Domea Rødekro Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag, den 26. november 2013 kl. 16.00 med efterfølgende repræsentantskabsmøde. Mødet blev holdt på Røde Kro, Vestergade 2, Rødekro. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referater... 2 3 Boligselskabet Domea Rødekro... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Bestyrelsesforhold... 2 3.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 2 3.4 Bestyrelseshonorar... 3 3.5 Boligselskabets årsregnskab... 3 3.6 Revisionsprotokol... 3 3.7 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.8 Godkendelse af styringsrapport... 4 3.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 4 3.10 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigesen... 4 3.11 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende... 5 huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen... 5 3.12 Boligselskabets budget... 5 3.13 Årsregnskab for perioden 2011/2012... 5 3.14 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 3.15 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 3.16 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 3.17 Bestyrelsens forretningsorden... 6 3.18 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 7 3.19 Personaleforhold generel orientering... 8 3.20 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 8 3.21 Uddannelsespolitik for bestyrelser og personale... 9 4 Markedsføring og synlighed... 10 5 Nybyggeri... 10 6 Boligselskabets afdelinger... 11 6.1 Årsregnskaber... 11 6.2 Driftsbudgetter... 11 6.3 Orientering om driftsforhold... 12 7 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Overgaard, formand Poul Bløcher, næstformand Anthony Barlow Erik Steen Boe Kaj Ringsted Rene Pickardt Afbud fra: Herluf Jacobsen Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Domea Tina Schmidt, Domea Domea Boligcenter Haderslev, den 28. november 2013 Side 1 af 13
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsordenen blev godkendt. 2 Godkendelse af referater Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referaterne af møderne den 06.03.2013, den 11.06.2013 og den 30.09.2013. Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives. Referat: Referaterne blev godkendt. 3 Boligselskabet Domea Rødekro 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Svend Overgaard fremlagde beretning, som er vedlagt referatet. 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Svend Overgaard Formand Repr.skabet 2013 Poul Bløcher Næstformand Repr.skabet 2013 Anthony Barlow Medlem Repr.skabet 2014 Erik Steen Boe Medlem Org.best. 2014 Herluf Jacobsen Medlem Repr.skabet 2014 Kaj Ringsted Medlem Domea 2015 René Pickardt Medlem Repr.skabet 2014 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Svend Overgaard og Poul Bløcher er på valg på efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 3.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Side 2 af 13
Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Der var ingen rettelser til registeret. 3.4 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles med 2 portioner til formanden, 1½ portion til næstformanden og 1 portion til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Byggesagshonorar følger samme fordeling som ovenfor, dog blev det vedtaget på mødet den 30.09.2013, at honorar på 3817 Rise plejehjem er med 50 % til formanden og resten til bestyrelsen. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen vedtog at honorar fordeles som hidtil. 3.5 Boligselskabets årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01.07.2012 til 30.06.2013 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr. 40.486, som dækkes af arbejdskapitalen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10-17. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Årsregnskabet blev godkendt. 3.6 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Side 3 af 13
Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.07.2012 til 30.06.2013 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Revisionsprotokollen blev godkendt. 3.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10-17 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Årsberetningen i regnskabet blev godkendt. 3.8 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne. 3.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Der er fritagelse indtil dispositionsfonden når op på et beløb på kr. 2.845, pt. er den på kr. 1607 pr. bolig. Aabenraa Kommune har den 06.02.2013 givet fritagelse for afd. 3815, 3827 og 3851 indtil dispositionsfonden kommer op på 2/3 af det maksimale beløb pr. bolig. 3.10 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigesen Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen kan Boligorganisationen (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab. Side 4 af 13
Dispositionsfonden kan dække den del, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1.4. 2013 budgetterer vi med ovenstående og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. 3.11 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens at dispositionsfonden er presset på likvider. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen godkendte at Domea sender ansøgning om fritagelse til kommunen. 3.12 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01.07.2013 til 30.06.2014 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Budgettet blev godkendt. 3.13 Årsregnskab for perioden 2011/2012 Vi afventer tilbagemelding fra Aabenraa kommune om årsregnskab for perioden 2011/2012 er taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 5 af 13
Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.14 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligselskaberne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Rødekro kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede formanden og næstformanden. 3.15 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Domea Rødekro kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede formanden og næstformanden. 3.16 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Bestyrelsen godkendte at fortsætte med de fastsatte målsætninger. 3.17 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Side 6 af 13
Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Bestyrelsen godkendte forretningsordenen. 3.16 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 279 personer. Heraf har 178 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Aktive I bero I alt Afdeling Rum Antal på liststste på li- på li- boliger liste liste liste 38-14 (Byskoven) 3 3 9 7 16 38-14 (Byskoven) 4 20 11 24 35 I alt i afdelingen 23 20 31 51 38-27 (Byskoven) 1 7 11 1 12 38-27 (Byskoven) 2 20 6 9 15 38-27 (Byskoven) 3 33 12 25 37 38-27 (Byskoven) 4 30 11 27 38 I alt i afdelingen 90 40 62 102 38-51 (Byhusene) 2 100 16 19 35 38-51 (Byhusene) 3 57 10 43 53 38-51 (Byhusene) 4 28 15 23 38 I alt i afdelingen 185 41 85 126 I alt i selskabet 298 101 178 279 Fraflytningsstatistik for perioden 01.07.2012 til 30.06.2013 for samtlige afdelinger er som følger: Afdeling Antal fraflytninger 38-14 2 38-27 14 38-51 31 Det indstilles, at bestyrelsen vurderer om ventelistesituationen er tilfredsstillende og om der er behov for særlige indsatser eller overvejelser. Referat: Det blev besluttet at Domea Rødekro deltager i livstilsmessen igen i 2014 at der laves ekstra annoncering, når der konstateres tomgangsboliger at det drøftes med Tønder og Haderslev, om de er interesseret i fælles radioreklame (Globus Guld anbefales af bl.a. Rødekrohandlende). 3.18 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Side 7 af 13
Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 3.19 Personaleforhold generel orientering Der er ikke sket ændringer i personalesammensætningen siden sidste orientring på bestyrelsesmødet den 11.06.13. Hans Paulsens arbejdstid nedsættes efter eget ønske til ½ tid (16 timer/uge) i månederne december, januar og februar. Selv om der er gået yderligere 36 boliger i drift på Rise Plejehjem, 3817 pr. 15.11. forventes det ikke at antallet af medarbejdere skal øges (36 boliger vil normalt udløse ekstra 18 timer pr. uge), da driftsomlægning og igangsætning af fælles servicecenter i Haderslev vil kunne løse en del af de administrative opgaver for ejendomsmestrene. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning. 3.20 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Side 8 af 13
Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Referat: Bestyrelsen vedtog at indkøbe ipads og at disse skal leveres tilbage ved udtrædelse af bestyrelsen samt at medlemmerne skal på kursus. 3.21 Uddannelsespolitik for bestyrelser og personale Kompetenceudvikling er et højt prioriteret område i boligselskabet. Løbende og systematisk udvikling af kompetencer er en forudsætning for fremtidssikret udvikling af boligselskabet - for såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte. Det er en forudsætning for en effektiv og serviceorienteret drift. Med denne uddannelsespolitik vil boligselskabets bestyrelse sende et tydeligt signal om, at vi prioriterer kompetenceudvikling højt og derfor afsætter de nødvendige midler til at gennemføre relevant udvikling for såvel bestyrelsesmedlemmer som medarbejdere. Kompetenceudvikling en win-win-situation Når bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere i boligselskabet får relevant kompetenceudvikling betyder det at: - Samarbejdet mellem det politiske og det driftsmæssige niveau styrkes og kvalificeres, fordi bestyrelsesmedlemmer kompetent udfylder roller, ansvar og opgaver i bestyrelsesarbejdet - Drift og servicering af ejendomme og beboere kvalificeres, fordi mestre og ejendomsfunktionærer får mulighed for at løse opgaver endnu mere kvalificeret, effektivt og selvstændigt Kompetenceudvikling er et samlebegreb for mange aktiviteter f.eks. kurser, fyraftensmøder m. oplæg, seminarer og udviklings/afklaringsprocesser. 1. Kompetenceudvikling af afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer Mål: - sikre, at selskabet kan rekruttere og fastholde kompetente bestyrelsesmedlemmer - styrke beboerdemokratiet - sikre at bestyrelsesmedlemmerne har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage roller, ansvar og opgaver, således at flest mulige opnår en større glæde ved bestyrelsesarbejdet. Midler: - Der afsættes kr. 4.000 årligt pr. valgt bestyrelsesmedlem i afdelings- og organisationsbestyrelse. Side 9 af 13
- beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning 2. Kompetenceudvikling af mestre og ejendomsfunktionærer Mål: - sikre, at selskabet kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere - sikre at mestre og ejendomsfunktionærer har de særligt nødvendige kompetencer til at varetage funktion og opgaver - sikre fast beløb til disposition i forbindelse med den årlige MUS-samtale mellem chef/mestrer og medarbejder Midler: - der afsættes kr. 5.000 pr. medarbejder pr. år. - beløbet finansieres ved et afsætningsbeløb fra arbejdskapital/dispositionsfond i forbindelse med budgetlægning. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder uddannelsespolitikken. Referat: Bestyrelsen tiltrådte uddannelsespolitikken. 4 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på www.domea.dk, annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for fotografering af ledige lejemål, idet skiltning og fotofrafering af boligområderne er udført. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Bestyrelsen vedtog, at så længe Domea ikke har styr på at få de fotos, der er taget på nuværende tidspunkt, ind på ledige lejemål ønsker bestyrelsen ikke at bruge yderligere midler på fotografering. 5 Nybyggeri Afd. 3814, 23 boliger i Byskoven: Alle 23 boliger er udlejet, der er udarbejdet foreløbigt byggeregnskab, som viser at omkostningerne holder sig indenfor skema B. Afd. 3817, Rise Plejehjem: De sidste 36 boliger er færdige og indflytning påbegyndes fra 15.11. Som tidligere oplyst er der desværre en større overskridelse af omkostningerne i forhold til skema B, udarbejdelse af byggeregnskab påbegyndes og evt. nødvendig kapitaltilførsel i forbindelse med det afklares. Afd. 3817 skifter i øvrigt navn fra Rise Plejehjem til Rise Parken fra 1. januar. Afd. 3818: 3 nye boliger ved Skovbo: Aabenraa Kommune godkendte skema B den 30.10. Der har før udarbejdelsen af skema B været afholdt licitation med Chr. Johannsen A/S, Padborg som billigste hovedentreprenør, firmaet har fået arbejdet overdraget og byggeriet er påbegyndt 18.11. og forventes færdig i marts-april 2014. Side 10 af 13
Byggeri i Aabernaa på Cimbria-grunden: Det nuværende byråd er positivt indstillet for at Domea bygger på grunden, der tages dog ikke endelig beslutning før efter valget af det nye byråd. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Boligselskabets afdelinger 6.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.07.2012 til 30.06.2013 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 3811: underskud på kr. 144.044, som er dækket af overskudssaldo Afdeling 3815: overskud på kr. 139.091 Afdeling 3827: overskud på kr. 404.314 Afdeling 3851: underskud på kr. 577.302, som er dækket af overskudssaldo Afdeling 3852: overskud på kr. 274.930. Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10-17. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 6.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01.07.2014 til 30.06.2015 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 3811, serviceareal på Skovbo: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 371.000 og indebærer en lejeregulering på 22,41% pr. 01.07.2014. Budgettet er godkendt af Aabenraa kommune den 18.07.2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at stigningen primært skyldes at indtægt fra opsamlet resultat (overskud tidligere år) er bortfaldet. Afdeling 3814: Side 11 af 13
Der anvendes udlejningsbudget og der udarbejdes det første budget i 2014 gældende for 2015-16 Afdeling 3815: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.078.000 og indebærer en lejeregulering på 0% pr. 01.07.2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 07.11.2013. Afdeling 3817: Der anvendes udlejningsbudget, der udarbejdes først nyt budget i 2014 gældende for 2015-16 Afdeling 3827: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 6.076.000 og indebærer en lejeregulering på 0,94% pr. 01.07.2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 07.11.2013. Afdeling 3851: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 11.247.000 og indebærer en lejeregulering på 0,91% pr. 01.07.2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 11.11.2013. Afdeling 3852: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.955.000 og indebærer en lejeregulering på 0,61% pr. 01.07.2014. Budgettet er godkendt på regnskabs- og bugetmøde den 12.11.2013. Budgettet indeholder udgifter til stigende henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse, som anbefalet af revisionen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter. 6.3 Orientering om driftsforhold Der er kommet en henvendelse om mulig jordforurening i Byskoven, men om oplysningerne fra beboeren beror på forureningskort fra før byggeriet i Byskoven vides p.t. ikke. I forbindelse med byggeriet er der sket store jordudskiftninger, da alle bygninger er opført på sandpuder. Øvrig orientering gives på mødet, bl.a. et ønske fra beoerne i Byskoven om at få indlagt fjernvarme direkte i de enkelte huse samt at der monteres flere radiatorer i husene. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Vedrørende mulig jordforurening i Byskoven tager Martin Andreasen kontakt til Aabenraa kommune og i nødvendigt omfang til geoteknisk firma. Vedrørende varmeanlæg i Byskoven laves der beregning af omkostningerne ved ombygning. Alene lægning af nye fjernvarmerør i jorden skønnes at koste kr. 2,4 mio så omkostningerne kan ikke dækkes af afdelingens henlæggelser alene, der vil være behov for at optage et kreditforeningslån i størrelsesordenen ca. kr. 2 mio. Side 12 af 13
Vedrørende henvendelse fra Aabenraa kommune om forslag til medlemmer af Beboerklagenævnet for de kommende 4 år, 2014-17 det blev besluttet at indstille Svend Overgaard. Ny lokalplan ved Engvej. Aabenraa kommune har oplyst, at lokalplanen vedrørende udvidelse af bofællesskabet på Engvej 17 (De Vanføres Boligselskab) er endelig vedtaget den 09.10.2013. Martin Andreasen har haft kontakt til forretningsføreren, Boligkontoret Danmark om bofællesskabets vejadgang via vores afdeling. Der er lavet forslag om at bofællesskabet bidrager til nyt slidlag med en andel svarende til deres boliger. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7 Eventuelt Referat: Mulige sammenlægninger af afdelinger i Rødekro blev drøftet, således Domea Rødekro kan få det maksimale ud af nedsættelserne af Domeas administrationshonorar fra 1. januar 2016. Bestyrelserne vil samles til et møde i starten af 2014 og drøfte evt. sammenlægninger. Domea Rødekros beslutning om at gå med i et fælles servicecenter i Haderslev er uændret Svend Overgaard og Herluf Jacobsen eller Anthony Barlow deltager i de fortsatte forhandlinger med de øvrige deltagende boligselskaber. René Pickardt meddelte, at han træder ud af bestyrelsen den 1. marts 2014, da han flytter. Side 13 af 13