Referat Dato: 13-01-2016 09:00:00 Udvalg: Direktionen Sted: Mødelokale nr. 8, Rådhuset i Skanderborg 1/10
Indholdsbetegnelse Referat Indholdsbetegnelse 1 Godkendelse af dagsorden 2 Budgetprocedure for Budget 2017-2020 3 Lukket punkt 4 Lukket punkt 5 Forslag til program for kontraktholdermøder 2016 6 Gensidig orientering om andre fora, direktionen deltager i 7 Eventuelt 1 2 3 3 5 5 5 10 10 2/10
1 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 16/205 Dagsordenen blev godkendt. 2 Budgetprocedure for Budget 2017-2020 Sagsnr.: 15/57783 Med denne sag fastlægges den politiske proces og tidsplan for budgetlægningen for 2017-2020. Der rettes desuden et blik på den samlede økonomistyring i form af budgetopfølgninger i 2016 samt regnskabet for 2015. Budgetprocessen Budgetprocessen er i år tilrettelagt med særligt fokus på dels en styrket dialog med borgere og interessegrupper og dels et styrket fokus på effektiviseringsprojekter på baggrund af omprioriteringsbidraget til Staten. På Byrådets temamøde i april måned samles der op på de effektiviseringsprojekter, der er sat analyser i gang på gennem budgetaftale for 2016. Formålet med temamødet er at finde nye emner for effektiviseringer og drøfte, hvor langt man kan komme via strukturændringer. Udvalgene udarbejder i løbet af foråret forslag til forandringer på både drift og anlæg, og disse overleveres til Byrådet på et budgetstatusmøde i juni måned. Der lægges op til, at der udarbejdes et administrativt katalog over mulige besparelser, effektiviseringer og strukturtilpasninger. Der tilrettelægges i juni en særlig dialog med Den brede Borgerrepræsentation om forudsætningerne for budgetlægningen og om handlekataloget. Sigtet er at engagere repræsentanter i bestyrelser, råd og nævn i en tidlig dialog om de konkrete budgetudfordringer, som Byrådet står over for at skulle løse. Dialogen tilrettelægges i samarbejde med udvalgs- og gruppeformænd. Herudover afholdes et offentligt informationsmøde omkring forudsætningerne for budgetlægningen, og der gives mulighed for, at borgere og interessegrupper kan kommentere årets handlekatalog via kommunens hjemmeside. I august holdes som vanligt et budgetseminar, hvor der samles op på bundlinjen i budgettet. Den samlede proces- og tidsplan er beskrevet i bilag 1 til denne sag, og der er i bilaget også et link til en kort film, der beskriver budgetprocessen. Den økonomiske politik er vedlagt som bilag 2. 3/10
Der er to ændringer i Byrådets mødekalender 2016, som følge af denne budgetprocedure: Budgetstatusmødet flyttes fra 16. juni til 22. juni kl. 12.00-16.30. Herved ligger budgetstatusmødet umiddelbart før byrådsmødet i juni. Mødet flyttes, fordi der er Folkemøde på Bornholm 16. juni 2016 Der foreslås desuden afholdt et informationsmøde for borgere og interessegrupper 29. august 2016. Budgetopfølgninger i 2016 Der udarbejdes tre samlede budgetopfølgninger til politisk behandling i 2016. Disse udarbejdes ligesom sidste år pr. ultimo januar, april og august måned. Det vil sige, at budgetopfølgningerne kommer til politisk behandling i marts, juni og oktober måned. I den første budgetopfølgning er der primært fokus på eventuelt ændrede budgetforudsætninger. I den anden og tredje budgetopfølgning fokuseres på eventuelle afvigelser og en prognose for, om drifts- og anlægsrammen holdes. Det er resultatet af anden budgetopfølgning, der anvendes som prognose for årsforbruget i halvårsregnskabet. Der følges også op på forandringerne fra budgetforliget i de tre budgetopfølgninger. Ved første budgetopfølgning vil der både være en slutstatus på forandringerne i 2015 samt en startstatus på forandringerne for 2016.. Regnskab for 2015 Regnskabet for 2015 behandles i Byrådet i marts måned.. Det samlede årshjul for økonomistyring i Skanderborg Kommune er vedlagt som bilag 3 til sagen. Det vurderes, at der ikke er væsentlige sundhedsmæssige konsekvenser. Økonomichefen indstiller, at procedure og tidsplan for budgetlægning 2017-2020 godkendes at budgettemamødet 16. juni 2016 flyttes til 22. juni 2016 kl. 12.00 16.30 at der holdes et informationsmøde for borgere og interessegrupper 29. august 2016 kl. 19.00. Sagen fremsendes til Økonomiudvalget og Byrådet. Direktionen indarbejdede mindre ændringer i forslaget. Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra økonomichefen. Sagen fremsendes til behandling i Økonomiudvalg og Byrådet. 4/10
PDF Bilag 1 Proces og tidsplan for budgetlægning for 2017-2020 PDF Bilag 2 Økonomiske politik PDF Bilag 3 Årshjul for økonomistyringen i Skanderborg Kommune PDF Bilag 1 Proces og tidsplan for budgetlægning for 2017-2020 PDF Bilag 3 Årshjul for økonomistyringen i Skanderborg Kommune 3 Lukket punkt Lukket 4 Lukket punkt Lukket 5 Forslag til program for kontraktholdermøder 2016 Sagsnr.: 16/250 Der er udarbejdet et første udkast til program for kontraktholdermøderne i 2016 med henblik på en tidlig drøftelse i direktionen. Kontraktholdermøder i 2016 Der er planlagt følgende kontraktholdermøder i 2016 jfr. tidsplan behandlet på direktionens møde den 11. november 2015: Februar - Dialogmøder ml. kontraktholdere og direktører 29. februar kontraktholdermøde 6. juni kontraktholdermøde 24. oktober Release af DIA Nedenfor følger forslag til program for kontraktholdermøderne til tidlig drøftelse i direktionen. Der gøres opmærksom på, at programmet fortsat er i proces. De foreslåede temaer for møderne kan således kombineres eller suppleres, og der kan arbejdes med andre emner. Sagen skal således udelukkende ses som et første udkast til fortsat drøftelse, kvalificering og bearbejdning. Kontraktholdermøde den 29. februar 2016 Strategisk udvikling af økonomiadministrationen Den 29. februar 2016 er der inviteret til kontraktholdermøde. Mødet er planlagt afholdt på Sølund. 5/10
Det overordnede tema for mødet foreslås at være strategisk udvikling af økonomiadministrationen og skal ses i sammenhæng med KORAs undersøgelse af økonomifunktionerne i Skanderborg Kommune. Dette vil give endnu en datakilde i projektet, som kan indgå i styregruppens overvejelser omkring den endelige organisering. Herudover vil det også give viden og mulighed for at komme med input fra kontraktholderne -naturligvis ud fra de rammer, som ligger i tidsplanen. Herudover har den endelige organisering af økonomifunktionen betydning for kontraktholdernes dagligdag, hvorved det må forventes at være relevant for de fleste kontraktholdere at drøfte. Det skal naturligvis tydeliggøres overfor kontraktholderne, at der er tale om økonomifunktioner, som berører deres dagligdag og ikke kun centralt, og selve indholdet skal tilrettelægges således, at indholdet er fokuseret på kontraktholderne. Programmet forudsætter dog, at kontraktholdermødet flyttes fra den 29. februar til efter den 1. marts, hvis temaet omkring økonomifunktioner skal indgå. Det skyldes, at der er planlagt styregruppemøde 1. marts, hvor datamaterialet skal drøftes se nærmere beskrivelse nedenfor. KORA kan ikke fremrykke processen. Der gøres også opmærksom på, at der er udfordringer med at flytte mødet 29. februar ift. kontraktholdernes kalender. Der er udarbejdet et forslag til program for kontraktholdermødet se tabel 1. Tidspunkterne er kun foreløbige. Programmet kan evt. suppleres med et andet tema, eller kontraktholdermødet kan slutte før. Under tabellen er de enkelte temaer i programmet uddybet. Tidspunkt / tid Aktivitet Kl. 7.30-8.00 Kl. 8.00-8.15 Kl. 8.15-8.20 Kl. 8.20-9.20 Kl. 9.20-9.30 Kl. 9.30-10.30 Morgenmad Velkomst og siden sidst Præsentation af dagens tema Strategisk udvikling af økonomifunktioner Oplæg om tendenser indenfor udvikling af økonomifunktionerne i kommunerne i dag (KORA, intern eller anden ekstern aktør) Pause Oplæg ved KORA de foreløbige resultater fra undersøgelsen (ca. 1 time) 6/10
Kl. 10.30-11.30 Gruppearbejde ideer og input til fremtidig organisering af økonomifunktionen Fordele og ulemper ved nuværende organisering og arbejdsfordeling Forventninger og ideer til den fremtidige økonomifunktion Kl. 11.30-11.50 Kl. 11.50-12.00 Opsamling i plenum og videre proces Afrunding og frokost to go Strategisk udvikling af økonomifunktioner KORA gennemfører pt. en analyse af økonomifunktionerne i Skanderborg Kommune. Første del består af en kortlægning af nuværende organisering og arbejdsfordeling via tidsregistrering samt interviews af udvalgte ledere og medarbejdere på centralt niveau samt medarbejdere og kontraktholdere. Første del afrapporteres til styregruppen/koncernledelsen d. 1. marts 2016. Anden del består af forslag til fremtidig organisering, som drøftes på styregruppemødet d. 27. april 2016. Efter 1. marts vil der være et overblik over den nuværende arbejdsdeling samt tidsforbrug samt nogle foreløbige overvejelser omkring fordele og ulemper ved den nuværende organisering og arbejdsfordeling. I perioden indtil 27. april skal der arbejdes med forslag til organisering baseret på gruppeinterviewene i januar. Det foreslås, at der på kontraktholdermødet fremlægges og drøftes de foreløbige resultater fra KORA samt at der på mødet arbejdes i grupper med kontraktholdernes input til forventninger og evt. løsninger til den fremtidige økonomifunktion. Det foreslås også, at resultaterne fra KORA analysen og gruppedrøftelserne suppleres af et mere overordnet oplæg omkring tendenser og udviklinger i økonomifunktionerne i kommunerne i dag. Oplægget skal give indblik i tendenser, temaer og udviklinger indenfor økonomifunktionerne i kommunerne. Her skal fokus igen være på både den centrale og decentrale økonomifunktion. Hvilke eksterne og interne krav og påvirkninger er der, og hvilke udviklingstendenser ses lige nu. Oplægget har til formål at klæde deltagerne på til den efterfølgende drøftelse og få viden om, hvilke tendenser, der er lige nu. Oplægget kan holdes af eksempelvis KORA eller anden ekstern aktør alternativ intern. 7/10
Det kan også overvejes at supplere fokus på økonomfunktionen med et andet tema, eller alternativt at gøre mødet lidt kortere, hvor der så kan være tid til fælles frokost. Forslag til program for kontraktholdermøde den 6.juni 2016 Styring, ledelse og motivation -Videreudvikling af kontraktholderproces Kontraktholderprocessen har været i gang i ca. et halvt år, og det kan derfor være gavnligt at lave en opsamling på, hvordan det går de forskellige indsatsområder, som er i kontrakter og aftaler, og hvad erfaringerne har været med kontraktholderprocessen indtil videre. Mere overordnet kan opsamlingen og en drøftelse af processen være en anledning til at få andre og nye perspektiver bragt i spil herunder hvordan styring set i relation til Skanderborg Model og kontraktstyring - ledelse og motivation kan bringes i spil ift. at skabe større arbejdsglæde og effekt. Dette kan give input til direktionens videre arbejde med DIA og kontraktholderprocessen. Det foreslås, at programmet således både indeholder en opsamlende del, men som også på baggrund af erfaringerne og forskning på området, sætter nye perspektiver i spil. Forslag til program ses af tabellen nedenfor og er uddybet under tabellen. Tidspunkt / tid Aktivitet Kl. 7.30-8.00 Kl. 8.00-8.15 Kl. 8.15-8.20 Kl. 8.20-9.00 Morgenmad Velkomst Præsentation af dagens tema styring, motivation og ledelse -udvikling af kontraktholderprocessen Status på indsatsområder hvor langt er vi kommet? Hvad er status på indsatsområderne i dag fordelt på områder? hvad er gået godt og hvad mangler? Og hvad skal der arbejdes videre med i det kommende år Kl. 9.00-10.00 Kl. 10.00-10.15 Oplæg motivation, styring og ledelse (Eksternt oplæg eksempelvis ved Lotte Bøgh) Pause Præsentation og gruppearbejde drøftelse og videreudvikling af kontrakt- og aftalestyringen set i lyset af oplæg 8/10
Kl. 10.15-11.15 Kl. 11.15-11.30 Kl. 11.45-12.00 Hvad er erfaringerne med dialogmøderne og proces generelt? Hvordan har processen været (godt/skidt) Ideer til videreudvikling Bordformænd samler op samt opsamling i plenum Afrunding og frokost to go Opsamling på kontraktholderproces herunder dialogmøder Der samles op på den nye kontraktholderproces samt erfaringerne med dialogmøderne. Hver fagchef forbereder i dialog med kontraktholderne en status for eget område, som kan præsenteres på mødet. Der kan tages udgangspunkt i skabelonen over kontraktmålene. Herefter kan deltagerne få mulighed for mere indgående at drøfte selve processen i grupper og plenum. Oplæg om Motivation, Ledelse og styring og videreudvikling af kontrakt-og aftalesystem Der foreslås et oplæg med udgangspunkt indenfor den nyeste forskning omkring motivation, ledelse og styring. Hvad er det, der motiverer offentlig ansatte, og hvilken betydning har incitamenter, normer og ikke mindst ledelse på ansattes performance. I en tid med stram økonomi er det vigtigt, at vi får mest muligt ud af ressourcerne. Nogle af de vigtigste potentialer, udover at omdefinere brugere af systemet til aktive medborgere, er at indrette styringssystemerne (herunder eksempelvis kontrakt-og aftalestyringen) således, at de i størst muligt omfang motiverer ansatte til at yde optimalt og med størst effekt. Oplægget vil komme omkring de motivationsformer, der har betydning for motivation af offentlige ansatte og i sidste ende deres performance, samt hvordan styring og ledelse hænger sammen med motivation og kan påvirke denne og i sidste ende performance. Formålet med oplægget er således at få evidensbaseret viden omkring, hvordan ledelse, motivation og styring hænger sammen og dermed give et input til en videre drøftelse af, hvordan styring og ledelse kan videreudvikles. Kontraktholdermøde den 24. oktober 2016 Release af DIA Der er release af DIA, som evt. kan kombineres med andet tema efter behov. Der vurderes ikke at være sundhedsmæssige konsekvenser. Sekretariatschefen indstiller, at det første udkast til program for kontraktholdermøderne drøftes. 9/10
Direktionen drøftede forslag til program. Der arbejdes videre med programmet inden for de skitserede temaer. Kontraktholdermødet 29. februar 2016 flyttes frem til marts, og ændres til et fyraftensmøde med efterfølgende middag. 6 Gensidig orientering om andre fora, direktionen deltager i Sagsnr.: 16/205 Der blev blandt andet orienteret om sag vedr. Viborgs Kommunes optagelse i Business Region Aarhus, der kommer til drøftelse i Økonomiudvalg og Byråd samt udviklingen af SOSU skolen. 7 Eventuelt Sagsnr.: 16/205 Sag om salg af areal til offentlig parkeringsplads fremsendes til direktionen inden politisk behandling. Direktionen drøftede sundhedskonsekvensvurderinger. Der afventes yderligere erfaringer og sagen kan eventuelt tages op på et udvalgsformandsmøde, hvis der er behov herfor. De kommende dialogmøder med kontraktholderne blev drøftet, og interviewguide udarbejdes på baggrund heraf. Endvidere blev bl.a. Østjyllands Brandvæsen, retssag om betaling af regninger, ansættelse af fagchef for ældre og handicap, kontraktholderrepræsentation i HMU samt personalepolitiske spørgsmål drøftet. 10/10