Projektidé: Relabee test af en pårørende app i fire CoLabs CoLabs: Odense, Recovery and Rehab, Vest og Lillebælt Udfyldt af: Dato: 11.04.2018 E-mail: mette.syse@rsyd.dk Telefon: 61 30 99 19 Anvendelsesramme Aktivitetspuljemidlerne kan anvendes til: Tilskud til de regionale og kommunale CoLab partneres egne udgifter i forbindelse med etablering af rammer for samarbejde med virksomheder, eller i forbindelse med salg af ydelser til virksomheder som ikke med rimelighed kan inkluderes i salgsprisen Delvis dækning af de regionale og kommunale CoLab partneres egne udgifter i OPI-projekter Aktivitetspuljemidlerne kan anvendes til dækning af omkostninger til: Frikøb af personale med opgaver i det lokale CoLab (gælder kun offentligt personale) Ekstern konsulentassistance Det er udelukkende de lokale CoLabs, der kan figurere som ansøgere til aktivitetspuljen, og midlerne kan ikke anvendes til betaling af virksomheders udgifter og må ikke medføre, at virksomhederne opnår konkurrencemæssige fordele. Det lokale CoLab skal kunne dokumentere, at der er udvist en sund finansforvaltning, herunder økonomisk sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Der skal i relevant omfang indhentes tilbud på den konsulentbistand, der anvendes i projekter. EU s udbudsregler og tilbudsloven skal overholdes. Kriterier for ansøgning af midler i aktivitetspuljen Overordnede prioriteringer ift. udmøntning af midler i 2018. 1. Projektet gennemføres som udviklingsprojekt i direkte samarbejde med en privat virksomhed, hvor virksomheden forventer et klart vækstpotentiale ved indgåelse i det respektive projekt 2. Projektet svarer på behov på det tværsektorielle sundhedsområde 3. Projektet har potentiale for forbedring af kvaliteten for den/de berørte brugergruppe(r) De eksisterende kriterier vist nedenfor er stadig gældende, hvorfor de ovenstående tre punker er en præcisering og kriteriet vedr. kvalitet for brugere er en tilføjelse. Projektets betydning for det tværsektorielle patientforløb Projektets strategiske betydning for de lokale CoLab partnere Projektets ledelsesmæssige forankring i driftsafdelingerne, og den generelle ledelsesmæssig opbakning til projektet Projektets grad af samarbejde og involvering af private partnere, og/eller potentiale for øget samarbejde med virksomheder Projektets implementerings- og skaleringspotentiale Projektets grad af medfinansiering fra opdragsparterne, som udgangspunkt 50 % medfinansiering Servicering og behandling af ansøgninger Aktivitetspuljeudvalget i CoLab Denmark har til opgave at, vurdere, godkender eller afviser ansøgninger til aktivitetspuljen. fællesfunktionen i CoLab Denmark under varetager administration og udmøntning af tildelte midler. For at målrette og reducere arbejdet i de lokale labs foreslås ansøgere at tage tidlig dialog med fællesfunktionen. Drøftelserne kan gå på aktiviteter og projektideer m.h.p. scoping og vurdering af sandsynlighed for tildeling af midler fra aktivitetspuljen set ift. de beskrevne kriterier. Procedure for ansøgning Herunder er beskrevet proceduren for ansøgning om midler fra aktivitetspuljen under CoLab Denmark. Evt. tidlig dialog med fællesfunktionen De lokale CoLabs skal figurere som ansøger på ansøgningen Den udfyldte ansøgning fremsendes til fællesfunktionen Ansøgninger behandles løbende af CoLab Denmarks aktivitetspuljeudvalg Begrundet svar afgives indenfor maksimalt 4 uger Side 1
Ansøgning Vision og formål Vision Den overordnede vision med projektet er at reducere den arbejdsbyrde og belastning, som pårørende til patienter i kroniske eller længerevarende sygdomsforløb oplever. Pårørende oplever, at de selv bliver syge som følge af fysisk og psykisk stress. Gennem en reduktion af arbejdsopgaver og tilknytning ind i et netværk, der får mulighed for at tage et medansvar, vil det betyde, at de pårørende får overskud til at være - netop pårørende. Gennem en omorganisering af hverdagslivets opgaver opnår de pårørende overskud til at indgå som den gode samarbejdspartner for sundhedssektoren samt i højere grad bibeholder deres kontakt til arbejdsmarkedet. Sekundært er visionen at reducere magtesløshed blandt behandlere, som efterspørger et konkret redskab, de kan tilbyde de pårørende, som hjælp til en svær tid. Visionen for virksomheden Relabee er muligheden for vækst i det udenlandske marked samt udbredelse i både den private og offentlige sektor i Danmark. Formål Det overordnede formål med projektet er at undersøge hvilken værdi Relabee app en giver pårørende og behandlere. Sekundært er formålet at opnå viden, der kan sikre videreudvikling af Relabee app en, således at firmaet kan ekspandere sit marked. Formålet for de 4 involverede CoLabs er udover at skabe viden om værdien af Relabees løsning i forhold til 4 forskellige grupper af pårørende også at teste værdien af samarbejdet på tværs af 4 CoLabs*. I projektet deltager CoLab Vest, CoLab Lillebælt, CoLab Recovery and Rehab og CoLab Odense. Antagelsen er at dette vil give synergi og mere viden og samarbejdet kan på sigt give merværdi både til patient/borger, sundhedssektoren og virksomheder og det bidrager samtidig til en standardisering af interne arbejdsprocesser i CoLab Denmark gennem fælles metodetilgange i et givent testforløb. Et sidste formål er at identificere relevante vidensmodtagere, som kan have gavn af viden fra projektet (fx demenskonsulenter). Det påtænkes at afholde workshops med disse for at opnå vidensdeling. *CoLab Lillebælt har først mulighed for indgå i projektet på et senere tidspunkt end andre CoLabs. Derfor opstarter CoLab Lillebælt forskudt. Side 2
Baggrund Bevægelsen af patienter fra sygehuse til kommune er tænkt realiseret med hjælp fra den kommunale hjemmepleje, hjælp til selvhjælp fra patienten selv og øget inddragelse af pårørende, der i stigende grad regnes som en ressource og aflastning for personalet på sygehus og i kommune. De pårørende belastes både i forhold til tid og kræfter, men samtidig presses de psykisk, da man som pårørende er følelsesmæssigt involveret. Grundet den store belastning oplever mange pårørende at måtte reducere deres tid på arbejdsmarkedet eller helt opgive det i længere perioder. Foreningen Pårørende i Danmark lavede i 2015 en undersøgelse blandt 1150 pårørende, der viser, at pårørende oplever fysisk og psykisk belastning i en sådan grad, at de selv er i risiko for at blive patienter. Derfor er det nødvendigt med tiltag, som kan reducere den arbejdsbyrde og belastning, som pårørende til patienter i kroniske eller længerevarende sygdomsforløb oplever. Kommunerne har ofte tilbud til de pårørende, som kendetegnes ved at handle om mestringsstrategier, praktiske råd, viden om sygdom og juridiske forhold eller livet som pårørende. Disse tilbud hjælper dog ikke de pårørende til at planlægge og klare alle de praktiske gøremål i hverdagen. Dansk Selskab for Patientsikkerhed foretog i 2016 en undersøgelse, som blandt andet kortlagde de pårørende rolle i et patientforløb. Resultaterne viste, at de pårørendes opgaver især omhandler praktisk hjælp på hospitalet, holde styr på aftaler om undersøgelser, holde styr på hvilken medicin patienten skal tage, psykisk støtte, deltage i samtaler om beslutninger vedrørende behandling og forberede til samtaler med sundhedspersonalet angående behandlingen. Med så mange ekstra praktiske gøremål over en længere periode, kan det være svært at nå de allerede eksisterende gøremål i familie- og arbejdslivet. Derfor kan det ofte være nødvendigt for de pårørende at få hjælp fra eget netværk. Det kan dog være krævende at koordinere det hele. På denne baggrund planlægger fire CoLabs sammen med virksomheden Relabee at videreudvikle og teste Relabee app en på fire forskellige målgrupper. Relabee app en giver den pårørende mulighed for at organisere praktiske opgaver og få hjælp til at udføre disse gennem sit netværk, som kan hjælpe den pårørende med konkrette, opstillede opgaver. Samtidig kan den pårørende let give vigtig information til hele netværket. Dette forventes at give mere overskud til at kanalisere sin opmærksomhed til at være pårørende, og hermed have bedre mulighed for at indgå som den gode samarbejdspartner for sundhedssektoren. I en afdækning af markedet er der ikke fundet andre tjenester, som giver mulighed for at danne et netværk med fokus på hjælp til at organisere hverdagen, klare praktiske opgaver samt få støtte fra netværket. Derfor har løsningen en stor nyhedsværdi. Side 3
Tværsektoriel betydning Den tværsektorielle betydning er primært, at brug af Relabee app en kan give de pårørende overskud til i højere grad at være en ressource for både sygehus og kommune. Hermed kan de pårørende hjælpe sundhedssektoren ved at stå til rådighed i det tværsektorielle samarbejde og med overlevering af oplysninger. Da de pårørende lettere kan koordinere og informere hinanden indbyrdes, forventes det, at der vil ske færre telefonopkald til sygehus og kommune m.h.p. tilgang til samme informationer om patienter. Det vil reducere magtesløshed blandt behandlere hos både sygehus og kommune, som efterspørger et konkret redskab, de kan tilbyde de pårørende. Partnerskabskredsen bag ansøgningen, der både tæller sygehusafdelinger, pårørendeforening, frivillige testere og kommunale parter viser den brede tværsektorielle betydning, projektet forventes at ville få i forhold til at gøre det nemmere for patienten og pårørende at navigere i et komplekst sundhedsvæsen. Lokal forankring Output At der er fire CoLabs bag ansøgningen, betyder konkret, at der er mindst fire testenheder, der hver har en driftsnær forankring. Hvert deltagende sygehus eller kommune bidrager til projektet ved at stille en projektkoordinator til rådighed. Alle projektpartnere indgår på baggrund af opbakning fra relevant ledelse. Dermed er der en tydelig forankring til de lokale driftsenheder. Samtidig samarbejdes med lokalafdelingen af Bedre Psykiatri samt Psykiatriens hverdagstestere og på den måde opnås en direkte dialog med slutbrugerne. Som nævnt indledningsvist er et formål med projektet at generere forretningsrelevant viden, der kan fungere som markedsmodning af produktet. App en er i en første udgave testet af pårørende til demente i ganske få forløb. Endvidere er den kvalificeret af forskellige patient- og pårørendeorganisationer, men der er et behov for at teste den i et større omfang. Test med rigtige patientforløb er nødvendige for at opnå viden om i hvilket omfang det er meningsfuldt for pårørende at benytte appens forskellige funktioner samt i hvor lang periode app en er relevant for en bredere målgruppe af pårørende både pårørende til syge børn, psykiske syge, demente m.fl. Med testen søges det også at opnå viden om effekten af app en. Det vil sige app ens betydningen for den pårørende, den syge og behandleren (således at det ikke kun er viden om tilpasning af appens funktionaliteter). Den viden er central for virksomheden at opnå i forhold til at målrette den videre forretningsudvikling og det videre arbejde med strategier for internationalisering af app en. Nedenfor fremgår hvordan der skabes værdi for de involverede parter. Værdi for virksomheden: Viden om Relabee app ens funktion ift. forskellige målgrupper. Viden om Relabee app ens værdi for pårørende og behandlere. Viden der kan anvendes i den videre markedsføring. Viden om hvilke funktioner og muligheder pårørende kan ønske sig i en Relabee 2.0. Komme tættere på udbredelse af app en i det private og offentlige marked, evt. gennem udvikling af Side 4
nye forretningsmodeller Komme tættere på det udenlandske marked ved at have flere testresultater. Afdækning af relevant fokus i et efterfølgende projekt. Værdi ift. offentlige parter samarbejdet på tværs af sektorer: Reduktion af magtesløshed, da behandlere får et konkret redskab at tilbyde de pårørende. De pårørende forventes at få mere overskud til at være pårørende og dermed bedre mulighed for at være den gode samarbejdspartner for sundhedssektoren. De pårørende koordinerer og informerer hinanden, hvilket forventes at betyde færre direkte opkald til sygehuse og kommune. Værdi for patienter: Det forventes at medføre højere livskvalitet for patienter, da der bliver mere overskud til tid og nærvær med de pårørende. Det kan reducere eventuel skyldfølelse fra patient ift. til at ligge til last, da netværket deltager i at løse praktisk opgaver og de nære pårørende dermed belastet i mindre grad. Værdi for pårørende: Det vil reducere den arbejdsbyrde og belastning, som de pårørende oplever. Det vil hjælpe til undgå, at de pårørende selv bliver syge som følge af fysisk og psykisk stress. Det vil sikre, at de pårørende ikke har en oplevelse af at være alene. Det vil give mulighed for at være en nærværende pårørende. Værdi for CoLab Denmark: Projektet giver mulighed for at vise styrken af et samarbejde på tværs af flere CoLabs. Det vil styrke det interne samarbejde i CoLab Denmark. Det vil give erfaringer med samarbejde på tværs af fire CoLabs. Det vil sikre muligheden for at gennemføre et stort projekt med mange partnere. Et stort projekt vil give bedre muligheder for at eksponere CoLab Denmarks arbejde Implementering og Skalering + kommunikation Projektet skal generere viden om, hvorvidt det overhovedet er relevant at skalere og implementere denne løsning i større skala. Derfor er projektets primære leverance en testrapport, der samler op på de forventede outputs i de fire testforløb. Ud over de gængse kommunikationskanaler for CoLab og de implicerede parter (CoLab DK, sygehusene, kommuner, Region Syddanmark, Carenet, Welfare Tech m.fl), tilrettelægges en kommunikationsstrategi for formidling af projektets resultater, der inddrager pårørendeforeninger og deres kommunikationskanaler. Såfremt at en implementering anbefales, kan implementeringen styrkes ved, at appen ikke blot afprøves i et test-setup men i minimum fire driftsmiljøer, hvor fagfolk allerede under projektet er ansvarlige for at informere patienter om Relabee og anbefale brug. Således bliver dette en naturlig del af deres daglige arbejdsrutiner. Desuden er arbejdsbyrden for fagpersonalet under testperioden meget begrænset, da de blot skal informere om Side 5
app en og mulighederne med den samt indsamle samtykkeerklæringer. Herfra er det de pårørende selv, som står for at skabe deres personlige netværk og anvende app en. Det vurderes, at skalering vil være let. Da arbejdsbyrden er begrænset for fagpersonalet kan brug af app en let skaleres til brug ved flere sygehuse, kommuner og private virksomheder. Tidsplan inkl. Leverancer og milepæle CoLab Lillebælt har først mulighed for indgå i projektet på et senere tidspunkt end andre CoLabs. Derfor opstarter CoLab Lillebælt med en mindre forskydelse. For projektet gør det ingen forskel at testperioder foregår forskudt. Samtidig er det ikke afgørende for Relabee, hvorvidt de modtager viden fra projektet på et senere tidspunkt for denne del. For Børneafdelingerne ved Odense Universitetshospital og Sygehus Lillebælt er det en fordel, at der opstartes projekt begge steder. Hermed kan de drage nytte af viden fra hinandens forløb. Se uddybet i vedhæftede tidsplan. Fase 1: Planlægning samarbejdsaftaler Leverancer: Nedsættelse af projektorganisering med navne Godkendelse af datatilsynsanmeldelse Samarbejdsaftale med virksomheden, Relabee, omkring offentliggørelse af forhåndsviden Fase 2: Rekruttering og planlægning af fire testforløb Leverancer: Rekruttering af 4 x 12 testere Udarbejdelse af testdesign Information og oplæring af nøglemedarbejdere Fase 3: Gennemførelse af fire testforløb Leverancer: Gennemførelse af test over minimum 2 måneder løbende rekruttering Succeskriterium er at 40 gennemfører testen. Fase 4: Opsamling, evaluering og formidling af projektets resultater Leverancer: Side 6
Gennemførelse af workshop potentiale for forbedringer mål er at 15 brugere deltager Opsamling og analyse af testresultater fra fire testforløb Udarbejdelse af testrapport Synliggørelse i relevante nyhedsbreve + et nationalt dækkende medie Side 7
Projektpartnere Projektpartnere Relabee CoLab Odense - I samarbejde med H.C. Andersen Børnehospital CoLab Recovery and Rehab - I samarbejde med PsykInfo (en afdeling i psykiatrisygehuset), Psykiatriens hverdagstestere og Bedre Psykiatri (pårørendeforening) CoLab Vest - I samarbejde med teamet bag Kompetenceløft for bedre hjælp til demente patienter på Sydvestjysk Sygehus. - et 2 årigt projekt finansieret af SATS-pulje midler 2017 CoLab Lillebælt - I samarbejde med neonatalafsnittet ved Sygehus Lillebælt. Projektpartnere ifm. vidensdeling. Vidensdeling gennemføres på workshops efter endt evaluering med følgende: - Øvrige afdelinger Odense Universitetshospital: Demensklinikken Hæmatologisk Afdeling X - Demenskoordinatorer ved Odense Kommune - Demensambassadører ved udvalgte afdelinger på Sydvestjysk Sygehus Organisering Projektet organiseres gennem fire lokale tests, der har fælles formål samt fælles kommunikation og evaluering. Der udarbejdes derfor en fælles rapport med sammentræk af de vigtigste pointer. Herudover har de lokale CoLabs frihed til at kommunikere de lokale resultater. Projektleder: CoLab Odense, Mette Damkjær Syse. Projektlederen har ansvar for at sikre kontinuerlig progression samt gennemførsel af det overordnede projekt og afrapportering. Projektlederen udarbejder fælles dokumenter til brug i projektet. Styregruppe: Projektleder, fire lokalt forankrede projektkoordinatorer fra CoLabs, projektkoordinatorer fra involverede sygehuse/kommuner, Relabee. Arbejdsgrupper: Der nedsættes fire lokale arbejdsgrupper, som hver især har ansvar for et lokalt forankret projekt. Hver gruppe består af repræsentanter fra de lokale teststeder - herunder projektkoordinator fra det lokale CoLab samt projektkoordinatorer fra det aktuelle sygehus/kommune. Så vidt muligt inddrages pårørende i gruppens arbejde. Arbejdsgrupperne har ansvar for at sikre kontinuerlig progression af de lokale projekter og lokalt biddrag til Side 8 afrapportering.
Budget og Finansiering Se vedhæftede budget. Kontakt i CoLab Denmarks fællesfunktion Kontaktperson: Emil Kjærsgaard Nielsen E-mail: ekn@rsyd.dk / colab@rsyd.dk Telefon: +45 40196903 / +45 23828220 Side 9