Region Hovedstadens 120051-18 WebReq Vejledning til elektronisk rekvisition for rekvirenter K:\Akkreditering\Netlab 2\120051-1818 WebReq-vejledning.docx Side 1 af 52
Indhold 1. ADGANG TIL WEBREQ... 5 2. KVIKGUIDE... 6 3. REKVIRERING AF ANALYSE... 8 3.1 Analyser/Listevisning... 8 3.2 Profiler/Normalvisning... 9 3.2.1 Søgefunktion... 10 3.2.2 Prioritet... 10 3.3 Supplerende undersøgelse... 11 3.4 Skift laboratorium... 12 3.5 Overblik... 13 3.6 Reminder til patienten... 13 3.7 Afslut bestillingen... 14 3.7.1 Send... 14 3.7.2 Send og udskriv... 14 3.7.3 Gem... 15 3.7.4 Hotel... 15 3.7.5 Nulstil... 16 3.8 Sendte rekvisitioner... 17 3.8.1 De sidste 4 uger... 17 3.8.2 Sendte... 17 3.8.3 Slette en rekvisition... 18 4. PROFILER... 19 4.1 Visning af profiler... 20 4.2 Favoritliste i laboratorieprofiler... 21 4.3 Indhold af en profil... 21 4.4 Opret profil... 22 4.4.1 Opret profil i Opret/rediger profiler... 22 4.4.2 Opret profil i Analyser/Listevisning... 22 4.4.3 Profil oplysninger... 23 4.5 Redigering af profil... 24 4.5.1 Tilføj analyser... 24 4.5.2 Fjern analyser... 24 4.5.3 Slet profil... 25 4.5.4 Rediger profiloplysninger... 26 4.6 Udtræk profiler... 26 Side 2 af 52
5. INDSENDELSE AF REKVISITION TIL RHEL... 27 5.1 Rekvisitionsoplysninger... 27 5.1.1 Rekvisitionstype... 27 5.1.2 Oplysninger vedrørende Mobillab... 27 5.2 Kopisvarmodtager... 28 5.3 Prøvetagningstid... 29 5.4 Reitereringer... 29 5.5 Dialogboksen Oplysninger... 29 5.5.1 Rekvisitionskommentar... 30 5.5.2 Information til prøvetager... 30 5.5.3 Betaler... 30 5.5.4 Samtykke til videregivelse af svar... 30 5.5.5 Tjek på mulig dobbelt rekvisition... 30 6. GEMMEFUNKTIONER... 31 6.1 Gemte rekvisitioner... 31 6.2 Hotelrekvisitioner... 32 6.3 Redigering af Gemte og Hotelrekvisitioner... 33 7. PRØVETAGNINGSBLANKET (PTB)... 34 7.1 Udskriv PTB... 34 7.2 Kvittering... 34 7.3 Beskrivelse af PTB... 35 7.4 Mærkning af prøverør til indsendelse... 36 7.5 Ændringer til afsendt rekvisition... 37 7.5.1 Rekvisition til Mobillab... 37 7.5.2 Afhentede/indsendte... 38 7.5.3 Prøve tages på laboratorium... 41 7.6 Bestilling af PTB er... 41 8. WEBQUALITY... 42 8.1 Rekvirering af analyser... 42 8.2 Tolkning af parallelanalysesvar... 44 9. DIVERSE... 44 9.1 Genvejstaster... 44 9.2 Link til RHEL s analysefortegnelse... 44 9.3 Link til lægehåndbogen... 45 9.4 Information om prøvehåndtering... 45 9.5 Nyheder... 46 9.6 Hjemmeside... 46 Side 3 af 52
9.7 Hotline tlf.nr.... 47 9.8 Supportsite... 47 9.9 Link til Laboratoriesvarportalen... 48 9.10 Seneste svar... 48 9.11 Testperson WebReq... 48 9.12 Printerindstilling... 49 10. UDGAVEOVERSIGT, ÆNDRING OG DISTRIBUTION... 50 10.1 Udgaveoversigt... 50 10.2 Ændringer i forhold til sidste udgave... 50 10.3 Distribution... 51 11. UDARBEJDELSE OG GODKENDELSE... 52 Side 4 af 52
1. ADGANG TIL WEBREQ Der logges på WebReq direkte fra lægesystemet. Patientdata overføres automatisk fra lægesystemet. Ved kald til WebReq fra lægesystemet bliver rekvirenten stoppet på patientdatasiden, hvis der er manglende eller fejlbehæftede oplysninger med ex. manglende sygesikringsgruppe eller mellemrum inden for/efternavnet. Fejlen kan rettes i stamdata i lægesystemet eller direkte i WebReq. Rettes det i WebReq, kan man straks komme videre, men informationerne gemmes ikke til næste gang. Rettelser bør derfor generelt ske i lægesystemet. Analyser/Listevisning eller Profiler/Normalvisning vises. Ved at klikke på Skift visning skiftes mellem de to visninger. Side 5 af 52
120051-18 Region Hovedstadens 2. KVIKGUIDE Rød cirkel - viser der er promptspørgsmål, der SKAL besvares! Klik på den røde cirkel, Klik på Send/Send og udskriv eller vælg Oplysninger for besvarelse. Gul cirkel - viser der er promptspørgsmål, der KAN besvares! Klik på den gule cirkel eller Oplysninger for eventuel besvarelse. Grøn cirkel - Alt OK, Klik på Send/Send og udskriv for at færdiggøre bestillingen. Næste Send Skift visning Gem Hotel Nulstil Laboratoriesvarportalen Seneste svar Glas Oplysninger Kopisvar Analysevejledning Lægehåndbogen Prøvehåndtering Udpakker de profiler, der er valgt. Rekvisitionen sendes, uden at der udskrives en PTB (Prøve Tagnings Blanket). Dette er kun muligt, hvis rekvisitionstypen er sat til: Prøve tages på laboratorium/prøve tages af mobillab, og man ikke har bestilt egne analyser. Her skiftes mellem Profiler/Normalvisning og Analyser/Listevisning. Gemmer en rekvisition til senere brug. Bruges ligeledes ved oprettelse/redigering af profiler. Gemmer rekvisitionen på Rekvisitionshotellet. Anvendes, når prøvetagningen skal ske hos en anden læge. Nulstiller rekvisitionen. Link til Laboratoriesvarportalen. Henter seneste svar fra laboratoriesvarportalen inden for de sidste tre måneder. Visningen er styret af analysens NPU-nummer (international identifikationskode). Inden udskrivning af PTB en vises hvilke rør, der skal benyttes samt evt. promtspørgsmål. Reminder til patienten om mødetid for prøvetagning. Rekvisitionsoplysninger Dialogboks, hvor der kan indtastes oplysninger om indikation, kliniske oplysninger og oplysning om betaler. Her tastes ligeledes svarene på laboratoriets promptspørgsmål. Dialogboks til brug ved indtastning af kopisvarmodtager. Link til analysefortegnelsen på www.rhel.dk, hvor der kan findes informationer om de enkelte analyser. Link til lægehåndbogen, hvor der kan findes informationer om de enkelte analyser. Når musen føres over tavlen fås oplysninger om prøvetagning, opbevaring mm. Hvis rekvirenten ønsker en aktuel bestilling foretaget ex. 3 gange med 90 dages interval, skrives der 2 i reitereringer og 90 i interval (antal dage muligt 1-400). K:\Akkreditering\Netlab 2\120051-1818 WebReq-vejledning.docx Side 6 af 52
2 1 3 13 4 6 7 8 5 5 9. 10 12 11 1. 4 ugers rekvirenthistorik for alle 3 laboratoriespecialer (Klinisk Kemi, Mikrobiologi og Patologi). 2. 80 dages patienthistorik for det aktuelle cpr-nummer for alle 3 laboratoriespecialer. 3. Rekvisitioner gemt til eget (Gemte) eller eksternt brug (Hotel). 4. Her vælges et andet end det forhåndsdefinerede laboratorium. 5. Valg af Klinik eller Laboratorie profil. 6. Den gældende prøvetagningsdato. 7. Det gældende prøvetagningstidspunkt. 8. Valg af kopisvar til pt. s egen læge eller andet ydernummer eller SKS-nummer. 9. Ændring af rekvisitionstype til f.eks. Prøve tages af mobillab. 10. Åbner en supportsite med oplysninger om driftsstatus og med diverse vejledninger mm. http://servicesite.webreq.dk 11. Lukker programmet. 12. Når der er beskeder fra WebReq hotline, fremkommer et Nyhedslink. Linket vil være aktivt en uge, hvorefter det fjernes fra WebReq. Gamle beskeder kan læses på: http://servicesite.webreq.dk 13. Ønskebrønd. I dropdownlisten Type er det muligt at vælge om det er: Indberetning af forbedringsønske Forespørgsel Indberetning af fejl Side 7 af 52
3. REKVIRERING AF ANALYSE Analyser kan rekvireres i Analyser/Listevisning og/eller Profiler/Normalvisning. Med mouseover ved en analyse vises analysens lange navn, NPU-kode samt eventuelle synonymer. 3.1 Analyser/Listevisning Analyser/Listevisning indeholder ikke alle analyser, men max. 20 analyser i hvert katalog/gruppe, eks. Hæmatologi. Analyser/Listevisning indeholder de hyppigst anvendte analyser på det valgte laboratorium. Analyserne er opdelt i samme kataloger/grupper som vises i Profiler/Normalvisning. De ønskede analyser markeres. Analyser markeret med! rødt udråbstegn skal tages af RHEL. Vælges en af disse analyser ved rekvisitionstypen Prøve indsendes, skifter rekvisitionstypen automatisk til Prøve tages på laboratorium. Side 8 af 52
3.2 Profiler/Normalvisning Profiler/Normalvisning indeholder alle analyser, der fra det valgte laboratoriums side er oprettet i WebReq. Analyserne er opdelt i samme kataloger/grupper, som vises i Analyser/Listevisning, eks. Organmarkører. Klik på katalogtitlen for at få vist indholdet og vælg herefter de ønskede analyser. Kataloget lukkes ved klik på titlen, hvorefter alle kataloger igen vises. Side 9 af 52
3.2.1 Søgefunktion Søgefunktionen findes både i Analyser/Listevisning og Profiler/Normalvisning. 1. Skriv 2-4 sammenhængende bogstaver af analysenavnet i søgefeltet. Det er meget vigtigt, at der staves rigtigt og skrives så lidt af analysenavnet som muligt. 2. Klik på pil til højre for feltet eller tryk Enter. Ved søgning i Analyser/Listevisning skiftes der til Profiler/Normalvisning, når søgeresultatet vises. 3. Markér den ønskede analyse. Hvis analysen ikke vises, kan det skyldes forkert stavemåde, eller at analysen ikke findes i WebReq. Analysen bestilles så iflg. pkt. 3.3. 3.2.2 Prioritet Valg af prioritet kan kun foregå i Profiler/Normalvisning. For nogle analyser er det muligt at ændre prioritet fra normal til fremskyndet eller straks. Klik på pilen til højre for teksten normal, hvorefter den ønskede prioritet vælges. Prioriteterne Fremskyndet angives med et F og Straks angives med et S på PTB en (se punkt 7.3 Beskrivelse af PTB). Side 10 af 52
3.3 Supplerende undersøgelse Ønskes en analyse, der endnu ikke er oprettet i WebReq, bestilles en Supplerende undersøgelse i kataloget/gruppen Andre undersøgelser. Kan bestilles i Profiler/Normalvisning. Side 11 af 52
eller i Analyser/Listevisning. - Analysenavnet angives i dialogboksen, der fremkommer ved klik på den røde cirkel, Send og udskriv eller Oplysninger. OBS: Rørtypen angives ikke på prøvetagningsblanketten. Kontakt derfor Hotline på tlf. 3374 4131. 3.4 Skift laboratorium Ved skift af laboratorium vises følgende dialogboks, hvis der er valgt analyser på den igangværende rekvisition. Vælg Annuller for at fortryde skift af laboratorium. Vælg Nulstil for at nulstille den igangværende rekvisition. Vælg Flyt Mulige for at flytte de analyser, der findes på det valgte laboratorium. På skærmen vises en liste over de analyser, som ikke kunne flyttes: Ved klik på Søg starter WebReq en søgning. Side 12 af 52
3.5 Overblik For overblik over rørtype samt evt. promptspørgsmål, kan man klikke på Glas før der vælges Send eller Send og udskriv. Derved fremkommer en dialogboks med oplysninger om rørtype, antal rør samt oplysninger om evt. promptspørgsmål. 3.6 Reminder til patienten Via Advis i funktionsbjælken er der mulighed for at sende remindere direkte til patienten om at de skal møde på laboratoriet. Patientens mailadresse og mobilnummer overføres fra lægesystemet til Advis - funktionen. Ved klik på ikonet fremkommer dialogboks. Side 13 af 52
3.7 Afslut bestillingen Når de ønskede analyser er markeret og eventuelle rekvisitionsoplysninger angivet, er der nedenstående muligheder. 3.7.1 Send Kommandoen er ikke aktiv ved rekvisitionstypen Prøve indsendes, Prøven afleveres af patienten og ved bestilling af Egne analyser. Rekvisitionen sendes elektronisk, men der bliver ikke udskrevet en prøvetagningsblanket. Når rekvisitionen er sendt, fremkommer en kvittering (se punkt 7.2 Kvittering). OBS: Det er ikke muligt at vælge Send ved patienter med erstatningscpr-nummer (eks. 150277-0WT1). Anvend i stedet Send og udskriv. 3.7.2 Send og udskriv Rekvisitionen sendes elektronisk samtidig med, der udskrives en prøvetagningsblanket. Når rekvisitionen er sendt, fremkommer en kvittering (se punkt 7.2 Kvittering). OBS: Rekvisitioner modtages på RHEL indenfor ½ time efter, den er sendt og findes i RHEL s database indtil et år efter den angivne prøvetagningsdato. Side 14 af 52
3.7.3 Gem Rekvisitionen gemmes 200 dage internt i praksis til senere brug og sendes ikke til laboratoriet. Rekvisitionen hentes igen ved at klikke på Gemte (se punkt 6, Gemmefunktioner). 3.7.4 Hotel Hotelfunktionen anvendes primært af de læger, der bestiller prøver, som senere skal tages hos egen/anden læge. Side 15 af 52
Ved klik på Hotel fremkommer en dialogboks, hvor rekvirenten skal svare på, om der ønskes en udskrift til patienten: Rekvisitionen gemmes 200 dage fra den angivne prøvetagningsdato og kan hentes af alle praksis ved at klikke på Gemte (se punkt 6 Gemmefunktioner) eller Hotel (se punkt 6.2 Hotelrekvisitioner) men sendes ikke til laboratoriet. 3.7.5 Nulstil Klik på Nulstil, hvis afmærkede analyser ikke ønskes. Vælg ja i dialogboksen for at nulstille rekvisitionen eller nej for at vende tilbage til rekvisitionen. Side 16 af 52
3.8 Sendte rekvisitioner 3.8.1 De sidste 4 uger Findes både i Profiler/Normalvisning og Analyser/Listevisning. Vælges De sidste 4 uger, vises 4 ugers rekvirenthistorik for alle 3 laboratoriespecialer. 3.8.2 Sendte Findes både i Profiler/Normalvisning og Analyser/Listevisning. Vælges Sendte, vises 80 dages patienthistorik for det aktuelle cpr-nummer for alle 3 laboratoriespecialer. Rekvisitioner kan genudskrives indtil 36 timer efter bestilling. Vælg den rekvisition, du ønsker at genudskrive ved at klikke i den hvide bold til venstre og klik derefter Genudskrift. Rekvisitionen bliver genudskrevet, men ikke sendt på ny. Side 17 af 52
3.8.3 Slette en rekvisition I menupunktet De sidste 4 uger og i menupunktet Sendte kan en rekvisition, som er sendt indenfor en time slette markeres. Bemærk at rekvisitionen ikke slettes på laboratoriet! Kontakt Hotline 3374 4131 for at få slettet rekvisitionen i laboratoriets system. I WebReq ses en markering ved rekvisitionen, at denne er ønsket slettet. Ved at føre musen over den slettede rekvisition, fremkommer en dialogboks med oplysninger om at rekvisitionen er markeret slettet, en dato, et klokkeslæt for hvornår rekvisitionen er slettet samt oplysninger om ydernummer og initialer på hvem, der har foretaget denne sletning. Side 18 af 52
4. PROFILER Er en gruppe af hyppigt anvendte analyser, som kan oprettes af rekvirenten (Klinik profiler) eller laboratoriet (Laboratorie profiler). Klinik profiler fra modulet laboratoriemedicin findes også i modulet klinisk kemi. Vælges i klinisk kemi en profil, som er oprettet i modulet laboratoriemedicin, skiftes der automatisk over til laboratoriemedicin når profilen åbnes. Funktionen Opret/rediger profiler findes i både Profiler/Normalvisning og Analyser/Listevisning. Valg af profiler kan foretages både i Profiler/Normalvisning og Analyser/Listevisning. Det er muligt selv at bestemme rækkefølgen af profilerne. Dette gøres ved at flytte dem ved hjælp af pil op/ned i Profiler/Normalvisning. I Profiler/Normalvisning er det muligt at se, hvad den enkelte profil indeholder. Når man vælger at benytte en/flere profiler ved bestilling af prøver, vises de valgte profilers navne i en firkantet parentes på informationsbjælken. Side 19 af 52
4.1 Visning af profiler Profiler vises både i Analyser/Listevisning. - og i Profiler/Normalvisning. Side 20 af 52
4.2 Favoritliste i laboratorieprofiler Når laboratoriet opretter en ny profil, vises den altid øverst i listen. I kolonnen med laboratorieprofiler vises en stjerne ved profilnavnet; med et klik kan profilen fjernes fra favoritter eller tilføjes, ses med et farveskift. Profiler med gul stjerne vises øverst i profillisten. Gul stjerne betyder at profilen er tilføjet ens favoritliste. Man kan flytte profilerne op/ned med de grønne pile. Sort stjerne betyder at laboratoriet har oprettet/redigeret en laboratorieprofil. 4.3 Indhold af en profil Peg med musen på profilnavnet i Profiler/Normalvisning. Efter ½ sek. vises en boks med profilnavnet øverst og analyserne under de kataloger, de tilhører. Side 21 af 52
4.4 Opret profil Profiler kan oprettes ved klik på Opret/rediger profiler i funktionsbjælken nederst i skærmbilledet eller i Analyser/Listevisning. 4.4.1 Opret profil i Opret/rediger profiler Klik Opret/rediger profiler i funktionsbjælken nederst i skærmbilledet. Vælg [Ny Profil] fra drop-down-listen Klinik profiler. Vælg de analyser, som skal indgå i profilen, brug evt. Søgefunktionen. De valgte analyser ses under Analyser til højre i skærmbilledet. Ved fejlmarkering af analyse fjernes fluebenet ved analysen til venstre i billedet eller ved analysen til højre i skærmbilledet. Når alle analyser, som skal indgå i profilen, er valgt, navngives profilen i Rediger profilnavn De øvrige felter under Profil oplysninger behøves ikke udfyldt. Fakta om felterne kan ses i afsnit 4.3.3 Profil oplysninger. Klik Gem profil for at gemme den nye profil og klik Tilbage til rekvisition for at afslutte. 4.4.2 Opret profil i Analyser/Listevisning Vælg analyser, som skal indgå i profilen, og klik Opret/rediger profiler i funktionsbjælken nederst i skærmbilledet. Klik Benyt analyser. Side 22 af 52
Der kan tilføjes eller fjernes analyser (se punkt 4.3.1 Opret profil i Opret/rediger profiler). Profilen navngives i Rediger profilnavn, og eventuelle profiloplysninger tilføjes (se punkt 4.3.3 Profil oplysninger). Klik Gem profil for at gemme profilen og Tilbage til rekvisition for at afslutte. 4.4.3 Profil oplysninger Rediger profilnavn: I feltet indtastes profilens navn. Info til profil: Mulighed for at skrive generelle informationer/vejledninger til den aktuelle profil. Et blåt informationstegn ved profilen vises, hvis der skrives i feltet. Teksten fra Info-feltet vises ved at føre musen henover det blå informationsfelt. Brugerspecifik: Patient profil: Et flueben i denne boks vil betyde, at profilen ikke kan ses af andre brugere af WebReq. Hvis profilen skal være specifik for det aktuelle cpr-nummer, skal der sættes et flueben i boksen. Profilen vises herefter kun på den pågældende patient i indgangsbilledet i Profiler/Normalvisning og her altid øverst i profillisten med fed skrift. Alle rekvirenter, der går ind i WebReq på dette cprnummer, vil kunne se profilen. Patientprofiler er kun synlige i den klinik, hvor de er oprettet. Kopi til ydernr. Ved profiler er det muligt at indtaste en kopimodtager Kopimodtager/fax: samt kopimodtagers faxnummer. Oplysningerne overføres automatisk til rekvisitionen, hver gang profilen benyttes. Side 23 af 52
4.5 Redigering af profil 4.5.1 Tilføj analyser Klik Opret/rediger profiler i funktionsbjælken nederst i skærmbilledet. Vælg profilen der skal redigeres fra drop-down-listen Klinik profiler. Vælg de analyser, der skal tilføjes under katalogerne til venstre i billedet, og klik Gem profil. Klik OK til at den nye profil er blevet opdateret. Klik Tilbage til rekvisition for at afslutte. 4.5.2 Fjern analyser Klik Opret/rediger profiler i funktionsbjælken nederst i skærmbilledet. Vælg profilen, der skal redigeres fra drop-down-listen Klinik profiler. Klik på den/de analyser, der skal fjernes fra profilen under analyser til højre i skærmbilledet, og klik Gem. Klik Tilbage til rekvisition for at afslutte. Side 24 af 52
4.5.3 Slet profil Klik Opret/rediger profiler i funktionsbjælken nederst i skærmbilledet. Vælg profilen, der skal slettes fra drop-down-listen Klinik profiler. Klik Slet profil, og Slet profil Lipid status. Ved fortryd klik Annuller. Klik Tilbage til rekvisition for at afslutte. Side 25 af 52
4.5.4 Rediger profiloplysninger Klik Opret/rediger profiler i funktionsbjælken nederst i skærmbilledet. Vælg profilen, hvor profiloplysninger skal redigeres fra drop-down-listen Klinik profiler. I Profiloplysninger kan alle felterne redigeres. Klik Gem profil for at gemme ændringerne og klik Tilbage til rekvisition for at afslutte. 4.6 Udtræk profiler Klik Udtræk profiler, hvis det ønskes at gemme klinikkens profiler på et Excel-ark. Side 26 af 52
5. INDSENDELSE AF REKVISITION TIL RHEL 5.1 Rekvisitionsoplysninger 5.1.1 Rekvisitionstype Kan sættes til Prøve indsendes, Prøve tages på laboratorium, Prøve tages af mobillaboratorium eller Prøven afleveres af patienten, men står forhåndsdefineret til den rekvisitionstype, som rekvirenten oftest bruger. 5.1.2 Oplysninger vedrørende Mobillab Vælg rekvisitionstype Prøve tages af mobillaboratorium og klik derefter Mobillab. Anfør oplysninger vedr. prøvetagningen: Ønsket prøvetagningssted (dagcenter, kolonihave osv.) Tlf.nr. til hjemmepleje, institution eller evt. kontaktperson Akut (bestilles før 9:30, tages dagen efter) / fremskyndet (tages efter 2-3 dage) OBS: Ønskes prøvetagning senere end indenfor 5 hverdage, vælges dato i feltet Prøvetagningsdato. Besøget afvikles så tæt på dato som muligt. Klik OK. De indtastede oplysninger kan nu ses i menupunkterne De sidste 4 uger og Sendte (punkt 3.7.1 De sidste 4 uger og 3.7.2 Sendte). Side 27 af 52
Ved at føre musen hen over bestillingen vises de indtastede oplysninger. 5.2 Kopisvarmodtager Efter patientsamtykke kan kopisvar sendes til patientens egen læge. Vælges Kopi til egen læge, hentes opdaterede oplysninger om patientens egen læge automatisk ved et webservice-kald. Ved kopisvar til anden læge, ydernummer eller SKS-nummer, vælg Anden. - og udfyld felterne i den fremkomne boks. Ved klik på Søg, kan der søges på ydernummer/navn i WebReq s ydernummer register. Aktuel læge vælges ved markering i cirklen. Klik Gem. Side 28 af 52
5.3 Prøvetagningstid Viser aktuel dato og klokkeslæt for prøvetagning. Hvis prøven tages en anden dag eller klokkeslæt end den aktuelle skal rekvisitionen gemmes og udskrives på prøvetagningstidspunktet. eller ændres til det tidspunkt, hvor prøvetagningen forventes, inden rekvisitionen udskrives. OBS: Korrekt angivelse af dato og klokkeslæt for prøvetagning er vigtig, da denne indgår i laboratoriets automatiske beregning af, hvor gammel prøven er på analysetidspunktet. Såfremt prøven er blevet for gammel, udføres analysen ikke. 5.4 Reitereringer Hvis rekvirenten ønsker den aktuelle rekvisition gentaget, ex. 4 gange med 30 dages interval, skrives 4 i Reitereringer og 30 i Interval (i alt 5 rekvisitioner). Efter valg af reitereringer flyttes cursoren automatisk til feltet Interval (dage), hvor antal skal indtastes; ved manglende indtastninger vises begge felter med rød ramme. Obs! Reitereringer bør kun bestilles til prøvetagning 1 år frem. 5.5 Dialogboksen Oplysninger Supplerende oplysninger til færdiggørelse af rekvisitionen. Klik Oplysninger: Side 29 af 52
5.5.1 Rekvisitionskommentar I feltet Rekvisitionskommentar anføres evt. udlændingenummer. 5.5.2 Information til prøvetager Kan udfyldes med relevante oplysninger. 5.5.3 Betaler Ved anden betaler end Region, kan der fra en liste vælges Betaler. Vælges Anden betaler, kan der i feltet til højre for listen skrives, hvem der skal betale. OBS. Vælges Patient som betaler, skal denne have en dansk adresse. 5.5.4 Samtykke til videregivelse af svar Rekvisitionen vises på patientens kumulerede svar og sundhed.dk, Samtykke til videregivelse af svar er forhåndsdefineret til Ja. Rekvisitionen vises ikke på patientens kumulerede svar eller på sundhed.dk. 5.5.5 Tjek på mulig dobbelt rekvisition Indenfor de første 10 minutter efter en bestilling, kan der foretages yderligere bestilling på samme patient. Efter 10 minutter og indenfor 8 timer fremkommer advarsel ved yderligere bestilling på samme patient til samme speciale. Side 30 af 52
6. GEMMEFUNKTIONER 6.1 Gemte rekvisitioner Klik på Gemte for at kopiere, indlæse eller slette en tidligere gemt rekvisition. Tallet i parentesen viser antallet af Gemte rekvisitioner. Ved overskridelse af ønsket prøvetid med 30 dage, ændres farven på tallet til rød. Klik i den hvide bold ud for den pågældende rekvisition under Egne rekvisitioner og klik derefter på: Kopier: For at hente rekvisitionen, men ikke fjerne den fra Egne rekvisitioner. Indlæs: For at hente rekvisitionen og fjerne den fra Egne rekvisitioner. Slet: For at fjerne rekvisitionen fra Egne rekvisitioner uden at sende den. Tilbage: For at gå tilbage til Profiler/Normalvisning eller Analyser/Listevisning. Svar på evt. spørgsmål i dialogboksen Oplysninger, tilhæftet analyse(r) på den gemte rekvisition vil blive husket. Efter Indlæs/Kopier klikkes på Send og udskriv, hvor evt. svar kan redigeres, ellers klik Fortsæt for at udskrive PTB. Side 31 af 52
Når rekvisitionen sendes, påføres PTB'en rekvirentens initialer samt initialerne på den, der sender rekvisitionen. I EDI-facten sendes kun rekvirentens initialer. 6.2 Hotelrekvisitioner Klik på Hotel for at kopiere, indlæse eller slette en tidligere gemt hotelrekvisition. Tallet i parentesen viser antallet af Hotel rekvisitioner. Ved overskridelse af ønsket prøvetid med 30 dage, ændres farven på tallet til rød. Klik i den hvide bold ud for den pågældende rekvisition under Rekvisitionshotel og klik derefter på: Kopier: For at hente rekvisitionen, men ikke fjerne den fra Rekvisitionshotel. Indlæs: For at hente rekvisitionen og fjerne den fra Rekvisitionshotel. Slet: For at fjerne rekvisitionen fra Rekvisitionshotel uden at sende den. Tilbage: For at gå tilbage til Profiler/Normalvisning eller Analyser/Listevisning. Side 32 af 52
Der kan forekomme analyser, som ikke findes på det laboratorium, som den læge, der skal tage prøverne, anvender. Søgefunktionen (se punkt 3.2.1 Søgefunktion) kan anvendes til fremfinding af evt. alternativer. Laboratoriesvar sendes til den oprindelige rekvirent og til prøvetageren. Prøvetageren har under mulighed for at fravælge svarmodtagelse på den aktuelle rekvisition eller som standard sætte op, at man ikke ønsker kopisvar. Indlæs Hotelrekvisitionen. Vælg Nej og sæt et flueben i Gem som standard svar. Ønskes kopisvar vælges Ja 6.3 Redigering af Gemte og Hotelrekvisitioner Når en rekvisition under Egne rekvisitioner eller Rekvisitionshotel kopieres eller indlæses,er det muligt at tilføje eller slette analyser. Hvis rekvisitionen igen gemmes eller lægges på hotel, fremkommer en dialogboks, hvor der vælges, om den indlæste rekvisition skal overskrives eller oprettes på ny: Side 33 af 52
7. PRØVETAGNINGSBLANKET (PTB) 7.1 Udskriv PTB Når der klikkes på Send og udskriv fremkommer udskrivningsbillede. Vælg eventuelt WebReq-printer og klik Udskriv. OBS: Kontroller, at printet er tydeligt, og at stregkoderne samt det 8-cifrede rekvisitionsnummer er inden for udstansningen til etiketterne. Hvis det ikke er tilfældet, indstilles opsætningen af printeren. (Se punkt 9.12 Printerindstilling) PTB en indsendes sammen med prøverne eller medgives patienten. 7.2 Kvittering Efter udskrift af PTB fremkommer dialogboksen Kvittering. Her er følgende muligheder Klik Genudskriv blanket for at udskrive PTB igen. Skal samme patient også skal have taget prøver til Mikrobiologi eller Patologi, kan det vælges nu. Klik Afslut for at lukke WebReq. Genudskrift af PTB efter luk af WebReq, se punkt 3.7.2 Sendte. Side 34 af 52
7.3 Beskrivelse af PTB 1 2 7 1a 4 3 8 9 10 5 6 11 1. Etiket med patientens cpr-nummer, navn, rekvisitions nr., rekvirentens navn og rekvisitionsdato. 1a. Etiket med patientens cpr-nummer, navn, adresse og telefonnummer. 2. Etiket med rekvirentens ydernr., navn, adresse og telefonnr. 3. Etiket med patientens navn, cpr-nummer og rekvirentens navn. 4. Etiket til evt. emballage. Anvendes ikke på RHEL. 5. A, B, C osv. svarer til etiket af samme navn. Beskriver, hvilke analyser der analyseres på pågældende rør. 6. Beskrivelse af særlige præanalytiske forhold. 7. Stregkodeetiket med cpr-nummer, navn og rekvisitionsnummer. 8. Markering F for fremskyndet. 9. Stregkodeetiket til rør med gruppenavn, rørtype, rekvisitionsnr. 10. Markering S for straks. 11. Neutrale etiketter (4 stk.) Side 35 af 52
7.4 Mærkning af prøverør til indsendelse Stregkodeetiket placeres på røret med TEKSTEN TIL VENSTRE og TALLENE TIL HØJRE. Etiketten skal placeres HELT oppe ved proppen. Foretag prøvetagning. Side 36 af 52
7.5 Ændringer til afsendt rekvisition Ved klik på Send eller Send og udskriv er rekvisitionen sendt elektronisk til laboratoriets edb-system. Vises rekvisitionen i oversigten med en grøn bjælke, er det muligt at redigere rekvisitionen indenfor 20 minutter. Der er følgende regler for rettelse: Funktionerne: Skift af laboratorium, Hotel, Gem, Reitereringer er ikke mulige at rette Klinisk biokemi: Hvis rekvisitionen IKKE er Indsendt prøve kan alt rettes. Rørgrupper valideres op imod den oprindelige og hvis der er tilføjet/fjernet rør, bliver brugeren advaret om dette. Rekvisitionsnummer og rørnumre genbruges hvor det er muligt. Hvis rekvisitionen når at blive afsendt, imens du retter, fremkommer en advarsel når du prøver at afsende. Det er ikke muligt at rette den herefter. Opdages der fejl i rekvisitionen efter afsendelse, bør der rettes på følgende måde: 7.5.1 Rekvisition til Mobillab Alle ændringer vedrørende Mobillab skal enten faxes til RHEL på 3374 4051 med patientens cpr-nummer og ændringen beskrevet, eller ringes på 3374 4050. Side 37 af 52
7.5.2 Afhentede/indsendte Der mangler en analyse: Skriv analysens navn på prøvetagningsblanketten. Prøven tages og en neutral etiket sættes på røret. Analysenavn Side 38 af 52
Der er bestilt for mange analyser: Sæt en streg over den pågældende analyse på prøvetagningsblanketten. Side 39 af 52
Hele rekvisitionen ønskes annulleret: Sæt en streg over prøvetagningsblanketten og skriv Annulleret. Annulleret I alle 3 tilfælde vil RHEL rette op på rekvisitionen vha. den modtagne prøvetagningsblanket. Side 40 af 52
7.5.3 Prøve tages på laboratorium Det er muligt at rette en rekvisition inden for en tidsramme på 20 minutter Der mangler en analyse: Opret og Send en ny rekvisition med den manglende analyse. De 2 rekvisitioner vil blive flettet sammen, når patienten møder på laboratoriet til prøvetagning. Der er bestilt for mange analyser: Opret og Send en ny rekvisition med de ønskede analyser og anfør i kliniske oplysninger under Oplysninger, at den tidligere sendte rekvisition ønskes annulleret. Hele rekvisitionen ønskes slettet: Ring på Hotline 3374 4131. 7.6 Bestilling af PTB er Nye prøvetagningsblanketter bestilles elektronisk via RHEL s hjemmeside: www.rhel.dk og bestilling af utensilier. De praksis, som bruger prøvetagningsblanketter i A4-størrelse, skal ringe på Hotline 3374 4131. Side 41 af 52
8. WEBQUALITY WebQuality anvendes til elektronisk bestilling af parallelanalyser. 8.1 Rekvirering af analyser Anvend cpr-nummer 010158 6006 og kald WebReq fra lægesystemet. WebQuality-kataloget findes kun i Profiler/Normalvisning. Åbnes WebReq i Analyser/Listevisning, vælges Skift visning. PN: Patientnært (apparatur) P: Plasmaværdi fpt: Fastende patient kb: Kapillærblod (finger/øre) vb: veneblod Vælg analyse(r) der skal udføres parallelanalyse(r) på. Klik på den røde cirkel, Send og udskriv eller Oplysninger. Side 42 af 52
Felter med skal besvares. Klik OK. Klik Send og udskriv. Etiketter til blodprøverør Analyseresultater målt i praksis Anvendt analyseapparatur Mærk blodprøverør med den tilhørende etiket. Prøvetagningsblanket samt blodprøverør sendes til RHEL. Side 43 af 52
8.2 Tolkning af parallelanalysesvar RHEL sender følgende resultater pr. parallelanalyse: 1. Analyseresultat målt i praksis 2. Analyseresultat målt på RHEL 3. Anvendt apparatur i praksis 4. Apparatnummer, såfremt det er angivet 5. Ratio Ratio er analyseresultat målt i praksis/rhel s resultat multipliceret med en faktor. 9. DIVERSE 9.1 Genvejstaster Hold <Ctrl> og <Shift> nede samtidig med, at der trykkes på det understregede bogstav. Eksempel: Tryk på <Ctrl> og <Shift> og U (understreget bogstav) for at vælge Send og udskriv. 9.2 Link til RHEL s analysefortegnelse Ved at klikke på den grønne bog ud for den enkelte analyse i Profiler/Normalvisning eller Analyser/Listevisning vises RHEL s analysefortegnelse. Side 44 af 52
9.3 Link til lægehåndbogen Ved at klikke på den blå bog ud for den enkelte analyse i Profiler/Normalvisning eller Analyser/Listevisning vises lægehåndbogen. Det gælder kun analyser hvortil der findes en vejledning. 9.4 Information om prøvehåndtering Ved at føre musen hen over tavlen fås oplysninger om prøvetagning, opbevaring m.m. Side 45 af 52
9.5 Nyheder Information fra RHEL angående WebReq bliver vist ved klik på Hent nyheder fra laboratoriet. Teksten vil blinke rødt, når der er nyt. Sort, når nyheden er læst. Ved flere læger på samme ydernr. vil farven ændres, når nyheden er læst af den første læge. Ved valg af et andet laboratorium i listen vises det pågældende laboratoriums nyheder. 9.6 Hjemmeside Ved at klikke på udråbstegnet laboratoriums hjemmeside. efter Laboratorium vises det pågældende Side 46 af 52
9.7 Hotline tlf.nr. Ved behov for assistance til Klinisk Biokemi på RHEL kan vores Hotline tlf. nr. 3374 4131 anvendes. 9.8 Supportsite Det er DMDD (Dansk Medicinsk Data Distribution), som står for driften af WebReq. Supportsite til DMDD kan kaldes via WebReq ved klik på WebReq-ikonet i øverste venstre hjørne eller Support i nederste venstre hjørne. DMDD har Hotline tlf. nr. 7572 0177 og kan træffes mandag - torsdag mellem kl. 08.00-15.00 og fredag 08.00-14.00. Information om driftsproblemer kan modtages på mail. Tilmelding sker på supportsitet ved at klikke på Tilmelding advisering, udfylde fremkomne rubrikker og klikke tilmeld. Er WebReq ude af drift, vil der ved opkald til WebReq fremkomme en meddelelse om at gå til supportsitet, hvor status for problemet vises. Side 47 af 52
9.9 Link til Laboratoriesvarportalen Klik Laboratoriesvarportalen og se den pågældende patients prøvesvar fra alle tre laboratoriespecialer. Linket vises kun, når WebReq kaldes fra et lægesystem. Brugermanual til laboratoriesvarportalen kan findes på www.rhel.dk under Elektronisk rekvisition (WebReq). Ved tekniske problemer kontaktes MedCom, tlf. 6543 2030 eller e-mail: hotline@medcom.dk. 9.10 Seneste svar Efter valg af analyser kan seneste prøvesvar, indenfor de sidste tre måneder, hentes fra laboratoriesvarportalen ved klik på ikonet Seneste svar. Visningen er styret af analysens NPU-nummer (international identifikationskode). Resultater og prøvetagningsdato for analyser med international identifikationskode hentes og vises. 9.11 Testperson WebReq Skal du øve dig i WebReq eller indstille dine printermargener, skal cpr-nummer 150277-4855 altid anvendes. Rekvisitioner, der indeholder dette cpr-nummer, overføres ikke til laboratoriesystemet. Side 48 af 52
9.12 Printerindstilling 1. Kald WebReq med RHEL s testperson cpr-nummer 150277-4855. 2. Vælg Filer øverst til venstre. - Hvis ikke ikonet findes, vælg Funktioner i højre side. - Vælg Menulinje. - Vælg Filer. 3. Vælg Sideopsætning, hvormed et af følgende vinduer fremkommer: 4. Fjern teksten/vælg tom under sidehoved. 5. Fjern alt i margener. 6. Sæt venstre margen til 9 og øverst/top margen til 7. 7. Tryk OK. 8. Bestil en anæmiudredning, HbA1C, vitamin D. 9. Vælg Send og Udskriv. 10. Kontroller udskriften: - Er bogstaverne A, B, C og D til venstre for tilhørende etiket og hele rekvisitionsnr. På hver etiket? - Nej, reguler tallene i venstre margen. Et større tal rykker stregkoden mod højre (punkt 2, 3, 6 og 7). - Er hele stregkoden på etiketten (ingen rester på den forrige etiket)? - Nej, reguler tallene i øverst/top margen. Et større tal rykker stregkoden ned (punkt 2, 3, 6 og 7). 11. Genudskriv blanketten og kontroller, at markeringsstregerne på PTB en findes lige under den røde navneetiket midt på siden. Side 49 af 52
10. UDGAVEOVERSIGT, ÆNDRING OG DISTRIBUTION 10.1 Udgaveoversigt 120051-01x; Anne Baruël (01.04.2004) 120051-01; Anne Baruël (01.11.2004) 120051-02; Anne Baruël (01.11.2005) 120051-03; Anne Baruël (22.09.2006) 120051-04; Anne Baruël (14.04.2008) 120051-05; Dorthe Black (23.03.2009) 120051-06; Dorthe Black (01.10.2009) 120051-07; Dorthe Black (03.03.2010) 120051-08; Dorthe Black (01.09.2010) 120051-09; Anne Marie M. Sørensen (09.03.2011) 120051-10; Anne Marie M. Sørensen (oktober 2011) 120051-11; Anne Marie M. Sørensen (april 2012) 120051-12; Anne Marie Lyng-Sørensen (august 2012) 120051-13; Dorthe Black (marts 2013) 120051-14; Dorthe Black (juli 2013) 120051-15; Dorthe Black (november 2013) 120051-16; Dorthe Black (marts 2014) 120051-17; Dorthe Black (april 2014) 10.2 Ændringer i forhold til sidste udgave Pkt 3.6 Reminder til patienter indsat Pkt. 4.2 Sort stjerne-markering Pkt. 4.6 Kopier en eksisterende profil til en patientprofil er fjernet Pkt. 5.1.2 Ændringer vedr. bestilling til mobillab. Pkt. 5.2 Mulighed for søgning på kopisvarmodtagere tilføjet. Pkt. 5.5.5 Tjek på mulig dobbelt-rekvisition indsat. Pkt. 7.5 Ændringer til afsendt rekvisition Side 50 af 52
10.3 Distribution www.rhel.dk Praktiserende læger, se Tarifold / Ydr.nr. i NetLab / Udvidet / WebReq. Laboratoriekonsulenterne 2 stk. Side 51 af 52
11. UDARBEJDELSE OG GODKENDELSE Udarbejdet af: Dato: Revideret af Dorthe Black, februar 2015 Dorthe Black Laboratoriekonsulent Godkendt af: Dato: Bent Lind Overlæge Side 52 af 52