Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb om det økonomiske tilsyn Auditforløb 16.d November/december 2016
Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf.: 72 42 37 00 E-mail: info@socialstyrelsen.dk www.socialstyrelsen.dk 2
Indholdsfortegnelse Indledning... 4 Beskrivelse af auditforløbet... 6 Udvælgelse af sager... 6 Tilrettelæggelse af auditmødet... 6 Deltagere i auditforløbet... 7 Redegørelse for anbefalinger... 8 Anbefaling 1: Vurdering af løn til øverste ledelse... 8 Anbefaling 2: Vurdering af bestyrelseshonorar... 9 Anbefaling 3: Vurdering af over- og underskud... 10 3
Indledning Socialstyrelsen gennemfører auditforløb, der indgår i Socialstyrelsens opgave med at følge og understøtte socialtilsynene i deres opgavevaretagelse. Auditforløbene har fokus på tilsynenes tilsynsmæssige overvejelser omkring det økonomiske aspekt af tilbuddenes og plejefamiliernes kvalitet. På baggrund af auditforløb 16.d opstiller Socialstyrelsen tre anbefalinger til tilsynene med det formål at styrke opgaveløsningen og udviklingen af en ensartet praksis på tværs. Vurderingerne af henholdsvis løn til øverste ledelse, bestyrelseshonorar og over- og underskud vil desuden blive uddybet i en række kommende know hownotater. 1) Vurdering af løn til øverste ledelse løn til øverste ledelse sikrer, at vurderingen indgår i en samlet vurdering af tilbuddet, og at den blandt andet hviler på en vurdering af ledelsens ansvar og kompetencer såvel som tilbuddets størrelse og målgruppens kompleksitet. 2) Vurdering af bestyrelseshonorar bestyrelseshonorar sikrer, at vurderingen indgår i en samlet vurdering af tilbuddet, og at den blandt andet hviler på en vurdering af bestyrelsens ansvar, kompetencer og tidsforbrug såvel som tilbuddets størrelse og målgruppens kompleksitet. 3) Vurdering af over- og underskud over- og underskud sikrer, at vurderingen indgår i en samlet vurdering af tilbuddet, og at den primært hviler på en vurdering af bæredygtighed og sammenhængen mellem pris og kvalitet. Det skal bemærkes, at økonomi var et tema i kvalitetsmodellen i forbindelse med auditforløbet. Socialtilsynsbekendtgørelsen er imidlertid blevet ændret, der betyder, at økonomi er udgået af kvalitetsmodellen som tema (BEK nr. 1675 af 16. december 2016). Økonomi skal dog fortsat være en del af kvalitetsvurderingen på det enkelte tilbud, og økonomivurderingen skal fortsat hvile på de tre grundelementer om 4
bæredygtighed, sammenhængen mellem pris og kvalitet og gennemsigtighed, men de fremgår nu i stedet for af socialtilsynsbekendtgørelsens 13. Den væsentligste forskel fra tidligere er således, at socialtilsynene ikke længere skal angive en talscore for tilbuddene i forhold til de tidligere indikatorer i kvalitetsmodellen. 5
Beskrivelse af auditforløbet Formålet med auditforløbet er at understøtte koordinering af opgaveløsningen og udvikling af en ensartet praksis i socialtilsynene, at understøtte den faglige dialog på tværs af socialtilsynene og at skabe rum til faglige refleksioner, der skal munde ud i anvendelige faglige anbefalinger fra Socialstyrelsen. Udvælgelse af sager Genstand for auditforløbet var seks sager på tilbudsområdet med fokus på det økonomiske tilsyn. Sagerne var i dialog med Socialstyrelsen udvalgt af tilsynene og omfattede sager med udfordringer i forhold til de tre temaer, som var emnerne ved auditforløbet løn til øverste leder, bestyrelseshonorar samt over- og underskud. Nogle af sagerne indeholdt udfordringer i forhold til flere af de tre temaer. Nedenfor følger et overblik for de seks sager, der var genstand for drøftelse ved auditmødet: Socialtilsyn Nord: Sag om bestyrelseshonorar Socialtilsyn Midt: Sag om lederløn Socialtilsyn Syd: Sag om lederløn Socialtilsyn Øst: Sag om bestyrelseshonorar Socialtilsyn Hovedstaden: Sag om lederløn og over-/underskud Socialtilsyn Hovedstaden: Sag om lederløn Tilrettelæggelse af auditmødet Selve auditmødet foregik den 17. november 2016 og var tilrettelagt omkring de tre temaer. Drøftelserne tog afsæt i de seks sager, som tilsynene forud for auditmødet havde fremsendt. Hvert tema blev særskilt behandlet, hvor sagerne blev brugt som eksempler på sager med udfordringer i forhold til temaerne. Deltagerne havde forud for auditmødet orienteret sig i sagerne på baggrund af et vurderingsskema, der indeholder de elementer, som tilsynene skal tage stilling ved vurderingen af økonomien, herunder bæredygtighed, sammenhæng mellem pris og kvalitet og gennemsigtighed. Socialtilsynenes primære fokus i forberedelserne var at vurdere, om de faglige forhold i vurderingerne var relevante, og om der var andre faglige forhold, som burde have været inddraget i vurderingerne. 6
Alle fem socialtilsyn deltog i alle runder, hvor de drøftede de enkelte sager. I forlængelse af, at ejerne af den enkelte sag præsenterede de væsentlige aspekter og problemstillinger, blev der åbnet op for en diskussion alle socialtilsynene imellem. Hensigten var at sikre en så struktureret og tværgående erfaringsudveksling og faglig drøftelse på tværs af de fem tilsyn som muligt. Deltagere i auditforløbet På auditmødet deltog i alt ni ansatte fra de fem socialtilsyn: Fra Socialtilsyn Nord deltog to økonomikonsulenter og en faglig leder Fra Socialtilsyn Midt deltog to økonomikonsulent og en faglig leder Fra Socialtilsyn Syd deltog to økonomikonsulenter og en faglig leder Fra Socialtilsyn Øst deltog tre økonomikonsulenter og en faglig leder Fra Socialtilsyn Hovedstaden deltog to økonomikonsulenter Derudover deltog en ekstern vidensperson fra EY med særligt kendskab til revision og økonomi. Endelig deltog tre medarbejdere fra Socialstyrelsen som facilitatorer. 7
Redegørelse for anbefalinger Det følgende afsnit beskriver de anbefalinger, som Socialstyrelsen på baggrund af auditmødet opstiller. Anbefalingerne har til formål at fremme højere grad af ensartet praksis på tværs af socialtilsynene. Som nævnt var der på auditmødet drøftelser af tre temaer (løn til øverste leder, bestyrelseshonorar samt over- og underskud). Disse poster indgår alle i tilbuddenes budgetskema og de økonomiske nøgletal i årsrapporterne, der til sammen udgør det primære udgangspunkt for tilsynets vurdering af det enkelte tilbuds økonomi. Det er i den forbindelse vigtigt at notere sig, at tilsynet ikke skal godkende hver enkelt post i budgetskemaet eller hvert enkelt nøgletal, men at oplysningerne derimod skal danne grundlag for en samlet vurdering af den økonomiske kvalitet. Den samlede vurdering af, om tilbuddet har den fornødne økonomiske kvalitet, hviler på en vurdering af, om tilbuddet er økonomisk bæredygtigt, om tilbuddets økonomi giver mulighed for den fornødne kvalitet i forhold til prisen og i forhold til tilbuddets målgruppe, og der er gennemsigtighed i tilbuddets økonomi. Anbefaling 1: Vurdering af løn til øverste ledelse På auditmødet blev det diskuteret, hvordan socialtilsynene skal vurdere aflønning af den øverste leder i tilbuddet. Det bemærkes, at tilsynene i forlængelse af den nye socialtilsynsbekendtgørelse (BEK nr. 1675 af 16. december 2016) og det reviderede budgetskema ikke skal forholde sig til aflønningen af øverste leder, men aflønningen af øverste ledelse. Socialtilsynene skal dog i forbindelse med vurderingen af løn til øverste ledelse fokusere på mange af de samme elementer, som det var tilfældet ved vurderingen af løn til øverste leder. Anbefalingen nedenfor om vurdering af løn til øverste leder adskiller sig derved ikke væsentligt fra en anbefaling om vurdering af løn til øverste leder. Med afsæt i de konkrete sager var der en generel drøftelse af, hvad vurderingen skal hvile på. Først og fremmest er det vigtigt at fokusere på den øverste leders ansvar for den daglige drift i tilbuddet, der overordnet indebærer pædagogisk, administrativ og økonomisk ledelse af tilbuddet. På auditmødet var der enighed om, at tilbuddets konstruktion (fx størrelse og specialiseringsgrad) og målgruppens kompleksitet sammenholdt med øverste leders kompetencer først og fremmest skal indgå i 8
vurderingen med henblik på at vurdere sammenhængen mellem pris og kvalitet. Med andre ord skal man ikke vurdere lønnen alene på baggrund af lønsummen, men man skal også inddrage en vurdering af tilbuddets socialfaglige indsats. Det fordrer et samspil mellem socialfaglige og økonomiske kompetencer i tilsynet. Derudover var der en diskussion af et konkret tilfælde, hvor der var budgetteret med 700.000 kroner i løn til øverste leder, men hvor lederen kun fik udbetalt 32.000 kroner. Der var enighed om, at det ikke nødvendigvis behøver at være alarmerende, fordi det særligt i en opstartsfase kan være vanskeligt at lægge et budget et år frem i tiden. Det blev dog fremhævet, at den budgetterede løn skal være retvisende, fordi det er en del af takstberegningsgrundlaget og derfor vil have betydning for tilbuddets pris og dermed ligeledes sammenhængen mellem pris og kvalitet. På den baggrund opstiller Socialstyrelsen denne anbefaling, der skal danne ramme om det kommende know how-notat om vurderingen af løn til øverste ledelse: 1) Vurdering af løn til øverste ledelse løn til øverste ledelse sikrer, at vurderingen indgår i en samlet vurdering af tilbuddet, og at den blandt andet hviler på en vurdering af ledelsens ansvar og kompetencer såvel som tilbuddets størrelse og målgruppens kompleksitet. Anbefaling 2: Vurdering af bestyrelseshonorar På auditmødet blev det diskuteret, hvordan socialtilsynene skal vurdere størrelsen på bestyrelseshonorarer. Der var enighed om at arbejde ud fra en risikobaseret tilgang. Det indebærer først og fremmest en vurdering af, om bestyrelseshonoraret adskiller sig markant fra andre sammenlignelige tilbud, og om det ligger højt sammenlignet med tidligere år på samme tilbud. Der var desuden enighed om kun at efterspørge materiale, hvis der er sket ændringer siden sidste tilsynsbesøg. I de tilfælde, hvor bestyrelseshonoraret ligger højt i forhold til andre tilbud, eller hvor det har ændret sig markant i forhold til tidligere år, bliver det undersøgt nærmere. Her er det vigtigt at forholde sig til bestyrelsens overordnede ansvar for institutionen og virksomhedens økonomi. Det er derudover vigtigt at kigge på, hvilke kompetencer bestyrelsen besidder. Det sammenholdes med tilbuddets størrelse og målgruppens kompleksitet for at sikre, at bestyrelsen er kompetent til at træffe de nødvendige 9
beslutninger i forhold til tilbuddets drift. Det fordrer et samspil mellem økonomiske og socialfaglige kompetencer i tilsynet. Derudover er det vigtigt, at tilsynet forholder sig til de opgaver, bestyrelsen varetager, og antallet af timer, bestyrelsesmedlemmerne bruger på at varetage disse opgaver. Tilsynet skal i den forbindelse forholde sig til, hvad der er et sædvanligt tidsforbrug i forhold til bestyrelsens aktiviteter. På auditmødet var der en diskussion af en konkret sag, hvor et tilbud havde gennemgået en større omorganisering, der blandt andet omfattede en udskiftning af bestyrelsen. Det var tilsynets vurdering, at den nye bestyrelse i højere grad end den tidligere havde de rette kompetencer til at varetage opgaven som bestyrelse for det konkrete tilbud. I den forbindelse var tilbuddets udgift til bestyrelseshonorarer steget markant, men tilsynet vurderede, at honorarerne var passende, fordi der var tale om en ny bestyrelse med andre og mere relevante kompetencer. På den baggrund opstiller Socialstyrelsen denne anbefaling, der skal danne ramme om det kommende know how-notat om vurderingen af bestyrelseshonorar: 2) Vurdering af bestyrelseshonorar bestyrelseshonorar sikrer, at vurderingen indgår i en samlet vurdering af tilbuddet, og at den blandt andet hviler på en vurdering af bestyrelsens ansvar, kompetencer og tidsforbrug såvel som tilbuddets størrelse og målgruppens kompleksitet. Anbefaling 3: Vurdering af over- og underskud På auditmødet blev det diskuteret, hvordan socialtilsynene skal vurdere over- og underskud. Diskussionen drejede sig primært om private tilbud, fordi offentlige tilbud skal indregne tidligere års overskud eller underskud i takstberegningsgrundlaget. På auditmødet var der en diskussion af en konkret sag, hvor et tilbud med en høj negativ egenkapital budgetterede med et overskud for at reetablere egenkapitalen over en årrække. Der var enighed om, at tilsynet i sådanne tilfælde indgår i tæt dialog med tilbuddet for at sikre tilbuddets bæredygtighed. Det kan udmøntes i en reetableringsplan. Tilsynet følger implementeringen af planen tæt gennem dialog og opfølgning. Der blev i den forbindelse samtidig rejst en diskussion om, at det kan 10
være vanskeligt at finde et niveau for, hvor hurtigt underskuddet skal dækkes. Jo større et overskud tilbuddet budgetterer med, desto mere vil taksten alt andet lige stige. Det kan have indflydelse på tilsynets vurdering af sammenhængen mellem pris og kvalitet, og derfor fordrer det et samspil mellem økonomiske og socialfaglige kompetencer i tilsynet for at vurdere reetableringsplanen. Derudover blev der fremhævet en udfordring i forhold til et tilbud, hvor tilsynet vurderer, at soliditetsgraden er tilstrækkelig høj, men hvor tilbuddet vurderer, at der er behov for at konsolidere yderligere. Udfordringen består ifølge tilsynene i, at flere tilbud har forhøjet en række af sine omkostninger for at opretholde det hidtidige takstniveau. Der blev på auditmødet argumenteret for, at et tilbud i stedet for burde sænke sit takstniveau. Det er i den forbindelse væsentligt at bemærke, at tilsynet ikke skal godkende taksterne på et tilbud. På auditmødet var der desuden en generel diskussion af, hvordan socialtilsynene skal forholde sig til et tilbud med overskud. Tilsynene skal forholde sig til, om der er en sammenhæng mellem pris og kvalitet på det enkelte tilbud. Det skal ses i lyset af, at et budgetteret overskud vil have indflydelse på takstens størrelse. I de tilfælde, hvor tilsynet vurderer, at et tilbud har et relativt stort overskud, kan tilsynet anføre dette i den samlede vurdering, som bliver synliggjort på Tilbudsportalen. På den baggrund opstiller Socialstyrelsen denne anbefaling, der skal danne ramme om det kommende know how-notat om vurderingen af over- og underskud: 3) Vurdering af over- og underskud over- og underskud sikrer, at vurderingen indgår i en samlet vurdering af tilbuddet, og at den primært hviler på en vurdering af bæredygtighed og sammenhængen mellem pris og kvalitet. 11