PÅMINDELSER Orkidé Marts 2017

PÅMINDELSER Orkidé Marts 2017

Indholdsfortegnelse 1. Introduktion... 3 2. Opret en påmindelse... 4 3. Fødselsdage og Runde fødselsdage... 5 3.1. Alder... 5 3.2. Modtagere... 5 3.3. Tekst i påmindelses-mailen... 6 4. Jubilæer... 6 4.1. Jubilæum... 6 4.2. Modtagere... 7 4.3. Tekst i påmindelses-mailen... 7 5. Fraværsregistrering... 7 5.1. Om hvem?... 8 5.2. Modtagere... 8 5.3. Tekst i påmindelses-mailen... 8 5.4. Opsætning af fraværsregistrering på Organisation... 8 6. Godkend registreringer... 10 6.1. Modtagere... 10 6.2. Tekst i påmindelses-mailen... 10 7. Fravær refusion... 11 7.1. Modtagere... 11 7.2. Hvornår?... 11 7.3. Fravær uden slutdato... 11 7.3.1. Mulige fraværskoder... 13 Side 2 af 13

1. Introduktion Du bruger Påmindelser til at sikre, at I husker fødselsdage, jubilæer og andre udvalgte hændelser. Adgangen til Påmindelser er rollestyret. Du kan oprette påmindelser for Fødselsdage Runde fødselsdage Jubilæer Fraværsregistrering Godkend registreringer Fravær refusion Påmindelsesværktøjet er på dansk, men du kan selv oprette indhold på engelsk til dine medarbejdere. Når du vælger venstremenupunktet Påmindelser, kan du se de påmindelser, du har oprettet. For at se kommende påmindelser, som bliver sendt i løbet af de næste 3 måneder, skal du klikke på linjen med den ønskede påmindelse. Hvis du vil oprette en ny påmindelse, klikker du på Ny. Side 3 af 13

Først vælger du et Emne, hvorefter du får de muligheder, der passer til emnet. 2. Opret en påmindelse Når du har valgt hvilken type påmindelse du vil oprette, så tilrettes formularen, så kun relevante felter vises. På påmindelsen til fraværsregistrering, kan du fravælge at den omhandler alle medarbejdere, og sætte prik i Alle undtagen og derefter fravælge bestemte stillingskategorier. På påmindelsen Runde fødselsdage vil der komme punktet Alder, hvor du skal markere hvilke runde fødselsdage I vil have påmindelser til. På påmindelsen Jubilæum vil der komme punktet Jubilæum, hvor du skal markere hvilke jubilæer, der skal sendes påmindelser om. Side 4 af 13

Generelt, når du opretter en påmindelse, så skal du igennem disse punkter: Klik på Ny i oversigtsbilledet. Vælg emne i dropdown-menuen. Udfyld feltet Påmindelse med et sigende navn. Udfyld evt. feltet Beskrivelse. Fortsæt med at oprette påmindelsen som beskrevet i de forskellige påmindelsestyper nedenfor. Tilpas teksten, der sendes som e-mail, efter behov. Vælg hvornår påmindelsen skal sendes 3. Fødselsdage og Runde fødselsdage Sådan ser formularen ud for Runde fødselsdage. For Fødselsdage er den magen til bortset fra, at der ikke vises punktet Alder og under Modtagere vil der være en ekstra valgmulighed i form af Fødselarens afdeling. 3.1. Alder Dette punkt findes under Runde fødselsdage, og du sætter markering i de runde fødselsdage, som I ønsker der skal sendes påmindelser ud ved. 3.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Fødselarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man Fødselarens afdeling, vil fødselaren også selv Side 5 af 13

modtage påmindelsen. Andre medarbejdere vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for Andre e-mailadresser, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere. 3.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på backspace eller foran trykke delete. 4. Jubilæer Sådan ser formularen ud: 4.1. Jubilæum Sæt markering i de jubilæer, hvor der skal sendes en påmindelse. Du kan markere alle de jubilæer, der er relevante for jer. Side 6 af 13

4.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager. Jubilarens nærmeste leder og afdeling bestemmes af, hvordan medarbejderen er oprettet. Vælger man Jubilarens afdeling, vil jubilaren også selv modtage påmindelsen. Andre medarbejdere vælges, hvis du vil tilføje medarbejdere fra andre afdelinger, der kunne have en særlig interesse i denne påmindelse. Det samme gælder for Andre e-mailadresser, som bruges, hvis det er til modtagere, der ikke er oprettet som medarbejdere. 4.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på backspace eller foran trykke delete. 5. Fraværsregistrering Sådan ser formularen ud og bruges til at sende ud for at huske medarbejdere eller ledere på at fraværsregistrere. I skærmbilledet Organisation under Indstillinger kan du ændre indstillingerne for påmindelsen, hvis du vil undgå at sende påmindelser til de medarbejdere, der har registreret fravær eller ikke har noget fravær at tilføje. Side 7 af 13

5.1. Om hvem? Dette er den eneste påmindelse, hvor du skal tage stilling til, om påmindelsen skal omhandle alle medarbejdere, eller om der er nogle, du vil undlade, at den skal vedrøre. Hvis der er medarbejdere, denne påmindelse ikke omhandler, kan du fravælge stillingskategorier, når du sætter prik i Alle undtagen. Så vil du kunne klikke på det blå minus-felt til højre, hvorefter stillingskategorien vil fremgå til højre under Udvalgte medarbejdere. Se eksempel her: 5.2. Modtagere Du skal minimum markere 1 modtager, men kan godt sende til flere. Sæt markering i Medarbejderen, hvis det er medarbejderen der skal have påmindelsen eller i Nærmeste leder, hvis det er lederne, der skal minde medarbejderne om at fraværsregistrere. Hvis der er andre end nærmeste leder, der har behov for påmindelsen, kan man vælge Andre medarbejdere eller Andre e-mailadresser. 5.3. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på backspace eller foran trykke delete. 5.4. Opsætning af fraværsregistrering på Organisation Du kan selv vælge, om jeres medarbejdere skal bekræfte, at deres fravær er klar til godkendelse. Vælg Indstillinger og Organisation i venstremenuen og brug derefter feltet Fraværsregistrering i højre side af billedet, hvor der er tre valgmuligheder. Side 8 af 13

Send påmindelser til alle Hvis du vælger indstillingen Send påmindelser til alle, bliver der sendt en e-mail til alle medarbejdere, uanset om de har registreret fravær, sat fravær klar til godkendelse eller slet ikke har været på siden. Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse Vælger du Send påmindelse, indtil medarbejderen melder klar til godkendelse, får medarbejderen en ny knap Klar til godkendelse på skærmbilledet Fravær. Her kan medarbejderen godkende, at han eller hun ikke har mere fravær at registrere frem til dags dato og undgå at blive mindet om at registrere fravær de næste 24 timer. Alle medarbejdere, der ikke har klikket på knappen Klar til godkendelse, vil få mail med påmindelsen. Knappen er synlig for alle roller med adgang til medarbejdere, men det er kun medarbejder selv, der kan klikke på knappen. Selvom medarbejder ikke har klikket på knappen Klar til godkendelse, kan godkender godt godkende registreret fravær. Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden Fravær Vælger du Send påmindelse, indtil medarbejderen har været på siden Fravær, vil klargøring af fravær til godkendelse blive aktiveret, når medarbejder går ind på skærmbilledet med eget fravær. Side 9 af 13

Denne automatiske kontrol registrerer, at medarbejder har været inde på skærmbilledet med eget fravær, og systemet antager dermed, at medarbejder har registreret alt sit fravær. Der vises altså ingen knap med Klar til godkendelse. Dermed vil medarbejderen undgå at blive mindet om at registrere fravær 24 timer efter, han har været inde på siden fravær. Alle medarbejdere, der ikke har været inde på siden med eget fravær, vil modtage en e-mail med påmindelsen. 6. Godkend registreringer Bruges til at sende påmindelser til godkendere af fraværs- eller lønregistreringer. 6.1. Modtagere Der kan vælges mellem Nærmeste leder, Andre medarbejdere eller Andre e-mailadresser. Hvis nærmeste leder også er godkender, så markeres blot denne. 6.2. Tekst i påmindelses-mailen I den grå boks til højre kan du se, hvordan standard-teksten ser ud. Den kan du tilpasse, så den passer bedre til lige præcis jeres virksomhed. Lige under tekst-boksen finder du en række flettefelter, som du kan benytte oppe i teksten. For at tilføje et af felterne klikker du blot på det. Du sletter et flette-felt ved at placere musen lige bag feltet og trykke på backspace eller foran trykke delete. Side 10 af 13

7. Fravær refusion Bruges til påmindelser om at søge refusion for sygdom. Påmindelsen sendes på dag 31 af det uafsluttede fravær (sygdom). For at modtage påmindelsen, er det vigtigt, at du IKKE sætter slutdato på fraværet. Det skal først gøres, når medarbejderen er tilbage på arbejde. 7.1. Modtagere Der kan vælges mellem Nærmeste leder, Andre medarbejdere eller Andre e-mailadresser. Det er vigtigt, at du markere den eller de personer, som er ansvarlige for at søge sygedagpengerefusion. 7.2. Hvornår? Påmindelsen Fravær refusion sendes automatisk dag 31 ved fravær uden slutdato. Derfor er det kun klokkeslættet, du selv kan opsætte. 7.3. Fravær uden slutdato Denne påmindelse sendes kun for uafsluttet sygdom, så for at kunne anvende den, skal I tillade at fravær registreres uden slutdato. Det gøres under Indstillinger og Organisation : Side 11 af 13

Vær opmærksom på at fravær uden slutdato ikke får vist varighed. For at se en liste over registreret fravær uden slutdato, brug Rapporter, Fraværsliste Sygdom med en varighed op til 31 dage eller sygdom uden slutdato vil indtil dag 31 blive vist under kommende påmindelser, hvis du klikke på linjen med påmindelsen om at søge refusion. Herefter kan den ikke længere ses i Orkidé. Selve påmindelsen vil blive sendt på dag 31. Fraværet skal være over en sammenhængende periode. Side 12 af 13

7.3.1. Mulige fraværskoder Det er muligt at registrere fravær uden slutdato på fravær, der skyldes sygdom. Bemærk at projektnummer kan anvendes på fravær uden slutdato, hvis selve projektnummeret er uden slutdato. Fravær uden slutdato kan benyttes på følgende koder Hvis du bruger MultiLøn Erhverv Hvis du bruger MultiLøn Erhverv Finans 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionærer 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 13 Barn syg 11 Sygdom 14 Sygdom med dagpenge timeløn 12 Barns sygedag 81 stk. 1 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn 4 uger gsn. 28 56 aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 32 Barns hospitalsindl. 81 stk. 2 18 Sygdom med dagpenge egen sats 33 Pasning sygt barn 81 stk. 6 19 Sygdom med sygeløn kvt. gsn. 20 Sygdom med dagpenge kvt. gsn. 21 Sygdom med sygeløn beløb 22 Sygdom med dagpenge beløb 23 Sygdom med dagpenge 4 uger gns. 24 Sygdom ifm. arbejdsskade 25 Barn syg 26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel 27 Dagpenge med sats i resultattabel 35 Sygdom ifm. graviditet Fraværskoder, der vil aktivere påmindelse om refusion Hvis du bruger MultiLøn Erhverv Hvis du bruger MultiLøn Erhverv Finans 10 Sygdom med løn 9 Langtidssygdom 12 Sygefravær dagpenge funktionærer 10 Fravær anmeldt arbejdsskade 14 Sygdom med dagpenge timeløn 11 Sygdom 15 Sygdom med timeløn 21 Graviditetsgener 16 Sygdom med sygeløn 4 uger gsn. 28 56 aftale 17 Sygdom med sygeløn, egen sats 18 Sygdom med dagpenge egen sats 19 Sygdom med sygeløn kvt. gsn. 20 Sygdom med dagpenge kvt. gsn. 21 Sygdom med sygeløn beløb 22 Sygdom med dagpenge beløb 23 Sygdom med dagpenge 4 uger gns. 24 Sygdom ifm. arbejdsskade 26 Sygdom med sygeløn, sats i tabel 27 Dagpenge med sats i resultattabel 35 Sygdom ifm. graviditet Side 13 af 13