Medlemmer og suppleanter i FSU. Fakultetets Samarbejdsudvalg. Forum. Møde afholdt: Torsdag den 13. december 2012 kl

Transkript

1 D E T S A M F U N D S V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Medlemmer og suppleanter i FSU M Ø D E R E F E R A T 13. DECEMBER 2012 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg PERSONALESEKTIONEN Møde afholdt: Torsdag den 13. december 2012 kl Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale ØSTER FARIMAGSGADE KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF DIR FAX cspe@samf.ku.dk Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Axel Larsen (AL), Lars Bo Kaspersen (LBK), Christian Schultz (CS), Carsten Strøby Jensen (CSJ), Helle Samuelsen (HS) og Erwin Koster Kristensen (EKK) Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Lis Højgaard (LH), Charlotte Baarts (CB), Annie Høgh (AH), Heiko Henkel (HH), Vibeke Ring, Rikke Bartholdy (RB) og Jan Majfred (JM) Afbud fra: Tine Gammeltoft, Tina Franck, Kanwal Preet og Merete Rishøj Møller. REF: CSPE SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv.

2 SIDE 2 AF 9 Dagsorden: Ad 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU møde den 20. september 2012 Referatet blev godkendt. TOES orienterede om sammensætningen af institutrådene (punkt 5 i referatet fra den 20.9). Dekanatet har samlet de lokale drøftelser og efterfølgende drøftelser i FLT, i en indstilling om sammensætning og størrelse af institutråd på SAMF. Indstillingen af 16. november til rektorsekretariatet blev uddelt. TOES bemærkede, at der udskrives valg til institutrådene via valgsekretariatet på KU og rådene skal være etableret senest den 1. april Ad 2. Økonomi Der var følgende bilag til punktet: BILAG 3.1: Fakultets- og institutoversigt BILAG 3.2: Resultatoversigt (VT10) BILAG 3.3.: Resultatoversigt (VT50) BILAG 3.4.: Budget 2013 FSU anmodes om at komme med forslag til ændringer af budgetpjecen for 2012: TOES gennemgik bilag SAMF kan forvente at have ca.106 mio. til rådighed i form af ekstern finansiering i Pengene går til projekterne og til overhead til institutterne. Overskuddet på SAMF på ca. 8 mio., som fremgår af bilag 3.2, er under forudsætning af større STÅ effektivitet, dvs. at antallet af ECTS point pr. studerende pr. år skal øges i Rigsrevisionen skal gennemgå KU s formue og KU afventer en rapport til sommer. Først derefter kan det meldes ud, hvordan KU s formue kan disponeres fremover. Der er ingen negative personalemæssige konsekvenser af budgettet. Tværtimod forventes antallet af videnskabelige medarbejdere at stige i de kommende år. På TAP området har SAMF (KU) ikke mulighed for at udvide, på grund af de restriktive besparelseskrav, som er udmeldt af

3 ministeriet. JM oplyste, at han har konkrete forslag til administrative besparelser. TOES opfordrede ham til at formulere de konkrete besparelsesforslag, så de kan forelægges for administratorforum. TOES bemærkede, at det stadig er muligt at komme med input og evt. ændringsforslag til budgetpjecen for TOES oplyste på forespørgsel, at pjecen bl.a. bruges til at belyse fakultetets økonomi overfor eksterne aktører, andre fakulteter el.lign. Den ligger også på fakultetets hjemmeside (se link ovenfor) AH ville vide, hvordan de kr., som gives til institutterne i forbindelse med rekruttering af udenlandske forskere, anvendes. TOES bemærkede at beløbet dels gives som incitament for institutterne til at rekruttere internationalt og til brug for de ekstra omkostninger der kan forekomme i den forbindelse. Målsætningen er at få flere kvalificerede eksterne ansøgere til fakultetet. Ordningen gælder ikke for rekruttering af ph.d.- studerende. HH og RB foreslog, at man bruger nogle af de midler til en international service på fakultetet (udover den centrale ISM). TOES oplyste, at han og prodekanen, i løbet af foråret, vil invitere alle udenlandske forskere fra postdoc og opefter til en drøftelse af de udfordringer de står overfor i forbindelse med rekruttering og under deres ophold her. SIDE 3 AF 9 Ad 4. Fakultetets handleplan 2013 Der var følgende bilag til punktet: Handleplan SAMF 2013, Handleplan SAMF 2012, KU målplan (bilag til handleplan 2013) Handleplanen skal ses i sammenhæng med fakultetsstrategien. Handleplanen viser, hvordan strategien udmøntes på SAMF i B-siden bemærkede, at der mangler ressourcer til udmøntning af handleplanen, især for så vidt angår administration og personale. AM bemærkede, at punktet om personale i handleplanen for 2013, kan forstås sådan, at man ønsker at færre mennesker skal lave mere. Det bør fremgå, hvordan man passer på det personale man har i administrationen, især fordi det kræver mange ressourcer at udmønte effektivisering. TOES bemærkede, at ledelsen vil være opmærksom på ressourcebehovet og trækket på, især administration og personale, når handleplanen skal udmøntes. Dekanatet og FLT vil nu arbejde videre med processen. Dekanatet vil også skrive lidt om det i nytårsbrevet.

4 SIDE 4 AF 9 Ad 5. APV på KU Der var følgende bilag til punktet: Fakultetsrapport SAMF psykisk arbejdsmiljø og Fakultetsrapport SAMF fysisk arbejdsmiljø JM bemærkede, at det forplumrer undersøgelsen, at man ikke skelner mellem deltidsansatte og fast ansatte. AM bemærkede, at det var en overordnet KU beslutning, at deltidsansatte skulle deltage, navnlig på grund af en anmodning fra HUM. Der kan laves specialkørsler hos Rambøl mod betaling, hvis man ønsker at adskille de to grupper. Grundet materialets fortrolighed kan KU ikke selv udtrække data fra undersøgelsen. Vedrørende det fysiske arbejdsmiljø er det især problemer med varme og kulde, der dominerer. EKK er ved at lave en 5 punkts plan omkring varme/kulde problematikken, med forslag til hvordan de større kritikpunkter kan afhjælpes. Det skal bl.a. gøres mere tydeligt, hvornår varmesæsonen starter og slutter. EKK oplyste, at det kan skyldes tekniske problemer, når der ikke kan åbnes for varmen til tiden. Det er Jeudans ansvar. EKK til tage en runde på institutterne med de lokale arbejdsmiljørepræsentanter, for at undersøge, hvor problemerne er. Der var også kritik af undervisningslokalerne i undersøgelsen. AM oplyste, at det især er støj fra vinduerne, problemer med søjler og undervisning med samtidig brug af projektor og tavle, der volder problemer. AH bemærkede, at hun ofte oplever tekniske problemer, fx en hyletone, når mikrofonerne tændes. Hun roste samtidig betjentenes service, når problemerne opstår. EKK oplyste at undervisningslokalerne gennemgås hver dag og at der, i alle lokaler, er oplysning om, hvor man kan henvende sig i tilfælde af problemer. EKK oplyste desuden, at det tekniske udstyr er nyt og fungerer som det skal når det afprøves. Alle mikrofoner i undervisningslokalerne er nu udskiftet. CSC vil gerne have konkrete henvendelser, når problemerne opstår. TOES konstaterede at budskabet fra FSU vedr. undervisningslokalerne er, at man får en god service fra CSC når der er problemer. Han opfordrede til at man straks retter henvendelse til CSC, når problemerne opstår, eller søger hjælp i god tid inden undervisningen påbegyndes, til fx opstilling af udstyr, hvis man har erfaring for at det volder problemer. Vedrørende det psykiske arbejdsmiljø: Samlet set har over 60 % svaret på SAMF. 86 % er tilfredse med jobbet som helhed. CS gjorde opmærksom på at farvekoden skifter i dokumentet, hvilket kan give forvirring omkring resultatet.

5 Det er ph.d.- gruppen, der er mest kritisk. Der laves en særlig ph.d.- evaluering, som varetages af ph.d. skolen. Her kan de ph.d.- studerende give udtryk for deres utilfredshed. Resultatet af ph.d.- evalueringen involverer også ph.d.- udvalget. AM bemærkede, at de ph.d.- studerende giver udtryk for mere stress end andre VIP ere. Det er påfaldende, at de ph.d.- studerende er mere stressede på SAMF end på andre forskellige fakulteter. Det kan skyldes fagenes forskellighed, eller også stilles der for høje krav på SAMF. CS oplyste, at det sociale fælleskab betyder meget, og det er derfor vigtigt at de ph.d.-studerende er tilknyttet en forskningsgruppe. AL oplever også mere tilfredshed og mindre stress hos ph.d.-studerende, som er tilknyttet forskergrupper. Analyser på KU har vist at forholdet til den nærmeste leder er væsentligt for oplevelsen af tilfredshed. HH oplyste, at det ikke fremgå tydeligt nok af undersøgelsen, at det er den overordnende ledelse, de ansatte på antropologi er utilfredse med. Det ser ud som om der er kritik af den lokale ledelse. HS mener der ligger meget arbejde i at afdække, hvor problemerne reelt ligger og hvordan de kan afhjælpes. Der er allerede gjort en del tiltag på instituttet i forbindelse med den sidste APV, derfor er resultatet lidt overraskende. AH bemærkede, at det ikke er helt klart, hvem den nærmeste leder er. TOES bemærkede, at den nærmeste leder er defineret som den leder man har MUS med. Det fremgår af følgeskrivelsen, men ikke af spørgsmålene. AM mener der er grund til bekymring, når SAMF ligger så lavt i tilfredshed i forhold til den overordnede ledelse. Det stiller krav til større synlighed omkring beslutningerne. AL bemærkede, at tilfredshed også har at gøre med forventninger. Hvis man forventer at kunne bestemme selv bliver man skuffet når der træffes overordnede beslutninger, som man ikke kan ændre på. Det bør måske tydeliggøres, hvilke handlemuligheder man har indenfor de rammer der er i universitetsloven. LBK bemærkede, at det er hans opfattelse at det videnskabelige personale ikke kan gennemskue dekanatets og rektoratets beslutninger. AH mente, der er frustration over at der dannes råd og udvalg, hvor medarbejderne høres, men ikke har reel indflydelse. RB oplyste, at institutlederne har ansvaret for at viderebringe de beslutninger, som træffes på FLT. Mange medarbejdere ved ikke at FLT er forkortelsen for Fakultetets Ledelsesteam eller hvad teamet består af. TOES bemærkede, at det nu er den ny arbejdsmiljøorganisation, der skal drøfte APV resultater og handleplaner. FAMU holdt møde den 10. december, hvor der bl.a. blev langt en plan for det videre arbejde. TOES refererede følgende fra mødet i FAMU: Mobning er faldet betydeligt på KU. Der er stort set ingen mobning på SAMF. Der var i FAMU enighed om at man ikke behøver gøre særlige tiltag på dette område, da der allerede er gjort en del tiltag i KU regi. Hvis man oplever ubehagelige episoder, opfordres man til at henvende sig til sin tillidsrepræsentant eller nærmeste SIDE 5 AF 9

6 leder. Sygefravær skal fremover integreres i det psykiske arbejdsmiljø. TOES bemærkede, at der findes en særlig vejledning til lederne på KUnet, hvor man kan se, hvordan man håndterer sygefravær. Her findes også en skabelon til brug for indkaldelse til sygefraværssamtaler: khaandbog/sygefravaer/sider/sygefravaer.aspx SIDE 6 AF 9 Der skal nu laves handleplaner på de enkelte institutter og enheder. Hvis der ikke allerede er etableret lokale arbejdsmiljøgrupper på institutterne, skal de etableres snarest. Tillidsrepræsentanten fra Sociologi gav på mødet tilsagn om, at man på Sociologi også vil sikre tilstedeværelsen af en arbejdsmiljøgruppe. FSU erklærede sig indforstået med den plan, der er vedtaget i FAMU. Ad 6. Bibeskæftigelse Punktet er en opfølgning på punkt 10 fra FSU mødet den 20. september. De nye regler er udstedt af rektor og trådte i kraft den 15. september Reglerne indebærer bl.a. at udvalgte medarbejdergrupper har pligt til at indberette visse typer af bibeskæftigelse til institutlederen hvert andet år. Indberetningen vil blive journaliseret på personsagen. Fakultetsdirektøren har udsendt en mail til institutledere og institutadministratorer om reglerne. Denne mail er videresendt til FSU den 10. december. Der skal på hvert institut igangsættes en proces med at få indsamlet og vurderet indberetningerne. Denne frist er sat til 15. januar Institutlederne indberetter til dekanen. TOES oplyste, at han vil tage det med i de kommende MUS samtaler med institutlederne. Hvis man er i tvivl om, hvorvidt en bibeskæftigelse skal indberettes, bør man drøfte det med sin leder. AM understregede at der er tale om en ledelsesbeslutning, ikke en HSU beslutning. Reglerne kan ses i medarbejderguiden på KUnet. Her kan man også hente indberetningsblanketten. ult.aspx Institutlederne skal sikre at alle indberetninger foreligger inden 15. januar. Dekanen indhenter indberetning fra institutlederne, direktøren og prodekanen.

7 SIDE 7 AF 9 Ad 7. Akutjob KU er af Uddannelsesministeriet blevet pålagt at skaffe i alt 68 akutjob inden 1. juli Af disse skal SAMF besætte 5 stillinger. Akutjob er forbeholdt personer, hvis dagpenge udløber den 1. januar Det vil være muligt at besætte TAP stillinger som akutjob. Institutterne, driftsområdet og SAMF-IT er blevet bedt om at melde ind, hvis de ønsker stillinger besat som akutjob. Der er allerede to stillinger under besættelse, en på statskundskab og en i driftsområdet. Enhederne skal selv finansiere stillingerne. Ordningen skal drøftes nærmere i næste uge på et møde mellem personalecheferne på KU og jobcenterchefer fra København. Materialet om akutjob kan ses her: Ad 8. MUS afrapportering 2012 Punktet er en opfølgning på punkt 7 fra FSU mødet den 20. september. Der er vedtaget en ny procedure for afrapportering af MUS (udsendt til FSU den 23. november). Det nye er at MUS frekvensen fra og med 2012 skal registreres i forbindelse med den 3 årige APV på KU. I de år, der er mellem hver APV, vil der blive gennemført mini-apv er, som også undersøger antallet af gennemførte MUS. PKU vil følge udviklingen af MUS og være særligt opmærksom på de enheder, der har lav frekvens. Materialet kan ses her: TOES foreslog at der, uanset den ny procedure, stadig følges op på MUS i FSU. TOES vil bede institutlederne om, inden den 1. februar 2013, at meddele, hvornår der afholdes MUS med de forskellige personalegrupper og med hvor mange der holdes MUS med. VR spurgte hvem bibliotekarerne på Fakultetsbiblioteket skulle holde MUS med. Dette vil blive afklaret med Tina Franck. AM bemærkede, at der er et særligt problem med ph.d.- studerende, hvilket måske er medvirkende årsag til den utilfredshed, der kom frem i APV undersøgelsen. Han foreslog, at der afholdes MUS med ph.d.-studerene indenfor det første halve år af deres ansættelse. Ad 9. Orientering fra HSU Dagsorden for HSU møde den 26. september, den 24. oktober 2012 og denne den 21. november 2012 var vedhæftet som bilag.

8 JM efterlyste SUL overenskomsten. Den kan ses på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: ular/2012/~/media/circular/2012/ ashx SIDE 8 AF 9 Ad 10. Meddelelser KU s registrering af anmeldte TR beskyttede hverv ligger nu på KUnet: nisationer%20og%20tillidsrepræsentanter/tillidsrepræsentanter/sider/defau lt.aspx Ad 11. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) Se punkt 5 om APV. TOES oplyste, at sygefraværs- og arbejdsskadestatistik fremover vil blive drøftet i FAMU. Ad 12. Energi v/erwin K.K. Der er lavet en omfattende energiscreening af CSS og der er udarbejdet en rapport med forslag til forbedringer. Jeudan er indstillet på at finansiere forbedringer, som medfører besvarelser på energibudgettet. Energiforbruget er lavere i år end sidste år. Der foreligger en energioversigt ved årsskiftet. Ad 13. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg Antropologi: Har drøftet postdoc politik og revideret normsystemet. Der afholdes et ekstra møde i næste uge om APV resultaterne. Sociologi: Har drøftet APV resultaterne. Statskundskab: Holder møde i næste uge. Psykologi: Har drøftet APV og tiltag i den forbindelse samt sygefravær. Økonomi: Har drøftet APV resultaterne. Fakultetssekretariatet: Har drøftet APV resultaterne. Campus Service City: Intet at bemærke TOES oplyste, at NIAS nu er integreret som et center under Institut for Statskundskab og indgår derfor i det lokale SU på statskundskab. NIAS er i øvrigt flyttet ind i bygning 33. Ad 14. Eventuelt

9 Ny mødedatoer for FSU i 2013 ligger nu på KUnet og på samf.ku.dk: SIDE 9 AF 9