Forretningsgang for decentral lønkontrol

Transkript

1 Forretningsgang for decentral lønkontrol Som led i det økonomiske ledelsestilsyn hos de økonomisk ansvarlige enheder, skal der foretages vurdering/kontrol af den udbetalte løn. Denne forretningsgang er udarbejdet således, at kontrolniveauet er tydeliggjort og ensartet. Gennemgangen skal sikre, at lønregistreringer sker korrekt og rettidigt. Hermed sikres det, at eventuelle uberettigede lønudbetalinger, fejlkonteringer mv. opdages i umiddelbar forlængelse af lønkørslerne, og at reaktionstiden i forhold til tilbagebetalingskrav, omkontering mv. dermed optimeres til gavn for universitetets økonomi og regnskabsaflæggelse. Januar 2012

2 Indhold Decentral lønkontrol... 2 Baggrund... 2 Ansvar... 2 Lønkontrol (udføres hver måned)... 3 Udvidet lønkontrol (kan udføres hver måned, men skal udføres til hver periodeopfølgning)... 4 Rapport... 5 Opfølgning på konstaterede fejl/uoverensstemmelser... 5 Tjekliste... 6 Dokumentation og opbevaring... 6 Erfaringsudveksling og proceduretilretning... 6 Ikrafttræden... 6 Bilag 1 Rapporteksempel fra QlikView... 7 Bilag 2 Tjekliste til decentral lønkontrol

3 Decentral lønkontrol Baggrund Universitetet ønsker, at der indføres en ensartet forretningsgang for overvågning af lønudbetaling på universitetet. Forretningsgangen skal gennemføres hver måned og skal ske på detailniveau (personniveau). Gennemgangen skal sikre, at lønregistreringer sker korrekt og rettidigt. Hermed sikres det, at eventuelle uberettigede lønudbetalinger, fejlkonteringer mv. opdages i umiddelbar forlængelse af lønkørslerne, og at reaktionstiden i forhold til tilbagebetalingskrav, omkontering mv. dermed optimeres til gavn for universitetets økonomi og regnskabsaflæggelse. Som led i det økonomiske ledelsestilsyn hos de økonomisk ansvarlige enheder, skal der således foretages månedlig gennemgang af lønninger i perioden (månedsløn, timeløn). Gennemgangen omfatter en pligt til at undersøge atypiske lønforhold. Denne forretningsgang er udarbejdet for at sikre et ensartet niveau, for universitetets decentrale lønkontrol. Herudover er der anført en række udvidede kontrol-/vurderingspunkter, som kan suppleres i den månedlige gennemgang. Disse punkter skal dog som minimum gennemgås 3 gange årligt, forinden fastsatte deadlines for periode-/budgetopfølgning, til sikring af, at foregående periodes realiserede lønsum er korrekt. Månedens samlede løndata vil normalt være tilgængelig senest den 5. i den efterfølgende måned. Ansvar På Aalborg Universitet ligger det økonomiske ansvar hos niveau 2 og niveau 3, i det følgende benævnt økonomisk ansvarlige enheder. Disse har hermed ansvaret for, at regnskabet er retvisende, herunder at der konteres korrekt og rettigdigt, på de enkeltes budgetområder. Niveau 1 enheder (Lønkontoret), som registrer såvel udgifter som indtægter under de økonomisk ansvarlige enheder, udfører en række kontroller til sikring af, at der er sket registrering i henhold til aftaler / bilag fra de økonomisk ansvarlige enheder og HR-afdelingen. Disse kontroller er overordnet beskrevet i Universitetets regnskabsinstruks. Kontrollerne skal bl.a. sikre, at der er registreret samme beløb, timer og anvendt samme kontostreng, som angivet af den økonomisk ansvarlige enhed, at stamdata og lønudbetalingen - i forbindelse med nyoprettelser/ændringer - er i overensstemmelse med lønaftale. Den centrale HR-afdeling udfører ligeledes intern legalitetskontrol af de udarbejdede ansættelsesbreve, meddelelser mv. samt fører kontrol med, at der er ansøgt om registrerede/oplyste lønrefusioner. Niveau 1 har ansvaret for, at disse centrale kontroller udføres, dog vil der stadig være risiko for fejl. De decentrale lønkontroller udføres således under forudsætning heraf, samt ud fra en løbende risikovurdering, hvorfor de anførte kontroller også er tilrettelagt således, at væsentlige fejl, som ikke fanges af kontrollerne på niveau 1, opdages ved de kontroller og vurderinger, de økonomisk ansvarlige enheder udfører. Det skal pointeres, at denne risikodækning hovedsageligt sker på baggrund af sandsynlighedsvurderinger decentral. Kontrollerne og vurderingerne, der skal udføres af de økonomisk ansvarlige enheder, skal overordnet sikre, at aftaler / bilag sendt til niveau 1 er udfyldt korrekt, og at de er behandlet igennem organisationen. Hos de økonomisk ansvarlige enheder (fakulteter, fælles administrationen, bibliotek, institutter, afdelinger mv.) er det dekanerne, universitetsdirektøren, overbibliotekaren, institutlederne, afdelingscheferne mv., 2

4 der har ansvaret for, at gennemgangen gennemføres i henhold til forretningsgangsbeskrivelsen. Gennemgangen er en del af det økonomiske ledelsestilsyn. Opgaven kan uddelegeres til en hertil bemyndiget og betroet medarbejder. Det er en nødvendighed, at medarbejdere, som varetager denne funktion, har et godt indblik i personalesammensætningen hos den enkelte enhed. Ved større enheder kan foranstaltningen med fordel opdeles på flere betroede medarbejdere, for derved at sikre tilstrækkelig kendskab til personalets ansættelses- og fratrædelsesforhold mv. Gennemgangen foretages ud fra uddata fra lønbogen (delregnskab med lønninger). Eventuelle afvigelser mellem lønbogen og hovedbogen (hele regnskabsgrundlaget) afstemmes og rettes af niveau 1 (lønkontoret). Lønkontrol (udføres hver måned) Kontrollen bygger på en overordnet konstatering af, om lønudbetalingerne i den pågældende måned sker til den berettigede medarbejderkreds og indeholder således ikke decideret beløbskontrol. Gennemgangen sker på personniveau og omfatter: - Fratrædelser Ud fra uddata på de enkelte omkostningssteder konstateres det, om der er fratrådte medarbejdere, som stadig modtager fast løn. Dette kan dog forekomme i en kortere periode i forbindelse med afskedigelse - grundet fratrædelsesordninger og lignende, ligesom ferieafregning mv. kan forekomme i månedskørslen efter fratrædelsen. Kontrollen skal sikre, at dokumentation for ansættelsesstop er udfærdiget, fremsendt, kontrolleret og registreret igennem systemet. Det vil sige fra ansættelsesstedet til HR-afdelingen og via HRafdelingen til Lønkontoret i Økonomiafdelingen. Dermed optimeres universitetets interne kontrolniveau, og risikoen for eventuelle tabsafskrivninger eller lange tilbagebetalingsforløb minimeres. - Ansættelser I lighed med kontrollen for fratrædelser, skal der foretages kontrol af, om nyansattes løn udbetales og registreres korrekt. Det kontrolleres således, at første lønudbetaling sker rettidigt og på korrekt kontostreng. Normalt vil første lønudbetaling ske ultimo i den måned, hvor medarbejderen er påbegyndt sin stilling hos Aalborg Universitet. Kontrollen skal dermed sikre, at dokumentationen for nyansættelsen er udfærdiget, fremsendt, og registreret igennem systemet. Dermed opnås en højere grad af sikkerhed for, at regnskabsregistreringerne på lønområdet løbende er retvisende. 3

5 Udvidet lønkontrol (kan udføres hver måned, men skal udføres til hver periodeopfølgning) En udvidet lønkontrol omfatter en sandsynlighedsvurdering af selve lønudbetalingerne. De øvrige opgaver kan ikke fraviges ved valg af den udvidede lønkontrol. Den udvidede lønkontrol omfatter en vurdering af, om den specifikke løn til den enkelte medarbejder overordnet set svarer til de indgåede aftaler. Denne gennemgang skal sikre, at lønaftaler er registreret igennem systemet, og at de beløbsmæssige lønregistreringer vurderes retvisende. Fast løn/timeløn Modsvarer den faste løn ved en overordnet scanning tidligere måneders udbetalinger? Modsvarer den udbetalte timeløn tilnærmelsesvis det præsterede timetal? Der kan forekomme naturlige udsving grundet overenskomstmæssige reguleringer, stigninger samt udbetaling af særlig feriegodtgørelse (april måned) m.v. Herudover kan der forekomme årsager til aperiodiske udsving i aflønningen. Eksempler på årsager til aperiodiske udsving samt kontrol heraf - fremgår af nedenstående: Ferie-/fridage Sker der løntræk i forbindelse med afholdelse af ferie for medarbejdere, der ikke har optjent ferie- /fridage? Barsels-, adoptions-, forældreorlov og alm. orlov Sker der lønreduktion/-stop i forbindelse med afholdelse af orlov - jf. de statslige regler herfor? Ændret arbejdstidsnorm / beskæftigelsesgrad Sker der ændring af lønudbetalingen i henhold til ændret arbejdstidsnorm / beskæftigelsesgrad (op-/ned i timetal)? Refusioner Modtages der refusionsindtægter (barsel, sygdom, fleksjob, elevrefusion, løntilskud m.v.) for de relevante medarbejdere? Tillæg/vederlag Sker der udbetaling af tillæg i henhold til indgåede aftaler? Eks.: Sker der udbetaling uden for aftale, f.eks. er engangsvederlag blevet til fast tillæg? Mer-/overarbejde Sker der udbetaling af mer-/overarbejde i henhold til indgåede aftaler? 4

6 Rapport Eks.: Sker der udbetaling uden for aftale, f.eks. er mer-/overarbejde blevet til et fast løntillæg? Frikøb/omkontering (manuelle bilag) Sker der omkontering/frikøb i henhold til omkonteringsanmodninger? Er alle omkonteringer/frikøb udfærdiget, kontrolleret, fremsendt og registreret? Lønkontoret giver besked til de økonomiske enheder, såfremt en omkontering ikke medtages i den forventede lønkørsel. Frikøb/omkontering via tidsregistreringssystem Er alle timer for perioden godkendt? Til gennemførsel af opgaven og som dokumentation for gennemførsel skal der foretages udtræk af løndata tilhørende den økonomisk ansvarlige enhed. Denne dokumentation udtrækkes via Qlikview. Rapportnavne og beskrivelser fremgår herunder: QlikView - Løn udvidet (kræver bemyndigelse til lønoplysninger i QV) Dataark Start - Lønudgifter pr. måned pr. person (opdelt i cpr.nr. orden) Rapporten giveret hurtigt overblik over den samlede bruttoløn fordelt pr. måned pr. medarbejder. Denne rapport er anvendelig i forbindelse med den månedlige lønkontrol af medarbejderkredsen. Ved at dobbeltklikke på et specifikt navn, opnås et overblik over bruttolønnen fordelt på grundløn, tillæg, pension mv. Dataark - Udvidet tabel løn pr. måned pr. person pr. under-/artskonto (opdelt i alfabetisk orden) Denne rapport giver ligeledes et overblik over den samlede løn pr. måned pr. person - men vist med under- og artskonto. Rapporten specificerer således også fordelingen af bruttolønnen på grundløn, tillæg, pension mv. - særligt til brug i forbindelse med den udvidede lønkontrol af beløb mv. Alle rapporterne kan udskrives, men kan også overføres til Excel. Eksempel på ovenstående rapporter fremgår af bilag 1. Rapportvalg er valgfrit. Opfølgning på konstaterede fejl/uoverensstemmelser Den enkelte dekan, institutleder, afdelingschef mv. eller heraf bemyndiget medarbejder er forpligtet til, at der straks sker opfølgning på eventuelle konstaterede uoverensstemmelser/fejl. Denne opfølgning vil oftest foregå i samarbejde med det centrale lønkontor og/eller HR-afdelingen. Der rettes således henvendelse til lønkontoret eller HR-afdelingen hvor sagen undersøges nærmere, og eventuel årsag vil blive afdækket. 5

7 Tjekliste Af bilag 2 fremgår tjekliste - til brug for den decentral lønkontrol. Tjeklisten kan udfyldes elektronisk eller udskrives og udfyldes manuelt. Den elektroniske udgave ligger tilgængelig separat på Økonomiafdelingens hjemmeside. I Tjeklistens øverste del angives omkostningssted og eventuel øvrig afgrænsning. I feltet periode angives hvilken periode kontrollerne er udført for. Det er vigtigt at kontrollen udføres for alle enhedens tilknyttede omkostningssteder og underkonti, til sikring af at alle lønninger kontrolleres. I tjeklistens højre side markeres med flueben ( ), hvilke kontroller som er udført. At en kontrol ikke er markeret ( ), er udtryk for at kontrollen ikke er relevant i den pågældende periode (eksempelvis ingen fratrædelser). Eventuelle fejl noteres og undersøges jf. foregående afsnit. På tjeklistens nederste linje skrives med blokbogstaver navn på den medarbejder, som er bemyndiget til at udføre kontrollen. Vedkommende kvitterer med dato og underskrift for at kontrollerne er udført. Kolonnen initialer kan anvendes. Kolonnen anvendes eksempelvis, hvis kontrollerne er delt ud på flere medarbejdere. Der er således mulighed for med initialer at angive, hvem der har udført de enkelte kontrolpunkter. Tjeklisten skal i disse tilfælde underskrives af den person, der har det overordnede ansvar for kontrollernes samlede udførsel. Dokumentation og opbevaring Den udfyldte og underskrevne tjekliste udgør dokumentationen, for at kontrollerne er udført. Qlikview rapporter anvendt i forbindelse med kontrolprocedurerne kan arkiveres elektronisk i særskilt mappe på netværksdrev. Denne mappe eller de enkelte filer skal være adgangsbegrænsede med adgangskode eller lignende, således at kun bemyndigede personer har adgang hertil. Alternativt kan rapportudskrifter opbevares i særskilt mappe hos kontrollanten. Den udfyldte tjekliste opbevares enten som en arkiveret fil i Captia, udskrives og underskrives til opbevaring i særskilt mappe eller som en indscannet PDF-fil på netværksdrev. Al dokumentation, såvel tjekliste som øvrige elektroniske filer, skal opbevares i 5 år og skal kunne forevises i forbindelse med intern- eller ekstern revision. Erfaringsudveksling og proceduretilretning Det vil være hensigtsmæssigt, at fundne fejl og fejlkilden registreres og rapporteres til økonomicentrene, der opsamler disse til løbende afrapportering og optimering af de interne forretningsgange i organisationen. Der vil på baggrund af disse konstateringer løbende ske vurdering af den decentrale lønkontrol, for at sikre en målrettet kontrolforanstaltning ud fra en risiko- og væsentlighedsbetragtning. Ikrafttræden Ovenstående fælles forretningsgang for decentral lønkontrol iværksættes med virkning fra lønudbetalingen for januar måned

8 Bilag 1 Rapporteksempel fra QlikView EKSEMPEL: "Lønudgifter pr. måned pr. person" CPRNR NAVN MÅNED Sum løn TOTAL PR. MÅNED xxxxxx A xxxxxx B xxxxxx C xxxxxx D xxxxxx E xxxxxx F xxxxxx G xxxxxx H xxxxxx I xxxxxx J xxxxxx K O.S.V.. EKSEMPLER: "Lønudgifter pr. måned pr. cpr. nr. pr. lønkode" CPRNR LKOTEKST MÅNED Sum løn A TOTAL PR. MÅNED xxxxxx AER-BIDRAG xxxxxx LØNNING xxxxxx RÅDIGHEDSTILLÆG xxxxxx STATENS ATPBIDRAG VEDR. SATS C xxxxxx STATENS PENSIONSTILSKUD CPRNR LKOTEKST MÅNED Sum løn B TOTAL PR. MÅNED xxxxxx AER-BIDRAG xxxxxx KVALIFIKATIONSTILLÆG, PENS. GIV xxxxxx LØNNING xxxxxx STATENS ATPBIDRAG VEDR. SATS A (HØJ ATP) xxxxxx STATENS PENSIONSTILSKUD xxxxxx SÆRLIG FERIEGODTGØRELSE xxxxxx TILLÆG TIL GRUPPELIV EKSEMPEL: "Udvidet tabel løn pr. måned pr. person pr. under-/artskonto" Omk. sted Navn Uk Art Lønkode Måned Sum løn Total pr. måned xxxxx D FUNKTIONSTILLÆG, PENS. GIV xxxxx D KVALIFIKATIONSTILLÆG, PENS. GIV xxxxx D LØNNING xxxxx D SÆRLIG FERIEGODTGØRELSE xxxxx D STATENS ATPBIDRAG VEDR. SATS C xxxxx D STATENS PENSIONSTILSKUD xxxxx D AER-BIDRAG

9 Bilag 2 Tjekliste til decentral lønkontrol Omkostningssted Øvrig afgrænsning: UK - stedkode projekt Periode Kontroller der skal udføres hver måned Initial 1 Det er kontrolleret at lønudbetaling til fratrådte medarbejdere er stoppet rettigdigt, således at der kun er udbetalt evt. fratrædelsesordning og feriepenge efter sidste arbejdsdag. 1 2 Ved nyansættelser er det kontrolleret at indstillingsblanketter er modtaget og registreret igennem "systemet". Kontrollen foretages ved at påse, at første lønudbetaling er sket på korrekt kontostreng. Vurderinger/kontroller der min. udføres ifm. periodeopfølgning 3 Det er vurderet, at udbetalte beløb til fratrådte medarbejdere er i overensstemmelse med indgåede aftaler 2 VIP-medarbejdere TAP-medarbejdere 4 Ved nyansættelser er det vurderet, at den udbetalte lønsats (timeløn), løn (månedsløn), tillæg og pension er i overensstemmelse med ansættelsesaftale. 3 VIP-medarbejdere TAP-medarbejdere 5 Det er vurderet, at ændrede lønudbetalinger til månedslønnede svarer til øvrige ansættelsesvilkår/-aftaler, herunder særlig opmærksom på ændring i tillæg/engangsvederlag samt udbetaling af mer-/overarbejde 4 VIP-medarbejdere TAP-medarbejdere 6 Det er vurderet, at lønudbetalinger er reduceret i forhold til ændring i lønforhold for månedslønnede 5 VIP-medarbejdere TAP-medarbejdere 7 Det er vurderet, at den udbetalte løn til timeansatte modsvarer de leverede timer 6 8 Det er vurderet, at der er sket løntræk i forbindelse med afholdelse af ferie for medarbejdere, der ikke har optjent ferie-/fridage 9 Det er kontrolleret, at der er modtaget refusion for relevante medarbejdere 7 10 Det er kontrolleret, at manuelle omkonteringer er konteret og beløbsmæssig korrekt 8 11 Det er i projekt-tidsregistreringssystemet kontrolleret at alle timer for foregående måneder er godkendte - inden perioden lukkes Opdelingen på VIP- og TAP-medarbejdere i punkt 3-6, giver mulighed for opgavefordeling mellem fakultet og institutter mv. Sæt [Dato + Navn] (Underskrift) Bemærkninger 8

10 Supplerende forklaringer til tjeklisten Nedenstående noter er supplerende forklaringer til de enkelte lønkontroller/-vurderinger i tjeklisten og skal give brugeren en bredere forståelse af hvilken type kontrol/vurdering, der skal foretages og hvilke elementer, der skal kontrolleres/vurderes. De heri anførte eksempler er dog ikke udtømmende, idet disse kan varierer fra enhed til enhed. 1 Kontrollen skal sikre, at der er givet og modtaget besked i HR og Lønkontor om medarbejders fratrædelse og at der er angivet korrekt fratrædelsesdato, samt at lønudbetaling herefter er stoppet rettigdigt. 2 Sandsynlighedsvurderingen skal sikre, at åbenlyse fejl spottes. 3 Sandsynlighedsvurderingen udføres på baggrund af liste med alle medarbejdere for omkostningsstedet. Vurderingen foretages for de personer på listen, som er nyansatte i perioden. Der bør så vidt muligt være kontroller, som sikrer korrekt udfyldelse af indstillingsblanketter, men da disse opgaver kan være placeret i andre afdelinger, end hvor den udførende lønkontrol sker, skal den her udførte vurdering kompensere herfor. Sandsynlighedsvurderingen skal sikre, at der udbetales den aftalte løn. Eventuelle tastefejl - på alle niveauer - opdages herved. 4 Sandsynlighedsvurderingen skal sikre, at der ikke er medarbejdere, som åbenlyst får forkert løn. Vurderingen udføres ved, at de medarbejdere som har ændringer i forhold til foregående periode gennemgås. Det vurderes om de registrerede ændringer tilnærmelsesvis er i overensstemmelse med overenskomstændring, lønforhandlingsaftaler, øvrige lønaftaler mv. Herudover skal scanningen foretages på alle medarbejdere, således at en eventuel fejl, hvor et engangsvederlag fra forrige måned er blevet til fast tillæg, opdages. 5 Ændring i lønforhold er f.eks. ændring i arbejdstid, barsel, orlov og eventuel regulering i forbindelse med bibeskæftigelse. For bibeskæftigelse henvises i øvrigt til retningslinjer herfor som forefindes på HR s hjemmeside. Kontrollen skal sikre, at der sker reduktion i den udbetalte løn ved ændring i disse lønforhold. 6 I Qlikview er det muligt at kontrollere det registrerede timetal pr. måned pr. medarbejder, mens bruttolønnen (timeløn og feriepenge) fremgår af tabellen lønudgifter pr. måned pr. cpr.nr. pr. lønkode. Det registrerede timetal fremsøges i QV, ved at vælge fanebladet løndata/konteringer og vælge unlock and clear all under fanen Selektions, herefter markeres Arbejdstimer SLS-detail arb.timer STAT under søgefeltet HEADER_NAME, hvorefter timetal pr. måned fremgår af tabellerne. På lønkontorets hjemmeside fremgår seneste timesatser. Vurderingen skal sikre, at åbenlyse fejl spottes. 7 Refusion kan f.eks. forekomme ved længerevarende sygdom, ansættelse i løntilskud, ansættelse i flexjob, barsel, visse former for lægelig behandling, som kræver periodisk fravær ( 56) - f.eks. fertilitetsbehandling. Gennemgangen indebærer en overordnet kontrol af, at der modtages refusion for de medarbejdere, der kan modtages refusion for. Kontrollen skal således sikre, at den decentrale afdeling har givet besked centralt (syg-/fra-systemet), om at medarbejderen er i en situation, hvor der kan modtages refusion og at dette efterfølgende er registreret korrekt centralt. Lønkontoret er ansvarlig for afstemning af indkomne refusionsbeløb. Fleksjob(stat+kommune) Søges kvartalsvis (registreres 1-1½ måned efter kvartalets udløb pga. regulering af sygdom/ferie). Løntilskud Søges månedsvis (registreres månedsvis og typisk måneden efter ). Barsel (stat) Søges månedsvis (kommer automatisk fra Moderniseringsstyrelsen). Barsel(kommune) Søges månedsvis (registreres løbende, månedsvis). Sygdom Registreres løbende månedsvis, når refusionen modtages. AER Registreres løbende, når refusionen modtages. Personlig assistance Søges kvartalsvis (registreres månedsvis og typisk måneden efter). 8 Fejl i forbindelse med omkonteringer kan både opstå pga. fejlagtige kontostrengsoplysninger fra de enkelte enheder, men kan også skyldes tastefejl hos lønkontoret. Kontrollen skal derfor sikre en korrekt registrering. Fejl og mangler i forbindelse med omkonteringer genererer ikke en personhenførbar lønudbetaling, men medfører en regnskabsteknisk omplacering af lønninger. Typisk medfører lønomkonteringer en indtægt /omkostningsreduktion hos de økonomisk ansvarlige enheder, som dermed har særlig økonomisk interesse i, at lønomkonteringer sker korrekt. Dette skyldes, at lønomkostninger, der kan henføres til et projekt, medfører en tilsvarende indtægt på projektet, mens det oprindelige omkostningssteds lønudgifter reduceres grundet omkonteringen. Manglende omkonteringer grundet fejl - centralt eller decentralt påvirker således typisk enhedens- og AAU s samlede regnskab. Der udføres ingen central kontrol med omposteringer efter at de er indtastet i lønsystemet. 9