Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 17.45 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen, Per Bro Afbud: Knud Rasmussen, Helene bel, Annette Sørensen, Tine Sørensen L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 24 april driftsmøde husk at tilmeld dig 30. april FU møde 3. maj Byggeudvalgsmøde 7. maj kandidatmøde husk at tilmelde dig 8. maj bestyrelsesmøde 14. maj evt. ekstraordinært bestyrelsesmøde samt regnskabsmøde husk at tilmeld dig siden sidst 1. pfølgning fra sidste møde Fotografering af SB til beretningen til Repræsentantskabsmødet. (JBW) 2. Evaluering af driftsmødet 24/4 Husk tid til alle dagsordenens punkter Får alle ventileret sin utilfredshed? Send dagsorden ud inden mødet Husk mikrofoner og brug dem. drøftelse og beslutning 3. Udpegning af medlem i Roskilde kommunes boligpolitiske gruppe (BJ) Bilag 3A Formand for Æblehaven, Rønnebærparken, Ringparken og Hedeboparken deltager også. Dato for første møde er mandag den 11. juni kl. 17.30 19.00 i mødelokale 2A på rådhuset i Roskilde 1
Jrp blev udpeget frem til det konstituerende SB møde i juni. Refusion af byggemoms Bilag 3B Signalværdien af at tilbagebetale pengene er stor, hvorfor det blev besluttet Der faktureres efter forbrugt tid også sagens omkostninger. Minimus tilbagebetaling kr. 1.000 Indstilling om Fællesskab og trivsel Bilag 3C Ved fremtidige indstillinger indarbejdes punkterne. m praktikpladser ønsker SB der henstilles kraftigt til dette. Prognose disp. fond 2018 marts Bilag 3D Lån til afdelinger skal specificeres. Byggelån Afvikling af Kandidatmøde 7/5 2018 Hvordan tænker SB mødet afviklet BJ som dirigent. 3 min. til præsentation Budget 2019 skal igangsættes. Diæter for SB forhøjes som vedtaget på marts mødet. Er der andre tiltag som SB planlægger som evt. skal indarbejdes i budget 2019, hvor udgangspunktet for selskabet som helhed min. er at fastfryse administrationsbidrag. Besigtigelsestur indregnes i nuværende budget Social arrangement ala Zoo skal bearbejdes med evt. henblik på budget 2020. Jeanette, Amalie og BJ kommer med oplæg Minimums tidsgrænse ved fakturering (DIR) Driftens medarbejdere bruger meget tid på at registrere deres arbejdstid, så denne kan faktureres til de rette afdelinger. På en arbejdsdag kan der være henvendelser eller opgaver vedrørende mange forskellige afdelinger, som varierer meget i tid. For at undgå at antallet af registreringer, og dermed den tid der bruges på at lave registreringerne, bliver al for stort 2
foreslås en minimumsgrænse for fakturering på 15 min. pr afdeling. Grænsen skal ikke gælde ejendomsfunktionærer, som fortsat tidsregistrer på mobiltelefoner. Ændringen vil ikke samlet set medføre øgede omkostninger for afdelingerne, men vil lette registreringsopgaven og dermed skabe mere tid til værdiskabende arbejde. Det skal fremgå af takstbladet. Vi skal sælge budskabet og forklare det. Gælder alle som fakturerer. Bestyrelsens hjemmeside Vi vil meget gerne have en 3 mands arbejdsgruppe som skal komme med ønsker til bestyrelsens hjemmeside som rammer alle bestyrelsesmedlemmer. Hvem ønsker at deltage for at finde det nødvendige, evt. prioritere og sikre de økonomiske ramme. Bestyrelsen valgte Helene, Jan, Jens og Jeanette. Mly indkalder Køb af IPad/pc er Flere fra bestyrelsen har ønsket enten en IPad eller Pc er. Det indstilles, at bestyrelsen træffer en beslutning om indkøb til hvert medlem af enten en IPad kr. ca. 9.000 eller Pric PC ca. 6.500. Begge med internet og beskatning. Samlet investering afhængig af valg ca. 115.000 Betingelsen for ovennævnte er at der afgives en tro og loveerklæring om bl.a. brug af ovennævnte kun sker af bestyrelsesmedlemmet. Beslutning IPads til: Henrik, Amalie, Jens, Jeanette, Per, Peter, Chris, Bodil, Jan og Helene Pc er: Robert og Knud Udstyr købes efter valg Cafemøde om finansiering af nybyggeri og helhedsplaner Interesse herfor og fastsættelse af dato skal det være for alle beboervalgte? For alle beboervalgte 3
Godkendelse 4. Regnskab og ledelsesrapport pr 31/3 2018 (LBT) Bilag 4A Godkendelse: Godkendt Indbetaling til dispositionsfond og evt. arbejdskapital Prognosen for dispositionsfonden 2018 jf. Bilag 3B viser, at saldoen forventes at være under lovkravet for 2019, hvorfor det indstilles, at afdelingerne opkræves bidrag til dispositionsfonden i 2019. Der opkræves i lighed med tidligere år ikke bidrag til arbejdskapitalen. Godkendelse: Godkendt og det skal fremgå af markvandringsskemaerne Ændret skema B Vi fik godkendt skema B på Skoubo 1 på byrådsmødet i februar 2018. Der er dog registreret mindre uoverensstemmelser med lokalplanen, hvorfor det er aftalt med kommunen, at vi indberetter et nyt skema B med 6 boliger færre, men til gengæld et fælleshus. Den samlede økonomiske ramme for skema B ændrer sig dermed fra 75,726 mio.kr. til 69,413 mio.kr., svarende til ca. 250 kvm. mindre. Det er aftalt med kommunen, at de boliger, som vi ikke får godkendt i Skousbo 1 overføres til Skousbo 2. Godkendt: Godkendt. Status byggesager Bilag C Statusoversigt over helhedsplaner skema Bilag C.1 Status over helhedsplaner - uddybelse Bilag D Statusoversigt over nybyggeri skema Bilag D.1 Status over nybyggeri uddybelse Ågerup fælleshus ændres til bolig. 5. rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer Jens oversigt over huslejer ligger på SB hjemmeside https://bosj.dk/min-selskabsbestyrelse/selskabsbestyrelsens-omraade/boligselskabetsjaelland/ 4
Hvem vil du indstille til initiativprisen på SB mødet i maj? Der har været afholdt styringsdialog med Roskilde kommune og Holbæk kommune Spørgsmål fra Jens Frederiksen om brev til afdelingsbestyrelserne om statens sparekrav samt forbedringer og udsendelse af samme, bestyrelsens hjemmeside, tilføjelser til skabelon til indstillinger, som afprøves næste gang. Ringsted kommunes repræsentant til Lokalrådet for politiet er Mette Andersen, områdeleder i Ringsted. Vi er i udbud med vores revision og vil på maj mødet gennemgå resultatet og komme med indstilling om valg af revisor, så det kan komme på det ordinære repræsentantskabsmøde. Byhusene, Roskilde har fået tilbudt Henrik Eflund som mentor. Der er møde med Gyvelparken og Vognmandsparken om deres forbehold for brug af maskinfællesskabet med henholdsvis Tine Sørensen og Henrik Eflund 6. Indstillinger Byggeri. Nedenstående indstillinger på projekter fremsendes til godkendelse: Bilag A 01-024 Ternehaven, Roskilde opstart af helhedsplan Bilag B 01-011 Ringparken, Roskilde skema A for helhedsplan Godkendelse: Bilag A: Bevilget forudsat Ternehavens AB godkender Bilag B: Bevilget 7. Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Bilag pkt. 1-5: TV indslag: Moms, Helhedsplaner, fakturering Bilag 3A Kommissorium Roskildes Kommunes arbejde med boligpolitik i social balance Bilag 3B - Byggemoms Bilag 3C Fællesskab og trivsel Bilag 3D - Prognose dispositionsfond marts 2018 Bilag 4A - Regnskab og ledelsesrapport pr 31/3 2018 Bilag pkt. 6 Byggeri: Bilag A: Ternehaven, Roskilde opstart af helhedsplan 5
Bilag B: 01-011 Ringparken skema A for helhedsplan Bilag B.1 Følgebrev til kommunen Bilag B.2 Skema A Bilag C: Statusoversigt over helhedsplaner skema Bilag C.1 Status over helhedsplaner uddybelse Bilag D: Statusoversigt over nybyggeri skema Bilag D.1 Status over nybyggeri - uddybelse Husk næste møde 8. maj 2018 6