grundfos extranet brugervejledning
Indholdsfortegnelse INTRODUKTION TIL GRUNDFOS EXTRANET... 4 ADGANG TIL GRUNDFOS EXTRANET... 6 GENEREL STRUKTUR... 8 TIL START... 10 MINE PRODUKTER... 12 PRODUKTUDVALG... 14 ORDRESTATUS... 16 ORDRESTATUS DETALJER... 18 FORSENDELSE... 20 FAKTURA... 22 BALANCE... 24 TILGÆNGELIGHED... 26 INDKØBSKURV... 28 INDKØBSKURV LEVERINGSOPLYSNINGER... 30 INDKØBSKURV ORDREBEKRÆFTELSE... 32 INDKØBSKURV ORDRE AFGIVET... 34 INDEKS... 36 Ansvarsfraskrivelse: Priser og produktdata i dette hæfte stammer fra et testmiljø og er ikke baseret på virkelige data. September 2011 2 3
Hvad med... Introduktion til Grundfos Extranet indholdet på Grundfos Extranet? Se sitemappet på modsatte side. opsætningen af computeren anbefalede indstillinger? Skærmopløsningen skal være min. 800 x 600. sikkerheden? Grundfos Extranet er et sikkert sted at dele data. Vi bruger en https-forbindelse, hvilket betyder, at alle data krypteres. For at bruge Grundfos Extranet skal man have et personligt brugernavn og password, og af sikkerhedsmæssige årsager anbefaler vi, at man ændrer password hver tredje måned. Integrationen med Grundfos' ERP-systemer? Al logistik, alle ordrer og alle kontooplysninger hentes direkte fra Grundfos' ERPsystemer, hvorfor oplysningerne er identiske med de oplysninger, som Grundfos' salgsmedarbejdere kan se i deres ERP-systemer. oprettelsen af nye brugere? Nye brugere oprettes af din kontaktperson hos Grundfos eller en administrator i din virksomhed. Hver enkelt bruger oprettes med personlige adgangsrettigheder og landeindstillinger samt et personligt brugernavn og password. Der udvikles løbende nye funktioner og tjenester til Grundfos Extranet. Strukturen for den aktuelle version er vist her. Til start Brugerprofil Betingelser Ændr password Skift partnervirksomhed Mine produkter Føj produktnr. til liste Læg i indkøbskurven Produktudvalg Produktprogram Dokumentation Service Udskiftning Ordrestatus Søg efter ordre Se ordre Læg i indkøbskurven Faktura Søg efter faktura Se faktura Grundfos Extranet Forsendelse Søg efter forsendelse Se forsendelse Link til fragtfirma Læg i indkøbskurven Tilgængelighed Produkttilgængelighed Saldo Se saldo Se økonomisk profil Tilbud Se tilbudsliste Se tilbud Indkøbskurv Liste- og nettopriser Læg i indkøbskurven Læg liste i indkøbskurv Ajourfør/slet linjer de juridiske forhold? Juridiske forhold og ansvar beskrives i dokumentet om betingelser for Extranet, som findes på Extranet. Brugeradmin. CADtegninger B2B-filer Ændr leveringsadresse Leveringstider Hjælp Send ordre til Grundfos Søg på produktnummer Læg i indkøbskurven Bemærk: Vi gør opmærksom på, at tilgængelige funktioner og indhold kan variere fra selskab til selskab. 4 5
bliver du registreret som Grundfos Extranet-partner Kontakt din kontaktperson hos Grundfos. Han eller hun sender dig en juridisk aftale. Når denne er underskrevet, modtager du et brugernavn og et password, som du skal bruge første gang, du logger på Grundfos Extranet. Hvis du har spørgsmål... er du altid velkommen til at kontakte Grundfos. Adgang til Grundfos Extranet Grundfos Extranet er en service, som kun vores kunder har adgang til. For at opnå maksimal sikkerhed er Extranet-tjenesterne passwordbeskyttede, og der kræves en formel aftale for at få adgang. logger du på via Extranet.Grundfos.com Indtast adressen i browserens adressefelt. Indtast dit brugernavn og password i pop op-vinduet. får du et nyt password Hvis du har glemt dit password, bedes du kontakte Grundfos Extranet-administratoren i din virksomhed eller dit lokale Grundfoskontor eller gå ind på https://net.grundfos. com/appl/passwd/reset Hvis du vil ændre dit password af sikkerhedsmæssige årsager, kan dette gøres i sektionen Til start i Extranet. 6 7
Generel struktur navigerer du mellem værktøjerne i Grundfos Extranet Al navigation mellem sektionerne forgår ved hjælp af sektionsfanerne, så det kræver kun et klik at gå til en anden sektion. Under hver fane er der en række funktioner, som er knyttet til værktøjerne. Klik på den ønskede fane, og brug knapperne og linkene til at udføre aktiviteterne i den pågældende sektion. ser du din brugerprofil Din brugerprofil viser de oplysninger, som Grundfos Extranet har modtaget. Hvis du ønsker at ændre noget, bedes du kontakte Grundfos. Strukturen i Grundfos Extranet afviger fra strukturen på Grundfos' websites. Extranet skal betragtes som et værktøj, som du kan bruge i dit daglige arbejde, og derfor er alle aktiviteter placeret, så du har dem lige ved hånden. Alle funktioner i Extranet er placeret som faner øverst i de enkelte sektioner af Extranet. Resten af de enkelte sektioner består af knapper og links, som kun er relevante for den pågældende sektion. får du yderligere oplysninger om funktionerne i Extranet Hvis der findes yderligere oplysninger om en funktion, er dette markeret med en infoknap et "i" i en blå cirkel. Tryk på ikonet for at få vist yderligere oplysninger i en separat tekstboks. ser du betingelserne for Grundfos Extranet I boksen til højre er der et link til betingelserne for Grundfos Extranet. Disse beskriver de juridiske forhold og ansvar, der er forbundet med at handle med Grundfos via Extranet. 8 9
Til start finder du din kontaktperson hos Grundfos Navnet og telefonnummeret på din kontaktperson hos Grundfos er angivet under Se egen brugerprofil i boksen i højre side af skærmen. skifter du partnervirksomhed Hvis du har adgang til mere end én partnervirksomheds konto, kan du klikke på linket Skift partnervirksomhed for at skifte til den virksomhed, du ønsker. Sektionen Til start i Grundfos Extranet er stedet, hvor du finder nyheder og support. Dine velkomstoplysninger er dit navn og tidspunktet for, hvornår du sidst loggede på. Under velkomstteksten finder du et par linjer med nyheder vedrørende Extranet, f.eks. oplysninger om nye funktioner eller kommende udgivelser. Boksen til højre på skærmen indeholder sup port værktøjer til brugen af Extranet. får du svar på Extranet-relaterede spørgsmål Navnet og telefonnummeret på din kontaktperson hos Grundfos er angivet under Se egen brugerprofil. ændrer du dit password Af sikkerhedsmæssige årsager anbefaler vi, at du ændrer dit password hver tredje måned. Du kan ændre dit password under Ændr password. Regler for passwords: Min. 8 tegn Min. 4 bogstaver (a, b, c...) Min. 1 tal (1, 2, 3...) Maks. 2 gentagne tegn. administrerer du brugere i din virksomhed Hvis du er blevet tildelt administratorrettigheder for brugere i din virksomhed, kan du klikke på linket Brugeradministration for at oprette nye brugere eller ændre adgangsrettighederne for eksisterende brugere. får du lettere adgang til Extranet Klik på linket Tilføj favorit. 10 11
Mine produkter laver du en liste over produkter, du ofte bestiller Brug listen Mine produkter til at oprette en liste over produkter, du ofte bestiller. føjer du et produkt til Mine produkter Indtast produktnummeret i feltet under listen med favoritprodukter. Tryk på knappen Føj til liste for at føje produktet til listen. sletter du et produkt fra Mine produkter Tryk på ikonet Slet til højre for det pågældende produkt. bestiller du en række produkter fra Mine produkter Produkter kan bestilles direkte fra listen Mine produkter ved at indtaste det ønskede antal produkter og trykke på knappen Læg i indkøbskurven. tilføjer du flere produkter på én gang Indtast produktnumrene et produkt pr. linje i boksen Tilføj flere produkter. Sektionen Mine produkter bruges til at udarbejde en personlig liste over favoritprodukter. Dette er nyttigt for partnere, som ofte bestiller den samme type varer. sorterer du produkter i listen Mine Produkter Kolonnerne kan sorteres i stigende eller faldende rækkefølge. ser du detaljer om et produktnummer i Mine produkter Produktnumrene i listen Mine produkter linker til detaljerede produktoplysninger, som åbnes i et selvstændigt vindue. Bemærk: Hvis produktet ikke kan findes, er det enten fordi produktnummeret ikke findes, eller fordi produktet ikke kan bestilles via Grundfos Extranet. Kontroller, at du har indtastet produktnummeret korrekt, eller kontakt Grundfos. 12 13
Produktudvalg finder du en pumpe uden produktnavn og -nummer Brug funktionen Produktprogram til at finde og udvælge en pumpe ud fra anvendelse, produkttype og de specifikke pumpeparametre. Hver enkelt pumpe er forsynet med pumpekurver, billeder, forbindelsesdiagrammer m.m. bestiller du en valgt pumpe Produkterne kan lægges i indkøbskurven direkte fra kataloget eller fra vinduet med produktdetaljer. Produktudvalg bygger i vid udstrækning på funktioner fra Grundfos WebCAPS, og alle funktionerne i Grundfos WebCAPS er også tilgængelige her. Ved at bruge Produktudvalg i Extranet i stedet for på hjemmesiden får du mulighed for at bestille produkter direkte fra kataloget. udskifter DU EN GAMMEL PUMPE FRA GRUNDFOS ELLER EN ANDEN PRODUCENT MED EN NY GRUNDFOS-PUMPE Funktionen Udskiftning indeholder en liste med navne på både Grundfos-pumper og pumper fra andre producenter. Vælg navnet på den gamle pumpe for at få vist en liste over mulige udskiftningspumper samt produktdetaljer for disse. finder du detaljer om en pumpe ud fra produktnummeret Hvis du kender produktnummeret, kan du bruge produktsøgefunktionen til at finde detaljerede produktoplysninger. Bemærk: Produkter, som ikke er med i kataloget, kan bestilles ved hjælp af Indkøbskurv. 14 15
Ordrestatus får du et hurtigt overblik over statussen for dine ordrer En af kolonnerne i ordrelisten viser statussen for de enkelte ordrer som en af følgende muligheder: Åben Dellevering Afsendt finder du en ordre, der er afgivet for nylig Ordrelisten viser de senest afgivne ordrer først. finder du en ordre med et specifikt produktnummer Brug søgefeltet Produktnr. under ordrelisten. Indtast produktnummeret, og klik på knappen Søg. sorterer du kolonnerne Klik på pilene øverst til højre i de enkelte kolonner for at sortere oplysningerne i stigende eller faldende rækkefølge. Sektionen Ordrestatus giver dig adgang til status for alle dine afgivne ordrer. Spørgsmål vedrørende ordrer kan på denne måde besvares via Extranet, så du ikke skal vente til kontorets normale åbningstider. finder du en gammel ordre Gamle ordrer kan findes ved hjælp af søgefelterne under ordrelisten: Grundfos ordrenummer Deres rekvisitionsnr. Produktnr. Måned Bemærk: Listen indeholder alle ordrer i Grundfos' ERP-system dvs. både online- og offlineordrer. 16 17
Ordrestatus detaljer ser du detaljerne for en specifik ordre Klik på Grundfos ordrenummeret i listen Ordrestatus for at se detaljer for den pågældende ordre. udskriver du oplysninger om en tidligere ordre Klik på ikonet Udskriv i nederste højre hjørne af vinduet med ordredetaljer. Eksporterer du oplysningerne til et regneark Klik på Excel-ikonet i nederste højre hjørne af vinduet med ordredetaljer. GEnbestiller du materialer fra en tidligere ordre For at genbestille alle materialerne med det samme antal som ved den tidligere ordre skal du trykke på knappen Læg i indkøbskurven. Alle produkter lægges i indkøbskurven med det samme antal. Antallet kan herefter ændres i indkøbskurven, hvis det er nødvendigt. Bemærk: En ordre kan ikke ændres via Extranet. Hvis noget skal ændres, skal du kontakte Grundfos. 18 19
får du et hurtigt overblik over forsendelsesstatus Kolonnen Bemærkninger i listen Forsendelseshistorik viser statussen som en af følgende muligheder: Afsendt Ordren ekspederes finder du en tidligere forsendelse Tidligere forsendelser kan findes ved hjælp af søgefelterne under fakturalisten: Grundfos leverancenummer Grundfos ordrenummer Deres rekvisitionsnr. Måned følger du en forsendelse Hvis du har fået et track and trace-nummer af fragtfirmaet, kan du finde et link til forsendelsen på fragtfirmaets website. kontrollerer du ordredetaljerne for en forsendelse Klik på linket i kolonnen Grundfos leverancenummer. Bemærk: Adgang til at følge en forsendelse og se ordredetaljer afhænger af dine adgangsrettigheder. Forsendelse Sektionen Forsendelse giver dig adgang til forsendelsesoplysninger om alle dine afgivne ordrer. ser du detaljer om en forsendelse Klik på Grundfos leverancenummeret for at se yderligere oplysninger om den pågældende forsendelse. udskriver du oplysninger om en forsendelse Klik på ikonet Udskriv i nederste højre hjørne af vinduet Forsendelsesoplysninger. 20 21
Faktura får du et hurtigt overblik over fakturabeløb og -datoer Kolonnerne i fakturalisten viser fakturadato, fakturabeløb samt netto forfaldsdato. udskriver du oplysninger om en faktura Klik på ikonet Udskriv i nederste højre hjørne af vinduet Fakturaoplysninger. Sektionen Faktura giver dig adgang til fakturaer for alle afgivne og fakturerede ordrer. Fakturalisten giver dig et hurtigt overblik over beløb og datoer for din Grundfos-konto. finder du en faktura, der er oprettet for nylig Fakturalisten viser de senest oprettede fakturaer først. finder du en gammel faktura Ældre fakturaer kan findes ved hjælp af søgefelterne under fakturalisten: Grundfos ordrenummer Grundfos fakturanummer Deres rekvisitionsnr. Måned kontrollerer du ordre- og forsendelsesdetaljer fra fakturaen Klik på linket Følgeseddel. Bemærk: Adgang til forsendelses- og ordredetaljer afhænger af dine adgangsrettigheder. ser du fakturadetaljer Klik på Grundfos fakturanummeret i listen for at finde detaljer om den pågældende faktura. får du en kopi af en faktura i pdf-format Klik på ikonet PDF. 22 23
finder du åbne fakturaer Klik på fanen Balance, og sorter kolonnen Type, så dokumenttyper grupperes. finder du den totale balance mellem Grundfos og din virksomhed Beløbet på den nederste linje er det totale beløb for åbne økonomiske dokumenter. BALANCE Sektionen Saldo giver oplysninger om alle åbne økonomiske dokumenter mellem Grundfos og kunden. Det vil typisk dreje sig om fakturaer, der endnu ikke er betalt, eller betalinger, der er registreret, men endnu ikke udlignet med en faktura. Ved forfaldne fakturaer er datoen i kolonnen Netto forfaldsdato markeret med rødt. finder du en oversigt over din kreditsituation hos Grundfos Klik på linket Se økonomisk profil. Her får du vist oplysninger om din kreditsituation, betalingsbetingelser, kreditbegrænsninger og din aktuelle uudnyttede kredit. 24 25
kontrollerer du tilgængeligheden for et specifikt produkt Indtast produktnummeret og antallet. Klik på knappen Søg for at hente oplysninger om tilgængelighed direkte fra SAP-ERP. Klik på infoknappen for yderligere oplysninger om leveringsdatoer. Tilgængelighed Sektionen Tilgængelighed giver oplysninger om produkttilgængelighed. lægger du produkter i indkøbskurven efter at have kontrolleret tilgængeligheden Klik på Læg i indkøbskurven for at lægge produktet med det valgte antal i indkøbskurven. 26 27
Indkøbskurv lægger du et produkt i indkøbskurven Nye produkter kan lægges direkte i indkøbskurven. Indtast produktnummeret og antallet, og klik på Læg i indkøbskurven. kontrollerer du, at det er det korrekte produkt, du har lagt i indkøbskurven Klik på linket i kolonnen Produktnr. for at se produktdetaljer. I sektionen Indkøbskurv finder du de produkter, du har lagt i indkøbskurven. Herfra kan ordren sendes direkte til Grundfos. Du har fuld kontrol over bestillingsprocessen og kan bestille præcis, når det passer dig. ændrer du antallet i indkøbskurven For at ændre antallet skal du indtaste det ønskede antal i feltet Antal og klikke på knappen Ajourfør. ser du dine personlige priser i sektionen Indkøbskurv De priser, der vises i kolonnen Pris, er nettopriser inkl. personlige rabatter. Kolonnen med personlige priser kan fravælges. sletter du et produkt fra indkøbskurven Et produkt kan slettes ved at trykke på ikonet Slet i listens yderste højre kolonne. ser du listepriser i sektionen Indkøbskurv De priser, der vises i kolonnen Listepris, er listepriser. Kolonnen kan fravælges. sletter du alle produkter fra indkøbskurven Hele indholdet i indkøbskurven kan slettes ved at klikke på knappen Slet alt i indkøbskurven. 28 29
Indkøbskurv leveringsoplysninger Indtaster du dit eget ordrenummer I trinnet med leveringsoplysninger under bestillingsprocessen skal du indtaste dit eget ordrenummer. angiver du den ønskede leveringsdato Den ønskede leveringsdato er obligatorisk og skal angives for hver enkelt ordre. sender du bemærkninger til Grundfos på en ordre Det er muligt at føje bemærkninger til ordren. Eventuelle bemærkninger bliver læst af det lokale Grundfos-kontor. opdeler du dine ordrer i delleverancer Hvis du ønsker en opdelt ordre, skal du markere afkrydsningsfeltet Dellevering er tilladt. Klik på infoknappen for yderligere oplysninger om delleverancer og samlede leverancer. vælger du leveringsadresse Med Vis adresseliste kan du vælge mellem de leveringsadresser, der er knyttet til din virksomhed i Grundfos' ERP-system. Hvis du ønsker en anden leveringsadresse, kan du indtaste denne i felterne Firma, Adresse osv. vælger du en hurtigere fragtmetode Brug rullemenuen Forsendelsesbetingelse til at vælge en alternativ leveringsmetode. Klik på infoknappen for yderligere oplysninger om leveringsbetingelser og fragtomkostninger. 30 31
Indkøbskurv ordrebekræftelse ændrer du leveringsoplysninger, produkter eller antal på en ordre Hvis du har rettelser til f.eks. leveringsoplysninger, kan du foretage ændringer ved at klikke på knappen Leveringsoplysninger. ser du bekræftede leveringsdatoer De bekræftede leveringsdatoer findes i kolonnen Levering i bestillingstabellen. sender du den endelige ordre til Grundfos Når du har dannet dig et overblik over oplysningerne på din ordre, kan du sende den til Grundfos ved at klikke på Send ordre. 32 33
Indkøbskurv ordre afgivet modtager du den endelige ordrebekræftelse Den endelige ordrebekræftelse bliver af juridiske årsager sendt til dig som e-mail eller fax. ændrer du en afgivet ordre For at ændre en ordre, der er afgivet via Extranet, skal du kontakte Grundfos. udskriver du Extranet-bekræftelsen Klik på Filer > Udskriv i din browsermenu for at udskrive den midlertidige bekræftelse. ser du status på den afgivne ordre Så snart ordren er afgivet, vil du kunne se status for den på fanen Ordrestatus eller ved at klikke på knappen Se ordre, som åbner et vindue med ordredetaljer. 34 35
Indeks Adgang til Grundfos Extranet... 6 Ændr en afgivet ordre...34 Ændr et antal i indkøbskurven...28 Ændr leveringsoplysninger, produkter eller antal på en ordre...32 Ændr password... 10 Ændr varer eller antal...34 Anbefalede indstillinger... 4 Angiv ønsket leveringsdato...30 Bestil en række produkter fra Mine produkter...12 Bestil en valgt pumpe...14 Bliv registreret som Grundfos Extranet-partner...6 Brugeradministration i din virksomhed... 10 Eksporter oplysninger til et regneark... 18 Få et hurtigt overblik over fakturabeløb og -datoer...22 Få et hurtigt overblik over forsendelsesstatus...20 Få et hurtigt overblik over statussen for dine ordrer... 16 Få et nyt password...6 Få svar på Extranet-relaterede spørgsmål... 10 Fanen Faktura...23 Fanen Forsendelse... 21 Fanen Indkøbskurv... 29 Fanen Mine produkter... 13 Fanen Ordrestatus... 17 Fanen Produktudvalg... 15 Fanen Saldo...25 Fanen Til start...11 Fanen Tilgængelighed...27 Find åbne fakturaer...24 Find detaljer om en pumpe ud fra produktnummeret...14 Find din kontaktperson hos Grundfos... 10 Find din kreditsituation...24 Find din totale saldo...24 Find en faktura, der er oprettet for nylig...22 Find en gammel faktura...22 Find en gammel ordre... 16 Find en ordre med et specifikt produktnummer... 16 Find en ordre, der er oprettet for nylig... 16 Find en pumpe uden produktnavn og -nummer...14 Find en tidligere forsendelse...20 Føj et produkt til Mine produkter...12 Følg en forsendelse...20 Genbestil materialer fra en tidligere ordre... 18 Generel struktur for Extranet... 9 Hvis du har spørgsmål...6 Indhold på Grundfos Extranet... 4 Indkøbskurv leveringsoplysninger... 31 36 37
Indeks Indkøbskurv ordre afgivet...35 Indkøbskurv ordrebekræftelse...33 Indtast dit eget ordrenummer...30 Integration med Grundfos ERP-systemer... 4 Introduktion til Grundfos Extranet... 4 Juridiske forhold... 4 Kontroller ordredetaljerne for en forsendelse...20 Kontroller tilgængeligheden for et specifikt produkt...26 Kontroller, at det er det korrekte produkt, du har lagt i indkøbskurven...28 Læg et produkt i indkøbskurven...28 Læg produkter i indkøbskurven efter kontrol af tilgængelighed...26 Lav en liste over produkter, du ofte bestiller...12 Log på via Extranet.Grundfos.com...6 Modtag den endelige bekræftelse af en ordre...34 Naviger mellem værktøjerne i Grundfos Extranet... 8 Opdel dine ordrer i delleverancer...30 Opret nye brugere... 4 Opsætning af computer... 4 Ordrestatus detaljer...19 Se bekræftede leveringsdatoer...32 Se betingelserne for Grundfos Extranet... 8 Se detaljer for en specifik ordre... 18 Se detaljer om en faktura...22 Se detaljer om en forsendelse...20 Se detaljer om et produktnummer i Mine produkter...12 Se egen brugerprofil... 8 Se listepriser i sektionen Indkøbskurv...28 Se personlige priser i sektionen Indkøbskurv...28 Se status for den afgivne ordre...34 Send bemærkninger til Grundfos på en ordre...30 Send den endelige ordre til Grundfos...32 Sikkerhed... 4 Sitemap...5 Skift partnervirksomhed... 10 Slet alt i indkøbskurven...28 Slet et produkt fra indkøbskurven...28 Slet et produkt fra Mine produkter...12 Udskift en gammel pumpe fra Grundfos el. anden producent med en ny Grundfos-pumpe...14 Udskriv Extranet-bekræftelsen...34 Udskriv oplysninger om en faktura...22 Udskriv oplysninger om en forsendelse...20 Udskriv oplysninger om en tidligere ordre... 18 Vælg en hurtigere fragtmetode...30 Vælg leveringsadresse...30 38 39
Being responsible is our foundation Thinking ahead makes it possible Innovation is the essence Grundfos DK A/S Martin Bachs Vej 3 8850 Bjerringbro Tlf.: 87 50 50 50 www.grundfos.dk 1011/GDK/10461-D&I Navnet Grundfos, Grundfos-logoet og sloganet Be > Think > Innovate er alle registrerede varemærker tilhørende Grundfos Management A/S eller Grundfos A/S. Alle rettigheder forbeholdes på verdensplan.