NÆRVÆR FRAVÆR Hvidovre Kommune, Center for Personale og Løn Revideret 31-07-2017, Acadre 17/26915, 17/172815
Indhold Hvordan håndterer du dine medarbejderes sygefravær?... 3 Hvad skal du, og hvad kan du?... 3 Hvad er en sygefraværssamtale?... 3 Hvad skal sygefraværssamtalen indeholde?... 4 Opfølgning... 5 Du skal dokumentere sygefraværssamtalen... 5 Fastholdelsesplan... 5 Fra sygefraværssamtale til sanktion... 5 Sanktion ved kort, hyppigt sygefravær... 6 Ved langvarigt sygefravær... 6 Mulighedserklæring eller friattest... 7 Fraværskort... 7 Nyttige links... 9 Bilag Illustrationer af fraværsforløb... 10 Side 2 af 10
Hvordan håndterer du dine medarbejderes sygefravær? Som leder er det dit ansvar at forholde dig til dine medarbejderes sygefravær i forhold til: Hyppighed og længde Eventuelle arbejdsmæssige årsager Drift og økonomi Fastholdelse Trivsel og arbejdsmiljø Lovgivning og overenskomster Eventuelle konsekvenser Derfor skal du altid have et overblik over dine medarbejderes sygefravær og tage stilling til, hvordan du vil håndtere den enkeltes fravær. Selvfølgelig indenfor de rammer der gælder i lovgivningen og i Hvidovre Kommune. Hvad skal du, og hvad kan du? Vi skelner mellem kort, hyppigt og langvarigt sygefravær. Du har; pligt til at holde en sygefraværssamtale med din medarbejder senest 4 uger efter første sygedag ved langvarigt sygefravær ifølge Sygedagpengeloven. Du skal indberette til bopælskommunen, at du har haft samtalen sammen med oplysninger om forventet varighed. pligt til at holde en sygefraværssamtale, når en medarbejder har mellem 10-15 sygedage og/eller 5 sygeperioder indenfor de seneste 12 måneder ifølge Hvidovre Kommunes retningslinjer. Du får et advis fra Center for Personale og Løn, når medarbejderens sygefravær rammer en af de to kriterier. pligt til at afdække, om medarbejderen er sygemeldt på grund af arbejdsmæssige årsager. Hvis det er tilfældet, skal du undersøge sagen nærmere og handle på eventuelle arbejdsmæssige forhold. Du kan henvende dig til personalekonsulenterne i Center for Personale og Løn for sparring og rådgivning især når du overvejer at gå fra sygefraværssamtale til sanktion. Hvad er en sygefraværssamtale? En sygefraværssamtale er første skridt i et sygefraværsforløb, og kommer altid før en tjenstlig samtale. Sygefraværssamtalens fokus er forskelligt afhængig af, om der er tale om kort, hyppigt sygefravær, sygefravær i særligt mønster eller langvarigt sygefravær. Som udgangspunkt handler sygefraværssamtalen om nærvær: Hvordan kan medarbejderen nedbringe sit sygefravær eller vende tilbage til arbejdet hurtigst muligt evt. med skånehensyn den første tid såsom andre arbejdsopgaver, nedsat tid eller hjælpemidler. Sygefraværssamtalen handler også om at afdække, om medarbejderen er sygemeldt på grund af arbejdsmæssige forhold. Det har du i så fald pligt til at forholde dig til. Side 3 af 10
I sygefraværssamtalen handler det ikke om at oplyse medarbejderen om eventuelle konsekvenser af fortsat sygefravær. Det skal ske i en tjenstlig samtale, hvor du overholder formalia om indkaldelse, tilbud om bisidder samt orientering af tillidsrepræsentanten. Hvis medarbejderen selv spørger til eventuelle konsekvenser, må du gerne svare eventuelt ved at gennemgå skemaet nedenfor. Hvad skal sygefraværssamtalen indeholde? Som leder må du populært sagt spørge ind til de 3 F er: Fravær hvor langt sygefravær taler vi om og på fuldtid eller deltid. Hvor hyppigt sygefravær er der tale om, og er der eventuelt et mønster i sygefraværet Funktioner Hvilke funktioner kan medarbejderen varetage på trods af sygdommen Foranstaltninger hvilke hjælpende foranstaltninger kan du/i iværksætte Så tal arbejde ikke diagnose. Du må nemlig ikke spørge ind til, hvad medarbejderen fejler. Hvis medarbejderen af sig selv oplyser, hvad han/hun fejler, er det helt i orden. Her er eksempler på, hvad du kan spørge om i en sygefraværssamtale. Vælg de spørgsmål, der giver mening i den konkrete situation og i forhold til den medarbejder, som du skal holde samtalen med. Hyppigt sygefravær Langvarigt sygefravær Sygefravær i særligt mønster Hvordan ser din fraværssituation ud lige nu? Hvad kan hjælpe dig med at nedbringe fraværet, og er der noget, vi kan gøre sammen? Hvad kan du selv gøre/bidrage med? Skyldes dit fravær forhold på arbejdspladsen? Har du behov for ændrede arbejdsopgaver? Hvilke? Hvilken form for dialog skal vi have om dit fravær fremadrettet? Hvordan ser din fraværssituation ud lige nu? Hvornår tror du, at du kan vende tilbage til arbejdet? Hvordan kan du vende tilbage til arbejdet, og er der noget vi kan gøre sammen (arbejdsstedet og medarbejderen)? Hvilke aftaler skal vi lave, for at du hurtigst muligt kommer tilbage til arbejdet og arbejdsstedet igen? Hvilke af dine normale arbejdsopgaver er svære at udføre i øjeblikket? Er der andre, der er nemmere? Hvilke ordninger kan vi aftale, som kunne hjælpe dig med at vende tilbage til arbejdet (skånehensyn)? Hvordan kan vi informere dine kolleger om dit fravær? Skyldes dit fravær forhold på arbejdspladsen? Hvilken form for dialog skal vi have om dit fravær fremadrettet? Hvordan ser din fraværssituation ud lige nu? Hvad kan hjælpe dig med at nedbringe fraværet, og er der noget, vi kan gøre sammen? Jeg ser et mønster i dit fravær (eks. Fredag/mandag) hvad tænker du om det? Hvad kan du selv gøre/bidrage med? Skyldes dit fravær forhold på arbejdspladsen? Har du behov for ændrede arbejdsopgaver? Hvilke? Hvilken form for dialog skal vi have om dit fravær fremadrettet? Side 4 af 10
Opfølgning Du skal følge op på din medarbejders sygefravær, hvis fraværet fortsætter uændret eller stiger. Du skal dokumentere sygefraværssamtalen Som ved alle andre samtaler skal du kunne dokumentere, at du har holdt sygefraværssamtalen med medarbejderen samt de aftaler, I har indgået. Det er vigtigt, at der bliver sat tid på, hvor længe aftalerne skal løbe. Du finder et skema til sygefraværssamtalen på HvidovreIntra. Originalen skal journaliseres på medarbejderens personalesag i underskrevet form af både leder og medarbejder. Medarbejderen skal have en kopi af referatet. Fastholdelsesplan Ifølge sygedagpengeloven kan en medarbejder bede om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, hvis han/hun vurderer, at sygefraværet vil vare over 8 uger. Du kan som leder vælge at afvise anmodningen, hvis du skønner, at der ikke er behov for en sådan plan. Du skal dog altid kunne redegøre for, hvorfor du ikke finder det relevant at udarbejde planen. Ofte vil du og medarbejderen faktisk have udarbejdet en plan for fastholdelse og tilbagevenden til arbejdet i jeres sygefraværssamtale og gennem mulighedserklæringen. Fra sygefraværssamtale til sanktion Det er altid en konkret vurdering, hvornår du bør gå fra sygefraværssamtale til sanktion. Det er dig som leder, der i samarbejde med en af kommunens personalekonsulenter vurderer, hvornår sygefraværet ikke længere er foreneligt med afdelingens eller institutionens drift. Det afhænger bl.a. af, hvilket arbejdsområde der er tale om, og hvilken stilling der er tale om. Vær opmærksom på, at sygdom i sig selv ikke er en afskedigelsesgrund. Det er derimod de problemer, som sygefraværet skaber for arbejdspladsen og løsningen af arbejdsopgaverne (arbejdsstedets drift). Hvis der er tale om en medarbejder med meget kort, hyppigt sygefravær, vil du kunne skride til sanktion tidligere, end hvis der er tale om langvarigt sygefravær med en dokumenteret og kendt sygefraværsårsag. Dit skøn som leder afhænger selvfølgelig også af den enkelte medarbejders åbenhed og vilje til at vende tilbage til arbejdet. I de tilfælde, hvor en medarbejder undsiger sig kontakten med lederen, vil forståelsen for fortsat sygefravær være mindre. Hvis du som leder vurderer, at sygefraværet ikke længere er foreneligt med arbejdsstedets drift, kan du gå videre til en tjenstlig samtale og eventuel afskedigelse. Eventuel afskedigelse skal være drøftet med en personalekonsulent forinden. Som udgangspunkt kræver det, at du har: Holdt mindst en sygefraværssamtale én er sjældent nok. Undersøgt mulighederne for at fastholde medarbejdere og/eller udsigten til, at medarbejderen kan vende tilbage på arbejdet. Her er mulighedserklæringen et godt redskab Har dokumenteret den dialog, du har haft med medarbejderen om sygefraværet Side 5 af 10
Sanktion ved kort, hyppigt sygefravær Medarbejderen indkaldes til en tjenstlig samtale. Du kan finde en skabelon til indkaldelse til tjenstlig samtale på HvidovreIntra. Du skal til samtalen gøre rede for, hvorfor sygefraværet ikke længere er foreneligt med arbejdspladsens drift, og hvorfor medarbejderen er savnet på arbejdspladsen. Du skal oplyse medarbejderen om, at hvis medarbejderen ikke nedbringer sygefraværet, vil det medføre afskedigelse. Der ligger ligeledes en skabelon til referat af tjenstlig samtale på HvidovreIntra. Hvis medarbejderen ikke formår at nedbringe sygefraværet, skal du som leder i en ny tjenstlig samtale oplyse medarbejderen om, at han/hun indstilles til afskedigelse. Hvis medarbejderen f.eks. af helbredsmæssige årsager ikke er i stand til at møde op til samtalen, kan de tjenstlige samtaler foregå pr. brev med frist for medarbejderen til at komme med bemærkninger. Herefter sender Center for Personale og Løn en partshøring om, at kommunen påtænker at afskedige medarbejderen. Medarbejderen får en høringsfrist på ca. en uge for nogle få overenskomster er høringsperioden dog tre uger. Kommer der et høringssvar fra medarbejderen, skal du forholde dig til høringssvaret og sammen med Center for Personale og Løn vurdere, om kommunen ændrer holdning i sagen. Hvis kommunen fastholder afskedigelsen, fremsender Center for Personale og Løn den endelige opsigelse efterfølgende Kommer der ikke noget høringssvar, sender Center for Personale og Løn afskedigelsen efter endt høringsdato Vær opmærksom på at der gælder særlige regler for tjenestemænd. Ved langvarigt sygefravær Hvis din medarbejder er langtidssygemeldt, gælder hensynet til driften også. Du kan derfor indkalde medarbejderen til en tjenstlig samtale, hvor du stiller krav om, at medarbejderen skal være tilbage på en bestemt dato. Det vil som oftest være, når mulighedserklæringen/friattesten udløber eller såfremt at varigheden er uforholdsmæssig lang. Det er derfor vigtigt, at du før mulighedserklæringens/friattestens udløb tager stilling til, om medarbejderen kan undværes længere. Hvis ja skal du indhente en ny mulighedserklæring eller friattest med ny varighed. Hvis nej går du til den tjenstlige samtale. Ved den tjenstlige samtale oplyser du altså medarbejderen om, at han/hun skal vende tilbage til arbejdet i fuldt omfang på en given dato og nedsætte sit sygefravær fremadrettet. Proceduren omkring indkaldelse og referat er den samme som beskrevet tidligere. Vender medarbejderen ikke tilbage til arbejdet på det aftale tidspunkt, oplyser du medarbejderen om, at han/hun indstilles til afskedigelse i en ny tjenstlig samtale, eller i særlige tilfælde pr. brev. Herefter overgår sagen til Center for Personale og Løn. Proceduren omkring høring, høringssvar og endelig afskedigelse er den samme, som vi har beskrevet tidligere. Det kan ske, at medarbejderen ved samtalen oplyser, at han/hun ikke er i stand til at møde på arbejdet, når mulighedserklæringen eller friattesten udløber, eller slet ikke er i stand til at møde på Side 6 af 10
arbejde igen overhovedet. I det tilfælde meddeler du med det samme din medarbejder, at du så vil indstille ham/hende til afskedigelse, og sagen overgår til Center for Personale og Løn. Proceduren omkring høring, høringssvar og endelig afskedigelse er den samme, som vi har beskrevet tidligere. Mulighedserklæring eller friattest Når du skal indhente dokumentation fra lægen for en medarbejders sygefravær, har du to muligheder: Mulighedserklæringen eller friattesten. Det er dig som arbejdsgiver, der beslutter, hvilken erklæring du har brug for. Lægen har ikke ret til at sige nej til din anmodning, men kan foreslå, at du fremover beder om en mulighedserklæring frem for friattesten, hvis han vurderer, at den er bedst egnet. Det er arbejdsstedet, der betaler for erklæringerne. Mulighedserklæringen er god at bruge ved: Langtidssygdom Varige lidelser Sygefravær under graviditet Ved varig nedsat funktionsevne Ved særligt mønster i sygefravær Til at afdække hvornår og hvordan medarbejderen kan vende tilbage Afdække eventuelle skånebehov Mulighedserklæringen kan også indhentes, når medarbejderen er raskmeldt. Det kan friattesten ikke. Derfor er mulighedserklæringen også god at bruge ved kort, hyppigt sygefravær. Friattesten er god at bruge: Hvis du har behov for dokumentation for, at sygefraværet skyldes sygdom. Hvis du vil bede om den gamle 1. dags erklæring, er det derfor friattesten, du beder om. Ved sygemelding, når medarbejderen enten har sagt op eller er opsagt af kommunen Ved sygemelding i forbindelse med ferie Som opfølgning på mulighedserklæring Hvad enten du beder om mulighedserklæring eller friattest, skal du bede om den på skrift med en deadline for, hvornår den skal være dig i hænde. Medarbejderen skal som hovedregel have 2 uger (10 arbejdsdage) til at komme med mulighedserklæringen og en uge (5 arbejdsdage) til at komme med friattesten. Hvis du ikke modtager erklæringen/attesten, så kontakt Center for Personale og Løn. Så hjælper vi dig med at sende et brev med at nyt krav om aflevering af attesten samt oplysning om, at der kan ske modregning i lønnen eller ophævelse af ansættelsesforholdet, hvis erklæringen/attesten ikke afleveres. Fraværskort Du kan få et bedre overblik over fraværet for en medarbejder, ved at hente et Fraværskort på medarbejderen. Fraværet bliver vist på en kalender, således at det giver et visuelt overblik over fraværet. Side 7 af 10
Fraværskortet kan hentes via Rollebaseret Indgang, se mere på HvidovreIntra: https://hvidovrekommune.sharepoint.com/sites/intranet/reglerogvejledninger/personale/sygefravae r/sider/spørgsmål-ved-samtale.aspx (guide fra denne side). Side 8 af 10
Nyttige links Du kan finde nyttig information samt inspiration til både sygefraværssamtaler, mulighedserklæringer, friattester og fastholdelsesplan på: Arbejdsmarkedsstyrelsen: www.ams.dk Videncenter for Arbejdsmiljø: www.arbejdsmiljoviden.dk Lederne: www.lederne.dk/sundhedsledelse Moderniseringsstyrelsen: http://hr.modst.dk/arbejdspladsen/sygefravar.aspx Hvidovre Kommune: www.hvidovreintra.dk Regler og Vejledninger Personale Har du spørgsmål i forbindelse med sygefravær, er du velkommen til at kontakte en af personalekonsulenterne i Center for Personale og Løn. Side 9 af 10
Bilag Illustrationer af fraværsforløb Side 10 af 10