Denne procedurebeskrivelse er udarbejdet således, at kontrolniveauet for den decentrale lønkontrol er tydeliggjort og ensartet.

Økonomiafdelingen Dokument dato: Januar 2012 Dokumentansvarlig: Thomas Olesen Senest revideret: Maj 2017 Senest revideret af: Thomas Olesen Dato for næste revision: September 2017 Godkendt dato: 26. juni 2017 Godkendt af: Morten Winterberg Sagsnr.: 2017-199-00032 DECENTRAL LØNKONTROL Procedure for decentralt ledelsestilsyn ift. lønninger. FORMÅL OG AFGRÆNSNING Som led i det økonomiske ledelsestilsyn skal der - hos de økonomisk ansvarlige enheder løbende foretages vurdering/kontrol af de udbetalte lønninger. Formålet med denne vurdering/kontrol er at overvåge, at lønregistreringer sker korrekt og rettidigt. Hermed sikres det, at eventuelle uberettigede lønudbetalinger, fejlkonteringer mv. opdages i umiddelbar forlængelse af lønkørslerne, og at reaktionstiden i forhold til tilbagebetalingskrav, omkontering mv. dermed optimeres til gavn for universitetets økonomi og regnskabsaflæggelse. Denne procedurebeskrivelse er udarbejdet således, at kontrolniveauet for den decentrale lønkontrol er tydeliggjort og ensartet. AAU forventer at indføre et nyt personaleadministrativt system (Statens HR-løsning) i løbet af 2018. Løsningen forventes at give væsentlig større sikkerhed for løndannelsen og dermed, at denne procedure kan omlægges og væsentligt forenkles. INDHOLDSFORTEGNELSE DECENTRAL LØNKONTROL... 1 FORMÅL OG AFGRÆNSNING... 1 INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 INDHOLD... 2 Ansvar... 2 Månedskontrol (udføres hver måned)... 2 Periodekontrol (kan udføres hver måned, men skal udføres til hver periodeopfølgning)... 3 Årskontrol (Skal som minimum udføres i april måned hvert år)... 4 Rapporter... 4 Opfølgning på konstaterede fejl/uoverensstemmelser... 5 Tjekliste... 5 1

Dokumentation og opbevaring... 5 Erfaringsudveksling og proceduretilretning... 5 OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK... 6 OVERORDNEDE RAMMER... 6 KONTAKT / ANSVAR... 6 BEGREBSDEFINITIONER... 6 BILAG... 6 INDHOLD Ansvar På Aalborg Universitet ligger det økonomiske ansvar hos niveau 2 og niveau 3, i det følgende benævnt økonomisk ansvarlige enheder. Disse har hermed ansvaret for, at regnskabet er retvisende, herunder at der konteres korrekt og rettigdigt, på de enkeltes omkostningssteder (budgetområde). Hos niveau 1 (HR-afdelingen 1 ), som registrer såvel udgifter som indtægter under de økonomisk ansvarlige enheder, udføres en række kontroller til sikring af, at der er sket registrering i henhold til aftaler / bilag fra de økonomisk ansvarlige enheder og HR-afdelingen. Disse kontroller er overordnet beskrevet i Universitetets regnskabsinstruks. Kontrollerne skal bl.a. sikre, at der er registreret samme beløb, timer og anvendt samme kontostreng, som angivet af den økonomisk ansvarlige enhed, at stamdata og lønudbetalingen - i forbindelse med nyoprettelser/ændringer - er i overensstemmelse med lønaftale. Niveau 1 har ansvaret for, at disse centrale kontroller udføres, dog vil der stadig være risiko for fejl. De decentrale lønkontroller udføres således under forudsætning heraf, samt ud fra en løbende risikovurdering, hvorfor de anførte kontroller er tilrettelagt således, at væsentlige fejl, som ikke kan fanges af kontrollerne på niveau 1, bør opdages ved de kontroller og vurderinger, de økonomisk ansvarlige enheder udfører. Gennemgangen er som tidligere nævnt en del af det økonomiske ledelsestilsyn. Hos de økonomisk ansvarlige enheder er det således den øverste chef/leder, der har ansvaret for, at gennemgangen gennemføres i henhold til procedurebeskrivelsen. Opgaven kan uddelegeres til en hertil bemyndiget og betroet medarbejder. Det er en nødvendighed, at medarbejdere, som varetager denne funktion, har et godt indblik i personalesammensætningen hos den enkelte enhed. Ved større enheder kan foranstaltningen med fordel opdeles på flere betroede medarbejdere, for derved at sikre tilstrækkelig kendskab til personalets ansættelses- og fratrædelsesforhold mv. Gennemgangen foretages ud fra uddata fra lønbogen (delregnskab med lønninger). Eventuelle afvigelser mellem lønbogen og hovedbogen (hele regnskabsgrundlaget) afstemmes og rettes af niveau 1 (lønkontoret). Månedskontrol (udføres hver måned) Kontrollen bygger på en overordnet konstatering af, om lønudbetalingerne i den pågældende måned sker til den berettigede medarbejderkreds og indeholder således ikke decideret beløbskontrol. Gennemgangen sker på personniveau og omfatter: - Fratrædelser Ud fra uddata på de enkelte omkostningssteder konstateres det, om der er fratrådte medarbejde- 2

re, som stadig modtager fast løn. Dette kan dog forekomme i en kortere periode i forbindelse med afskedigelse - grundet fratrædelsesordninger og lignende, ligesom ferieafregning mv. kan forekomme i månedskørslen efter fratrædelsen. Kontrollen skal sikre, at dokumentation for ansættelsesstop er udfærdiget, fremsendt, kontrolleret og registreret igennem systemet. Det vil sige fra ansættelsesstedet til HR-afdelingen. Dermed optimeres universitetets interne kontrolniveau, og risikoen for eventuelle tabsafskrivninger eller lange tilbagebetalingsforløb minimeres. - Ansættelser I lighed med kontrollen for fratrædelser, skal der foretages kontrol af, om nyansattes løn udbetales og registreres korrekt. Det kontrolleres således, at første lønudbetaling sker rettidigt og på korrekt kontostreng. Normalt vil første lønudbetaling ske ultimo i den måned, hvor medarbejderen er påbegyndt sin stilling hos Aalborg Universitet. Kontrollen skal dermed sikre, at dokumentationen for nyansættelsen er udfærdiget, fremsendt, og registreret igennem systemet. Dermed opnås en højere grad af sikkerhed for, at regnskabsregistreringerne på lønområdet løbende er retvisende. Periodekontrol (kan udføres hver måned, men skal udføres til hver periodeopfølgning) Ved periodekontrollen skal der foretages en sandsynlighedsvurdering af selve lønudbetalingerne. Periodekontrollen indbefatter således en vurdering af, om den specifikke løn til den enkelte medarbejder overordnet set svarer til de indgåede aftaler. Gennemgangen skal sikre, at lønaftaler er registreret igennem systemet, og at de beløbsmæssige lønregistreringer vurderes retvisende. Under denne gennemgang vurderes bl.a. følgende: Fast løn/timeløn Modsvarer den faste løn ved en overordnet scanning tidligere måneders udbetalinger? Modsvarer den udbetalte timeløn tilnærmelsesvis det præsterede timetal? Der kan forekomme naturlige udsving grundet overenskomstmæssige reguleringer, stigninger samt udbetaling af særlig feriegodtgørelse (april måned) m.v. Herudover kan der forekomme aperiodiske udsving i aflønningen. Eksempler på årsager til aperiodiske udsving samt kontrol heraf - fremgår af nedenstående: Ferie-/fridage Sker der løntræk i forbindelse med afholdelse af ferie for medarbejdere, der ikke har optjent ferie- /fridage? Barsels-, adoptions-, forældreorlov og alm. orlov Sker der lønreduktion/-stop i forbindelse med afholdelse af orlov - jf. de statslige regler herfor? Ændret arbejdstidsnorm / beskæftigelsesgrad Sker der ændring af lønudbetalingen i henhold til ændret arbejdstidsnorm / beskæftigelsesgrad (op-/ned i timetal)? Refusioner Modtages der refusionsindtægter (barsel, sygdom, fleksjob, elevrefusion, løntilskud m.v.) for de re- 3

levante medarbejdere? Tillæg/vederlag Sker der udbetaling af tillæg i henhold til indgåede aftaler? Eks.: Sker der udbetaling uden for aftale, f.eks. er engangsvederlag blevet til fast tillæg? Mer-/overarbejde Sker der udbetaling af mer-/overarbejde i henhold til indgåede aftaler? Eks.: Sker der udbetaling uden for aftale, f.eks. er mer-/overarbejde blevet til et fast løntillæg? Frikøb/omkontering via tidsregistreringssystem Er alle timer for perioden godkendt? Årskontrol (Skal som minimum udføres i april måned hvert år) En række løntillæg gives som midlertidige tillæg. Eksempelvis gives en række medarbejdere funktionstillæg for varetagelse af en bestemt funktion. Bortfalder den funktion som varetages, skal det tilhørende funktionstillæg ligeledes bortfalde. Til sikring af, at midlertidige løntillæg, som ikke længere oppebæres, er stoppet, skal der foretages opfølgning hermed. Opfølgningen skal som minimum foretages i april måned hvert år. Opfølgningen skal ske ved en ledelsesmæssig godkendelse af de enkelte økonomiske enheders midlertidige tillæg. Rapporter Til gennemførsel af lønkontrollen hentes der, via QlikView, løndata - tilhørende den økonomisk ansvarlige enhed. Herunder er oplistet relevante dataark fra QlikView-rapporten Løn 2017 udvidet (rapporten kræver bemyndigelse til lønoplysninger i QV). Dataark Start - Lønudgifter pr. måned pr. person (opdelt i cpr.nr.-orden) Rapporten giver et overblik over den samlede bruttoløn fordelt pr. måned pr. medarbejder. Denne rapport er anvendelig i forbindelse med den månedlige lønkontrol af medarbejderkredsen. Ved at dobbeltklikke på et specifikt navn, opnås et overblik over bruttolønnen fordelt på grundløn, tillæg, pension mv. Dataark - Udvidet tabel løn pr. måned pr. person pr. under-/artskonto (alfabetisk orden) Denne rapport giver ligeledes et overblik over den samlede løn pr. måned pr. person - men vist med under- og artskonto. Rapporten specificerer således også fordelingen af bruttolønnen på grundløn, tillæg, pension mv. - særligt til brug i forbindelse med den periodevise lønkontrol af beløb mv. Dataark Afvigende løndelstekster Denne rapport anvendes i forbindelse med den årlige kontrol af midlertidige løntillæg, idet de registrerede årsagsforklaringer bag de enkelte midlertidige løntillæg fremsøges herigennem. Data fra QlikView kan udskrives, men kan også overføres til Excel. 4

Opfølgning på konstaterede fejl/uoverensstemmelser Den enkelte chef/leder eller den heraf bemyndiget lønkontrollant er forpligtet til, at der straks sker opfølgning på eventuelle konstaterede uoverensstemmelser/fejl. Denne opfølgning vil oftest foregå i samarbejde med HR-afdelingen. Der rettes således henvendelse HR-afdelingen hvor sagen undersøges nærmere, og eventuel årsag vil blive afdækket. Tjekliste Af bilag 1 fremgår tjekliste - til brug for den decentral lønkontrol. Tjeklisten kan udfyldes elektronisk eller udskrives og udfyldes manuelt. I Tjeklistens øverste del angives omkostningssted og eventuel øvrig afgrænsning. I feltet periode angives hvilken periode kontrollerne er udført for. Det er vigtigt at kontrollen udføres for alle enhedens tilknyttede omkostningssteder og underkonti, til sikring af at alle lønninger kontrolleres. I tjeklistens højre side markeres med flueben ( ), hvilke kontroller som er udført. At en kontrol ikke er markeret ( ), er udtryk for at kontrollen ikke er relevant i den pågældende periode (eksempelvis ingen fratrædelser). Eventuelle fejl noteres i bemærkningsfeltet og undersøges jf. foregående afsnit. Kolonnen initialer kan anvendes. Kolonnen anvendes eksempelvis, hvis de enkelte kontrolpunkter er fordelt imellem flere medarbejdere. Der er således mulighed for med initialer at angive, hvem der har udført de enkelte kontrolpunkter. Til flere af punkterne i tjeklisten er der en tilhørende fodnote med uddybning og supplerende forklaring. På tjeklistens nederste linje skrives med blokbogstaver navn på den medarbejdere, der er bemyndiget og dermed har det overordnede ansvar i forhold til enhedens decentrale lønkontrol. Vedkommende kvitterer endvidere med dato og underskrift for kontrollens gennemførsel. Dokumentation og opbevaring Den udfyldte og underskrevne tjekliste udgør dokumentationen, for at kontrollerne er udført. QlikView rapporter anvendt i forbindelse med kontrolprocedurerne kan arkiveres elektronisk i særskilt mappe på netværksdrev. Alternativt kan rapportudskrifter opbevares i særskilt mappe hos kontrollanten. Den udfyldte tjekliste opbevares enten i WorkZone, udskrives og underskrives til opbevaring i særskilt mappe eller som en indscannet PDF-fil på netværksdrev. Al dokumentation, såvel tjekliste som øvrige elektroniske filer, skal opbevares i 5 år og skal kunne forevises i forbindelse med intern- eller ekstern revision. Opbevaringen skal ske under iagttagelse af persondataloven 41 stk. 3. Erfaringsudveksling og proceduretilretning Det vil være hensigtsmæssigt, at fundne fejl og fejlkilden registreres og rapporteres til økonomicentrene, der opsamler disse til løbende afrapportering og optimering af de interne forretningsgange i organisationen. Der vil på baggrund af disse konstateringer løbende ske vurdering af den decentrale lønkontrol, for at sikre en målrettet kontrolforanstaltning ud fra en risiko- og væsentlighedsbetragtning. 5

OPRINDELSE, BAGGRUND OG HISTORIK Nærværende procedure blev oprindelig implementeret i 2012 bl.a. på baggrund af en revisionsbemærkning. Proceduren er i maj 2017 revideret, som følge af nyt tiltag ift. kontrol med midlertidige tillæg (årsagskontrol) samt implementering af den fælles standardskabelon for politikker, regler og procedurer. Endelig er kontrollen med manuelle lønomkonteringer udgået, idet anvendelsen af timeregistreringssystemet ift. frikøb har medført, at der i dag kun er ganske få af disse bilag og idet omkonteringerne samtidig ikke har nogen personhenførbar og udbetalingsmæssig konsekvens. OVERORDNEDE RAMMER I henhold til afsnit 3.2.15.5 i universitetets regnskabsinstruks er de decentrale, økonomisk ansvarlige enheder forpligtet til løbende at følge op på lønudbetalinger inden for eget ansvarsområde. Denne opfølgning skal ske i henhold til nærværende procedurebeskrivelse. KONTAKT / ANSVAR Økonomiafdelingen Controller Thomas Olesen tlf. 9586 BEGREBSDEFINITIONER HR afdelingen forstås i relation til denne procedure som den pr. 1. september 2017 udvidede HR-afdeling i Fælles Service. Indtil 1. september 2017 er opgaver, som i denne procedure er placeret i HR-afdelingen, internt fordelt mellem Lønkontoret/ØA og HR-afdelingen. BILAG Tjekliste_decentral_l oenkontrol_(ny2017) Link 6