Referat onsdag den 28. februar 2018 Kl. 16:30 i Kantinen, Allerslev Rådhus Afbud: Bitten Persson (Medarbejderrepræsentant) Carsten Rasmussen (A) Louise Liv Holm (Grønt Råd) Michael Beck Rikke Z. Grøndal (A)
Indholdsfortegnelse 1. - Godkendelse af dagsorden...1 2. - Orientering - februar 2018...2 3. - Borgerdrevne forslag...4 4. - Der findes et sted, hvor vi taler sammen...8 5. - Muligheder for at forbedre rammerne for skoleog områdebestyrelserne...11 6. - Sammenhængende borgerforløb...13
28-02-2018 Side 1 1. - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 28-02-2018: Godkendt. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
28-02-2018 Side 2 2. - Orientering - februar 2018 Sagsnr.: 17/6716 Resumé: Udtrædelse af Lars Holten, som er valgt til i sin egenskab som repræsentant for erhvervslivet/ LEUF (Lejre Erhvervsudviklingsforum) udtræder af. Årsagen er stor travlhed i forbindelse med Sagnlandets aktuelle og store byggeprojekter. Der vil ikke blive udpeget en efterløser. Opfølgning på besøg fra Minister for offentlig innovation, Sophie Løhde 17. august 2017 besøgte minister for offentlig innovation, Sophie Løhde Lejre Kommune. Besøget var en del af ministerens Danmarksturné, som havde til formål at give input til ministerens reformarbejde med Sammenhængsreformen. Som opfølgning på dette besøg har Lejre Kommune modtaget en henvendelse med en opfordring til at komme med forslag til uhensigtsmæssige regler m.v., som står i vejen for at skabe mere tid til kerneopgaverne. Se bilag. Lejre Kommune har ikke i denne forbindelse sendt materiale til ministeren for offentlig innovation. Administrationen har i stedet koblet sig på Økonomi- og Indenrigsministeriets udfordringsret, som løber frem til 2021 og som tilsvarende omhandler at gøre op med uhensigtsmæssige regler og procedurer, jfr. Tidligere fremlagt sag om afbureaukratisering, forenkling og udfordringsret. Afbureaukratisering, forenkling og udfordringsret Administrationen giver en kort mundtlig status på arbejdet. Der henvises til Økonomiudvalgets beslutning den 14. november 2017, som er forelagt til orientering den 28. november 2017. Afsluttende middag den 21. marts 2018 afslutter mødet den 21. marts 2018 med en middag på Herthadalen, Slangealleén 1, 4320 Lejre. Hele mødet holdes på samme adresse. Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 28-02-2018: Taget til orientering. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Bilag:
28-02-2018 Side 3 1. Opfølgning på besøg i Lejre Kommune - Skema kommuner.docx 2. Opfølgning på besøg i Lejre Kommune. Henvendelse fra ministeren for innovation
28-02-2018 Side 4 3. - Borgerdrevne forslag Sagsnr.: 17/9925 Resumé: På s møde den 17. januar 2018 drøftede udvalget forslaget om, at borgere kan få forslag til behandling i Kommunalbestyrelsen. besluttede at bede administrationen om at udarbejde et mere konkret oplæg. Hvis udvalget ønsker at fremme forslaget vil det indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslaget vedtages med følgende principper: a. forslag skal angå kommunale anliggender, b. forslag må ikke være injuriende eller indeholde personfølsomme oplysninger, c. forslagsstiller skal være fyldt 15 år, 2. at det besluttes såfremt forslaget vedtages hvilken beregningsmetode der skal anvendes til for at fastsætte grænsen for antallet af underskrifter. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den 28-02-2018: Ad 1. a-c) Anbefales med den præcisering, at det alene er borgere med fast bopæl i Lejre Kommune der kan stille forslag. Ole Blickfeldt (O) kunne ikke tiltræde forslaget om en aldersgrænse på 15 år men ønsker at valgretsalderen på 18 år skal gælde. Ad 2. anbefaler, at et borgerdrevent forslag forudsætter min. 255 underskrifter svarende til samme relative antal, som Folketinget har sat for borgerforslag. Udvalget anbefaler, at ordningen iværksættes som en to-årig forsøgsordning. Udvalget anbefaler at forslagene offentliggøres på kommunens hjemmeside. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Oplæg til forsøgsordning med borgerdrevne forslag En række kommuner har i løbet af de seneste år valgt at indføre forsøgsordninger, hvor borgerne kan stille forslag til Kommunalbestyrelsen som hvis et givent antal borgere via underskrift giver deres støtte til forslaget forpligter sig til at få det belyst nærmere af administrationen og behandle det; de såkaldte borgerdrevne forslag. Administrationen har udarbejdet et forslag, som bygger på følgende:
28-02-2018 Side 5 - At det skal være muligt for borgere at få en sag behandlet i Kommunalbestyrelsen, hvis forslaget opnår et givent antal underskrifter inden for 6 måneder fra forslagets oprettelse - At alle Lejreborgere fra deres 15. år skal kunne stille forslag og afgive stemmer for et forslag - At det er borgmesteren, som på vegne af borgerne fremsætter forslaget for Kommunalbestyrelsen - At Kommunalbestyrelsen behandler forslaget og beslutter den videre proces for forslaget - At ordningen tidsbegrænses til en periode på 2 år, hvorefter ordningen evalueres - At ordningen oprettes som en digital løsning på www.lejre.dk Lovgrundlaget for borgerdrevne forslag Lovgivningen indeholder ikke mulighed for, at en eller flere borgere kan sætte et punkt direkte på et kommunalbestyrelsesmøde eller deltage i debatten på mødet. Mødet er forbeholdt kommunalbestyrelsens medlemmer og forslag til dagsorden til mødet fremsendes af borgmesteren jfr. 8, stk. 4 i den kommunale styrelseslov. Kommunalbestyrelsen kan selv fastsætte hvilke emner, de ønsker at behandle og drøfte så længe sagen er et kommunalt anliggende. Kommunalbestyrelsen kan derfor godt beslutte, at alle forslag fra borgere, som opfylder bestemte fastsatte kriterier, skal behandles på et kommunalbestyrelsesmøde. På grund af formalitetskravene til hvem som kan fremsætte forslag på et kommunalbestyrelsesmøde, foreslås det, at borgmesteren forpligtes til at sætte forslaget på udkastet til dagsorden og efterfølgende fremsætte forslaget på mødet. Hvis Kommunalbestyrelsen beslutter at sende forslaget tilbage til behandling, belyses forslaget af administration, inden det sendes videre til det relevante udvalg. Dette sikrer en ensartet praksis for, hvordan processen for brogerdrevne forslag håndteres. Formelle krav til forslagene Det er kun forslag, der vedrører Lejre Kommunes anliggender der kan drøftes i Kommunalbestyrelsen, jf. Styrelseslovens 2. Kommunalbestyrelsen kan desuden altid afvise at drøfte sager, hvor der én gang er truffet beslutning. Det foreslås derfor, at der stilles følgende krav til et forslag, før det kan behandles: - Forslaget skal have opnået det fastsatte antal underskrifter - Forslaget skal vedrøre Lejre Kommunes anliggender - Forslaget har ikke tidligere været behandlet i samme form - Forslaget omfatter ikke sagsbehandling af personsager - Forslaget indeholder ikke injurierende indhold eller personoplysninger Det er således alene forslag som lever op til ovenstående som kan bringes til behandling. Forslagets mulige udfald Når et forslag opfylder kriterierne, sker følgende: 1. Administrationen sætter forslaget ind i en sagsfremstilling, og sikrer, at sagen sættes på dagsorden til et Kommunalbestyrelsesmøde. 2. Kommunalbestyrelsen beslutter i forbindelse med godkendelse af dagsorden om sagen skal behandles (om sagen lever op til ovenstående kriterier)
28-02-2018 Side 6 Under behandlingen følges de gængse principper, d.v.s. Kommunalbestyrelsen kan tiltræde forslaget umiddelbart, eller sende det til behandling i et fagudvalg. Hvis forslaget overgives til behandling i fagudvalg eller Økonomiudvalget, vil spørgsmålet om hvor den endelige beslutningskompetence ligger, blive vurderet ud fra styrelsesvedtægten for Lejre Kommune. Fra det øjeblik et forslag har opnået det nødvendige antal stemmer og skal fremsættes for Kommunalbestyrelsen, vil status for behandlingen af forslaget fremgå af www.lejre.dk. Hvem kan afgive stemmer og antallet af stemmer Alle Lejreborgere kan fra det fyldte 15. år oprette eller stemme på et forslag. Denne grænse er sat for, at ordningen på denne måde også kan henvende sig til unge og muliggøre demokratideltagelse fra en tidligere alder. For at oprette et forslag eller afgive en stemme skal borgeren angive navn, adresse og e- mail. Kun navnet vil være synligt for andre på lejre.dk. Kun Lejreborgere kan oprette forslag og skrive under på forslag. Mange kommuner arbejder med, at et forslag skal opnå det antal stemmer, som et mandat kræver. I Lejre Kommune krævede et mandat ved Kommunalvalget i 2017 i gennemsnit 656 stemmer. Der er følgende andre muligheder: - Et halvt mandat, svarende til 328 stemmer - Med udgangspunkt i kommunens 49 landsbyer vil en grænse på 75 stemmer give hovedparterne af landsbyerne mulighed for at stille forslag på baggrund af deres indbyggertal. Dette tal er baseret på en vurdering af, at hovedparten af landsbyerne har 75 indbyggere eller flere. - Sammentænkes landsbyernes størrelse og de centrale civile grupperinger (foreninger, interesseorganisationer, erhvervsklynger m.m.) som spiller en væsentlig rolle i Vore Sted og kerneopgaverne, vurderes et spænd på 150 250 stemmer at være realistisk. - Samme relative antal, som Folketinget har sat for borgerforslag. Dette vil i Lejre Kommune svare til 255 underskrifter. Folketinget har besluttet, at det pr. 24. januar 2018 er muligt for borgere at fremsætte et forslag i Folketinget, hvis man kan samle 50.000 under-skrifter for det. Det svarer til ca. 1,2% af den stemmeberettigede befolkning (ved folketingsvalget i 2015 var der 4.145.105 stemmeberettigede i Danmark). Ved Kommunalvalget 2017 var der i Lejre Kommune 21.232 stemmeberettigede.1,2% af 21.232 = 255. Registrering af forslag og indsamling af underskrifter Administrationen opretter en side på www.lejre.dk, hvor borgerne kan fremsætte forslag og afgive stemmer. Forslag og underskrifter kan indsamles i både fysisk og digital form. Ved fysisk form skal borgeren møde personligt op og vise legitimation. Administrationen opdaterer www.lejre.dk, således at de fysiske underskrifter også fremgår her. Der vil løbende blive taget stikprøver med henblik på at undgå snyd. Hvad angår digitale underskrifter, skal der grundlæggende tages stilling til, om man vægter sikkerhed eller brugervenlighed højest. En sikker løsning indebærer brug af NemID, som kan garantere, at en borger, der stemmer for et forslag, er borger i Lejre
28-02-2018 Side 7 Kommune. Ulempen er, at denne løsning er mere besværlig og dermed udgør en potentiel barriere for deltagelsesgraden. En mere brugervenlig løsning giver ikke samme garanti for, at den, der stemmer for et forslag, er borger i Lejre Kommune. Her vil det i stedet være muligt at lave stikprøvekontrol. De fleste kommuner, som arbejder med borgerdrevne forslag, har fravalgt NemID-løsningen bl.a. ud fra en omkostningsmæssig betragtning, idet en NemID løsning vil være betragteligt dyrere. Administrationen anbefaler, at der vælges en løsning med vægt på brugervenlighed, således det bliver nemmere for borgerne at engagere sig. Risikoen for snyd vurderes at være relativ lille, ligesom systematisk snyd med underskrifter med stor sandsynlighed vil blive opdaget. Forslagets liggetid Et forslag vil blive slettet fra www.lejre.dk efter seks måneder fra oprettelsesdatoen, hvis forslaget ikke opnår det krævede antal stemmer inden da. Forsøgsordning Det anbefales, at borgerdrevne forslag igangsættes som en 2-årig forsøgsordning, der efterfølgende evalueres. Evalueringen skal bl.a. have fokus på, om ordningen i sin form vurderes at fungere tilfredsstillende, og om ordningen vurderes at have en mærkbar værdi og effekt i relation til det overordnede mål om at styrke den offentlige debat og deltagerdemokratiet. Lov- og plangrundlag Lov om Kommunernes styrelse. Forretningsordenen for Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune Straffeloven Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de i sagen fremstillede principper for hvordan borgerforslag stilles og behandles er i tråd med intentionerne og lovgivningen. Kravet til antal underskrifter kan blive afgørende for, om muligheden for at stille forslag til behandling i Kommunalbestyrelsen reelt finder anvendelse. Der gøres opmærksom på, at der allerede i dag er muligheder for at fremme behandlingen af borgerforslag gennem det repræsentative demokrati og den tidlige inddragelse af og samarbejde med borgerne, som har afprøvet og anbefaler. Forslaget kan supplere de eksisterende muligheder. Der er ikke p.t. erfaringer i andre kommuner for, at muligheden finder bred anvendelse. Måske fordi kravet til antallet af underskrifter er sat for højt. Måske fordi behovet ikke er tilstedet da indflydelse kan opnås ad andre kanaler som allerede findes. Handicappolitik: Indstillingspunkterne til denne sag har ingen handicappolitisk relevans Økonomi og finansiering: Der vil komme udgifter til en digital løsning for indsamling af underskrifter. Baseret på andre kommuners erfaringer skønnes udgifterne at ligge inden for 20.000-50.000 kr. Dette skøn er baseret på en digital løsning, som ikke anvender NemID. Det foreslås, at ordningen finansieres af de puljemidler, der er afsat til at fremme arbejdet med kerneopgaverne i Budget 2018 på bevilling 1.20.30 Fælles Funktioner.
28-02-2018 Side 8
28-02-2018 Side 9 4. - Der findes et sted, hvor vi taler sammen Sagsnr.: 17/9925 Resumé: På sit møde d. 28. november 2017 igangsatte en række handlinger, som skal styrke samarbejdet mellem den kommunale organisation og borgerne. Afsættet er pejlemærker for samarbejde om kerneopgaverne. Blandt disse handlinger er at ringe til borgere, der klager eller som får afslag på en ansøgning Der findes et sted, hvor vi taler sammen. Oplægget ligger i tråd med en praksis, som allerede findes i dele af organisationen, men som skal systematisere og udvikle denne. I denne sag forelægges et nærmere oplæg til, hvordan indsatsen kan tilrettelægges m.h.p. udvalgets kvalificering og godkendelse. Hvis udvalget ønsker at fremme forslaget vil det indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at godkender oplægget Der findes et sted, hvor vi taler sammen, 2. at oplægget indgår i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Beslutning den 28-02-2018: Indstillingerne anbefales. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Lejre Kommune vil gerne forbedre og udvikle den gode borgerbetjening i samarbejde og dialog med borgerne. Klager er vigtig information om, hvad borgerne oplever, der kan blive bedre. Ved at ringe til borgere, der klager, eller som får afslag på ansøgninger, vil den kommunale organisation få en bedre forståelse for, hvad der ligger bag klagen og kunne bruge denne forståelse i den løbende kvalitetsudvikling og læring. Samtidig vil en samtale, inden borgerne får et skriftligt afslag med klagevejledning, forberede borgerne på afslaget og dermed øge oplevelsen af kvalitet i servicen. Endelig er det erfaringen, at samtaler som disse forebygger klager og dermed reducerer det tidsforbrug, som er forbundet med klagehåndtering. Med Der findes et sted, hvor vi taler sammen er det således målet, at der kommer - større borgertilfredshed - færre klager med et mindre tidsforbrug i klagehåndteringen til følge - øget arbejdsglæde og forbedret arbejdsmiljø for de ansatte i den kommunale organisation
28-02-2018 Side 10 Dette skal ske ved, at borgere og virksomheder systematisk kontaktes på telefon forud for afslag på ansøgninger og ved klager. Der er som sagt gode erfaringer med dette flere steder i organisationen, herunder i Visitation & Bestiller, som er en afdeling i Center for Velfærd & Omsorg. Administrationen har udarbejdet et oplæg til, hvordan indsatsen kan tilrettelægges og understøttes, se bilag 1. Essensen i oplægget er: - At de gode erfaringer i dele af organisationen udbredes i hele organisationen ud fra følgende plan: I perioden marts juni 2018 forberedes processen i de enkelte organisatoriske enheder. Der stilles i denne periode et uddannelsesforløb og redskaber til rådighed. Dette sker i samarbejde med eksternt firma, som administrationen er i dialog med og som har solid erfaring med lignende uddannelsesforløb i andre kommune, jfr. nærmere nedenfor. I perioden august december 2018 arbejder alle dele af den kommunale organisation ud fra nedenstående spilleregler. I januar 2019 evalueres forsøget, dels ved interview med borgere og dels ved interview med medarbejdere og ledere. Interview gennemføres af eksternt konsulentfirma, som også bidrager med uddannelse og redskaber. - Evalueringen forelægges Hovedudvalget og Økonomiudvalget m.h.p. beslutning om den videre proces. I uddannelsesforløbet og blandt redskaberne vil indgå: - Træning i anvendelse af mediations- og mæglings-lignende teknikker - Træning i den gode samtale (fokus på at lytte og være undersøgende sammen med borgeren) - Træning i at være løsningsorienteret (fokus på sagen og indholdet og andre elementer end det rent formelle) - Træning i at forstå relationen (at have blik for at relationen mellem parterne) Forslag til uddannelsesforløb præsenteres på mødet. Følgende spilleregler foreslås at ligge til grund for indsatsen: - Borgere eller virksomheder, som ikke ønsker at tale med den medarbejder eller leder, som ringer, har fuldt ret til at beslutte dette. Der må således ikke være nogen tvivl om, at den supplerende opringning er et tilbud, som borgeren eller virksomheden kan vælge at tage imod eller ikke tage imod. - Lederne forventes at deltage aktivt, herunder hvis det vurderes hensigtsmæssigt at tage de sværeste samtaler efter nærmere aftale med medarbejderne. - Medarbejdere, som indgår i klagen (borgere der klager over en medarbejder) ringer som udgangspunkt ikke tilbage. I disse tilfælde ringer lederen eller lederens leder (afdelingsleder, chef, direktør, kommunaldirektør). Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at tiltaget ligger i god tråd med den indsats, som gennem nogle år er gjort for at skrive så det er til at forstå, og med pejlemærker for godt samarbejde mellem den kommunale organisation og borgerne.
28-02-2018 Side 11 Der er som sagt gode erfaringer med den foreslåede praksis i dele af organisationen. Formålet med pilotforsøget er at brede disse ud og få erfaringer som kan evalueres og anvendes som afsæt for tilpasning. Handicappolitik: Der findes et sted, hvor vi taler sammen har til hensigt at bidrage til at forbedre kvaliteten i borgerbetjeningen og omfatter således også de borgere, som er i målgruppen for handicappolitikken. Økonomi og finansiering: Der gennemføres, for at støtte op om tiltaget, et uddannelsesforløb for 40-50 medarbejdere. Udgiften kan holdes inden for rammerne af eksisterende administrativt budget. Bilag: 1. Der findes et sted hvor vi taler sammen.pptx
28-02-2018 Side 12 5. - Muligheder for at forbedre rammerne for skole- og områdebestyrelserne Sagsnr.: 17/9925 Resumé: På sit møde den 28. november 2017 igangsatte kernevelfærdsudvalget en række handlinger, som dels skal være med til at sætte strøm til pejlemærker for samarbejde, dels skal konkretisere nogle af de forslag, som kom frem på forårets camps og efterårets borgermøde. Blandt disse handlinger er forslaget om at forbedre rammerne for skolebestyrelserne. Der er behov for at konkretisere, hvordan rammerne kan forbedres og om der er behov for at ændre i de mere formelle og institutionelle rammer, eller om der snarere er behov for at udvikle praksis inden for de gældende rammer. Punktet drøftes på baggrund af oplæg på mødet, jf. nedenfor. Udvalgets drøftelser kan indgå i anbefalingerne til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at drøfter oplægget, 2. at udvalget beslutter, om sagen skal indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Beslutningskompetence: eller Kommunalbestyrelsen, jfr. Indstillingens ad. 2. Beslutning den 28-02-2018: Ad 1) Drøftet. Ad 2) Tiltrådt at muligheder for at forbedre rammerne for skole- og områdebestyrelser indgår i de afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: På sit møde den 28. november 2017 igangsatte kernevelfærdsudvalget en række handlinger, som dels skal være med til at sætte strøm til pejlemærker for samarbejde, dels skal konkretisere nogle af de forslag, som kom frem på forårets camps og efterårets borgermøde. Blandt disse handlinger er forslaget om at forbedre rammerne for skolebestyrelserne. Forslaget kom bl.a. frem på borgermødet den 10. oktober 2017. Punktet rammesættes af to oplæg. Centerchef for Center for Børn & Læring, Helle Dydensborg vil indledningsvis præsentere de formelle rammer og muligheder for skoleog områdebestyrelsernes arbejde, herunder hvilke muligheder for indflydelse der eksisterer i dag. Herefter vil repræsentant for områdebestyrelserne, Christina Lund Knudsen, og repræsentant for skolebestyrelserne, Kristina Garth-Grüner beskrive deres bestyrelsesarbejde og komme med input til, hvilke udviklingsperspektiver de ser.
28-02-2018 Side 13 Oplæggene drøftes efterfølgende af. Direktør, Jan Dehn, og chef for Center for Børn & læring og Helle Dydensborg, deltager under punktet. Administrationens vurdering: Intet at bemærke. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitisk konsekvens. Økonomi og finansiering: Der er ikke tilknyttet økonomi til dette indstillingspunkt.
28-02-2018 Side 14 6. - Sammenhængende borgerforløb Sagsnr.: 17/9925 Resumé: har som en af de handlinger udvalget ønsker at sætte i værk bedt om et oplæg til, hvordan den kommunale service kan gøres mere sammenhængende. Borgere/familier, som har behov for indsatser der bunder i forskellige lovgivninger, og ofte forvaltes af forskellige afdelinger i måske forskellige fagcentre, oplever i for høj grad at skulle koordinere deres egen sag. I denne sag giver administrationen en kortfattet status på aktuelle og kommende tiltag der har til formål at sikre en mere sammenhængende kommunal og offentlig service, jf. også formålene med Sammenhængsreformen. Sagen uddybes mundtligt. s drøftelser kan indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at drøfter og kvalificerer oplægget, 2. at beslutter, om sagen skal indgå i udvalgets afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Beslutningskompetence: Beslutning den 28-02-2018: Indstillingerne tiltrådt med den bemærkning, at oplægget indgår i s afsluttende anbefalinger til Kommunalbestyrelsen. Afbud: Carsten Rasmussen, Louise Liv Holm, Rikke Z. Grøndal, Bitten Persson, Michael Beck. Sagsfremstilling: Følgende tiltag er under udvikling og implementering som et led i at imødekomme borgernes behov og s klare melding om, at der skal sikres en mere sammenhængende kommunal service: 1. Organisationsjustering 2. Testforløb for ledere og medarbejdere ved Villa Venire 3. Din indgang - koordinerende sagsbehandler 4. IT understøttelse af samarbejdet på tværs Nedenfor præsenteres punkterne kort: Ad 1. Organisationsjustering Den kommunale organisation rummer i dag fire fagcentre, som skal samarbejde om unge og komplekse familieforløb: 1. Center for Job & Social. 2. Center for Velfærd & Omsorg.
28-02-2018 Side 15 3. Center for Børn, Unge & Familie. 4. Center for Børn & Læring. De fire centre har en del fælles borgere fordi nogle (men jo langt fra alle) børn og unge med behov for en målrettet indsats også vokser op i familier med behov for støtte, f.eks. til bolig, job, uddannelse, sygdom, misbrug m.v. Unge er pr. definition mellem flere centre, fordi de går fra børne- til voksenlovgivningen. En overgang som de fleste håndterer uden problemer, men som er svær for nogle. Måske som følge af et medfødt handicap der har betydning for dem hele livet, eller som følge af generelle indlæringsvanskeligheder, eller som en konsekvens af mistrivsel og måske misbrug m.v. Endelig har centrene Velfærd & Omsorg og Job & Social mange fælles borgere f.eks. en borger har været syg, mistet sit arbejde, under genoptræning og i beskæftigelsesindsats m.h.p. igen at komme i arbejde. Samarbejdet om de fælles borgere, herunder unge, hvis behov for støtte går på tværs af to eller flere fagcentre og tilhørende lovgivninger vanskeliggøres af ansvarsskift, drøftelser om hvem der skal/ skal ikke betale, manglende systemunderstøttelse, travlhed/ringe mulighed for at finde fælles mødetid m.v. Men ganske enkelt også fordi der er tale om svære livssituationer, hvor det er vanskeligt at vide, hvad der er den bedste hjælp. Som et led i at reducere den organisatoriske kompleksitet har direktionen netop sendt et forslag til organisationsjustering i høring. Tilpasningen indebærer, at de mest specialiserede funktioner på både voksen- og børneområdet samles i ét center Center for Job & Social, som bliver initiativtageren i forhold til at sikre koordinerede forløb i komplekse familiesager. Ændringen skal også ses i sammenhæng med ungereformen. Høringsmaterialet er vedlagt som bilag og uddyber, hvad ændringen består i. Økonomudvalget forelægges forslaget til ændring på sit møde den 14. marts 2018. Ad 2. Testforløb i samarbejde med ledere og medarbejdere Ambitionen om sammenhængende service der af borgerne opleves som en indgang, og ønsket om at en borger har én plan, som forskellige afdelinger i forskellige fagcentre bidrager til, er ikke ny. Heller ikke i Lejre Kommune. Som et led i at føre intentionerne ud i livet gennemføres i foråret 2018 et testforløb, hvor alle medarbejdere, der arbejder i og med komplekse familieforløb, skal være med til at teste, hvordan denne indsats kan blive forbedres gennem brug af simuleringsmetoder. D.v.s. at de tester praksisnært ikke ved at tale om, hvad de kunne tænke sig at gøre men ved at gøre det. Det sker på baggrund af konkrete cases, som er indsamlet til brug for forløbet. Der deltager også borgere i træningen. fordi Lejre Kommune arbejder ud fra den helt grundlæggende værdi, at borgerne deltager fra start til slut. I praksis vil det enten være borgere fra andre kommuner, der agerer borger i træningsforløbet, eller medarbejdere fra simuleringbureau et Villa Venire, som Lejre Kommune samarbejder med. Der er tale om et pilotforsøg der evalueres m.h.p. at vurdere, om denne form for testforløb kan anvendes i andre sammenhænge derigennem sikre kortere udviklingsforløb og større/hurtigere effekt for borgerne af de politiske beslutninger. Økonomiudvalget forelægges resultaterne af evalueringen. Ad 3. Din indgang - koordinerende sagsbehandler
28-02-2018 Side 16 På baggrund af erfaringerne med testforløbene i regi af Villa Venire vil Lejre Kommune udvikle et tilbud, Din indgang, som særligt er målrettet de borgersager med høj kompleksitet. Tanken med Din indgang er, den kommunale organisation tilpasser sig de behov og faglige kompetencer, som den pågældende sag kræver. Deraf følger, at det ikke nødvendigvis er det samme tilbud, der møder borgerne, der er målgruppen for Din indgang. Hvor nogle sager vil kræve en type koordinering og en type faglig kompetence - kræver en anden sag en anden indsats, hvis der skal sikres progression og forbedring hos borgeren. Konkret vil Lejre Kommune finde et antal sager med høj kompleksitet omhandlende dels udsatte familier med børn, dels voksne med en sag i både Center for Velfærd & Omsorg og i Center for Job & Social. I disse sager vil Lejre Kommune tilbyde en koordinerende sagsbehandler, som bliver borgerens indgang til hele kommunen. Et mindre antal ansatte, som har deltaget i testforløbet (jf. pkt 2) hos Villa Venire uddannes ekstra til at varetage denne særlige rolle. Rollen som koordinerende sagsbehandler evalueres sammen med borgerne i de pågældende sager med henblik på at vurdere, hvad der nøjagtigt er brug for ift. omfanget og indholdet af Din indgang / den koordinerende sagsbehandler. På baggrund af disse erfaringer vurderer administrationen om og hvordan metoden skal udbredes til resten af organisationen. Ad 4. Systemunderstøttelse De kommunale medarbejdere arbejder i forskellige fagsystemer. Fagsystemerne spiller ikke eller dårligt sammen, og en families eller borgers oplysninger ligger således i forskellige systemer, selv om det vedrører den samme familie eller borger. Det er tungt og tidskrævende, og systemerne er ikke indrettet til at understøtte det samarbejde med borgerne, som Lejre Kommune ønsker. Nemlig et samarbejde hvor borgerne har adgang til egne informationer om eget liv, og som kan bidrage ved at dokumentere og skrive i et fælles samarbejdssystem. Der findes imidlertid sådanne systemer, og Lejre Kommune er aktuelt ved at indhente erfaringer fra andre kommuner. Dette sker i regi af børneområdet, hvor der er et markant behov for et system, der understøtter samarbejdet mellem forældre, lærere/pædagoger i skole-, SFO og dagtilbud samt ansatte på det specialiserede børneområde. Dette er et led i den tidlige indsats og opsporing, som Udvalget for Børn & Ungdom fik information om på sit møde i februar. Nogle af disse systemer kan suppleres med moduler, der også understøtter samarbejder over mod voksenområder (sundhed, beskæftigelse, social). Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at ovenfor nævnte tiltag vil sikre mere sammenhængende service. Der må påregnes implementeringstid, da der også er tale om at ændre vaner/kultur og udvikle metoder og kompetencer. Handicappolitik: Indsatsen har til hensigt at bidrage til at forbedre kvaliteten i borgerbetjeningen og omfatter således også de borgere, som er i målgruppen for handicappolitikken. Økonomi og finansiering: Organisationstilpasningen er omkostningsneutral.
28-02-2018 Side 17 Træning af ledere og medarbejdere kan holdes inden for rammerne af værende administrativt budget. Din indgang koordinerende sagsbehandler; budget kendes ikke p.t. nærmere herom forelægges Økonomiudvalget udgift kan finansieres af pulje på 0,5 mio. kr. til kernevelfærd i budget 2018. Køb af system til IT understøttelse vil indgå i budgetprocessen for 2019 m.h.p. at afsætte budget. Bilag: 1. Meddelelse på medarbejderportalen 2. Organisation 20. januar 2018.pdf 3. Organisationsdiagram 2018 direktion.pdf 4. Lejre Kommunes kerneopgaver.pptx