Møde i kommunikationsgruppen - Referat 08-08-2016
Dagsordenspunkter 1. Nyt fra sekretariatet 2. Evaluering 2015-2016 3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018 4. Samarbejdsplatform til BRN 5. Årligt møde i kommunikationsnetværk 6. Evaluering af Folkemødet 2016 7. Eventuelt 2
Mødedeltagere Heidi Holler Aalborg Kommune Dorte Reinholdt Hjørring Kommune Christian Michaelsen Vesthimmerland Kommune Mikkel Mørk Thisted Kommune Anne Nøhr Ringgren Jammerbugt Kommune Klaus Munkhøj Region Nordjylland Afbud: Lisbeth Bilde Hjørring Kommune 3
1. Nyt fra sekretariatet
1. Nyt fra sekretariatet -Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager orienteringen fra sekretariatet til efterretning Referat Kommunikationsgruppen tager orienteringen til efterretning. 5
1. Nyt fra sekretariatet Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager orienteringen fra sekretariatet til efterretning Sagsbeskrivelse Siden april 2016 er sekretariatet for BRN flyttet ind i Aalborg Kommunes erhvervsafdeling, BusinessAalborg. Det er planen, at sekretariatet også fremover vil blive placeret i denne afdeling. Konsulent i BRN, Dennis Jensen har fået nyt job som konsulent i DI. Der er endnu ikke ansat en ny i stillingen. Direktionen og bestyrelsen har sammen besluttet, at der skal ansættes en ny sekretariatsleder i BRN. Der er slået en stilling op, men ansøgningsfrist d. 18. august 2016. Stillingsopslaget kan læses her: http://www.ofir.dk/resultat/jobannonce.aspx?jobid=329630877 6
2. Evaluering 2015-2016 - Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter evalueringen af kommunikationsarbejdet for 2015-2016 med henblik på videre behandling Referat Kommunikationsgruppen bemærker, at evalueringen bør tage mere udgangspunkt i de tre opstillede mål i strategi- og handlingsplan for kommunikationen i 2015-2016. For at sikre en mere grundig evaluering udskydes den videre behandling i sekretariatsledelse, direktion og bestyrelse frem til mødet d. 17. november 2016. 7
2. Evaluering 2015-2016 Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter evalueringen af kommunikationsarbejdet for 2015-2016 med henblik på videre behandling Sagsbeskrivelse Sekretariatet har udarbejdet en evaluering af kommunikationsindsatsen for 2015-2016 indeholdende: 1. Organisering 2. Medieomtale 3. Økonomi 4. Intern forankring PR-bureauet Publicity har udarbejdet medieanalysen som kan ses i bilag 2. Samlet evaluering kan ses i bilag 1. Formålet med evalueringen er, at finde et grundlag for fokus i næste strategiperiode samt inspiration til nyt handekatalog for kommunikationsarbejdet i 2017 og 2018. På baggrund af evalueringen og den tidligere kommunikationsstrategi skal kommunikationsgruppen udarbejde opdateret strategi og handleplan til godkendelse i bestyrelsen enten ultimo 2016 eller primo 2017. Der skal laves en plan for, hvorledes processen skal tilrettelægges og hvem der skal involveres i arbejdet. 8
3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018
3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018 - Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter proces for udvikling af ny kommunikationsstrategi og tilhørende handleplan for 2017-2018 Drøfter forslag til kommunikationsbudget for 2017 og 2018 med henblik på videre behandling i bestyrelsen Referat Kommunikationsgruppen ønsker, at der indkaldes til et ekstraordinært møde, hvor der arbejdes på en revideret kommunikationsstrategi og handleplan for 2017-2018. Det understreges, at der ikke er tale om en ny strategi, men at der skal tages udgangspunkt i den eksisterende og revidere denne. Der skal udarbejdes en ny handleplan med udgangspunkt i kommunikationsbudgettet for 2017-2018, som indeholder de overordnede temaer for handeplanen. Heidi Holler indkalder til strategimøde i efteråret 2016. Kommunikationsgruppen godkender budgettet for 2017-2018, men ønsker at der laves nogle mere specifikke poster i stedet for færre overordnede. Derudover blev det forslået at flytte posten strategisk synliggørelse op under fanen med basisomkostninger. Denne beslutning kvalificeres i sekretariatsledelsen d. 19. august 2016. Heidi Holler tilretter budgettet inden mødet d. 19. august. 10
3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018 Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter proces for udvikling af ny kommunikationsstrategi og tilhørende handleplan for 2017-2018 Drøfter forslag til kommunikationsbudget for 2017 og 2018 med henblik på videre behandling i bestyrelsen Sagsbeskrivelse På baggrund af evalueringen af kommunikationsarbejdet i 2015-2016 og den tidligere kommunikationsstrategi skal kommunikationsgruppen udarbejde opdateret strategi og handleplan til godkendelse i bestyrelsen enten ultimo 2016 eller primo 2017. Der skal laves en plan for, hvorledes processen skal tilrettelægges og hvem der skal involveres i arbejdet. Der lægges op til en proces, hvor der kommer sparring udefra, som kan give inspiration og hjælpe processen godt på vej. Der laves en indstilling til direktionen ultimo august for kommunikationsbudgettet for 2017-2018 for at sikre en hurtig tilkendegivelse af, hvorvidt der fastholdes en kommunikationsansvarlig i sekretariatet. Budgettet er derfor udarbejdet som en økonomisk ramme baseret på tidligere kommunikationsbudgetter. Budgettet for kommunikationsarbejdet i 2015-2016 ses i to efterfølgende slides. 11
3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018 Kick-off 150.000 143.479 Hjemmeside og visuel identitet 150.000 181.350 Kommunikationsnetværk 10.000 8.617,80 Intranet 30.000 0 Hjemmesidelicens 5.600 5.600 Pressebilleder 5.000 1.806 Domæne 1000studiejobs.dk 12 mdr. 0 362,75 I alt 350.600 341.216 FællesNyt* 15.000 21.550 * Beløbet er overført fra 2016 budgettet på 15.000 I alt 365.600 362.766 12
3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018 Kick-off 2.0 150.000 0 0 Strategisk synliggørelse 150.000 107.650 22.200 Kommunikationsnetværk 10.000 10.000 Hjemmesidelicens 8.400 8.400 9.500 Opdatering af hjemmeside 20.000 20.000 11.453 Pressebilleder 25.000 25.000 3.600 Opgradering af videoer på hjemmeside 20.000 20.000 16.765 I alt 383.400 191.050 63.518 13
3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018 Forslag til kommunikationsbudget for 2017. Post Budget 2017 Basisomkostninger * Pulje afsat til diverse kommunikationsopgaver, der styrker BRNs ansigt udadtil. Dette værende annoncering, presse, events, hjælp til udvalgte projekter, indsatsområderne og politisk kommunikation. 14 Udgift Hjemmesidelicens (DK og ENG) 16.800 Kommunikationsnetværk 10.000 Vedligehold af hjemmeside 30.000 Diverse tryksager 25.000 Halvdel af løn til kommunikationsansvarlig 230.000 Basisomkostninger i alt 311.800 Anbefalede tiltag Kick-on 2017 150.000 Tryk og design af årlig analyserapport 60.000 Strategisk synliggørelse* 100.000 Anbefalede tiltag i alt 310.000 I alt 621.800
3. Kommunikationsstrategi og budget 2017-2018 Forslag til kommunikationsbudget for 2017. Budget 2018 Post Udgift Basisomkostninger Hjemmesidelicens (DK og ENG) 16.800 Kommunikationsnetværk 10.000 Vedligehold af hjemmeside 30.000 Diverse tryksager 25.000 Halvdel af løn til kommunikationsansvarlig 230.000 Basisomkostninger i alt 311.800 Anbefalede tiltag Kick-on 2017 150.000 Tryk og design af årlig analyserapport* 60.000 Strategisk synliggørelse** 100.000 Anbefalede tiltag i alt 310.000 I alt 621.800 * Årlig rapport til hver BRN-partner udarbejdet af analysegruppen i BRN. ** Pulje afsat til diverse kommunikationsopgaver, der styrker BRNs ansigt udadtil. Dette værende annoncering, presse, events, hjælp til udvalgte projekter, indsatsområderne og politisk 15 kommunikation.
4. Samarbejdsplatform i BRN
4. Samarbejdsplatform i BRN Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter implementering af samarbejdsplatform til BRN med henblik på videre behandling i bestyrelsen Referat Kommunikationsgruppen bemærker, at der endnu mangler tilstrækkelig viden om det konrkete behov for en samarbejdsplatform. Derfor ønsker kommunikationsgruppen en udredning af konkrete behov og muligheder, inden punktet behandles yderligere. Kommunikationsgruppen indstiller denne anbefaling til sekretariatsledelsen på deres møde d. 19. august 2016. 17
4. Samarbejdsplatform i BRN Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter implementering af samarbejdsplatform til BRN med henblik på videre behandling i bestyrelsen Sagsbeskrivelse Nogle tovholdergruppe har tilkendegivet et ønske om en samarbejdsplatform for BRN, som kan understøtte arbejde i grupperne. Konkret ønskes en platform, hvor der kan deles fortrolige dokumenter med hinanden, ligesom der kan kommunikeres direkte ud til relevante BRN folk uden brug af mails. Sekretariatet har været i dialog med virksomheden Lava Point, som designer og implementerer intranet og samarbejdsplatforme og står eksempelvis bag Region Nordjyllands nye intranet. Løsningen bygger på en platform, der kan skræddersys til egne ønsker og behov, og derfor vil en eventuel implementering kræve, at der undersøges hvilke behov, BRN konkret har brug for. I bilag 3 ses en præsentation af Lava Points produkt. Kommunikationsgruppens vurdering er vigtig i processen, ide platformen anses for at være at stærk, intern kommunikativ karakter. Der findes mange udbydere af lignende produkter, og derfor kan det være hensigtsmæssigt at undersøge flere alternative løsninger. 18
4. Samarbejdsplatform i BRN Prisoversigt på samarbejdsplatform: Licens Grundlicens 999 kr. pr. måned (dette inkluderer løbende opdateringer). Brugerlicens 15. kr. pr. bruger pr. måned LEVERANCE Vores standard pris er således: Leverance 5 dage: Workshop 12.500,- Installation 9.500,- Konfiguration 9.500,- Undervisning 14.500,- Ekstra undervisning målrettet brugere, 6000,- kr. pr. dag. Tilpasning og lancering 13.000,- I alt 59.000,- kr. 19
5. Årligt møde i kommunikationsnetværk
5. Årligt møde i kommunikationsnetværk - Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter indhold og tema for det årlige møde i BRNs kommunikationsnetværk Referat Kommunikationsgruppen ønsker at temaet for netværksmødet 2016 er en status for BRN sammen med et kommunikationsfagligt oplæg fra en ekstern oplægsholder. Formålet med kommunikationsnetværket er at sikre den enkelte partner i BRN en stemme i kommunikationen. Derfor bør netværket ligeledes præsenteres for evaluering, revideret kommunikationsstrategi og handleplan på netværksmødet. En mulig oplægsholder kunne være en ansat ved Nordjyske, som kan rådgive om, hvordan man kan opnå presseomtale - herunder i Nordjyllands største regionale medie. Heidi Holler arbejdere videre med et programforslag til mødet i kommunikationsgruppen i oktober 2016. 21
5. Årligt møde i kommunikationsnetværk Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter indhold og tema for det årlige møde i BRNs kommunikationsnetværk Sagsbeskrivelse Det årlige møde i BRNs kommunikationsnetværk nærmer sig. Der skal fastlægges et tema og konkret indhold for dagen. En mulighed kunne være at involvere kommunikationsnetværket i arbejdet med at opdatere kommunikationsstrategien og handleplanen for 2017-2018. En anden mulighed er, at skabe en dag med mere fokus på faglig sparring og læring. Dog er det vigtigt, at BRN i en vis grad bliver omdrejningspunkt for arrangementet eksempelvis ved at give en kort status, præsentere den nye strategi og lignende. Der er afsat 10.000 kroner til arrangementet. 22
6. Evaluering af folkemødet
6. Evaluering af folkemødet - Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager evalueringen af den nordjyske deltagelse på folkemødet 2016 til efterretning Referat Arbejdsgruppen tager evalueringen til efterretning. 24
6. Evaluering af folkemødet Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager evalueringen af den nordjyske deltagelse på folkemødet 2016 til efterretning Sagsbeskrivelse Arbejdsgruppen for det nordjyske telt på Folkemødet 2016 har udarbejdet en evaluering af deltagelsen. Kommunikationsgruppen har spillet en aktiv rolle i planlægning og udførelse og bør forholde sig aktivt til konklusionerne fra evalueringen. Evalueringen ses i bilag 4. 25
7. Eventuelt
7. Eventuelt Intet til referat. 27