Oprettelse af erhvervsudbud Brugervejledning Optagelse.dk
Oprettelse af erhvervsudbud Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Tine Kanne Sørensen UNI C UNI C, 12.11.2013
1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 Ændringer på Optagelse.dk i 2014... 5 1.2.1 Adgang til bestemte uddannelser... 5 1.3 ningsfelt... 5 2 Uddannelsesudbud... 6 2.1 Rettigheden Opretter... 6 2.2 Oprettelse og redigering af erhvervsudbud... 6 2.3 Klar til godkendelse... 19 2.3.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden... 19 2.3.2 Overførsel fra udbudssiden... 20 3 Ekstra felter... 22 3.1.1 Skolebaggrund... 22 3.1.2 Uddannelsesbaggrund... 23 3.1.3 Erhvervsbaggrund... 23 3.1.4 Ønsket arbejdsgiver... 24 3.1.5 Statsborgerskab... 25 3.1.6 Afkrydsningsliste... 26 3.1.7 Tekstfelt... 29 UNI C, 12.11.2013 3
1 Denne vejledning gennemgår oprettelse af erhvervsuddannelser på Optagelse.dk. Hvert år i perioden mellem uge 43 og den 30. november skal alle uddannelsesinstitutioner klargøre og indberette institutionens udbud for det kommende skoleår. 1.1 Vejledningen henvender sig til administrative medarbejdere, der skal oprette og vedligeholde erhvervsuddannelser på Optagelse.dk. 1.2 Nedenfor er en række ændringer i forbindelse med oprettelse af erhvervsuddannelsesudbud i 2013. Det er ikke en udtømmende liste over nye ting, men de ting, der er relevante for erhvervsuddannelsesudbud. 1.2.1 Adgang til bestemte uddannelser Tidligere har det været sådan i forbindelse med udbudsoprettelsen, at du kunne vælge mellem samtlige erhvervsuddannelser. Dette er ændret, så du fremover kun kan vælge mellem de uddannelser, som institutionen er godkendt til. Rettigheden til en uddannelse tildeles på hovedinstitutionsniveau, der vil således ikke være forskel på, hvad man kan oprette på de enkelte institutioner. Hvis du mener, at der under din institution mangler nogle uddannelser, skal du kontakte supporten. 1.3 Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt ningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på i forbindelse med funktionaliteten. UNI C, 12.11.2013 5
2 Uddannelsesudbud 2 2.1 For at kunne oprette en erhvervsuddannelse skal du være oprettet i Optagelse.dk og have rettigheden Opretter. Hvis du har spørgsmål til rettigheder, kan du kontakte uddannelsesstedets brugeradministrator. Eller du kan læse vejledningen om oprettelse af medarbejder på ungdomsuddannelse. 2.2 Alle uddannelsessteder, der udbyder en erhvervsuddannelse, skal hvert år inden den 30. november have gjort alle udbud til det kommende skoleår klar til offentliggørelse. trin 1 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside trin 2 I feltet Dine muligheder Klik på Udbudsoplysninger. 6 UNI C, 12.11.2013
2.2 Oprettelse og redigering af erhvervsudbud Hvis institutionen er en sammenslutning af flere institutioner, eller du er tilknyttet flere institutioner, skal du vælge den institution, du ønsker at oprette udbud på fra forsiden. Anbefalingen er, at du opretter dine udbud ud fra hovedinstitutionen (det er den uden streger foran), hvis du er tilknyttet en institution med underinstitutioner. Undtaget er, hvis du skal oprette 10. klasses udbud, dette kan du læse mere om i vejledningen til oprettelse af 10. klasses udbud. Du vælger en institution ved at klikke på pil ned i venstre side. Så får du vist en liste over alle de institutioner, du har adgang til. Her er der en hovedinstitution og 13 underinstitutioner. trin 3 Fra menuen Vælg type: Klik på Erhvervsudbud UNI C, 12.11.2013 7
2 Uddannelsesudbud trin 4 Siden Udbudsadministration Vælg Skoleår Vælg det Skoleår, du ønsker at arbejde med trin 5 Hvis udbuddet har studiestart den 8. august 2014, så skal udbuddet oprettes i skoleåret 2014/2015. Hvis udbuddet har start den 4. marts 2015, skal det også oprettes i skoleåret 2014/2015. Hvis udbuddet har studiestart den 4. marts 2014, skal udbuddet oprettes i skoleåret 2013/2014. Udbud, der starter i perioden 1.8.2014 til 31.7.2015, skal som udgangspunkt oprettes i skoleåret 2014/2015. Ansøgere fra folkeskolen kan kun se udbud oprettet i skoleåret 2014/2015 og kun dem, der har studiestart inden 1.10.2014. Oprette nyt udbud Klik på Tilføj erhvervsudbud eller Redigere eksisterende udbud Klik på uddannelsesnavnet på det udbud, der skal redigeres Udbud, der har status Klar til godkendelse eller Godkendt til offentliggørelse, kan ikke redigeres. Det er muligt at skelne mellem flere ens udbud med forskellige studiestartsdatoer. Hvis du holder musen over udbuddet, kommer der en mouse-over tekst med studiestartsdatoen. 8 UNI C, 12.11.2013
2.2 Oprettelse og redigering af erhvervsudbud trin 6 Siden Udbud indeholder to faneblade: 1. Fanen Udbud 2. Fanen Historik og noter På fanen Udbud kan du: oprette et nyt udbud redigere eksisterende udbud UNI C, 12.11.2013 9
2 Uddannelsesudbud trin 7 Tilstand Feltet Tilstand viser udbuddets tilstand. Udbud, der har tilstand Klar til godkendelse eller Godkendt til offentliggørelse, kan ikke redigeres. Kun udbud med tilstand Under redigering kan redigeres. trin 8 Indgang Vælg indgangen Klik på den ønskede indgang I denne vejledning bliver der oprettet et udbud under Strøm, styring og IT som eksempel. Hvis indgangen til uddannelserne udbydes, skal der være flueben i Indgangen udbydes. Udbydes indgangen ikke, men kun uddannelser og specialer, skal flueben fjernes. Hvis feltet ikke er der, er det, fordi institutionen ikke har ret til at lave denne markering. 10 UNI C, 12.11.2013
2.2 Oprettelse og redigering af erhvervsudbud Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at redigere feltet indgang. trin 9 Indgangen giver kompetencer til følgende uddannelser Vælg uddannelser, indgangen giver kompetencer til Her skal angives de uddannelser, som ansøgerne kan gå videre med, efter de har taget denne indgang. Markér de uddannelser, indgangen giver kompetencer til. Hvis skolen for eksempel udbyder hele Elektriker-uddannelsen, men indgangen samtidig kan give kompetence til Data- og kommunikationsuddannelsen og Elektronikoperatør skal der kun oprettes et udbud, hvor alle kompetencer markeres. Der skal ikke oprettes et separat udbud for hver kompetence, og det har ingen betydning for fremsøgningen af udbud på Optagelse.dk Har du ikke lov til at udbyde indgange, kan du ikke angive kompetencer. Informationen, der angives her, benyttes ikke på Optagelse.dk, men indgår i EUD- Nøglen på UddannelsesGuiden. EUD-Nøglen giver et landsdækkende overblik over erhvervsskolernes udbud af grundforløb og hovedforløb. Redskabet viser også de skoler, der ikke udbyder selve uddannelsen (hovedforløbet), men som giver mulighed for, at ansøgeren i grundforløbet kan opnå de særlige kompetencer, der kræves for, at ansøgeren efterfølgende kan begynde på en bestemt uddannelse (hovedforløb) på en anden skole. UNI C, 12.11.2013 11
2 Uddannelsesudbud I Optagelse.dk skal uddannelser kun markeres, såfremt det rent faktisk er muligt på det pågældende sted at erhverve alle nødvendige kompetencer til at kunne fortsætte på hovedforløbet. I EUD-nøglen bliver de indtastede oplysninger om kompetencer brugt til at give vejledere og ansøgere et overblik over, hvor i landet ansøgerne kan få de ønskede kompetencer. trin 10 Uddannelse Vælg uddannelse Vælg den ønskede uddannelse eller kun indgangen I dette eksempel vælges Elektriker. Hvis der kun udbydes indgang, springes over nedenstående og næste trin. 12 UNI C, 12.11.2013
2.2 Oprettelse og redigering af erhvervsudbud Evt. begrænsning af uddannelse Markér, hvilken form for begrænsning der eventuelt ønskes Hvis du redigerer et udbud, er det ikke muligt at ændre på uddannelse, men det er muligt at redigere i adgangsbegrænsningen. trin 11 EUX Under uddannelse kan du angive, om skolen på uddannelsen tilbyder EUX. Hvis du angiver, at skolen tilbyder EUX, så får ansøgeren mulighed for at tilkendegive, at personen er interesseret i EUX. UNI C, 12.11.2013 13
2 Uddannelsesudbud trin 12 Specialer Her vælges, hvilke specialer i uddannelsen, der udbydes: Vælg specialer Specialer markeres Det er ikke nødvendigt at udpege specialer, hvis skolerne ikke udbyder specialerne. trin 13 Ekstra felter Ekstra felter indeholder en liste af felter, som kan indsættes på skolens udbud. Felterne bliver kun vist for ansøgere, der er gået ud af skolen. De enkelte felter og muligheder beskrives i afsnit 3 om ekstra felter Ekstrafelterne kan bruges til at indhente oplysninger fra ansøgere uden for skolen, så institutionen ikke skal kontakte dem for at indhente disse oplysninger for optagelse. Ansøgere, der kommer direkte fra grundskolen, kan ikke se disse felter, når de udfylder deres ansøgning. 14 UNI C, 12.11.2013
2.2 Oprettelse og redigering af erhvervsudbud trin 14 Udbydende institution Her står hvilken institution, der udbyder udbuddet. Det er sat til den juridiske hovedinstitution, der står her. trin 15 Uddannelsen foregår på Her kan der vælges, hvor uddannelsen foregår. I listen kan vælges mellem de underinstitutioner, der eventuelt er. Hvis der er en aftale med en anden institution, om at undervisningen foregår der, kan den findes via Benyt alternativ. Vælg en alternativ institution Angiv en kategori og type på uddannelsesstedet eller søg på navnet Tryk søg Klik på navnet Tryk ok UNI C, 12.11.2013 15
2 Uddannelsesudbud trin 16 Ansøgningen sendes til Her angives hvilken adresse, ansøgningen skal sendes til, hvis den printes ud. Her kan du vælge mellem institutioner tilknyttet hovedinstitutionen. Den digitale ansøgning sendes til samme institutionsnummer på Optagelse.dk. trin 17 Ansøgningsperiode I feltet Fra: Angiv ansøgningsperiodens startdato I feltet Til: Angiv ansøgningsperiodens slutdato For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for dato feltet Vælg måned og år ved hjælp af drop down menuen Tryk på den ønskede dato Alternativt kan du skrive datoen dirkete ind på formen dd-mm-åååå Eleverne fra grundskolen søger fra starten af januar frem til 1. juni. Så anbefalingen er, at ansøgningsperioden som minimum er fra 1.1.2014 til 31.5.2014. Som udgangspunkt er der på nye udbud valgt en periode fra 1.1.2014 til 31.7.2014. Det kan være en god ide at sætte slut på ansøgningsperioden så sent, som det er praktisk muligt, da ansøgere uden for grundskolen kan søge i hele perioden. Der kan også oprettes udbud til start hen over hele året med en passende ansøgningsfrist. Disse er beregnet til ansøgere uden for grundskolen. 16 UNI C, 12.11.2013
2.2 Oprettelse og redigering af erhvervsudbud trin 18 Studiestart I feltet Fra: Angiv uddannelsens startdato For at ændre datoen gøres følgende: Tryk på kalenderen ud for dato feltet Vælg måned og år ved at trykke frem og tilbage Tryk på den ønskede dato Alternativt kan du skrive datoen dirkete ind på formen dd-mm-åååå trin 19 Ansøgere fra folkeskolen kan kun se udbud oprettet i skoleåret 2014/2015 og kun dem, der har studiestart inden 1.10.2014. Noter til historikken Feltet Noter til historikken er udelukkende til skolens eget brug. Feltet anvendes til at oprette noter i historikken og er altså ikke noget, som ansøgeren vil kunne se, når ansøgeren søger udbuddet. Du har adgang til udbuddets noter fra fanen Historik og noter. Her kan du også se, hvem der redigeret udbuddet og hvornår. UNI C, 12.11.2013 17
2 Uddannelsesudbud Du kan se eventuelle noter ved at klikke på pilen ude til venstre. Du kan også tilføje noter til handlingen ved at klikke på knappen Tilføj note. trin 20 Bundmenu Når du opretter et udbud, er ikke alle knapper aktiveret. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returnerer til siden Udbudsadministration Vis: Viser redigeringssidens indhold som ansøgerne vil se siden Når du redigerer et udbud, er alle knapper aktiveret. Annullér: Annullerer din redigering og returnerer til siden Udbudsadministration Gem: Gemmer indholdet på redigeringssiden og returnerer til siden Udbudsadministration Klar til godkendelse: Når udbuddet er oprettet korrekt og gemt, skal det overføres til godkendelse. Når du har gemt udbuddet, kan du enten sende udbuddet til godkendelse fra redigeringssidens bundmenu eller fra siden Udbudsadministration (se nedenfor) Slet: Sletter indholdet på redigeringssiden Inaktivér: Knappen Inaktivér gør udbuddet inaktivt Vis: Viser redigeringssidens indhold, som ansøgerne vil se siden Inaktivér bør kun benyttes, hvis det er et udbud, der udbydes en gang imellem. For eksempel et udbud, der kun tilbydes hvert andet år. Har du et udbud, skolen ikke længere skal udbyde, er det bedre at slette udbuddet. 18 UNI C, 12.11.2013
2.3 Klar til godkendelse 2.3 For at en ansøger skal kunne søge et udbud, skal det offentliggøres. Det vil sige, når dit udbud er færdigt, skal du gøre det klar til offentliggørelse. Når du har færdiggjort dit udbud, skal du overføre det, det vil sige: gøre udbuddet klar til godkendelse. 2.3.1 Overførsel fra udbudsadministrationssiden trin 1 Siden Udbudsadministration: Markér den eller de studieretninger, der skal godkendes Eller: Markér alle ved at sætte flueben i det øverste felt Klik på Klar til godkendelse trin 2 Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. Nu er udbuddet tilstanden Klar til godkendelse og afventer den endelige godkendelse. Her er udbud klar til godkendelse. UNI C, 12.11.2013 19
2 Uddannelsesudbud Den endelige offentliggørelse sker af Undervisningsministeriet primo januar. Gør du udbud klar til godkendelse fra midten af januar og frem til, der åbnes for nye udbud, er anbefalingen, at du herefter kontakter supporten for at få dem godkendt. Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det. Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. 2.3.2 Overførsel fra udbudssiden trin 1 Siden Udbud: På fanen Udbud Klik på Klar til godkendelse Når du har gjort udbuddet klar til godkendelse, kan du ikke længere redigere udbuddet. 20 UNI C, 12.11.2013
trin 2 Nu har udbuddet tilstanden klar til godkendelse. Her er udbud klar til godkendelse. Den endelige offentliggørelse sker af Undervisningsministeriet primo januar. Gør du udbud klar til godkendelse fra midten af januar og frem til, der åbnes for nye udbud er anbefalingen, at du herefter kontakter supporten for at få dem godkendt. Nu er udbuddet godkendt, og ansøger kan søge det. Udbuddet kan ikke ses i uddannelsesoversigten, før det er Godkendt til offentliggørelse. Det betyder, at ansøgerne heller ikke kan se udbuddet, før det har tilstanden Godkendt til offentliggørelse. UNI C, 12.11.2013 21
3 Ekstra felter 3 Disse felter kan kun ses af ansøger der er gået ud af skolen. Det har været et ønske fra mange institutioner om at kunne spørge denne gruppe om ekstra information i forbindelse med ansøgningsprocessen. 3.1.1 Skolebaggrund trin 1 Tilføj feltet skolebaggrund Vælg skolebaggrund Klik på Tilføj Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at klikke på papirkurven. 22 UNI C, 12.11.2013
2.3 Klar til godkendelse 3.1.2 Uddannelsesbaggrund trin 1 Tilføj feltet uddannelsesbaggrund Vælg uddannelsesbaggrund. Klik på Tilføj. Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at klikke på papirkurven. 3.1.3 Erhvervsbaggrund trin 1 Tilføj feltet erhvervsbaggrund: Vælg erhvervsbaggrund Klik på Tilføj UNI C, 12.11.2013 23
3 Ekstra felter Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at klikke på papirkurven. 3.1.4 Ønsket arbejdsgiver trin 1 Tilføj feltet ønsket arbejdsgiver. Vælg ønsket arbejdsgiver Klik på Tilføj Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Feltet kan slettes igen ved at klikke på papirkurven. 24 UNI C, 12.11.2013
2.3 Klar til godkendelse 3.1.5 Statsborgerskab trin 1 Tilføj feltet Statsborgerskab: Vælg statsborgerskab Klik på Tilføj Feltet har et forudbestemt udseende og ser således ud for ansøgeren: Hvis ansøger siger nej, bliver den udvidet. Flettet kan slettes igen ved at klikke på papirkurven. UNI C, 12.11.2013 25
3 Ekstra felter 3.1.6 Afkrydsningsliste trin 1 Afkrydsningsliste kan bruges i forbindelse med, at ansøger skal vælge mellem flere ting. Der kan oprettes flere afkrydsningslister på det samme udbud. Tilføj feltet afkrydsningsliste: Vælg afkrydsningsliste Klik på Tilføj Feltet kan slettes igen efter oprettelse ved at klikke på papirkurven. trin 2 Overskrift og indledende tekst Skriv en overskrift Skriv en tekst om de valg, der skal foretages 26 UNI C, 12.11.2013
2.3 Klar til godkendelse trin 3 Valgene kommer til at stå som tjek-bokse, og ansøgerne kan vælge flere bokse på en gang. Valg Angiv valgmulighed Klik Tilføj Gentag for antal af ønskede valg muligheder. Sådan ser det ud, når der er klikket Tilføj. Når du har klikket Tilføj på et valg, har du ikke mulighed for at rette i teksten, men du kan slette det ved at klikke på papirkurven. UNI C, 12.11.2013 27
3 Ekstra felter trin 4 Gem Kontrollér listen er som ønsket Tryk Gem Sådan ser listen ud for ansøger: Fortryd Hvis du klikker Luk i stedet for Gem, bliver afkrydsningslisten ikke oprettet. Når listen er gemt, er det ikke længere muligt at redigere den, og hvis der er fejl i listen, skal den slettes og startes forfra. 28 UNI C, 12.11.2013
2.3 Klar til godkendelse 3.1.7 Tekstfelt trin 1 Tekstfelt kan bruges, hvis ansøger skal skrive en længere fritekst. Ansøger vil max kunne skrive 3500 tegn som svar. Der kan oprettes flere tekstfelter på samme udbud. Tilføj feltet tekstfelt: Vælg tekstfelt Klik på Tilføj Feltet kan slettes igen ved at klikke på papirkurven. trin 2 Overskrift og indledende tekst Skriv en overskrift Skriv en tekst om de valg, der skal foretages Sådan ser feltet ud for ansøger: UNI C, 12.11.2013 29
Fortryd Hvis du klikker Luk i stedet for Gem, bliver tekstfeltet ikke oprettet. Når feltet er gemt, er det ikke længere muligt at redigere det, og hvis der er fejl i teksten, skal den slettes og startes forfra. 30 UNI C, 12.11.2013