Referat af Fællesudvalgsmøde (FU) d. 26. november kl. 10-12 i lokale 2.09, Njv. 8a Juridisk Institut Niels Jernes Vej 8a 9220 Aalborg Institutsekretær Afdelingsleder Janne Sverd +45 9940 9873 js@law.aau.dk www.law.aau.dk 10. februar 2016 Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. Punkt 8 flyttes til pkt. 4 2. Godkendelse af referat fra ekstraordinært FU d. 29. september Referat vedlægges som bilag. TS havde kommentarer til referatet. Kommentarerne indarbejdes, og referatet bliver herefter godkendt pr. mail, og udsendt til instituttets medarbejdere. 3. Meddelelser fra Institutleder/-sekretariat og andre Institutleder: Akkreditering. AØ/US/HNG samarbejder med fakultetskontoret. Der afholdes møde i næste uge. Det er D-VIP/VIP ratio der er det tyngende punkt. Møde med dekanatet d. 11. november 2015. Dekanatet har ønsket, at besøge alle institutter på Samf. Da dekanen allerede havde holdt oplæg for hele instituttet på institutseminaret, valgte dekanen og AØ, at han ikke skulle det igen. Derfor blev der præsenteret 3 forskningsområder: Socialret v. Trine og John, Familie-/Arveret v. Marianne, Cybercrime v. Lars og Søren. Uddannelserne blev præsenteret af Ulla og Birte. SKAT har accepteret, at de vil indgå et projektsamarbejde med Juridisk Institut. Der er endnu ikke underskrevet aftale. Arbejdsmiljø v/loe: APV fremadrettet tages dette op som punkt 5. Arbejdsmiljøudvalget, bestående af LOE og AØ er ikke kommet i gang endnu. LOE/AØ har holdt møde med Lars Brodersen, som er Arbejdsmiljøkoordinator på AAU. De har snakket om, hvor meget der skal i FU. Lars Brodersen har opfordret til, at der afholdes månedlige møder om generelle ting, og om noget af det skal i FU. F.eks. skal der tages stilling til, om ansøgninger om hjælpemidler skal på FU, eller om det AØ/LOE der bevilger det. Pt. er der en konkret henvendelse fra en medarbejder, der er generet af rygning. LOE snakker med teknisk forvaltning om, hvad der kan gøres vedr. rygegener. LOE har kontakt til Ergopartner, som gerne kommer og holde oplæg.
Der skal også tages stilling til, om medarbejderne har ret til samme hjælpemidler hjemme og her? En gang årligt afholdes arbejdsmiljødrøftelse. Denne ligger, som hovedregel, i slutningen af 1. kvartal. Formålet med drøftelsen er, at: tilrettelægge samarbejdet om arbejdsmiljøet forebygge arbejdsmiljøproblemer lægge rammerne for udnyttelsen af ressourcerne bedst muligt Birte: Pt. af de meget udfordret i studiesekretariatet. Der vil ske ændringer på nogle arbejdsopgaver. Dette vil blive udmeldt snarest muligt. 4. Budget og stillingsplan for 2016 Budget for driften på instituttet og stillingsplanen for VIP stillinger i 2016 er vedlagt som bilag. Det indstilles til FU, at det tages til efterretning. Budget: JS gennemgik budgettet. Arbejdet med budgetter skal fremover på IR og FU i maj måned. Der er tilføjet to ny (store) poster til budgettet: VisMoot og Institutbidrag til Skole og Studienævn. Studienævnet og Skolen får hvert år udmeldt en ramme, som de skal lave budget inden for. F.eks. til Skolen tildeles 100.000 kr. Dette beløb skal bl.a. dække leje af eksamenshaller. Her har Skolen et budget på 250.000 kr. Derudover har Studienævnet budgetteret flere studenterinstruktortimer end normalt for at frigøre flere VIP timer og forbedre VIP/D-VIP ratio. Dette betyder, at der er en større lønudgift på studienævnets budget end der burde, da studenterinstruktion lønkonteres her, hvor VIP og D-VIP konteres på det overordnede budget. IR ønsker, at der ses på, om det var muligt at tilføje endnu en budgetpost Opkvalificeringskurser for VIP personale. Dette tages op under punkt 8. Der er et forventet underskud på 400.000 i 2016. Dette kan ændre sig hurtigt. Er der en stilling der ikke bliver besat eller udskudt, vil dette underskud være vendt til et overskud meget hurtigt. Stillingsplan: Arbejdet med stillingsplan 2017 tages på møde i marts 2016. Kort info om stillingsplanen: Jesper er forlænget i sit adjunktur frem til maj 2017. Opslag af to professorater sker som led i fastholdelse. Ph.d.-studerende, der forventes at færdiggøre deres ph.d. i 2016 har holdt møde med AØ, om de ønsker at fortsætte deres karriere på instituttet. Alle ønsker at fortsætte, hvorfor der er adjunkturer på stillingsplanen, som de vil have mulighed for at søge. Privatister fremgår ikke af stillingsplanen. Der er godkendt yderligere en videnskabelig assistent stilling pr. 1.1.16. Info herom udmeldes senere.
5. Arbejde med APV fremadrettet Arbejdet med APV er igangsat, og FU har været på kursus om det. FU skal planlægge det videre arbejde med APV. AØ fulgte op på kursus ved Lars Brodersen, hvor hele FU deltog. Nu skal der tages stilling til, hvordan vi kommer videre med arbejdet med APV. FU diskuterede forskellige forslag, og blev enige om: Der nedsættes et underudvalg til FU, der udarbejder spørgsmål, og sender dem til godkendelse i FU. Herefter udsendes skemaet til instituttet. LOE undersøger, om vi selv skal udarbejde skemaerne eller vi kan bruge AAU s skabelon. Udvalget består af: LOE, MY, TS, AØ Der tages udgangspunkt i de overordnede spørgsmål Der skeles til instituttets trivselsundersøgelse. Er der nogen steder, det gjorde ondt, og skal vi evt. spørge ind til det? Herefter skal der ske en Rundering. Her skal ses på, om der er risikomomenter. Hvad skal tages fat på, og arbejdes videre med? Arbejdet med APV, tidsplanen og spørgeskemaet præsenteres på personalemøde i januar. 6. Gennemgang af trivselsundersøgelse 1. og 2. udkast af trivselsundersøgelsen fra 2014 er udsendt til FU. FU besluttede på det ekstraordinære FU d. 29. september 2015, at dette punkt skulle på førstkommende møde. Undersøgelsen ønskes gennemgået, og der laves en opfølgning på hvilke tiltag der er sket siden undersøgelsen. Undersøgelsen (den reviderede udgave) har været udsendt til alle medarbejdere. På institutdag d. 28. januar blev den gennemgået. Begge udgaver af undersøgelsen er på som punkt i dag. Den eneste forskel, der er på de to udgaver er, at der enkelte steder, i den første, kunne være personfølsomme oplysninger. Som noteret i punktet ovenfor henstiller FU til underudvalget for APV en, at der skeles til de to trivselsundersøgelser. F.eks. står der i undersøgelsen, at TAP-gruppen har ønsket at bo i samme bygning. De er nu flyttet sammen. Har det haft den ønskede virkning? 7. Møde med Lars Brodersen Lars Brodersen er specialkonsulent i HR-afdelingen, og ansat som Arbejdsmiljøkoordinator for AAU.
Ønskes det, at Lars Brodersen deltager i et FU møde, og fortæller om FU s opgave og ansvar? JS indkalder Lars Brodersen til næste møde. Lars vil fortælle om hvad de overordnede rammer er for SU og FU. Hvad er der af uddannelsestilbud til medlemmerne osv.? Hvad er rollerne for et FU? Hvad gør man med personalesager? 8. Indførelse af kontortid Akkrediteringsmyndigheden finder det tvivlsomt, om de studerende har adgang til forskningsmiljøet. Dette fremstår ikke som korrekt, da det ikke er erfaringen, at de studerende ikke kan komme i kontakt med forskere. For at dokumentere dette, foreslås det, at samtlige VIP-medarbejdere har kontortid 1 time om ugen. Tidspunkterne meldes ud til de studerende via Moodle. IL har kørt pilotprojekt i E15, hvor der har været udmeldt kontortid til de studerende på Formueret III. Dette har resulteret i ganske få henvendelser fra studerende. Dette mønster må antages at gælde generelt. Ved at indføre den nævnte kontortid vil Juridisk Institut have et stærkt argument for, at de studerende har tilstrækkelig adgang til forskningsmiljøet. FU drøfter indførelse af kontortid. Foranlediget af akkrediteringsrapporten, hvor vi kritiseres for, at der er for lidt VIP medarbejdere til de studerende. Akkrediteringsrådet mener ikke studerende har nok adgang til forskningsmiljøerne. Studerende sagde til akkrediteringsrådet, at de havde adgangen, og de godt kunne snakke med forskerne, men det har rådet ikke lyttet til. Vi skal finde en metode, hvor vi kan dokumentere, at der er adgang til forskere. AØ afprøvet, at han har udmeldt kontortid ud til sine studerende. Der udmeldes tider over hele semestret. En time pr. kontortid, hvor de studerende kan spørge om alt muligt. AØ opfordrer til, at der indføres kontortid for alle VIP. AØ vurderer ikke, at denne opgave vil belaste VIP personale meget. FU var generelt enige i, at dette kunne afprøves. Dog var det vigtigt, at det blev suppleret af, at der i evalueringsskemaerne til de studerende spørges til, om de mener, de har adgang til forskerne og miljøerne. På denne måde kan de dokumenteres overfor akkrediteringsrådet. FU var enige om, at der oprettes et rum på moodle der hedder Kontortider for VIP personalet, hvor VIP personale selv lægger deres kontortider ind, og ændrer i tilfælde af aflysninger, flytninger mv. Der udsendes en mail til de studerende om forsøget. Her er det meget vigtigt, at det bliver understreget, at den uformelle tone mellem forsker og studerende bibeholdes, og at kontortider blot kan sikre den studerende, at de ikke går forgæves. Det er stadig tilladt at kontakte en forsker udenfor kontortiden. På personalemødet i januar vil dette blive introduceret. Birte sørger for, at rummet bliver oprettet i moodle. 9. Mødeplan for 2016 Forslag til mødeplan for 2016 er vedlagt som bilag. Det indstilles, at FU tager mødeplanen til efterretning. FU tager mødeplanen til efterretning. JS booker møderne i medlemmernes outlook.
10. Eventuelt I næste Nyhedsbrev Just NU! Opfordrer TS til, at der opstiller en suppleant til FU. TAPgruppen har en suppleant, men det har VIP-gruppen ikke. TS er valgt ind i Akademisk Råd. MJS er valg ind i AAU s bestyrelse. TS ønsker, at timer til administrative opgaver tages op som punkt på FU. Institutlederne får tildelt en lille pulje timer, de kan fordele til VIP personalet. Kan denne pulje evt. bruges til dette? AØ har, af den tidligere dekan fået oplyst, at disse timer ikke kan bruges til, at honorere dem der sidder i de kollegiale organer. TS undersøger med DJØF. Punktet kommer på FU i marts 2016. BSN trækker sig fra FU, da hun er valgt ind i IR. TAP-gruppen indstiller til tillidsrepræsentanterne, hvem vi ønsker, der skal indtræde, og være suppleant. For referatet Janne Sverd