TIME OUT Nr. 3, Juli 2012 Orientering - KBA - OUH Svendborg Sygehus Opfølgning på MTU LMU nedsatte efter MTU en i 2010 en arbejdsgruppe, hvis opgave det var at beskrive forslag til ændret arbejdstilrettelæggelse i laboratoriet i Svendborg. Formålet var at øge tilfredsheden med arbejdstilrettelæggelsen, primært i forhold til vedligeholdelse af kompetence, samtidig med at fleksibilitet og imødekommenhed overfor den enkeltes ønsker i forhold til arbejdstilrettelæggelsen så vidt muligt blev bevaret. Efter nogle indledende drøftelser valgte arbejdsgruppen at tage udgangspunkt i problemernes årsag, og den har fremsat nogle forslag om konkrete ændringer, som kan sættes gradvist i værk. Arbejdsgruppen vurderede, at frustrationerne over arbejdstilrettelæggelsen for en stor del bunder i de mange ændringer, der sker i arbejdsplanen. Og at disse igen skyldes sygdom og bytninger, der ofte ikke kun berører de direkte involverede; men som også ofte medfører ændringer for andre kolleger. Sådanne ændringer vil naturligvis aldrig helt kunne undgås, men arbejdsgruppen har foreslået nogle tiltag, hvis formål dels er at reducere omfanget af ændringer, dels at synliggøre konsekvenserne af de nødvendige ændringer. LMU har på sit møde den 25. maj vedtaget forslagene. Metoden til at reducere vagtbytninger går ud på at inddrage alle mest muligt i arbejds- og vagtplanlægningen. Herved skulle der blive mulighed for at tage individuelle hensyn i arbejdsplanen fra starten og dermed mindske behovet for at bytte senere hen. I forhold til de vagtbytninger, som stadig måtte forekomme, er der udarbejdet et nyt skema til registrering af vagtbytte. I dette skema er der lagt vægt på muligheden for at beskrive de konsekvenser, vagtbyttet har for en selv og for ens kollegaer. Som anført er det vigtigt at slå fast, at et vagtbytte altid har en konsekvens, som kan række længere ud end blot de to, der bytter indbyrdes. Der er desuden lavet et nyt skema til registrering af sygemelding. Skemaet skal benyttes af den ledende bioanalytiker, respektive hendes substitut i form af en afdelingsbioanalytiker, ved modtagelse af sygemelding på laboratoriet i Svendborg. Sygemelding sker i et fast tidsrum, hvor den, der melder sig syg, kommer til at tale med en leder ved første opkald. Hensigten hermed er at optimere dialogen omkring sygemeldingen og drage den nødvendige omsorg for den syge i håb om en kortere sygeperiode. Orientering, KBA Juli 2012 Side 1 af 6
Arbejdsgruppen foreslog desuden, at alle bioanalytikere, der går i vagt på skift knyttes til henholdsvis Advia med tilhørende funktioner (spinalvæske m.m.), respektive DXC i et år ad gangen. Valg af udstyr er sket på baggrund af antallet af analyser og kompleksiteten af udstyret. Tanken er, at når man i et år er knyttet enten til DXC eller Advia, vil man få den dobbelte tid, af hvad man plejer ved det pågældende udstyr. Herved skulle det blive muligt at fordybe sig mere og opnå bedre færdigheder i et stort udstyr af gangen, sammenlignet med mulighederne i dag. Samtidig vil man få uændret tid ved det øvrige apparatur i laboratoriet. På arbejdsplanen indføres havelåger, der markerer, at der ikke bør byttes vagt/opgave den pågældende dag. Havelågen skal sikre, at man får flere dage i træk på samme analysepost. Og dette bør kun i absolut nødstilfælde brydes af bytninger. Det er besluttet at evaluere forslaget efter et år, dels ved MUSamtalerne, hvor der systematisk skal svares på fem spørgsmål, der er formuleret af arbejdsgruppen. Desuden vil der løbende ske evaluering på Driftsgruppens møder. Der afholdes et personalemøde den 30.08.12, hvor ovenstående vil blive uddybet. Personalemøde for laboratorieafsnittet, Svendborg den 30.08. kl. 15.45 17.45 Salen Valdemarsgade, 2. opg., 3. sal, Svendborg. Dagsorden: Arbejdstilrettelæggelse Oplæg v/arbejdsgruppen Tilmelding afleveres/sendes til Birgitte Tønnesen senest den 20.08 Orientering, KBA Juli 2012 Side 2 af 6
Ændringer i forbindelse med start på BCC Dato for start af BCC ved OUH besluttes af LIMS-Styregruppen, når man vurderer, at tiden er moden, og den er endnu ikke lagt fast. På trods heraf er der mange, der ufortrødent arbejder med at forberede implementeringen af BCC ved OUH bedst muligt. I den forbindelse er en række emner blevet drøftet i Driftsgruppen, herunder: Analyseprioriteter Analyseprioriteter i BCC benævnes Haste, Fremskyndet og Normal. Disse svarer til analyseprioriteter 1, 3 respektive 6 i NetLab. De nye analyseprioriteter vil blive forsøgt benyttet på følgende måde: Haste bør kun benyttes i de meget få situationer, hvor analyseresultatet virkelig skønnes at have vital betydning formentlig højst 1% af samtlige analyser. Der vil kræve et meget aktivt oplysningsarbejde blandt afdelingerne for at få andelen af analyser med prioritet Haste ned på dette niveau. Fremskyndet benyttes primært til at signalere til rekvirenterne, at den pågældende analyse udføres kontinuerligt i det lokale laboratorium. Alle kontinuerligt udførte analyser bør udføres hurtigst muligt uanset prioritet. For analyser bestilt med prioritet Fremskyndet vil svartidsmålet være, at mindst 90% af analyserne skal være godkendt på under 1 time. Normal bruges til sendeanalyser og egne ikke-kontinuerligt udførte analyser, der følgelig udelukkende vil kunne bestilles med prioritet Normal. Desuden vil praksis kun kunne bestille med analyseprioritet Normal. Alle analyser kan således bestilles med prioritet Normal ; men hvis rekvirenten i BCC udelukkende kan vælge prioritet Normal for en given analyse, betyder det, at analysen skal sendes til andet laboratorium eller ikke udføres døgnet rundt. Også analyser bestilt af sengeafdelingerne med prioritet Normal skal udføres og godkendes hurtigst muligt. Her vil svartidsmålene blive differentierede efter rekvirenttype og lavere end for Fremskyndede analyser, fordi der skal være plads til sendeanalyser og egne ikkekontinuerligt udførte analyser, ligesom analyser på tilsendte prøver naturligvis ikke skal være færdige på en time. Prøvetagningsomstændigheder Der laves en opsætning, der ligger meget tæt op ad opsætningen for NetLab. Dog nedlægges AMI-runderne, der har mistet faglig begrundelse, og som benyttes meget lidt. AMI-prøver vil ligesom andre analyser fremover skulle bestilles til en af de faste runder i dagtiden eller som KBA udenfor runde med et ønsket prøvetagningstidspunkt. Følgende prøvetagningsomstændigheder er eller vil blive sat op i BCC: Orientering, KBA Juli 2012 Side 3 af 6
For KBA Svendborg oprettes: KBA Ambulatorium, Eget hjem, Hasteprøver (ring KBA), Webhotel, Indsendt, Kliniker, Patient, Ringe, FAM, KBA på runde og KBA udenfor runde. For KBA Nyborg oprettes: KBA Ambulatorium, Eget hjem, Webhotel, Indsendt, Kliniker, Patient, KBA udenfor runde. For KBA Ærø oprettes: KBA Ambulatorium, Hasteprøver (ring KBA), Webhotel, Indsendt, Kliniker, Patient, KBA på runde og KBA udenfor runde. Når brugeren i Svendborg vælger KBA på runde åbnes mulighed for at vælge en af følgende runder. Morgenrunde, Runde kl. 9.30, Runde kl. 10.30, Runde kl. 11.30, Runde kl. 12.30, Runde kl. 13.30, Runde kl. 14.30. Ved valg af en given runde sættes klokkeslæt automatisk, mens brugeren vælger dato (næste mulige dato dags dato eller i morgen afhængig af mulighederne) foreslås automatisk af systemet. Når brugeren på Ærø vælger KBA på runde åbnes mulighed for at vælge en af følgende runder. Morgenrunde, Runde kl. 11.00, Ved andre prøvetagningsomstændigheder end KBA på runde skal brugeren angive såvel dato som klokkeslæt for (ønsket) prøvetagning De 3 prøveprioriteter, der ligesom analyseprioriteterne benævnes Haste, Fremskyndet og Normal, benyttes ikke, og regionerne har bedt om at få prøveprioritet fjernet fra brugergrænsefladen. Om denne ændring er sket, inden OUH tager BCC i brug, er endnu uvist. For at reducere arbejdet med at holde styr på bestillinger oprettet med KBA UFR etableres en scheduleret udskrift af disse PTB er en gang i timen. Dette svarer til en runde hver time, men klinikeren skal ikke vælge imellem mange forskellige runder i rulleteksten ved oprettelse af rekvisitionen, og runderne er stadig uofficielle, med de frihedsgrader i forhold til travlhed med akut arbejde, som dette giver. Til FAM oprettes en KBA UFR med løbende udskrift hele døgnet på en printer i FAM. Når bioanalytikeren er i FAM, holder bioanalytikeren selv øje med printeren. Når bioanalytikerne ikke opholder sig i FAM, skal personalet i FAM ringe og give besked om, at der er bestilt prøver. For øvrige afdelinger vil prøvetagning kunne bestilles: Hverdage: o Dagtid efter morgenrunde: Det burde være muligt at få prøvetagningen passet ind på en af time-runderne. (Uden for runde udgår i dagtid på hverdage) o Aften: KBA UFR benyttes indtil 22:30. Udskrift hver time som beskrevet ovenfor. o Nat: Her anvendes udelukkende Hasteprøver (ring KBA) Lørdag, søndag og helligdage o Dagtid efter morgenrunde og Aften: KBA UFR benyttes fra kl. 09.30 til 22:30. Udskrift hver time som beskrevet ovenfor Orientering, KBA Juli 2012 Side 4 af 6
o Nat: Her anvendes udelukkende Hasteprøver (ring KBA) Hastesvar Det er vores indtryk, at udskrifterne af hastesvar på papir bruges meget lidt. Derfor ophører vi med disse udskrifter, når BCC tages i brug. Validering af analyseresultater Vi vil starte med autovalidering af så mange analyseresultater som muligt. Vi vil dog stadig benytte manuel validering af analyseresultater, hvor der måtte være særlige grunde hertil. Autokvittering på analyseniveau Der er etableret mulighed for autokvittering på analyseniveau. Som udgangspunkt skal samtlige analyser, hvor der ikke foreligger et endeligt resultat i BCC, sættes til autokvittering. Det gælder f.eks. analyser, der sendes til andre laboratorier, hvorfra der ikke kommer elektronisk svar, EKG, der skal ses og godkendes i MUSE, m.fl. Analyseresultater fra eksterne laboratorier KBA er det eneste laboratorium i regionen, der har lagt resultater fra eksterne laboratorier ind i vores LIMSystem. Andre har blot videresendt papirsvaret. Ved overgangen til BCC indfører KBA samme procedure og ophører med at lægge svar fra eksterne laboratorier ind i BCC. Til gengæld bliver der arbejdet aktivt på at øge udvekslingen af elektroniske rekvisitioner og svar, så der hurtigt skulle komme lige så mange svar ind i BCC, som der i dag bliver lagt i NetLab. Erstatnings-CPR-numre Med ibrugtagning af BCC indføres en ny procedure omkring erstatnings CPR-numre. For indlagte patienter bør FAM/Modtagelsen tildele patienten et erstatnings CPR-nummer, som også benyttes ved rekvisition af analyser i BCC. For ambulante patienter, henvist fra praksis, skal praksis kunne kontakte KBA for at få udleveret et erstatnings CPR-nummer. I dagtid vil vi foreslå, at det er sekretærerne ved KBA, der trækker CPR-nummeret og faxer dette til praksis. Udenfor dagtid har vi lavet en aftale med FAM om at vi kan kontakte FAM og få dem til at trække erstatnings-cpr-nummeret til os, hvorefter vi videresender det til praksis. Nød-blanketter Der er lavet to papir-blanketter til brug i nødsituationer: én til brug ved rekvirering ved akutte situationer eller nedbrud af BCC, en blanket til brug for praksis, når de ikke har adgang til WebReq. På blanketten til brug ved akutte situationer/bcc ude af drift udgår U-HCG, til gengæld bliver der mulighed for at bestille en P-HCG. Orientering, KBA Juli 2012 Side 5 af 6
Implementering af STA-R Evolution Implementeringen af STA-R Evolution i Svendborg er blevet forsinket nogle uger i forhold til den oprindelige plan, fordi D-Dimer ikke fungerer helt så godt på STA-R som på de gamle Compact er. Det er specielt i det lave område under 0,5 mg/l, at variationen på STA-R er større sammenlignet med STA Compact erne. Triolab har gennemgået STA-R meget grundigt og udskiftet flere dele på instrumentet, uden at det helt har afhjulpet problemet. Da vi alligevel ville beholde den ene Compact, som back-up for STA-R, har vi besluttet indtil videre at udføre D-Dimer på STA Compact; mens de øvrige koagulationsanalyser fremover primært skal udføres på STA-R. De to instrumenter vil så fungere som back-up for hinanden. Undervisningen i STA-R starter, når Jeanette er tilbage fra ferie midt i august. Når de første er oplært vil den ene Compact blive udrangeret og STA-R flyttet ind i lokale 17-01-31, så den også kan benyttes i vagtperioden, efterhånden som vagterne er oplært i at betjene den. Udskiftning af KBA s bil til ekstern prøvetagning Som bekendt blev det nødvendigt at skifte KBA s bil, der benyttes til en del af den eksterne prøvetagning. For at få den rigtige bil fra starten, er der lavet en ønskeliste - eller kravspecifikation - til bilen. Listen er lavet af Steen og Susanne Hvidtfeldt og er blevet drøftet i en lille bil-gruppe bestående af Susanne Hvidtfeldt, Kirsten Barnkop, Helle Ekelund og Kurt. Listen er udleveret til fire forhandlere i Svendborg. Vi har fået to lidt forskellige tilbud på en Citroen C3 Picasso, et på en Opel Meriva Activan og et på en større, seks år gammel Mazda. Vi har koncentreret os om tilbuddene på fabriksnye biler, som et par af bil-gruppens medlemmer prøvekører og udtaler sig om. Når dette er gjort, kan der vælges tilbud og indgås aftale om levering. Formentlig vil der gå 2-4 uger, inden vi får den nye bil. Vi har fået tilbud om at låne en bil af portørerne enkelte dage, hvis det skulle vise sig nødvendigt. Vi kan formentlig også låne en bil af Geriatrisk Afdeling; men indtil nu er det lykkedes at gennemføre alle de eksterne prøvetagninger, ved at både de sædvanlige - og i denne forbindelse - nye medarbejdere velvilligt har kørt i deres egne biler. Stor tak til alle, der har bidraget til at få tingene til at glide i den periode, hvor vi mangler KBA s bil. Orientering, KBA Juli 2012 Side 6 af 6