Referat af møde i VUF s bestyrelse: Torsdag den 24. november 2011 kl. 8.00-10.00 Til stede: Vagn Bech, Jesper Ronald Jensen, Marianne Jerslev, Nina Kofoed-Jacobsen, Andreas Bacher, Ida Frey og Shoaib Rathore samt Birgit Kjeldgaard og Gitte Törnkvist Afbud fra Thøger Johnsen og Jesper Clausen. DAGSORDEN: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivelse af godkendt referat fra mødet 5.9.11 Til drøftelse 3. a. økonomi- og budgetopfølgning 2011, budget 2012 (bilag, GIT) b. fremtidig rentetilpasning af F1-lån vedr. køb af Falstersvej 2010 (bilag, GIT) 4. Resultatløn ledelse 2012, og engangsvederlag for perioden 1.8.-31.12.11 (bilag, BIK) 5. Fremtidige lokalescenarier, herunder tilbygningsprojekt (Bilag BIK og GIT) 6. Habilitetsdrøftelse, som opfølgning fra mødet den 5.9.11(bilag) 7. Strategi vedr. elektroniske tavler, herunder køb af flere (bilag) Til orientering 8. - Indvielse af LA for medarbejdere og nære samarbejdspartnere den 25.11. kl. 14.00-16.00 - Udmøntning af resultatlønskontrakt BIK (bilag) - Personalenyt - Driftsaftale 2012, Danskuddannelserne, status - Elevtrivsels- og medarbejdertrivselsundersøgelse 2012 1
9. Evt. Næste møde 15.12.11 kl. 8.00-10.00 Formanden havde til mødet sendt statements til bestyrelsespunkterne, som indgik i drøftelserne på mødet. Ad 1. Godkendelse af dagsorden I Thøgers fravær bød næstformand Vagn Bech velkommen. En særlig velkomst til de to nye kursistrådsrepræsentanter Ida Frey og Shoaib Rathore. Derefter en kort præsentationsrunde af medarbejderne og medlemmerne af bestyrelsen. Det blev bemærket, at der først den 11.11 er udsendt skrivelse om, at mødet ikke var et ekstraordinært møde udelukkende om byggesagen/lokalesituationen, som først planlagt, men havde karakter af et ordinært møde. BIK oplyste, som også nævnt i udsendt mail, at grunden hertil var, at VUF stadig er uafklaret i forhold til byggeprojektet, og at der derfor ikke kan træffes afgørelse pt. Til gengæld var BIK og formandskab enige om, at det var ønskeligt at bruge mødet til bl.a. at drøfte lokalescenarier og økonomi, så VUF er bedre klædt på til at træffe den endelige afgørelse i december. Vedr. punkt 6 om habilitetsdrøftelse blev det foreslået fremover at skrive navn på det medlem, der har ønsket et konkret punkt sat på dagsordenen. Synspunktet blev taget til efterretning. Bestyrelsen besluttede at bestyrelsens vedtægter og forretningsorden udsendes sammen med dette referat og lægges på skolens Intranet, laerervaerelset. Bestyrelsen besluttede at der skal evalueres/revidere vedtægter og forretningsorden i det nye år. Herefter blev dagsorden godkendt. 2
Ad 2. Underskrivelse af godkendt referat Det godkendte referat blev underskrevet. Ad 3a. Økonomi- og budgetopfølgning 2011, budget 2012 Budgetopfølgning 2011: GIT orienterede om, at der på nuværende tidspunkt forventes et negativt resultat for hele året på ca. 5 mio. kr.. Der er dog stadig en lang række faktorer der er usikkerhed omkring, hvorfor det faktiske resultat for 2011 kan afvige herfra. Den væsentligste årsag til at der budgetteres med et negativt resultat for 2011 er, at der i 2011 har været en lang række engangsudgifter, mange vedr. etableringen af Lindevangs Alle, men enkelte har også medvirket til at udgifterne fremadrettet reduceres, f.eks. indfrielsen af kopimaskine leasingaftalen. I alt har der i 2011 været engangsudgifter for ca. 7 mio. kr., heraf ca. 4 mio. kr. vedr. etableringen af LA. Budget 2012: Budget 2012 er udarbejdet med udgangspunkt i budgetopfølgningen efter september 2011. dvs. der er budgetteret med et aktivitetsniveau i 2012 svarende til det der forventes for 2011, dog med en lille nedgang i AVU-aktivitet. Her ud over er budget 2012 justeret for særlige omkostninger i 2011 ligesom også helårseffekten af LA og den ændrede organisation er indarbejdet. Bestyrelsen bad om at, at der til næste møde udarbejdes et revideret budget for 2012, der som minimum er i balance, og hvor bestyrelsen har mulighed for at se og evt. skrue på de prioriteringer, der er lagt til grund for budgetoplægget. Ledelsen lagde op til en drøftelse af mulige besparelsesområder. Det gav følgende input: Holdstørrelser Ledelsen ønsker generelt ikke at øge holdkvotienten. De gymnasiale holdstørrelser skal være omkring 28, som er det pædagogiske forsvarlige udgangspunkt. Vi går ikke efter en højere holdkvotient vores lokaler er heller ikke dimensioneret til 32-35(som i nogle tilfælde var 3
starttallet i sommers). Bliver holdene for små (gælder både gymnasiale uddannelser og avu + fvu) kan vi blive nødt til at sige nej til oprettelse af holdet, da det er for dyrt med hold på 6-10 kursister. Især hvis der er udbudt flere hold i faget. På den anden side er VUF meget attraktiv pga. det brede og store fagudbud, så der er tale om en balancegang. Frafaldsprocenten er desværre meget stor på nogle områder. Vi har eksempler på, at der i starten af skoleåret er 25 kursister i en hf-klasse, og at vi nu efter et halvt år er nede på 6-8 aktivt fremmødende personer! Vi er generelt blevet bedre til at fastholde kursisterne på alle uddannelser, men vi skal blive endnu bedre - det e en stor udfordring. Der blev spurgt ind til, om vi inden for de enkelte uddannelser har overblik over, på hvilke uddannelser, der er størst frafald? Og om de enkelte uddannelser giver overskud eller underskud. GIT kunne oplyse, at STX og AVU giver underskud, mens HFe, Danskuddannelserne og GSK giver overskud. Større gennemførsel = bedre økonomi. Kantinen aftenåbent VUF betaler i alt ca. 47.000 kr. om måneden pr. kantine i tilskud til ISS. Dette forhøjede beløb skyldes aftenåbningen på FA og LA 4 aftener. Det er bestyrelsens ønske at se driftsregnskaber for kantinen. Der er møde med ISS i næste uge, hvor der netop skal drøftes aftenåbning og driftsregnskaber. Disse vil naturligvis blive forelagt bestyrelsen. Der blev spurgt ind til, om der var mulighed for fx at ansætte studerende til aftenåbningen. Det er der ikke. Vi er bundet til en kontrakt med ISS frem til udgangen af 2012. Katedertimer BIK og GIT nævnte, at der var en mulighed for at kigge på arbejdstidsaftalerne mhp at øge lærernes undervisningstid konfrontationstimer. MAJ bemærkede, at der er nogle GL-lærere, som har en klasse mere end sidste år, og at vores kursister har behov for støtte, opbakning og vejledning (kræver tid), da de ofte søger os som sidste mulighed efter tidligere uafsluttede forløb. Administration Kan der spares tid på rengøringen? Oprydningsstandarden på VUF er meget lav. Dvs. rengøringspersonalet bruger meget tid på oprydning efter kursister, inden rengøring. Måske kan 4
arbejdstiden effektiviseres? Ledelsen tror det ikke: Vi har ansat flere skolebetjente og rengøringspersonale, men det er qua flytningen til LA. (før var rengøring og skolebetjentservice en del af huslejen på LO). VUF har i indeværende skoleår gennemført den planlagte organisationsændring, som indebar nyansættelse af en adm.chef og en it-leder. Der er i bestyrelsen redegjort for behovet herfor. Derudover er 4 tidl. pædagogisk administrative medarbejdere gjort til uddannelsesledere, men det har ikke betydet væsentlige lønforhøjelser. Der blev spurgt ind til sygefravær blandt VUF medarbejderne. Sygefraværet er lavt, men vi har haft en del langtidssygemeldinger pga. alvorlige fysiske sygdomme. Ledelsen vil på et senere møde fremlægge sygefraværsstatistikker. Husleje Det er meget dyrt at leje LA. Ved et evt. køb af LA kan der spares 2,5 mio.kr. årligt. Konklusion På decembermødet vil ledelsen komme med et forslag til, hvordan vi bringer budgettet i balance. Dette vil naturligvis blive vendt i SU også. Der var en forespørgsel til Ny løn, som figurerer både i 2011 og 2012. Forklaringen er, at Ny løn ikke nåede at blive udmøntet i 2011 på nær DU-området. Derfor er det med 2 gange i 2012. Der var enighed om at flytte udgiften til DU ny løn for 2011 i regnskab 2011 fra budget 2012 til regnskab 2011. GIT sluttede af med at sige, at der har været stor søgning på alle uddannelser, og at der ikke forventes ændringer i taxameter-tilskuddet for 2012 i forhold til 2011. Vi burde kunne mærke, at der på kopimaskine-pakken vil være et overskud, da vi ikke har udgifter til leasing mere. Derudover vil der være mere fokus på at nedbringe overtid for lærerne. Ad 3b Fremtidig rentetilpasning af F1 lån 5
Med udgangen af denne måned skal der tages stilling til, om vi fortsat ønsker F1 lån vedr. køb af Falstersvej. Bestyrelsen drøftede de enkelte muligheder for lånetyper. Der var enighed i bestyrelsen om, at der ikke skal spilles om økonomien. På baggrund af drøftelserne var der enighed i bestyrelsen om at fastholde F1 lånet, da renten er historisk lav og ikke ser ud til at stige voldsomt. Der blev dog tilføjet, at VUF skal være opmærksom på, om det kan have nogle konsekvenser for andre lånemuligheder, og om der er en anden mere hensigtsmæssig måde at låne pengene på. Dette vil BIK og GIT drøfte med banken på næste møde. Ad. 4 Resultatløn ledelse 2012 og engangsvederlag august-dec. 2011 Bestyrelsesformanden havde bedt centerrektor om et oplæg, og der var fremsendt et bilag til punktet. Bestyrelsen godkendte indstillingen, som bl.a. indebærer mulighed for indgåelse af resultatlønskontrakt med samtlige ledere pr. 1.1.2012, dog uden at dent samlede max. loft hæves. Resultatlønskontrakter skal følge skoleår; derfor indgås en 7 måneders kontrakt for perioden januar juli 2012 og efterfølgende 12 måneders kontrakter. Derudover afventer vi ministeriets nye retningslinjer fra januar 2012. Bestyrelsen godkendte BIKs oplæg vedr. engangsvederlag for perioden august-december 2011. Ad 5. Fremtidige lokalescenarier, herunder tilbygningsprojekt Ledelsen på VUF havde udarbejdet et bilag med 7 lokalescenarier. Bestyrelsen efterlyste tal for omkostninger pr. kursist. Vi kender pt. tallene for, hvor mange kursister, der kan/må være i lokalerne på FA, men vi afventer en brandrapport fra kommunen vedr. max tilladte str.i LA-lokalerne. Vores byggesag er til politisk drøftelse i kommunen, og vi er lovet en tilbagemelding primo december.det kræver dispensation fra kommunen, hvis vi skal undgå at etablere p-pladser til nybyggeriet. Der var enighed om, at scenarie 1,2 og 3 er udelukket, og at vi satser på at få VUF samlet under ét tag. Et byggeprojekt skal sendes i udbud, så vi kan kun anslå en samlet byggesum. Denne skal så 6
lægges ind i budget, så vi kan se konsekvenserne i årene fremover. Der var enighed om, at anbefalingen fra bestyrelsen vil være scenarie 4, opsigelse af lejemålet på LA og satse på, at byggeforslag 5 behandles til vores fordel i kommunen. Der er intet nyt om Lollandsvej. Der vil først være en afklaring i 2015-2017. BIK oplyste, at forkøbsretten til LA er blevet forlænget til 1.3.2012. Til næste bestyrelsesmøde er der en afklaring af byggeprojektet, og ledelsen vil fremlægge økonomiscenarier. Ad. 6 Habilitetsdrøftelse Pga. tidspres udskydes punktet til næste møde. Ad. 7 Strategi vedr. elektroniske tavler Lindevangs Allé er snart fuldt udstyret med elektroniske tavler i samtlige lokaler. For at få fuld dækning på FA er indkøb af yderligere 20 tavler á kr. 19.000 kr. en nødvendighed. Der var enighed i bestyrelsen om, at VUF indkøber IT tavler for 380.000 kr. til undervisningslokalerne på Falstersvej, så alle lokaler bliver forsynet med elektroniske tavler og der dermed opnås samme standard på Falstersvej, som på Lindevangs Allé. Ad. 8 orientering Driftsaftale 2012, danskuddannelserne, status: Vi har haft tilsyn fra Frederiksberg Kommune, som udtrykte stor tilfredshed med VUF s indsats og gennemførelse af undervisningen på Danskuddannelserne. Vi fik hele vejen igennem ros. Jobcentret kan ikke udelukke, at der på sigt vil komme krav om et udbud af danskuddannelserne, da kommunen er forpligtet til at tage den billigste og bedste løsning. Jobcentret har her og nu mulighed for og vilje til at indskrive en hensigtserklæring i driftsaftalen om, at man fortsat ønsker VUF som udbyder af danskuddannelserne, og at man går i dialog med VUF, hvis kommunen modtager billigere tilbud. VUF forventer at modtage driftsaftalen for 2012 snarest. BIK understregede, at alle i bestyrelsen er velkomne til at deltage i indvielse af Lindevangs Allé 7
for medarbejdere og samarbejdspartnere den 25.11. kl. 14.00-16.00. Næstformanden konstaterede, at der ikke var spørgsmål eller kommentarer til øvrige orienteringspunkter, som derfor blev taget til efterretning. Ad. 9 Evt. Næste møde 15.12.11 kl. 8.00-10.00 på Birgits kontor. Jannie Olsen, referent 30.11.2011 8