Frivilligrådet REFERAT Sted: Mødelokale 1, rådhuset Dato: Mandag den 17. december 2018 Start kl.: 15:30 Slut kl.: 17:00 Medlemmer: Kaj Aagaard Kristian Stougaard Poulsen Jimi Haumann Winnie Åkesson Jens Anker Laursen Henning Hansen Børge Jacobsen Kai Hansen Per Jensen Marianne Andersen Lis Mogensen Fraværende: Jens Anker Laursen Per Jensen Norddjurs Kommune
Frivilligrådet 17-12-2018 Indholdsfortegnelse Side 1. Præsentation af rådets medlemmer...1 2. Konstituering...2 3. Udpegning til dialoggruppe vedrørende frivillighed...3 4. Godkendelse af referat fra mødet den 22. oktober 2018...4 5. Budget og rammer for arbejdet i frivilligrådet...5 6. Frivilligrådets arbejdsform og opgaver...6 7. Evaluering af Frivilligdagen 2018...7 8. Frivillig Fredag 2019...8 9. Budget for frivilligpuljen 2019 og planlægning af proces for uddeling...9 10. Frivilligrådets arbejdsplan 2019...10 11. Orientering december 2018...11 Bilagsoversigt...12 Norddjurs Kommune
Frivilligrådet 17-12-2018 1. Præsentation af rådets medlemmer 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Frivilligrådets medlemmer præsenterer sig, og der bydes velkommen til de nye medlemmer af rådet. Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Frivilligrådets medlemmer præsenterede sig. 1
Frivilligrådet 17-12-2018 2. Konstituering 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Der blev i forbindelse med Frivilligdagen den 21. november 2018 afholdt valg til frivilligrådet. Det fremgår af frivilligrådets vedtægter, at frivilligrådet selv vælger en formand og en næstformand. Forud for konstitueringen drøftes det, hvad der ligger i de to poster. En oversigt over frivilligrådets medlemmer og suppleanter er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at frivilligrådet: 1. Vælger en formand for frivilligrådet 2. Vælger en næstformand for frivilligrådet. Bilag: 1 Åben Medlemmer af frivilligrådet 2019 219539/18 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Frivilligrådet valgte Henning Hansen som formand og Kristian Stougaard Poulsen som næstformand. 2
Frivilligrådet 17-12-2018 3. Udpegning til dialoggruppe vedrørende frivillighed 27.15.12.G01 15/14504 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling På baggrund af en dialog mellem de faglige organisationer og Norddjurs Kommune blev det i 2015 besluttet at nedsætte en dialoggruppe vedrørende frivillighed. Dialoggruppen gør én gang årligt status på samarbejdet mellem frivillige og fagprofessionelle på socialområdet og sundheds- og omsorgsområdet. Formålet med gruppen er at fortsætte og værne om det gode samarbejde mellem kommunen og de frivillige. En beskrivelse af dialoggruppe vedrørende frivillighed på socialområdet og sundheds- og omsorgsområdet er vedlagt som bilag. I beskrivelsen fremgår det, at frivilligrådet skal udpege fire repræsentanter fra det frivillige sociale foreningsliv til at sidde med i dialoggruppen. Frivilligrådet har mulighed for at pege på såvel medlemmer af frivilligrådet som medlemmer fra frivillige sociale foreninger i Norddjurs Kommune. Dialoggruppen mødes den 28. maj 2019 kl. 15.30-17.00 på rådhuset i Grenaa. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at der udpeges fire repræsentanter til dialoggruppe vedrørende frivillighed i 2019. 3
Frivilligrådet 17-12-2018 Bilag: 1 Åben Dialoggruppe vedr. frivillighed - Kommissorium 14739/16 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Forvaltningen orienterede om, at tidspunktet for mødet er blevet rykket frem til kl. 14.00-15.30 den 28. maj 2019. Frivilligrådet udpegede Jimi Haumann, Kai Hansen, Børge Jacobsen og Henning Hansen til dialoggruppe vedrørende frivillighed i 2019. Frivilligrådet besluttede, at ved afbud indkaldes Marianne Andersen. 4
Frivilligrådet 17-12-2018 4. Godkendelse af referat fra mødet den 22. oktober 2018 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Godkendelse af referat fra mødet den 22. oktober 2018. Referatet er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at referatet godkendes. Bilag: 1 Åben Referat fra møde i frivilligrådet den 22. oktober 2018 215553/18 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Godkendt. 5
Frivilligrådet 17-12-2018 5. Budget og rammer for arbejdet i frivilligrådet 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Frivilligrådets arbejde tager udgangspunkt i Norddjurs Kommunes frivilligpolitik, der er godkendt i kommunalbestyrelsen den 12. november 2013, samt i vedtægterne og forretningsordenen for frivilligrådet. Forvaltningen orienterer om frivilligpolitikken, frivilligrådets vedtægter og forretningsorden, som også er vedlagt som bilag. Frivilligrådet har et budget på 25.000 kr. til afholdelse af rådets aktiviteter i 2019. Forvaltningen forslår på baggrund af tidligere års forbrug følgende fordeling af frivilligrådets budget: Budgetposter Frivilligdagen og Årets Frivillig Annoncering af frivilligpuljen Diverse I alt Budget 22.000 kr. 1000 kr. 2000 kr. 25.000 kr. Økonomiske konsekvenser Frivilligrådets budget for 2019 udgør 25.000 kr. Indstilling Forvaltningen indstiller, at frivilligrådet: 1. tager orienteringen til efterretning 2. drøfter forslaget til fordeling af budgettet for 2019. 6
Frivilligrådet 17-12-2018 Bilag: 1 Åben Frivilligrådets vedtægter 215593/18 2 Åben Frivilligpolitik i Norddjurs Kommune 215590/18 3 Åben Forretningsorden for frivilligrådet i Norddjurs Kommune 215588/18 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Forvaltningen orienterede om frivilligpolitikken, frivilligrådets vedtægter, forretningsorden og frivilligrådets budget for 2019. Frivilligrådet drøftede og godkendte fordelingen af frivilligrådets budget for 2019. 7
Frivilligrådet 17-12-2018 6. Frivilligrådets arbejdsform og opgaver 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Som opstart for det nye frivilligråd drøftes rådets arbejdsform og opgaver, herunder hvilke emner frivilligrådet ønsker at beskæftige sig med i 2019. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller at frivilligrådet drøfter arbejdsform og opgaver for 2019. Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Frivilligrådet drøftede arbejdsform og opgaver for 2019. 8
Frivilligrådet 17-12-2018 7. Evaluering af Frivilligdagen 2018 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Den 21. november 2018 blev den årlige Frivilligdag i Norddjurs Kommune afholdt. Programmet for dagen var følgende: 17.00 Velkomst v/ formand for voksen- og plejeudvalget Lars Møller 17.10 Frivilligrådets årsberetning v/ formand for frivilligrådet Kenneth Møller Kajhøj 17.25 Frivilligfronten det seneste år v/ frivilligkonsulent Kathrine Lund Jacobsen 17.35 Valgprocedure v/ frivilligrådet 17.50 Kåring af Årets Frivillig v/ formand for voksen- og plejeudvalget Lars Møller 18.00 Et glimt fra det lokale frivilligmiljø v/farsøhthus-vennerne og Djurs Handi 18.20 Valgresultat v/ formand for frivilligrådet Kenneth Møller Kajhøj 18.30 Spisning og hyggeligt samvær 19.30 Tak for i aften Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at frivilligrådet evaluerer Frivilligdagen 2018. Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Frivilligrådet evaluerede Frivilligdagen 2018. Frivilligrådet var overordnet set tilfredse med Frivilligdagen 2018. Frivilligrådet bemærkede den dårlige lydkvalitet, og at det vil være en gode idé, at de forskellige valgområder har bedre tid til tale sammen inden valghandlingen. 9
Frivilligrådet 17-12-2018 Det blev foreslået, at man næste år skal have underholdning på Frivilligdagen, og at man kan trække på foreningernes netværk i forhold til at finde underholdning. Frivilligrådet foreslår, at valget til frivilligrådet fremover skal foregå skriftligt, såfremt der laves en fælles prisuddeling. Frivilligrådet drøftede den igangværende proces med at slå Frivilligdagen sammen med prisuddelinger på andre områder. På frivilligrådets møde i januar vil frivilligrådet drøfte en fælles prisuddeling. 10
Frivilligrådet 17-12-2018 8. Frivillig Fredag 2019 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Frivillig Fredag er Danmarks nationale frivillighedsdag og fejres den 27. september 2019. Frivilligrådet skal drøfte, om rådet ønsker at markere Frivillig Fredag 2019 og i givet fald en indledende drøftelse af, hvordan frivilligrådet ønsker at markere dagen. Forvaltningen bemærker, at stillingen som frivilligkonsulent er nedlagt, og at frivilligkonsulenten tidligere år har været tovholder for planlægning og gennemførelse af Frivillig Fredag. Evaluering af Frivillig Fredag 2018 er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Voksen- og plejeudvalget besluttede på sit møde den 29. maj 2018, at der fra 2019 skal afsættes et fast budget til afholdelsen af Frivillig Fredag, som finansieres af frivilligpuljen. I 2018 blev der anvendt ca. 38.000 kr. til afholdelse af Frivillig Fredag. Fastholdes samme koncept, må der påregnes et tilsvarende beløb i 2019. Der er afsat 200.000 kr. til frivilligpuljen i 2019. Indstilling Forvaltningen indstiller, at frivilligrådet drøfter: 1. hvordan man ønsker at markere Frivillig Fredag 2019 2. hvor mange midler, der skal afsættes fra frivilligpuljen til afholdelse af Frivillig Fredag 2019. 11
Frivilligrådet 17-12-2018 Bilag: 1 Åben Feed-back fra deltagere på Frivillig Fredag 2018 217438/18 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Frivilligrådet besluttede, at der ikke afsættes midler fra frivilligpuljen til afholdelse af Frivillig Fredag 2019. Frivilligrådet vil på sit møde den 28. januar drøfte, hvordan man ønsker at markere Frivillig Fredag i 2019. 12
Frivilligrådet 17-12-2018 9. Budget for frivilligpuljen 2019 og planlægning af proces for uddeling 27.15.12.Ø40 18/18972 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling I forbindelse med vedtagelsen af budget 2019 blev det besluttet, at beskære frivilligpuljen med 450.000 kr. i 2019, hvorefter frivilligpuljen i 2019 er på 200.000 kr. Frivilligpuljen dækker over Servicelovens 18 og 79, der vedrører midler til frivilligt socialt arbejde. Uddeling af puljen sker på baggrund af Norddjurs Kommunes frivilligpolitik. Frivilligrådet vurderer indkomne ansøgninger og sender et forslag til fordeling af midlerne til voksen- og plejeudvalget, som træffer den endelige beslutning om fordeling. Puljen har ansøgningsfrist den 24. februar 2019. Frivilligrådet skal planlægge processen for uddeling af frivilligpuljen 2019. Et forslag til tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at frivilligrådet planlægger processen for uddeling af frivilligpuljen 2019. Bilag: 1 Åben Tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 217458/18 13
Frivilligrådet 17-12-2018 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Frivilligrådet godkendte tidsplanen for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019. Frivilligrådet indstiller, at man uddeler hele frivilligpuljen ved ansøgningsfristen den 24. februar 2019. 14
Frivilligrådet 17-12-2018 10. Frivilligrådets arbejdsplan 2019 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Frivilligrådet skal på mødet fastsætte tidspunkter for rådets møder i 2019. Forvaltningen har udarbejdet et forslag til frivilligrådets arbejdsplan for 2019. Forslaget til arbejdsplan er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at frivilligrådet fastsætter tidspunkter for frivilligrådets møder i 2019. Bilag: 1 Åben Frivilligrådets arbejdsplan 2019 223139/18 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Frivilligrådet fastsatte tidspunkter for frivilligrådets møder i 2019. Den opdaterede arbejdsplan er vedlagt som bilag. 15
Frivilligrådet 17-12-2018 11. Orientering december 2018 00.15.00.A00 18/17066 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling På mødet orienteres om følgende: Nyt fra frivilligkonsulenten Temaaften om besøgsvenner onsdag den 23. januar i Auning. Oplæg om kulturmødet mellem frivillige og flygtninge tirsdag den 15. januar i Grenaa. Invitation er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Forvaltningen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Invitation - Oplæg om kulturmødet mellem frivillige og flygtninge.pdf 217549/18 Beslutning i Frivilligrådet den 17-12-2018 Punktet blev ikke nået på mødet. Orientering er efterfølgende sendt til frivilligrådet pr. mail. 16
Frivilligrådet 17-12-2018 Bilagsoversigt 2. Konstituering 1. Medlemmer af frivilligrådet 2019 (219539/18) 3. Udpegning til dialoggruppe vedrørende frivillighed 1. Dialoggruppe vedr. frivillighed - Kommissorium (14739/16) 4. Godkendelse af referat fra mødet den 22. oktober 2018 1. Referat fra møde i frivilligrådet den 22. oktober 2018 (215553/18) 5. Budget og rammer for arbejdet i frivilligrådet 1. Frivilligrådets vedtægter (215593/18) 2. Frivilligpolitik i Norddjurs Kommune (215590/18) 3. Forretningsorden for frivilligrådet i Norddjurs Kommune (215588/18) 8. Frivillig Fredag 2019 1. Feed-back fra deltagere på Frivillig Fredag 2018 (217438/18) 9. Budget for frivilligpuljen 2019 og planlægning af proces for uddeling 1. Tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 (217458/18) 10. Frivilligrådets arbejdsplan 2019 1. Frivilligrådets arbejdsplan 2019 (223139/18) 11. Orientering december 2018 1. Invitation - Oplæg om kulturmødet mellem frivillige og flygtninge.pdf (217549/18) 17
Frivilligrådet 17-12-2018 Underskriftsside Kaj Aagaard Kristian Stougaard Poulsen Jimi Haumann Winnie Åkesson Jens Anker Laursen Henning Hansen Børge Jacobsen Kai Hansen Per Jensen Marianne Andersen Lis Mogensen 18
Bilag: 2.1. Medlemmer af frivilligrådet 2019 Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 219539/18
Dato: 12.12.2018 Medlemmer af frivilligrådet 2019 Medlemmer, der repræsenterer Ældre og pensionister Kristian Stougaard Poulsen, Ældre Sagen Grenaa (Valgt 23.11.2017) Børge Jacobsen, Digterparkens Venneforening (Valgt 21.11.2018) Jens Anker Laursen, Ældresagen Rougsø-Sønderhald (Valgt 23.11.2017) Medlemmer, der repræsenterer Sundhed, sygdom og handicap Kaj Aagaard, Dansk Blindesamfund (Valgt 21.11.2018) Kai Hansen, Fysisk Aktiv for Sjov (Valgt 21.11.2018) Winnie Åkesson Hjernesagen (Valgt 23.11.2017) Medlemmer, der repræsenterer Børn og unge Per Jensen, Djurs Handi Fodbold (Valgt 21.11.2018) Jimi Haumann, Ungdommens Røde Kors Norddjurs (Valgt 23.11.2017) Marianne Andersen, Natteravnene Grenaa (Valgt 21.11.2018) Medlemmer, der repræsenter Andre Lis Mogensen, Café Grenaa (Valgt 21.11.2018) Henning Hansen, Røde Kors Rougsø (Valgt 23.11.2017) Suppleanter Marianne Jensen (Børn og unge), Djurs Handi Fodbold (Valgt 21.11.2018) Eva Lund Birch (Andre), Kirkens Korshær Auning (Valgt 21.11.2018) 1
Bilag: 3.1. Dialoggruppe vedr. frivillighed - Kommissorium Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 14739/16
Dialoggruppe vedr. frivillighed inden for socialområdet og sundheds- og omsorgsområdet På baggrund af en dialog mellem de faglige organisationer og Norddjurs Kommune er der taget initiativ til at nedsætte en dialoggruppe, der fremadrettet gør status én gang årligt i forhold til samarbejdet med frivillige på socialområdet og sundheds- og omsorgsområdet. Dialoggruppen sammensættes af følgende repræsentanter: 4-6 repræsentanter fra de faglige organisationer, som udpeges af hovedorganisationen 4 repræsentanter fra de frivillige, som udpeges af frivilligrådet Formand og næstformand for voksen- og plejeudvalget Velfærdsdirektøren Sundheds- og omsorgschefen Socialchefen Souschef fra sundheds- og omsorgsområdet Souschef fra socialområdet Dialoggruppen mødes årligt i 2. kvartal og drøfter, hvordan samarbejdet går på de enkelte fagområder. Det vil være naturligt, at områdeudvalgene forud for det årlige møde kan drøfte, hvad der er af aktuelle emner på frivilligfronten. Eventuelle emner kan meldes videre til dialoggruppen op til en måned før dialoggruppens årlige møde, hvor gruppen så tager emnerne op. Velfærdssekretariatet yder sekretariatsbistand til dialoggruppen og udarbejder dagsordener til møderne i samarbejde med en repræsentant for de faglige organisationer, de frivillige samt kommunen.
Bilag: 4.1. Referat fra møde i frivilligrådet den 22. oktober 2018 Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 215553/18
Frivilligrådet REFERAT Sted: Mødelokale 13, Glesborg Glesborg Bygade 1 8585 Glesborg Dato: Mandag den 22. oktober 2018 Start kl.: 15:30 Slut kl.: 17:30 Medlemmer: Fraværende: Kaj Aagaard Lillian Friis Kristian Stougaard Poulsen Kenneth Møller Kajhøj Jimi Haumann Winnie Åkesson Jens Anker Laursen Henning Hansen Marianne Jensen Lillian Friis Jimi Haumann Winnie Åkesson Norddjurs Kommune
Frivilligrådet 22-10-2018 Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat fra mødet den 20. august 2018... 1 2. Orientering om besparelser på det frivillige sociale område... 2 3. Evaluering af Frivillig Fredag 2018... 3 4. Valg af Årets Frivillig 2018... 4 5. Planlægning af Frivilligdagen 2018... 5 6. Valg til frivilligrådet 2018... 7 7. Ansøgningsfrist for frivilligpuljen 2019... 8 8. Frivilligrådets kommende møder... 10 9. Fælles prisuddeling... 11 Bilagsoversigt... 12 Norddjurs Kommune
Frivilligrådet 22-10-2018 1. Godkendelse af referat fra mødet den 20. august 2018 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Godkendelse af referat fra mødet den 20. august 2018. Referatet er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes. Bilag: 1 Åben Referat fra frivilligrådets møde den 20. august 2018 174209/18 Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Godkendt. 1
Frivilligrådet 22-10-2018 2. Orientering om besparelser på det frivillige sociale område 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog den 9. oktober 2018 budgettet for 2019 2022. Forvaltningen orienterer om de vedtagne besparelser på det frivillige sociale område i budgettet for 2019 2022. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Sekretariatschef Marie-Louise Eskerod Ifversen orienterede om de foreslåede besparelser i budgettet for 2019-2022, som indebærer en reduktion af frivilligpuljen med 450.000 kr. årligt og nedlæggelse af frivilligkonsulentstillingen. Der blev orienteret om muligheden for at afgive høringssvar efter voksen- og plejeudvalgets møde den 30. oktober 2018. Frivilligrådet drøftede konsekvenserne ved besparelserne. Frivilligrådet besluttede at indsende et høringssvar. 2
Frivilligrådet 22-10-2018 3. Evaluering af Frivillig Fredag 2018 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling På frivilligrådets møde ønskes en evaluering af Frivillig Fredag 2018, som blev afholdt den 28. september med frivilligmarkeder i Auning og Grenaa. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Frivilligrådet evaluerede Frivillig Fredag. Det blev bemærket, at der var færre besøgende i år, end der har været de tidligere år. Dette galt særligt i Auning. I Auning var det primært folk fra Auning-by og ikke de omkringliggende byer der besøgte Frivillig Fredag. Medlemmer af frivilligrådet bemærkede, at Frivillig Fredag er en god mulighed for foreningerne til at vise deres aktiviteter frem. Med udgangspunkt i besparelsesforslagene på det frivillige sociale område drøftede frivilligrådet muligheden for at lave et billigere arrangement, som i højere grad er båret af frivilligrådet og sponsoreret af lokale virksomheder. På frivilligrådets møde den 28. januar 2019 skal frivilligrådet beslutte, hvorvidt Frivillig Fredag skal markeres i 2019. 3
Frivilligrådet 22-10-2018 4. Valg af Årets Frivillig 2018 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Jævnfør Norddjurs Kommunes frivilligpolitik uddeles der hvert år en pris til Årets Frivillig. Fristen for indstillinger var den 9. oktober 2018. Der er indkommet 19 indstillinger til Årets Frivillig 2018 i Norddjurs Kommune. Kopi af de indkomne indstillinger er udsendt til frivilligrådets medlemmer pr. mail. På mødet skal frivilligrådet udvælge, hvem blandt de indstillede kandidater, der skal kåres som Årets Frivillig 2018. Offentliggørelsen og kåringen af Årets Frivillig 2018 finder sted på Frivilligdagen den 21. november. Med prisen følger et diplom og en check på 5.000 kr. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at Årets Frivillig 2018 vælges blandt de indstillede kandidater. Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Frivilligrådet valgte ud af de 19 indstillinger, hvem der skal modtage prisen som Årets Frivillig 2018. Der er efter fristens udløb indkommet en ansøgning, som frivilligrådet ser bort fra. 4
Frivilligrådet 22-10-2018 5. Planlægning af Frivilligdagen 2018 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling På frivilligrådets møde den 20. august 2018 begyndte planlægningen af Frivilligdagen, der afholdes den 21. november 2018 kl. 17.00-19.30 i Auning Idræts- og Kulturcenter. På mødet gives en status på planlægning af Frivilligdagen og det videre arbejde frem mod Frivilligdagen drøftes. Der vil blive givet en status på følgende: Annoncering af dagen Egenbetaling Forplejning og lokaler Oplægsholdere Kåring af Årets Frivillig 2018 Musik Desuden drøftes frivilligrådets og forvaltningens rolle på dagen. Program for Frivilligdagen 2018 er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Udgifter til frivilligdagen afholdes af de afsatte midler til frivilligrådets aktiviteter. Der er afsat 22.000 kr. på frivilligrådets budget til Frivilligdagen 2018. Indstilling Formanden indstiller, at planlægning af Frivilligdagen 2018 drøftes. 5
Frivilligrådet 22-10-2018 Bilag: 1 Åben Program for Frivilligdagen 2018 174474/18 Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Frivilligrådet drøftede planlægningen af Frivilligdagen 2018. 6
Frivilligrådet 22-10-2018 6. Valg til frivilligrådet 2018 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Der er valg til frivilligrådet den 21. november og der er på nuværende tidspunkt behov for valg af 7 nye kandidater for at kunne besætte alle poster i frivilligrådet. Frivilligrådet vil drøfte, hvad frivilligrådet kan gøre for at sikre sig, at foreningerne opstiller et tilstrækkeligt antal nye kandidater til valget. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Frivilligrådet drøftede punktet. Frivilligkonsulent Kathrine Lund Jacobsen orienterede om beskrivelsen af opstilling af kandidater til frivilligrådet, som findes på frivillig.norddjurs.dk. Beskrivelsen kan tilgås via nedenstående link. https://frivillig.norddjurs.dk/nyheder/vil-du-vaere-med-til-at-styrke-det-frivillige-socialearbejde-i-norddjurs-kommune 7
Frivilligrådet 22-10-2018 7. Ansøgningsfrist for frivilligpuljen 2019 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Frivilligrådet har ønsket at flytte fristen for ansøgninger til frivilligpuljen, så puljemidlerne uddeles tidligere på året. Ansøgningsfristen har indtil nu lagt den 1. marts. Frivilligrådet skal på mødet drøfte følgende muligheder: Ansøgningsfrist: 27. januar 2019 Møde i frivilligrådet: Uge 8 Møde i voksen- og plejeudvalget: 5. marts 2019 Ansøgningsfrist: 3. marts Møde i frivilligrådet: Uge 12 Møde i voksen- og plejeudvalget: 2. april 2019 En detaljeret tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at fristen for ansøgninger til frivilligpuljen 2019 fastsættes. Bilag: 1 Åben Tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 176498/18 8
Frivilligrådet 22-10-2018 Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Frivilligrådet fastsætter fristen for ansøgninger til frivilligpuljen i 2019 til den 24. februar 2019. 9
Frivilligrådet 22-10-2018 8. Frivilligrådets kommende møder 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Dette møde er det sidste fastlagte møde i frivilligrådet i 2018, og der skal derfor fastsættes datoer for de første møder i det nyvalgte frivilligråd, der vælges på Frivilligdagen den 21. november. På det første møde i det nye frivilligråd fastlægges de øvrige datoer for mødeaktiviteter i 2019. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at frivilligrådet: 1. Fastsætter datoen for konstitueringsmøde til mandag den 17. december kl. 15.30-17.00 på rådhuset i Grenaa. 2. Fastsætter dato, tid og sted for første møde i frivilligrådet i 2019. Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Frivilligrådet besluttede at afholde konstitueringsmøde mandag den 17. december 2018 kl. 15.30-17.00 på rådhuset i Grenaa. Frivilligrådets første ordinære møde afholdes mandag den 28. januar 2019 kl. 14.30-16.30 i kommunens administrationsbygning i Glesborg, Glesborg Bygade 1. 10
Frivilligrådet 22-10-2018 9. Fælles prisuddeling 00.15.00.A00 18/193 Åben sag Sagsgang FR Sagsfremstilling Frivilligrådet ønsker at indkalde repræsentanter fra fritidsrådet og handicaprådet til et møde vedrørende en fælles prisuddeling. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at det besluttes, hvem der skal deltage fra frivilligrådet. Beslutning i Frivilligrådet den 22-10-2018 Frivilligrådet vil invitere repræsentanter fra fritidsrådet og handicaprådet til et møde den 19. november 2018. Henning Hansen og Kristian Stougaard Poulsen fra frivilligrådet deltager på mødet. 11
Frivilligrådet 22-10-2018 Bilagsoversigt 1. Godkendelse af referat fra mødet den 20. august 2018 1. Referat fra frivilligrådets møde den 20. august 2018 (174209/18) 5. Planlægning af Frivilligdagen 2018 1. Program for Frivilligdagen 2018 (174474/18) 7. Ansøgningsfrist for frivilligpuljen 2019 1. Tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 (176498/18) 12
Frivilligrådet 22-10-2018 Underskriftsside Kaj Aagaard Lillian Friis Kristian Stougaard Poulsen Kenneth Møller Kajhøj Jimi Haumann Winnie Åkesson Jens Anker Laursen Henning Hansen Marianne Jensen 13
Bilag: 5.1. Frivilligrådets vedtægter Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 215593/18
Vedtægter for frivilligrådet i Norddjurs Kommune Senest godkendt i kommunalbestyrelsen på mødet den 13. juni 2017 Acadre doc. 94336-17
Kapitel 1 Frivilligrådets formål og opgaver 1. Frivilligrådet har til formål at støtte, inspirere og synliggøre det frivillige sociale arbejde i Norddjurs Kommune. Stk. 2. Frivilligrådet skal skabe og styrke dialogen mellem Norddjurs Kommune og de frivillige sociale organisationer og dermed fremme samarbejdet omkring frivilligt socialt arbejde. 2. Frivilligrådet kan overfor voksen- og plejeudvalget fremkomme med forslag til initiativer på området. Stk. 2. Stk. 3. Stk. 4. Stk. 5. Frivilligrådet medvirker ved udarbejdelsen af principper for uddeling af tilskud til frivillige foreninger i Norddjurs Kommune. Frivilligrådet udarbejder en indstilling til voksen- og plejeudvalget om fordeling af tilskud til frivillige foreninger. Frivilligrådet medvirker ved udarbejdelsen af frivilligpolitik i Norddjurs Kommune. Frivilligrådet arrangerer og afholder en årlig frivilligdag. Kapitel 2 Frivilligrådets sammensætning 3. Frivilligrådet sammensættes af repræsentanter fra en bred vifte af frivillige sociale organisationer. Stk. 2. Frivilligrådet består af 11 medlemmer. Der vælges følgende antal repræsentanter samt 1 suppleant fra følgende valggrupper: 3 medlemmer fra foreninger der repræsenterer sundhed, sygdom og handicap 3 medlemmer fra foreninger der repræsenterer ældre og pensionister 3 medlemmer fra foreninger der repræsenterer børn og unge 2 medlem fra andre foreninger. Stk. 3. Frivilligrådets medlemmer vælges for 2 år ad gangen, suppleanter vælges for ét år ad gangen. Valget foregår på frivilligdagen. 4. Alle lokale foreninger, der udfører frivilligt socialt arbejde i Norddjurs Kommune, har ret til at opnå valg til frivilligrådet. Stk. 2. Stk. 3 Såfremt der opstår tvivl om en forenings ret til at opnå valg, afgøres dette af det afgående frivilligråd ved en flertalsafstemning på frivilligdagen. Ved stemmelighed inden for en valggruppe opnås afgørelsen ved lodtrækning.
5. Frivilligdagen med afholdelse af valg til frivilligrådet foregår hvert år i november måned. Der udsendes indbydelse senest 3 uger før frivilligdagen. 6. Frivilligrådet konstituerer sig selv umiddelbart efter frivilligdagen. Stk. 2. I forbindelse med konstitueringen vælges en formand og næstformand. Kapitel 3 Frivilligrådets virksomhed 7. Frivilligrådet fastsætter selv sin forretningsorden. 8. Frivilligrådet afholder møde mindst 4 gange om året. Stk. 2. Der indkaldes til ekstraordinære møder såfremt mindst 2 medlemmer fremsætter ønske herom. 9. Frivilligrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af rådets medlemmer er til stede. Stk. 2. Stk. 3. Frivilligrådets medlemmer kan kun deltage i rådets afstemninger, når de er til stede under disse. Frivilligrådets beslutninger træffes ved stemmeflertal, hvor intet andet er særligt bestemt. 10. Der udarbejdes beslutningsreferat af frivilligrådets møder. Stk. 2. Et referat betragtes som godkendt, medmindre et eller flere medlemmer af frivilligrådet på det førstkommende møde protesterer herimod. Kapitel 4 Sekretariatsbetjeningen af frivilligrådet 11. Norddjurs Kommune yder sekretariatsmæssig bistand til frivilligrådet. Stk. 2. Stk. 3. Sekretariatet udarbejder, i samarbejde med formanden, dagsorden for hvert møde i frivilligrådet. Sekretariatet udarbejder beslutningsreferat af hvert møde i rådet. 12. Udgifterne ved frivilligrådets arbejde afholdes af Norddjurs Kommune på baggrund af et årligt budget, der udarbejdes af Norddjurs Kommune efter drøftelse med frivilligrådet.
13. Socialchefen samt sundheds- og omsorgschefen kan deltage i frivilligrådets møder efter behov. Stk. 2. Stk. 3. Nye kontakter til frivillige organisationer udveksles gensidigt, så både kommunen og rådet har et ajourført foreningsregister. Der afvikles én gang årligt et dialogmøde mellem frivilligrådet og voksen- og plejeudvalget. Kapitel 5 Ikrafttrædelsesbestemmelser m.v. 14. Vedtægterne er vedtaget af kommunalbestyrelsen den 10. april 2007 og er herefter gældende. Stk. 2. Ændringer i og tillæg til vedtægterne skal vedtages af kommunalbestyrelsen. - 5 ændret. Godkendt i voksen- og plejeudvalgets møde 10. september 2007. - 3, 6, 12, 14, 15 ændret. Godkendt i voksen- og plejeudvalget den 27. oktober 2011. Godkendt i kommunalbestyrelsen den 15. november 2011. - 2, 3, 4, 5, 13 ændret. Godkendt i voksen- og plejeudvalget den 30. maj 2017. Godkendt i økonomiudvalget den 7. juni 2017. Godkendt i kommunalbestyrelsen den 13. juni 2017.
Bilag: 5.2. Frivilligpolitik i Norddjurs Kommune Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 215590/18
FRIVILLIGPOLITIK August 2013 Godkendt i Kommunalbestyrelsens møde den 12. november 2013. Dok. Nr. 151915-13
Indledning Frivilligpolitikken beskriver rammen for etablering af frivilligråd og kommunens støtte og opbakning til foreningers og organisationers frivillige sociale arbejde efter Servicelovens 18 og 79. Politikken er rammen for, at de frivillige sociale organisationer og foreninger i samarbejde med kommunen kan udvikle lokalsamfundet til gavn og glæde for borgere i kommunen. Begreber At en indsats er frivillig betyder: Indsatsen udføres uden fysisk, retlig eller økonomisk tvang. En person må ikke kunne trues med økonomiske eller sociale sanktioner, hvis vedkommende ikke længere ønsker at udføre opgaven. Indsatsen er ikke-lønnet. Der kan dog ydes godtgørelse for omkostninger, for eksempel i forbindelse med transport samt symbolske betalinger. Indsatsen udføres over for andre end familie og slægt. Eksempelvis hører almindeligt husholdningsarbejde og omsorg over for familiemedlemmer ikke ind under definitionen af frivilligt arbejde. Indsatsen skal være til gavn og have værdi for andre end én selv og ens familie. Indsatsen er af formel karakter, dvs. at der skal være tale om en vis grad af organiseret, struktureret eller aftalt frivilligt arbejde, som er forskellig fra almindelig hjælpsomhed af spontan og uformel karakter, som f.eks. at slå græs for naboen eller handle ind for den ældre mand i opgangen. Det er vanskeligt at afgrænse, hvornår en frivillig indsats har et socialt sigte. Bredt defineret kan en frivillig social indsats forstås som handlinger, der sigter på at give enkelte individer eller grupper en øget velfærd og omsorg eller sigter mod at løse velfærdsproblemer. En frivillig organisation eller forening har følgende kendetegn: Den er frivilligt grundlagt, dvs. at den ikke må være fastlagt i lovgivningen, og organisationen skal kunne beslutte at nedlægge sig selv. Dens primære formål er ikke at skabe overskud. Organisationen skal være non-profit, og et evt. overskud skal investeres i opfyldelse af organisationens mål. Den frivillige indsats er en betydningsfuld del af organisationens grundlag. Mindstekravet er, at bestyrelsen yder en ulønnet, frivillig indsats. Der er frivilligt medlemskab. Mål for indsatsen Det er Norddjurs Kommunes mål: at den sociale indsats gøres til et bredt samfundsmæssigt ansvar at inddrage borgerne i løsningen og forebyggelsen af sociale problemer at der er mulighed for økonomisk støtte til frivillige organisationer og foreninger og enkeltpersoner, der udfører socialt arbejde at sikre en god og konstruktiv dialog mellem Norddjurs Kommune og Frivilligrådet samt de frivillige organisationer og foreninger 1
at forbedre ansatte og frivilliges forståelse for hinandens arbejde, og skabe muligheder for udvikling at opmuntre til udbygning af eksisterende sociale aktiviteter og udvikling af nye. Frivilligrådet Der nedsættes et Frivilligråd med følgende formål og opgaver: støtte, inspirere og synliggøre det frivillige sociale arbejde i Norddjurs Kommune skabe og styrke dialogen mellem Norddjurs Kommune og de frivillige sociale organisationer og dermed fremme samarbejdet omkring frivilligt socialt arbejde komme med forslag til voksen- og plejeudvalget til initiativer på området medvirke ved udarbejdelsen af principper for tildeling af tilskud til frivillige foreninger i Norddjurs Kommune udarbejde en indstilling til voksen- og plejeudvalget om fordeling af tilskud til frivillige foreninger have opmærksomhed på iværksættelse af aktiviteter med fælles indhold for foreningerne eksempelvis kurser, foredrag medvirke ved udarbejdelsen af frivilligpolitik i Norddjurs Kommune arrangere og afholde en årlig frivilligdag Valg af Frivilligrådets medlemmer og suppleanter foregår på frivilligdagen, og medlemmerne vælges for 2 år ad gangen. Frivilligrådet består af: 3 medlemmer fra foreninger, der repræsenterer sundhed, sygdom og handicap 3 medlemmer fra foreninger, der repræsenterer ældre og pensionister 2 medlemmer fra foreninger, der repræsenterer børn og unge 1 medlem fra andre foreninger. Økonomisk støtte Rammen for samarbejdet og den økonomiske støtte er Servicelovens 18 og 79, som fastlægger kommunens samarbejde med frivillige sociale organisationer og foreninger. Sigtet med Servicelovens 18 er: at medvirke til at forbedre betingelserne for den frivillige sociale indsats at gøre den frivillige sociale indsats mere synlig i lokalområdet at sikre et bedre samspil med de offentlige sociale tilbud i kommuner. Tilskud efter Servicelovens 79 gives til generelle forebyggende og aktivitetsprægede tilbud. Formålet er at øge og bevare brugernes muligheder for at klare sig selv, f.eks. ved at forebygge forringelse af den fysiske funktionsevne eller social isolation. Der afsættes hvert år i Norddjurs Kommune en pulje for tilskud til frivilligt socialt arbejde. Puljen dækker tilskud i henhold til Servicelovens 18 og 79. Midlerne bruges primært til at støtte nye tiltag og videreføre allerede igangværende gode aktiviteter, som ikke kan eksistere uden tilskud. De økonomiske midler fordeles på baggrund af indkomne relevante ansøgninger. Der uddeles som udgangspunkt midler en gang årligt, men 5 % af budgetbeløbet henlægges og kan søges til nye initiativer hele året. Enkelte indsatser kan kræve en længere opbygning og udvikling. Derfor kan der i særlige situationer tildeles en bevilling for to år, så der i praksis reserveres en del af det 2
efterfølgende års pulje. Muligheden skal være med til at sikre disse særlige aktiviteter kontinuitet i den økonomiske støtte i opstartsfasen. Eventuelle ubrugte midler overføres til næste budgetår. Der kan som hovedregel ydes støtte til frivilligt socialt arbejde, der: bidrager til, at borgere med sociale og personlige udfordringer får bedre mulighed for at mestre eget liv og sundhed medvirker til at styrke det sociale og relationelle netværk med henblik på at forebygge problemer for ensomme eller socialt vanskeligt stillede borgere gennem støtte, rådgivning eller omsorg bidrager til, at socialt truede kan opnå et større indhold i tilværelsen. Der er mulighed for at søge støtte til aktiviteter, som afholdes i Norddjurs Kommune, eller som er målrettet mod grupper af borgere med bopæl i Norddjurs Kommune. Støtte til foreninger inden for kultur- og fritidsområdet kan kun gives, når der er tale om aktiviteter med et tydeligt socialt sigte, og som ikke er en normal del af foreningens aktiviteter. Målgruppen Konkret udgør målgruppen for Servicelovens 18 og 79: 18: børn, familier og unge med sociale problemer handicappede og erhvervsudygtige sindslidende ensomme stofmisbrugere og alkoholikere socialt udstødte flygtninge og indvandrere 79: ældre og voksne handicappede Aktiviteter Den økonomiske støtte efter 18 kan gives til forskellige aktiviteter, som eksempelvis: rådgivning og støtte organiserede selvhjælpsgrupper støtte- og kontaktpersoner på frivillig basis ledsagerordninger på frivillig basis besøgsvennetjenester aflastningstjenester for pårørende telefonrådgivning sociale cafeer sociale foreninger i opstart aktiviteter, der specielt retter sig mod løsning af målgruppens sociale problemer tiltag der fremmer integration tiltag der fremmer sundhed, motion og gode livsstilsvaner 3
Der vil eksempelvis kunne ydes økonomisk støtte efter 79 til: besøgsordninger klubarbejde undervisning foredrag studiekredsarbejde ældre- og handicapidræt Der skal som udgangspunkt være en rimelig egenbetaling til aktiviteterne efter 79. Tilskud efter 18 kan prioriteres højere end bevillinger efter 79. Alle borgere, uanset bopæl, skal have samme muligheder. Derfor kan der i visse tilfælde ydes tilskud til: leje af lokaler kollektive transportudgifter inventar i begrænset omfang, hvis det er af væsentlig betydning for den sociale aktivitet Der kan som udgangspunkt ikke ydes støtte til: ansøgere med formue ansøgere, som opfylder kriterierne for tilskud efter anden lovgivning aflønning af frivillige udflugter, entréudgifter og lignende julefrokoster, fortæring m.v. større huslejeudgifter Procedure for ansøgning om økonomisk støtte Udmelding om pulje og ansøgningsfrist sker i 1. kvartal. Der annonceres i lokalaviser og på kommunens hjemmeside. Ved ansøgning om støtte skal ansøger fremsende: evt. vedtægter for organisationen/foreningen fortegnelse over organisationens/foreningens bestyrelsesmedlemmer beskrivelse af målgruppen antal forventede brugere i alt samt antal forventede brugere fra Norddjurs Kommune beskrivelse af geografisk dækningsområde projektbeskrivelse herunder målet med støtten og budget for projektet oplysning om kontaktperson. Der er udarbejdet et ansøgningsskema, som kan findes på kommunens hjemmeside. Dette benyttes til ansøgninger efter både 18 og 79. Tildeling af midler sker én gang årligt. Foreninger, der de seneste to år har søgt om tilskud, gøres skriftligt opmærksomme på kriterier, ansøgningsfrist m.m. Ansøgningerne behandles af voksen- og plejeudvalget efter indstilling fra Frivilligrådet. Ansøgningerne koordineres med fritids- og kulturområdet. Ansøgninger, som ikke er omfattet af støtte til frivilligt socialt arbejde, vil således blive videresendt til fritids- og 4
kulturområdet til behandling, hvis det umiddelbart vurderes at kunne være omfattet af deres aktiviteter. Den enkelte forening kan få hjælp til udformning af ansøgning. Ansøgerne får skriftlig meddelelse om afgørelsen. Ved bevilling over 10.000 kr. årligt, skal der én gang om året indsendes et regnskab og redegørelse. Ved bevilling under 10.000 kr. årligt, skal der én gang om året indsendes en redegørelse for midlernes anvendelse. En frivillig organisation, forening eller enkeltperson, der modtager økonomisk tilskud fra Norddjurs Kommune er forpligtet til hurtigst muligt at informere kommunen, såfremt der sker ændringer i det formål, hvortil tilskuddet er givet. 5
Bilag: 5.3. Forretningsorden for frivilligrådet i Norddjurs Kommune Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 215588/18
Forretningsorden for frivilligrådet i Norddjurs Kommune Godkendt 08.03.18 Sag: 13/3106 Dokument nr.: 38738 0
Forretningsorden for frivilligrådet i Norddjurs Kommune 1 - Konstituering I henhold til 6 i frivilligrådets vedtægter konstituerer frivilligrådet sig selv umiddelbart efter frivilligdagen, der finder sted i november. Som supplement til vedtægterne tilføjes det, at konstitueringen sker på et konstituerende møde i december. 2 Møder Bliver et medlem forhindret i at deltage i et møde, giver vedkommende besked til formanden og sekretæren hurtigst muligt. 3 - Dagsordener og referater I henhold til 11 i frivilligrådets vedtægter yder Norddjurs Kommune sekretariatsbistand til frivilligrådet, herunder udsendelse af dagsordener og beslutningsreferater. Dagsordener og beslutningsreferater offentliggøres efter denne tidsramme: Dagsordener for frivilligrådets møder offentliggøres på Norddjurs Kommunes hjemmeside senest 4 hverdage før det kommende møde. Beslutningsreferater fra frivilligrådets møder offentliggøres på Norddjurs Kommunes hjemmeside senest 10 hverdage efter mødet. 4 - Suppleanternes rolle I henhold til 3 stk. 2 i frivilligrådets vedtægter vælges der én suppleant til hver af de fire kategorier for rådets medlemmer. Suppleanterne modtager dagsordener og beslutningsreferater for frivilligrådets møder. Som supplement til vedtægterne tilføjes det, at suppleanterne normalvis ikke deltager i frivilligrådets møder. Suppleanten fra en kategori inviteres ind som medlem af frivilligrådet, hvis et medlem fra denne kategori er nødsaget til at udtræde permanent fra rådet eller har en længerevarende frafaldsperiode på mindst 2 møder. I det tilfælde indkalder frivilligrådets sekretær suppleanten. Overlevering af viden til suppleanten varetages af forvaltningen i samarbejde med formandskabet. 1
4 - Stemmelighed Ved eventuel stemmelighed i frivilligrådet er formandens stemme afgørende. 5 - Ikrafttrædelse Forretningsordenen er blevet vedtaget på frivilligrådets møde den 8. marts 2018 og er herefter gældende. 2
Bilag: 8.1. Feed-back fra deltagere på Frivillig Fredag 2018 Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 217438/18
Feedback fra deltagere på Frivillig Fredag 2018 Besvarelser 14 ud af de 38 deltagende foreninger har besvaret spørgeskemaet. Ud af de 14 har 5 deltaget i Auning og 9 i Grenaa. Hvad var godt ved arrangementet? Det var spændende og alle var rare og hjælpsomme. Vi - frivillige - fik mulighed for at præsentere hvad vi laver, "står for" og forventer/håber fremadrettet. Vi -frivillige - fik mulighed for at mødes med andre frivillige organisationer eller grupper At vi fik lov til at hilse på mange borgere og på den måde markedsføre vores forening. Det var godt. Dejligt at der var så mange forskellige foreninger repræsenteret. Fin info op til dagen. Fint klargjort i teltet inden vi kommer Vores ønsker blev indfriet om standplads mv, Fint forarbejde fra kommunen Super god stemning og masser af folk Fik flere nye kontakter God stemning Udmærket opstilling med god plads til folk at komme igennem. Det var rigtig godt, og det var dejligt at møde alle de andre foreninger og lave et netværk Det var godt arrangeret og annonceret At vi kunne vise vores ansigt og snakke med andre foreninger samt uddele noget materiale om vores arbejde Det var godt, at det denne gang var rettet mod det voksne publikum, hvilket er vores målgruppe Ældre Sagen sætter pris på at møde andre foreninger og præsentere os for lokale borgere. Godt samarbejde. Godt fremmøde. God stemning. Hygge - god plads - pænt besøg Super god dag 1
Hvad kunne med fordel være anderledes? Frivillig Fredag og aftenens arrangement kunne evt. ligge i forlængelse af hinanden. Flere gav udtryk for, at de ikke gad gå hjem for så at komme tilbage senere. Jeg undrer mig meget over hvorfor Jyske Bank kommer og har en stand midt mellem alle vi foreninger. Banken er ikke nogen forening. Jeg ved ikke om det var Jyske bank, der skulle komme og servere kaffe, men tænker hvis det var planen, så reklamerer de noget mere end Djursland bank gør, når de er ude med deres kaffebil. Jeg synes ikke det passer ind. Placering i år var rigtig god Der kunne godt være lidt for børn. Det kunne måske være lidt underholdning, så vi kan få flere børnefamilier på besøg. Der kunne godt være mere plads mellem de forskellige stande, da mange borgere ikke kommer ind i teltet, da de føler sig fanget At det afholdes på en fridag, hvor andre end pensionister har mulighed for at komme og se de mange gode initiativer. At jer der står for arrangementet viste lidt interesse for vores arbejde og kom hen og snakkede med os om, hvad vi har lavet i år. Vi havde billeder med fra de fleste arrangementer i Auning og opland, men i kom ikke og så dem eller snakkede. Jeg ser frivillig fredag både som en mulighed for at vise, hvad vi laver til dem der kommer og til jer, I var bare ikke interesseret i år. Jeg kender ikke prisen på teltleje? Kunnne det evt. flyttes til hallen, hvis det er billigere, kommunen mangler jo penge. For mange konkurrencer, som flytter fokus. Gå sammen om få konkurrencer. Flytte dagen til august måned. Ændre tiden til kl. 14 til 16. Timen fra 16 til 17 er stort set uden gæster. Få lidt flere foreninger med. Også gerne samarbejde med butikkerne. Vil nok give flere besøgende. Måske bedre reklame i de omkringliggende byer Det kunne måske præciseres mere, hvornår der pakkes sammen og vente med at trække de sidste præmier. Hvordan kunne vi markere Frivillig Fredag, hvis dagen skulle markeres på en anden måde end med frivilligmarkeder? Flere plakater. Evt. På skoler og lave nogle opslag på Facebook (et event og lign.) Ingen kommentar. Alt var OK. Det nuværende er enkel og super, men måske et avisindlæg om alle de frivillige foreninger ("portræt" samling, men nok svær at samme sammen. I vores forening syntes vi, at det er en god dag, og der behøves ikke at lave om på det, da det er oplysningsarbejde til borgeren. Vælg en fridag, navnet på dagen kan ikke være så vigtigt. 2
For os er det dagen, hvor vi kan komme ud med vores budskab til personer, som vi ikke ellers kommer i kontakt med. Formen er ok til Auning. Hvad ønsker du/i at få ud af et fremtidigt Frivillig Fredag arrangement? (sæt gerne flere krydser) Uddybende kommentarer Ros for arrangementet. Godt gået Tak for samarbejdet. Tak for en god dag. Vi blev synlige og med mindst to nye medlemmer 3
Bilag: 9.1. Tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 217458/18
Tidsplan for behandling af ansøgninger til frivilligpuljen 2019 Tid Opgave Onsdag den 12. december 2019 Hjemmeside: Oplys om størrelsen på frivilligpuljen 2019 Onsdag den 19. december 2019 Torsdag den 20. december 2019 Pressemeddelelse: Det nye frivilligråd + frivilligpuljen Frivillignyt + frivillig.norddjurs.dk: Det nye frivilligråd + frivilligpuljen Mail til foreninger og tidligere modtagere af midler: Ansøgningsfrist 2019 Uge 4 2019 Primo februar 2019 Søndag den 24. februar 2019 Mandag den 25. februar 2019 Uge 9 uge 11 2019 Onsdag den 13. marts 2019 Mandag den 18. marts 2019 Onsdag den 27. marts 2019 Tirsdag den 2. april 2019 Medio april 2019 ¼ annonce i Grenaa Bladet/Folkebladet Ansøgningscafé Ansøgningsfrist Ansøgningerne sendes til frivilligrådets medlemmer. Frivilligrådets medlemmer læser ansøgningerne. Formandskabet udarbejder et forslag til fordeling af frivilligpuljen. Dagsorden til møde i frivilligrådet udsendes. Møde i frivilligrådet: Frivilligrådet udarbejder en indstilling til voksen- og plejeudvalget. Indstilling skal være klar til voksen- og plejeudvalgets dagsorden. Møde i voksen- og plejeudvalget: Det besluttes, hvordan frivilligpuljen skal fordeles. Midlerne udbetales Medio april 2019 Pressemeddelelse: Fordeling af frivilligpuljen 2019
Bilag: 10.1. Frivilligrådets arbejdsplan 2019 Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 223139/18
18/17066 Norddjurs Kommune 18.12.18 KLJ Frivilligrådets arbejdsplan 2019 17. december 2018 Kl. 15.30-17.00 Rådhuset Gæstekantinen Torvet 3 8500 Grenaa Konstitueringsmøde Præsentation af rådets medlemmer Konstituering Udpegning af frivillige til dialoggruppe vedr. frivillighed Godkendelse af referat fra mødet den 22. oktober 2018 Budget og rammer for arbejdet i frivilligrådet Frivilligrådets arbejdsform og opgaver Evaluering af Frivilligdagen 2018 Frivillig Fredag 2019 Budget for frivilligpuljen 2019 og planlægning af proces for uddeling Frivilligrådets arbejdsplan 2019 Orientering december 2018 28. januar 2019 Kl. 15.30-17.30 Kommunens administrationsbygning Mødelokale 13 Glesborg Bygade 1 8585 Glesborg Møde i frivilligrådet Godkendelse af referat fra mødet den 17. december 2018 Drøftelse af kriterier for udmøntning af frivilligpuljen 2019 Frivillig Fredag 2019 Status på arbejdet med en fælles prisuddeling Drøftelse af emner og fastlæggelse af fokuspunkt for frivilligrådets arbejde i 2019 1
18/17066 Arbejdsplan Orientering 21. marts 2019 Kl. 14.30-19.00 Kommunens administrationsbygning Kantinen Kirkestien 1 8961 Allingåbro Møde i frivilligrådet Godkendelse af referat fra mødet den 28. januar 2019 Gennemgang af ansøgninger til Frivilligpuljen Forslag til punkter til dialogmøde med voksen- og plejeudvalget Planlægning af Frivillig Fredag 2019 Arbejdsplan Orientering 2. kvartal 2019 Formøde i frivilligrådet Rådhuset Gæstekantinen Torvet 3 8500 Grenaa 2. kvartal 2019 Dialogmøde med voksen- og plejeudvalget Rådhuset Gæstekantinen Torvet 3 8500 Grenaa 28. august 2019 Kl. 15.00-17.00 Kommunens administrationsbygning Mødelokale 13 Glesborg Bygade 1 8585 Glesborg Møde i frivilligrådet Godkendelse af referat Opfølgning på dialogmødet med voksen- og plejeudvalget Frivilligpuljen - løbende ansøgninger 2019 2
18/17066 Gode historier fra ansøgere til Frivilligpuljen Planlægning af Frivilligdagen 2019 Kåring af Årets Frivillig 2019 Planlægning af Frivillig Fredag 2019 Ansøgningsfrist for frivilligpuljen 2020 Frivilligrådets arbejdsplan for 2019 Arbejdsplan Orientering 27. september 2019 Frivillig Fredag 31. oktober 2019 Kl. 15.00-17.00 Kommunens administrationsbygning Kantinen Kirkestien 1 8961 Allingåbro Møde i frivilligrådet Godkendelse af referat Evaluering af Frivillig Fredag 2019 Valg af Årets Frivillig 2019 Planlægning af Frivilligdagen 2019 Valg til frivilligrådet 2020 Frivilligrådets første møder i 2020 Arbejdsplan Orientering Frivilligdagen 2019 3
Bilag: 11.1. Invitation - Oplæg om kulturmødet mellem frivillige og flygtninge.pd f Udvalg: Frivilligrådet Mødedato: 17. december 2018 - Kl. 15:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 217549/18
Oplæg for frivillige om kulturmødet med flygtninge Kom med til et spændende oplæg om kulturmødet mellem frivillige og flygtninge v. Nadia El-Gendi Tid: Tirsdag den 15. januar 2019 kl. 18.00-21.00 Sted: Gæstekantinen, rådhuset i Grenaa Målgruppe: Frivillige, der arbejder med flygtninge Det får du som deltager med hjem: Værktøjer til at forstå logikkerne i kulturmødet mellem flygtninge og frivillige Tips og tricks til at undgå og opklare misforståelser Inspiration til, hvordan man kommunikerer uden et fælles sprog Mulighed for at udveksle erfaringer med andre frivillige Tilmelding: Senest mandag den 7. januar 2019 til Kirsten Kristensen på kk@norddjurs.dk eller 89592045. Der vil blive serveret sandwich. Oplægsholder: Nadia El-Gendi, Selvstændig konsulent i På Tværs Nadia har stor erfaring indenfor de fleste områder af beskæftigelsesindsatsen og har specialiseret sig inden for temaerne: integration og mangfoldighed, interkulturel kommunikation og kulturmøder.