Hovedudvalg Den 9. oktober 2017 Tidspunkt: 10:00-13:00 Sted: Byrådssalen Deltagere: Henning Haahr, Jette Lorenzen, Karsten Poulsen, Morten Møller, Anne Stenbæk, Thomas Jørgensen, Rikke Liboriussen, Jonas T. Sørensen, Lone Bay, Torben B. Nielsen, Jette Harlund, Hanne Fleron, Lene Bertram Fischer, Bodil Jeppesen Ole Stounbjerg, Viki Kjær Madsen
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 1 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat fra sidste møde...2 2. Godkendelse af dagsorden...2 3. Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017...2 4. Status på arbejdsmiljøarbejdet...4 5. Forretningsorden og foreløbigt årshjul for Hovedudvalget...6 6. Godkendelse af revideret procedure for jobpulje...7 7. Status for arbejdet med aftale om TR vilkår 2017...8 8. Status vedr. økonomi og budget...9 9. Organisering af lokalt MED-udvalg for Vestskolen...9 10. Til og fra Direktionen...11 11. Eventuelt...11 12. Til efterretning...12 13. Evaluering af mødet (091017)...12 Underskriftsark...14 Samlet bilagsliste...i
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 2 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Doknr.:727-2017-97707 Sagsnr.: 727-2017-13383 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet. Referat godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Doknr.:727-2017-97713 Sagsnr.: 727-2017-13383 Til beslutning. Der afsættes 2 minutter til punktet Godkendt. Drøftelse af julemødet tages med under evt. 3. Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017 Doknr.:727-2017-129566 Sagsnr.: 727-2017-15005 Punktet er til beslutning Der afsættes 15 minutter til punktet. Baggrund for sagen I forlængelse af Hovedudvalgets temamøde den 21. september drøfter Hovedudvalget, hvordan der skal arbejdes videre med formulering af
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 3 Hovedudvalgets kerneopgave og mål og opgaver for den kommende periode (Blok 1 og 2 fra temadagen). Formand og næstformand foreslår, at der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentation fra hver af de tre grupper, der blev arbejdet i på temadagen, der udarbejdet et konkret forslag til fælles formulering af kerneopgaven og samt prioritering af mål og opgaver med henblik på en fælles drøftelse og endelig beslutning på Hovedudvalgets møde i november. Arbejdsgruppen bistås af Ledelse og Udvikling. Formand og næstformand har desuden truffet beslutning om antallet af møder og tidsramme for 2018, og møderne er booket i forlængelse heraf. Der er på baggrund af denne beslutning samt gruppernes tilbagemeldinger i forhold til mødeform m.m. desuden udarbejdet et revideret udkast til Hovedudvalgets forretningsorden. Denne behandles som selvstædigt punkt på mødet. Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget beslutter, hvordan der konkret arbejdes videre med opfølgning på temadagen, herunder om der som foreslået nedsættes en arbejdsgruppe. Det besluttes i givet fald samtidig hvem der deltager i arbejdsgruppen. Bilag Opsamling op HU temadag 2017 727-2017-128476 Der var enighed om, at formuleringen af kerneopgaven skal spidsformuleres. Følgende formulering er et bud herpå: Hovedudvalget understøtter det fælles vi for ledere og medarbejdere og skaber rammer, der sikrer, at de sammen kan lykkes med kerneopgaven i et trygt og udviklende arbejdsmiljø. Der nedsættes en arbejdsgruppen bestående af en medarbejderrepræsentant fra hver af de tre grupper, der blev arbejdet i på temadagen samt formand og næsformand. Opdraget for arbejdsgruppen er at skære de input til for indsatser, som blev drøftet på temadagen, og komme med bud på et få konkrete indsatser som skal arbejdes videre med og ind i årshjulet. Arbejdsgruppen består af: Bodil Jeppesen Torben Nielsen Lene Bertram Fischer Lone Bay
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 4 Henning Haahr Gruppen bistås af Ledelse & Udvikling. 4. Status på arbejdsmiljøarbejdet Doknr.:727-2017-100155 Sagsnr.: 727-2017-13383 Punktet er til information og drøftelse Der afsættes 30 minutter til punktet med hovedvægt på evaluering af arbejdsmiljøkonferencen, som indledningsvis drøftes i mindre grupper. Sygefravær Samlet for Odder Kommune ligger sygefraværet til og med august 2017 fortsat på et lavere niveau end for den tilsvarende periode i 2016. Det er tale om et lavere niveau i både kortidsfravær og langtidsfravær. Det samlede fald dækker dog over variationer i forhold til de forskellige områder. Status på besøg af Arbejdstilsynet Der har været gennemført tilsynsbesøg på BFC, hvilket resulterede i en grøn smiley. Derudover at der været tilsynsbesøg på Vestskolen afd. Skovbakken. Der blev aftalt genbesøg formodentlig i december, da der var enighed om, at det gav bedre mening med et besøg, når de sidste begyndervanskeligheder i forhold til det nye byggeri er på plads og når resultatet af trivselsmålingen foreligger, da Arbejdstilsynet har fokus på det psykiske arbejdsmiljø. Status vedr. trivselsmålingen Spørgeskema til trivselsmåling udsendes den 10. oktober via mail til ansatte, der har enten Odder-mail eller Odsko-mail. Øvrige ansatte vil modtage invitation med login til trivselsmålingen i eboks. Opfølgning og evaluering af arbejdsmiljøkonference den 4. oktober På arbejdsmilljøkonferencen sættes der særligt fokus på to hovedtemaer: Social Kapital og Relationel Velfærd. Hovedudvalget evaluerer konferencen afsæt i følgende spørgsmål: Hvad er mit vigtigste udbytte af konferencen? Hvordan kan Hovedudvalget understøtte et fortsat arbejde med social kapital og relationel velfærd? Hvad er næste skridt for Hovedudvalget? Var der noget der fungerede mindre godt?
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 5 Bilag Udvikling i sygefravær januar til august 2017 727-2017-128384 I forhold til trivselsmålingen blev det drøftet at vi alle skal tage på os at motivere til udfyldelse af undersøgelsen ikke mindst de tillidsvalgte. Trivselsmåling Invitation til trivselsmålingen sendes ud tirsdag den 10. oktober. Svarbarometer er tilgængeligt på HR portalen og opdateres én gang om dagen. Her kan man følge svarprocenten samlet og for hver enkelt enhed. Der er forskellige initiativer til, hvordan man kan nudge kolleger til deltagelse. Der er enighed om, at det er en fælles opgave for ledere og tillidsvalgte at motivere til deltagelse. Ledelse & Udvikling arbejder på at gøre forskellige værktøjer til opfølgning tilgængelige på HR-portalen. Derudover vil der blive inviteret til informationsmøde for ledere og tillidsvalgte om læsning af rapporten. Mødet afholdes den 4. december. Sygefravær I forhold til sygefraværet er det tilfredsstillende, at der generelt set er et fald i sygefraværet. Der skal også være en opmærksomhed på, at sygefraværet er steget på skoler, dagtilbud og rådhuset. Det blev i forlængelse af Tage Søndergaard Kristensens indlæg på arbejdsmiljøkonferencen drøftet, om vi snarere skal arbejdet med et fokus på Social Kapital end på sygefraværet i sig selv. Det blev også drøftet, at, vi skal holde fast og følge udviklingen i forhold til i de ting vi har sat i gang fx i form af Proces God Dialog. Sygefraværet er faldet markant i Sundhed og Omsorg, og det kunne være væsentligt at høre, om de har arbejdet særligt målrettet med dialogen om sygefravær og implementering af 1-4-14 modellen for opfølgning, siden sygefraværet her er faldet markant. Opfølgning på arbejdsmiljøkonferencen Generelt var der positive tilbagemeldinger på konferencen, og en oplevelse af at den var i god tråd i med vores intension om at arbejde med det fælles vi, og også i forhold til det arbejde vi har sat i gang med kerneopgaven. Der var enighed om vigtigheden af at prioritere fælles arrangementer af den karakter både ledelsesmæssigt og fra tillidsvalgte. Inputtene fra konferencen tages med videre med til en drøftelse i Direktionen og Strategisk lederforum om, hvordan vi kan arbejde videre med det, og inddrages også i arbejdet i gruppen, der skal følge op på Hovedudvalgets temadag.
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 6 5. Forretningsorden og foreløbigt årshjul for Hovedudvalget Doknr.:727-2017-118845 Sagsnr.: 727-2017-11010 Punktet er til beslutning. Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen På baggrund af Hovedudvalgets drøftelser på det ordinære møde den 28. august samt udvalgets temadag den 21. september drøfter Hovedudvalget udkast til forretningsordenen og foreløbigt årshjul for den kommende valgperiode. I drøftelsen skal indgå, om der er behov for justering af forretningsordenen. Årshjulet er foreløbigt og tilpasses løbende først og fremmest i forlængelse af den videre opfølgning på Hovedudvalget temamøde. Hovedudvalget drøfter og beslutter Drøftelsen skal munde ud i, at Hovedudvalget vedtager forretningsordenen med eventuelle justering. Bilag forretningsorden for Hovedudvalget 2017 727-2017-129561 I forhold til forretningsordenen tilføjes dialogmøde med Byråd og Strategisk Lederforum og informationsmøde efter indgåelse af budgetforlig. Det blev drøftet, at der samlet set er tale om 11 møder om året, hvor Hovedudvalget deltager samlet i form af: 6 ordinære møder 1 døgnseminar/temamøde 2 møder med Økonomiudvalget 1 møde med Byrådet og Strategisk Lederforum 1 informationsmøde når der indgås budgetforlig Dertil kommer, at der er aftalt 2 årlige møder mellem formænd og næstformænd i Hovedudvalget og Områdeudvalgene. Det blev drøftet, at beslutningen om at gå fra 4 til 6 årlige møder i sin tid var taget med afsæt at det kunne være svært for nogle medarbejdere
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 7 og ledere at kunne møde til ekstraordinære møder, samt at det havde været vanskeligt at nå alle punkter på dagsordenen. Det var derfor meningen, at de 2 af møderne skulle være reserveret i tilfælde af behov for ekstraordinære møder. Det blev drøftet, at det ikke er måden at styre behovet og muligheden for deltagelse i evt. ekstraordinære møder på. Det skal derfor overvejes at reducere til 4 ordinære møder. Derudover blev det på temadagen drøftet, at der er medarbejdere, der har nemmere ved at deltage i møder om eftermiddagen, så det skal overvejes om møderne kan planlægges afholdt både formiddag og eftermiddag på skift. Dette skal ske snarest da der allerede er booket 6 møder for 2018. Forretningsorden blev godkendt med ovenstående bemærkninger. 6. Godkendelse af revideret procedure for jobpulje Doknr.:727-2017-128256 Sagsnr.: 727-2016-6031 Punktet er til beslutning. Der afsættes 30 minutter til punktet Baggrund for sagen På baggrund af beslutningen om ændring af ansættelsesområde til at omfatte hele Odder Kommune, er proceduren for jobpuljen justeret til, jf. også Hovedudvalgets beslutning på mødet den 28. august 2017. Jobpuljeordningen er besluttet i Hovedudvalget og det er dermed også Hovedudvalget der endeligt skal godkende den reviderede procedure. Princippet om at der først og fremmest skal søges omplacering af overtallige medarbejdere i forbindelse med besparelser, nednormeringer og lign. omfatter alle medarbejder, også selvom der ikke er truffet beslutning om udarbejdelse af tillæg til ansættelsesbrev for nuværende ansatte. Der er foretaget mindre justeringer af proceduren for jobpuljeordningen. Ændringer har alene afsæt i beslutningen om ændring af ansættelsesområde og vedrører primært følgende: Tidligere angivelse af prøvetid ved ansættelse af medarbejdere fra jobpuljen er fjernet. Der er præciseret at den enkelte leder har pligt til at undersøge muligheder for omplacering i tilfælde af overtallige medarbejdere, forinden der kan ske afskedigelse. Tilsvarende har lederen pligt til at undersøge om der er medarbejdere, der skal omplaceres indenfor fagområdet forinden en stilling kan slås op.
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 8 Til beslutning Hovedudvalget drøfter den justerede procedure med henblik på endelige godkendelse. Der skal i drøftelsen tages stilling til, om der er behov for yderligere justeringer af proceduren inden den kan gøres tilgængelig for organisationen. Bilag UDKAST REVIDERET Procedure for jobpulje i Odder Kommune 727-2017-118849 Procedure for jobpuljeordningen blev godkendt. Der var lidt uklarhed om, hvordan omplaceringer skal foregå i praksis. Det præciseres, at det er den enkelte leders ansvar og opgave først og fremmest undersøge om der er omplaceringsmuligheder indenfor det enkelte fagområde/beslægtede områder. Det betyder fx på dagtilbudsområdet at en leder skal undersøge om der blandt andre dagtilbud og SFO er er ledige stillingerne, hvor en overtallig medarbejder kan omplaceres til. Dette går forud for jobpuljeordningen, hvorfor denne praksis ikke fremgår af proceduren for jobpuljen, men vil følge af den ledelsesinformation der udsendes i forbindelse med den reviderede jobpulje. Samtidig til informationen også blive tilgængelig på HR-portalen, som rettesnor for håndtering af personalemæssige reduktioner begrundet i besparelser, nednormeringer m.m. 7. Status for arbejdet med aftale om TR vilkår 2017 Doknr.:727-2017-128257 Sagsnr.: 727-2017-16171 Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 5 minutter til punktet Baggrund for sagen Hovedudvalget besluttede på deres møde den 28. august at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal komme med forslag til en revideret aftale om TR vilkår. Arbejdsgruppen afholdt første møde den 14. september, og der var enighed i gruppen om, at der er behov for fornyelse af den samlede af-
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 9 tale. Gruppen drøftede bærende værdier og principper som den nye aftale skal stå på, og arbejder videre med forslag til en fornyet aftale til endelig godkendelse i Hovedudvalget. Der er aftalt nye møder i arbejdsgruppen den 4. oktober samt den 31. oktober. Det bemærkes, at der tale om principper for vilkår for tillidsvalgte og ikke en konkret aftale om tillidsrepræsentanters vilkår. Det forventes at arbejdsgruppen vil være klar med et forslag til en beskrivelse af principper for og fælles forståelse af vilkår for tillidsvalgte i Odder Kommune til Hovedudvalgsmødet den 30. november. 8. Status vedr. økonomi og budget Doknr.:727-2017-129559 Sagsnr.: 727-2017-11010 Punktet er til information og drøftelse. Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen Hovedudvalget blev sammen med Strategisk Lederforum orienteret om budgetforliget den 26. september. Punktet er dermed alene en kort opfølgning i forlængelse heraf. Som informeret om den 26. september er der indgået budgetforlig, og budgettet vedtages endeligt i Byrådet den 10. oktober. I forhold til resultatet for 2017 forventes vi at leve op til de mål, der blev aftalt i forhold til effektiviseringer og besparelser, og følger dermed den plan der er lagt. 9. Organisering af lokalt MED-udvalg for Vestskolen Doknr.:727-2017-127325 Sagsnr.: 727-2017-11010
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 10 Punktet er til beslutning. Der afsættes 10 minutter til punktet. Baggrund for sagen I forbindelse med ændret skolestruktur har Vestskolen udarbejdet forslag til nyt lokalt MED-udvalg til godkendelse i Hovedudvalget. Vestskolens ønsker til organisering til MED-udvalg Der arbejdes mod så enkel en sammensætning som muligt, men i en overgangsperiode er valgt en model, der giver størst mulig tryghed. Derfor er både afd. Vestermarken og afd. Skovbakken repræsenteret med repræsentanter for både lærergruppe og pædagoggruppe. Derudover ønskes en medarbejderrepræsentant fælles for det tekniske og administrative personale. Sammensætningen af MED-udvalget ser herefter således ud: 4-6 ledelsesrepræsentanter 2 arbejdsmiljørepræsentanter 2 tillidsrepræsentanter for lærerene 2 tillidsrepræsentanter for pædagogerne 1 medarbejderrepræsentant for det tekniske og administrative personale. Vestskolen ønsker at evaluere modellen efter et år med henblik på at vurdere om der er behov for tilpasninger. Hovedudvalget drøfter og beslutter Hovedudvalget drøfter Vestskolens forslag til MED-udvalg med henblik på godkendelse. Godkendt. Hovedudvalget bemærkede at man skal sikre et de forskellige faggruppers tillidsvalgte indtænktes i MED-udvalget - gælder særligt i forhold til TR på FOAs pædagogiske område. Der er pt. ingen tillidsrepræsentant valgt på Vestskolen på dette område. 10. Til og fra Direktionen Doknr.:727-2017-97717 Sagsnr.: 727-2017-13383
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 11 Til information og drøftelse. Der afsættes 10 minutter til punktet På Børn, Unge og Kulturområdet orienterede Karsten Poulsen om, at der ønskes en analyse vedr. problematikken omkring stigningen af antallet af børn med særlige behov. Der bliver tale om en bred analyse med en stærk involvering af medarbejdere, ledere og forældre. Der arbejdes med et kommissorium i regi af af Børn, Unge og Kulturudvalget, som forventes endeligt godkendt i november måned. Det vil blive Områdeudvalget på Børn, Unge og Kulturområdet, der særligt vil behandle analysen - men da der også er tråde bredt i organisationen vil den også blive præsenteret for Hovedudvalget. Henning Haahr orienterede om status på etablering af Fælles Drift og Service. Der er nedsat en styregruppe hvor Leo Kristoffersen er formand og gruppen har haft sit første møde. Arbejdet med at få aftalt, hvordan organiseringen skal fungere i praksis skal ske i et samarbejde mellem medarbejderne, virksomhedslederne og chefen for området. Et første forslag fra gruppen til organisering og samarbejde behandles i Direktionen tirsdag den 10. oktober. Henning orienterede endvidere om status på temaeffektiviseringerne vedr. administrationen. Der er indgået samarbejde med KLK om at arbejde videre med den analyse, som vi selv har foretaget internt og give anbefalinger i forhold til den fremtidige organisering og det videre arbejde med effektivisering. 11. Eventuelt Doknr.:727-2017-97729 Sagsnr.: 727-2017-13383 Der arbejdes med en plan om at afholde Hovedudvalgets julemøde Vestskolen/Skovbakken, og får et indlæg fra leder og medarbejderrepræsentant fra skolen om hvilken betydning de nye rammer har haft for kerneopgaven og arbejdsmiljøet - afsluttende med en rundvisning.
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 12 Efterfølgende sluttes mødet med frokost på Diabella. 12. Til efterretning Doknr.:727-2017-97724 Sagsnr.: 727-2017-13383 Bilag Referat fra møde den 04.09.2017 i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Referat fra Møde i områdeudvalgfet d. 14. september 727-2017-118879 727-2017-125101 Referat OU Teknik 140917 727-2017-127728 Taget til efterretning 13. Evaluering af mødet (091017) Doknr.:727-2017-128259 Sagsnr.: 727-2017-13383 Der afsættes 20 minutter til punktet Hovedudvalget evaluerer dagens møde med udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvordan har mødet skabt værdi for Hovedudvalget og for organisationen? Hvad er den vigtigste beslutning Hovedvalget har truffet i dag? Hvad har været den mest interessante drøftelse på dagens møde? Hvordan levede mødet op til Hovedudvalgets ønske om variation i form? Hvad skal særligt kommunikeres fra mødet?
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 13 Hovedudvalget drøfter desuden om der er input til punkter til næste møde. Der blev givet udtryk for, at det havde været særligt relevant at få samlet op på arbejdsmiljøkonferencen og at vi skal sikre, at vi holder fast i de ting vi har sat i værk. Det var ligeledes vigtigt at få landet proceduren for jobpulje. Principperne for vilkår for tillidsvalgte er også et vigtigt element i vores fælles arbejde i hele organisationen. Mødet levede ikke op til Hovedudvalget beslutning fra temadagen om variation i mødeform.
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side 14 Underskriftsark Henning Haahr Jette Lorenzen Karsten Poulsen Morten Møller Anne Stenbæk Ole Stoubjerg Thomas Jørgensen Rikke Liboriussen Jonas T. Sørensen Viki Kjær Madsen Lone Bay Torben B. Nielsen Jette Harlund Hanne Fleron Lene Bertram Fischer Bodil Jeppesen
Hovedudvalg, den 9. oktober 2017 Side i Samlet bilagsliste 3 727-2017-128476 4 727-2017-128384 5 727-2017-129561 6 727-2017-118849 12 727-2017-118879 12 727-2017-125101 12 727-2017-127728 Opfølgning på Hovedudvalgets temamøde 2017 Opsamling op HU temadag 2017 Status på arbejdsmiljøarbejdet Udvikling i sygefravær januar til august 2017 Forretningsorden og foreløbigt årshjul for Hovedudvalget forretningsorden for Hovedudvalget 2017 Godkendelse af revideret procedure for jobpulje UDKAST REVIDERET Procedure for jobpulje i Odder Kommune Til efterretning Referat fra møde den 04.09.2017 i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Til efterretning Referat fra Møde i områdeudvalgfet d. 14. september Til efterretning Referat OU Teknik 140917