph.d.-området, alene er rettet mod optagelse af Ph.d.-studerende på ordinær virksomhed. Der kan være eksternt finansierede Ph.d.-studerende, som omvendt øger optaget. HRC bemærkede, at det ikke fremgår klart af notatet, hvordan besparelserne reelt berører VIP-området. De øgede administrative opgaver, som er blevet pålagt VIP-medarbejderne som følge af administrative besparelser, er ikke medtaget i notatet. CH oplyste, at der er tale om en lokal prioritering og en lokal beslutning, hvilke opgaver der skal bortfalde, og dermed også et lokalt ledelsesansvar. SK bemærkede, at Institut for Psykologi har valgt at aflyse sommerskoler som led i deres besparelser på instituttet, men instituttet er åben for en fælles administrativ understøttelse af sommerskolerne. Hvis det er muligt at finde en fælles løsning, vil sommerskolerne blive genindført. TOES bemærkede hertil, at det kan være en uheldig løsning at nedlægge sommerkurser og øvrige fag udbudt som efter- og videreuddannelse som led i administrative besparelser, idet det på længere sigt kan give fald i indtægterne. Dekanatet er derfor ved at undersøge, om der kan findes en samlet løsning på dette på SAMF. Vedrørende status for 200 mio. kr. s initiativerne: HR-området er ved at blive omorganiseret til 3 nye HR- centre, som etableres med start den 1.juni 2017. De tørre fakulteters HR administration samles i HR Søndre City med placering på både SAMF og Søndre Campus. Gitte Korsgaard er ansat som HR-centerchef for HR Søndre City pr. 1. SIDE 3 AF 10
marts 2017. TOES bemærkede at HR omorganiseringen, i starten, muligvis vil være omkostningskrævende, men det er planen, at den skal ende med en besparelse på 15 mio. kr. med udgangen af 2019. I første omgang vil man indføre forenkling og ensretning af procedurer og arbejdsgange, som forventes at give nogle besparelser. Ph.d. administrationen vil fortsat ligge inden for HR-centerets område. På IT-området er der nedsat forskellige arbejdsgrupper, som arbejder med forskellige temaer, fx Basis-IT, Forsknings-IT og sikkerhed. AM og HMK deltager i en følgegruppe under HSU, som ser på brugernes og medarbejdernes behov. SK deltager i en følgegruppe som beskæftiger sig med forskningsdelen med det primære formål at højne kvalitet og sikkerhed. Forskningsdatasikkerhed er ikke bare et KU anliggende, men også et EU anliggende. AM bemærkede, at serviceniveauet på IT området på SAMF bør opretholdes. Der er stor tilfredshed med SAMF-IT. Fortætning på bygningsområdet er foreløbig udskudt. SIDE 4 AF 10 Ad 4. Drøftelse af initiativer i relation til køn og karriere B-siden efterlyste ved sidste FSU møde et særskilt punkt om køn. Afrapporteringen til rektor vedrørende fakultetets 3-K handlingsplan (Karriere, Køn og Kvalitet) er i gang, og den samlede KU rapport vedr. Karriere, Køn og Kvalitet forventes at være færdig i juni 2017. Diskussionspapir fra netværk for yngre kvindelige forskere på SAMF (bilag 4.1.) blev drøftet, og de enkelte forslag fra netværket i diskussionspapiret blev gennemgået. TOES bemærkede ad Forslag 1 (en undersøgelse af kønsuligheden i den akademiske karriere), at Julie Sommerlund, prodekan på HUM, kan henvise til relevante rapporter om dette emne qua sin deltagelse i gender grupper i IARU og i LERU. Overvejer at invitere Sommerlund til at præsentere relevante rapporter Vedrørende Forslag 2 (obligatorisk kursus for alle deltagere i bedømmelsesog ansættelsesudvalg) bemærkede TOES, at der i bilaget refereres til et kursus i Oxford. Institut for Psykologi har tilbudt at undersøge, hvilke muligheder der er for at lave et tilsvarende kursus på SAMF med gældende KU regler. Dette vil blive drøftet nærmere på et kommende FLT møde. Forslag 3 vedrører etablering af en barselsfond på fakultetsniveau. TOES henviste til den eksisterende ordning på SAMF, hvor der refunderes et beløb til institutterne svarende til et semesters undervisningsfrihed. Omkostninger derudover er lagt ud til institutterne, som selv vurderer, om man vil anvende ressourcer til dette. TOES anser det ikke hensigtsmæssigt at etablere en
barselsfond på fakultetet, da det blot vil øge administration uden at skaffe flere midler til fakultetet Vedrørende Forslag 4 om et mentorprogram, der også inddrager postdocs, bemærkede TOES, at han allerede har foreslået, at KU søger kompetencemidler til dette. HRC foreslog en bredere form for netværk, også for studerende, med øget fokus på karriereveje for både postdoc og Ph.d.- studerende. Vedrørende Forslag 5 om internationalisering, bemærkede TOES, at det vil blive drøftet i Ph.d.-udvalget, hvis der er noget, der skal formaliseres i den forbindelse. BO bemærkede, at der bør være mere fokus på SAMF, i stedet for at pege på eller forvente, at andre skal iværksætte og implementere forslagene. AM bemærkede, at barselsfonden og mentorprogrammet er et fælles problem og derfor kunne udvides til at omfatte hele KU. HRC foreslog, at møder eller seminarer om Gender Bias gøres obligatorisk også for ledere, da alle bør være opmærksom på begrebet. På Horizon 2020 arrangementet var repræsentationen fra SAMF meget beskeden. HRC efterlyser mere opbakning fra ledelsen til dette område. CS bemærkede, at problematikken omkring Home Bias er mindst lige så vigtig som køns bias B-siden støttede forslaget om et obligatorisk kursus for alle deltagere i bedømmelses- og ansættelsesudvalg (Forslag 2). AM henviste til, at der konkret på SAMF var blevet nedsat et ansættelsesudvalg udelukkende med mænd. A-siden bemærkede, at kan være vanskeligt helt at leve op til kravet om deltagelse af kvinder i alle ansættelses- og bedømmelsesudvalg, dels på grund af habilitetsproblemer, og dels fordi det på nogle institutter er et fåtal af kvinder, der reelt kan blive inddraget. Det kan så betyde, at de bliver inddraget gentagne gange med deraf følgende problemer med at varetage deres karriere i øvrigt. Ledelsen er dog opmærksom på problemet og i langt de fleste tilfælde, er der kvinder repræsenteret i både ansættelses- og bedømmelsesudvalg. AM fortalte at retningslinjerne om kønsbalance udsprang fra bestyrelsen og at Rektor ved behandlingen i HSU havde affærdiget synspunktet om, at det kunne være vanskeligt i praksis at opretholde reglerne for visse fagområder. SIDE 5 AF 10 Ad 5. Drøftelse af karriereveje for VIP på SAMF/KU rekruttering, fastholdelse og forfremmelsesmuligheder TOES bemærkede vedrørende rapporten om Tenure Track (bilag 5.3.), at nogle fakulteter bruger Tenure Track til at tiltrække bedre ansøgere. Det er ikke et problem på SAMF at tiltrække gode ansøgere, og SAMF har derfor
valgt at opslå stillingerne som både ordinære (4 årige) og Tenure Track adjunkter. TOES oplyste, at han har bedt institutlederne om en plan for rekruttering af adjunkturer inden for de næste 5 år. Vedrørende bilag 5.4. (evaluering af shortlisting) bemærkede TOES, at interne ansøgere shortlistes på samme vilkår som øvrige ansøgere. Der blev på mødet efterlyst materiale om shortlist. Materialet ligger på KUnet: https://intranet.ku.dk/personaleadministration/rekrutterin GKU/VIP/Sider/default.aspx SIDE 6 AF 10 Vedrørende notatet om overvejelser om intern forfremmelse/promotion til professor (bilag 5.1.), oplyste TOES at forslaget er lavet efter inspiration fra udenlandsk praksis i UK. Hvis forslaget skal gennemføres, kræver det en ministeriel godkendelse. CS bemærkede, at han ikke er tilhænger af forslaget. Forslaget trækker fakultetet væk fra målsætningen om international rekruttering og fra princippet om, at man skal tiltrække ansøgere i åbent opslag. En dygtig lektor på instituttet vil under alle omstændigheder få en professorstilling, som er søgt i et åbent opslag. Forslaget giver i øvrigt et urimeligt stort pres på institutlederne, som skal indstille den interne kandidat til forfremmelse. B-siden var positiv over for forslaget. Det fremmer karrieremulighederne for de meget kvalificerede interne ansatte og kan fungere som et væsentligt fastholdelsesinstrument. AM bemærkede, at indstilling om intern forfremmelse ikke bør ligge hos institutlederen alene. TOES takkede for kommentarerne, som vil indgå i de videre overvejelser. Ad 6. Drøftelse af implementering af undervisningsportfolio på SAMF Birgitte Sloth gennemgik den foreløbige implementeringsplan på SAMF, jf. bilag 6.1 Hun gav en PowerPoint præsentation, som beskriver planen, og som institutlederne kan bruge til at informere deres medarbejdere. PowerPoint præsentationen udsendes sammen med referatet. BSL bemærkede, at der er oprettet en portal på KUnet med en materialesamling og konkrete eksempler, hvor man kan søge vejledning. BO bemærkede, at kompetenceprofil og portfolio blev drøftet på det årlige undervisningsinternat i januar på Institut for Antropologi. Ingen kan være uenige i, at undervisning er vigtig. Spørgsmålet er, om ikke studielederen er den nærmeste til at tage drøftelsen omkring undervisningen med medarbejderen. BSL bemærkede hertil, at det er en overordnet KU beslutning at man kun har én MUS samtale, og at man refererer til én leder.
HJE oplyste, at man på Institut for Statskundskab har ladet en forsøgskanin gennemgå portfoliet. HJE refererede følgende fra forsøgskaninen : Et undervisningsportfolio kan være et meget relevant redskab til løbende refleksion og forhåbentlig også kvalificering af den enkeltes undervisning. Jeg vil som en, der har været forsøgskanin dog gerne advare mod, at det får en form, hvor mange skal skrive/ gøre en masse, der måske ender med at være ord på et papir, der ikke bliver aktiveret. Dvs., det skal være overskueligt og enkelt for den enkelte at føre en portfolio. Skal den også bruges til MUS, skal det ikke være et for omfattende skema. Og så bør lederne opfordres til at læse det skrevne, hvis det er aftalt, at det skal sendes forud for MUS-samtalerne. SIDE 7 AF 10 HJE bemærkede, at han kunne tilslutte sig anbefalingerne fra forsøgskaninen. HJE henviste til, at han ved en tidligere lejlighed havde anmodet om, at VIP medarbejderne fik et let tilgængeligt eksempelmateriale til inspiration, så den ikke bliver modtaget som yderligere en del af den almindelige bureaukratisering af den enkelte VIP medarbejders hverdag. AM bemærkede, at den ny kompetenceprofil generelt opleves som et ekstraarbejde. Flere VIP-medarbejdere har flere fag som skal beskrives i portfoliet, og oplysningerne, som er placeret forskellige steder, skal sammenskrives. TOES bemærkede, at kompetenceprofilen grundlæggende er et forsøg på at sidestille uddannelse og forskning og sætte undervisning mere på dagsordenen, også i MUS-regi. Ad 7. Tidsplan for årets lønforhandlinger Udkast til tidsplan for årets lønforhandlinger på SAMF var udsendt som bilag. TOES bemærkede, at der ikke fastlægges en særlig pulje til lønforhandlinger. Institutledernes lønforhandlingsramme aftales med dekanen. Der foretages individuelle lønforhandlinger på alle institutter uden forhåndsaftaler. Det er kun Økonomisk Institut, der har fået godkendt en forhåndsaftale om publikationstillæg. Det betyder ikke, at der ikke kan indgås aftaler om tillæg på andre institutter i relation til publikationer, men det sker i givet fald ved individuel lønforhandling. TOES henledte opmærksomheden på diverse udbetalinger fra CBS og andre honorarer, som udbetales som engangsvederlag på KU, og som finansieres af andre end KU. TOES bemærkede at det giver et skævt billede af omfanget af udbetalte tillæg på KU, når der søges om aktindsigt i lønoplysninger.
AM bemærkede, at professorer selv forhandler løn, mens tillæg til professor mso forhandles gennem tillidsmandssystemet. Link til KU s lønpolitik: https://intranet.ku.dk/personaleadministration/dokumentbank/documents/lø npolitik%20for%20københavns%20universitet.pdf SIDE 8 AF 10 Ad 8. MUS indrapportering for 2016 Samlet MUS indrapportering fra SAMF var udsendt som bilag. TOES henviste til en tidligere FSU beslutning om, at MUS processen på institutterne drøftes en gang årligt i FSU. JM bemærkede, at det er tankevækkende, at der er så få Ph.d.-studerende, der har fået en MUS samtale. BO oplyste, at det er en udfordring på Institut for Antropologi at få Postdocs til at deltage i MUS samtaler. Det skyldes, at de ofte ikke kan se formålet med, at der afholdes MUS. PTD oplyste, at man også kender til denne problematik på Institut for Statskundskab. Instituttet har drøftet forskellige tiltag. Det er generelt opfattelsen, at Postdoc ansatte ikke føler sig værdsat internt på instituttet. TOES bemærkede, at der generelt er fokus på Postdocs karrieremuligheder. Det drøftes pt generelt på KU og skal også drøftes i Akademisk Råd senere i dag. Hidtil har ønsket været, at initiativerne skulle foregå på institutniveau. TOES henviste til pjecen Take charge of your postdoc career, som nævnes under punkt 10 og var udsendt som bilag 10.1. Postdoc pjecen kan eventuelt udsendes til den Postdoc ansatte inden MUS samtalen. CS bemærkede, at MUS samtalen også bruges til forventningsafstemning, hvilket også er relevant for Postdocs. Karrieremulighederne for en Postdoc på Økonomisk Institut er meget anderledes end mulighederne for en Postdoc på fx Institut for Psykologi. Derfor er det vanskeligt at lave tiltag for Postdocs på fakultetsniveau. Ad 9. Orientering fra HSU Dagsorden for HSU mødet den 14. december 2016 og den 18. januar 2017 var udsendt som bilag. Der var ingen bemærkninger til dette punkt.
Ad 10. Meddelelser Herunder: Orientering om karrierevejledning og placement for Ph.d og Postdoc. Der henvises til punkt 8. Orientering om køreplan for ny strategi på KU og SAMF. Proces for udarbejdelsen af KU s strategi gældende fra 2018 var udsendt som bilag. TOES oplyste, at det er en KU strategi i første omgang. I juni 2017 kan fakultetsstrategien drøftes. Ny ansøgningsrunde til Kompetencefonden er åben med frist den 24. april 2017. Der er udsendt en nyhed om dette på KUnet og i SAMF-nyt. SIDE 9 AF 10 Link til Kompetencefonden på KUnet: https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/nyheder/sider/soeg- stoette-til-din-kompetenceudvikling- 2017.aspx?utm_source=SAMFnyt&utm_medium=newsletter&utm_term=Søg%20støtte%20til %20din%20kompetenceudvikling&utm_content=readmore&utm _campaign=samf-nyt%20uge%205%202017 Ad 11. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) FAMU holdt møde den 19. januar om opfølgning på APV 2016. TOES oplyste, at arbejdsmiljøorganisationen på institutter og enheder skal lave en plan for afvikling af beredskabsøvelser. Beredskabsøvelserne på alle enheder skal være afholdt inden sommerferien 2017. På FAMU mødet blev der også drøftet psykisk arbejdsmiljø og stress. Et temamøde om stress drøftes senere efter oplæg fra Institut for Psykologi. Ad 12. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Holder møde i uge 12. Sociologi: Har drøftet økonomi og opfølgning på APV. Instituttet har i relation til det psykiske arbejdsmiljø drøftet en række (tænkte) eksempler/cases omkring håndtering af forskellige episoder mellem kollegaer. Eksemplerne udsendes med referatet. Statskundskab: Havde møde i januar 2017, hvor det bl.a. blev drøftet om der skulle laves en supplerende undersøgelse om arbejdsmiljøet på statskundskab.
Psykologi: Har drøftet ligestilling i relation til ansættelsesudvalg mv. samt undervisningsnormer Økonomi: Har drøftet sygefravær og opfølgning på APV, herunder beredskabsplaner og økonomi Fakultetssekretariatet: Holder møde den 17. marts. HJK oplyste, at SAMF-IT har afholdt en socialfaglig dag, som opfølgning på APV, med bl.a. stress på programmet SIDE 10 AF 10 Ad 13. Eventuelt Ingen bemærkninger.