Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 12. september kl. 9.45 Mødested: Hjørring Søndre Provsti, Nørregade 18C, Hjørring Version: 1 Afbud: Per Harfeld Hjørring Nordre Provsti, behandlingspunkter: 01 Vedtagelser under budgetmødet 1 Uggerby plæneklipper brudt sammen 2. Mårup lamper på kirkegården samt stræbepiller 1 Der tildeles en ekstrabevilling på kr. 25.000,- til formålet 2. Der tildeles en ekstrabevilling på op til kr. 68.000,- 02 Tversted Kirke tag! Blytaget over koret utæt. Fugtskærmen nedad bevirker svampedannelser. Provstiets bygningskyndige aftaler med arkitekten, hvilken indsats der er nødvendig. Det er potentielt en større sag, idet taget er lagt i 20 erne. 1 Varmestyring i Tolne og Mosbjerg kirker Sag: Varmestyring i Tolne og Mosbjerg kirker (847) - Tolne Sogn Der tildeles en ekstrabevilling på kr. 60.000,- Varmestyring i Tolne og Mosbjerg kirker 13.08.2013: Tolne-Mosbjerg MR fremsender til PU materiale vedr. varmestyring i Tolne og Mosbjerg kirker. 04.09.2013: ODY giver pr. tlf. tilsagn om at Tolne-Mosbjerg MR kan gå i gang med arbejdet. 2 Tolne Præstegård - forbedring af loftsrum Sag: Tolne Præstegård - forbedring af loftsrum (848) - Tolne Sogn Tolne Præstegård - forbedring af loftsrum 27.08.2013: Lønborg fremsender til PU tilbud vedr. forbedring af tagrum mv. på Tolne Præstegård. Skorstenene skal repareres, hvorfor det er nødvendigt at etablere en gangbro. Der tildeles en ekstrabevilling til det samlede projekt efter regning, max kr. 85.000,- Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 1
3 Fremsendelse af tillæg til kirkegårdsvedtægterne Sag: Kirkegårdsvedtægter (861) vedr. Hjørring kommune. Læsøs rettes til efter de særlige lokale forhold. Fremsendelse af tillæg til kirkegårdsvedtægterne 20.08.2013: STØ fremsender til PU ny udgave af tillæg til kirkegårdsvedtægtens 14. Tillægget erstatter den nuværende 14 i kirkegårdsvedtægten, da det har vist sig, at der ikke er hjemmel i de nuværende kirkegårdsvedtægter til opkrævning af obligatorisk vedligeholdelse af hække omkring et gravsted. Dokumentet der fremsendes er låst, således at der alene kan skrives i de 4 grå skrivefelter. Provstierne skal udfylde det vedhæftede tillæg med kirkegårdenes navn og angivelse af eget provsti. Efterfølgende skal tillægget dateres, underskrives og fremsendes til hver enkelt menighedsråd. 4 Vedr. Astrup Kirke - klokke Sag: Astrup Kirke - ansøgning om ny klokke (823) - Astrup Sogn Vedr. Astrup Kirke - klokke 27.08.2013: PU videresender til STØ skrivelse fra Astrup MR, hvori der ansøges om endelig godkendelse af ny klokke ved Astrup Kirke. Finansieringsplan: kr. 230.000 fra A.P.Møller Fonden Resten - ca. kr. 35.000 fra provstiudvalgets budgetreserve Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 5 Vedr. salg af forpagterbolig Sag: Forpagterboligen Tversted (687) - Tversted Sogn Vedr. salg af forpagterbolig 23.08.2013: Tversted-Uggerby MR fremsender til PU annonce om indkaldelse af tilbud på salg af forpagterbolig og anmoder om at modtage evt. kommentarer. 23.08.2013: LES meddeler Tversted- Uggerby MR, at det ser fornuftigt ud, og at der ikke er bemærkninger til annoncen. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 2
6 Automatisk klokkeringning i Tornby og Vidstrup kirker Sag: Automatisk klokkeringning Tornby- Vidstrup (850) - Tornby Sogn Automatisk klokkeringning i Tornby og Vidstrup kirker 12.08.2013: ODY gør Tornby-Vidstrup MR opmærksom på, at der ikke er reg. i Kirke-DV vedr. automatisk klokkeringning i Tornby og Vidstrup kirker. 13.08.2013: MR svarer, at der er indhentet tilbud på automatisk klokkeringning med de nuværende klokker, hvilket vil kunne gøres for 270. tkr. for begge kirker. MR har kontakt til klokkekonsulenten for at få overblik over, hvad der skal til for at få automatisk ringning. Alternativt er man i gang med at søge finansiering via fonde - A.P.Møller og Augustinus. 14.08.2013: ODY meddeler MR, at man skal vente med reg. indtil der foreligger svar fra de to fonde. 7 Sørig Kirke m.m. - varmepumper Sag: Sørig Kirke - varmepumper (854) Sørig Sogn Sørig Kirke m.m. - varmepumper 08.07.2013: Lønborg fremsender til PU notat vedr. varmeanlæg i Sørig Kirke. 20.08.2013: PU videresender notatet til Sørig MR. 8 Synsrapport indflytningssyn d. 19082013, Byrum præstebolig Sag: Præsteboligen Læsø Pastorat, Holmelundsvej, Byrum (852) - Byrum Sogn Synsrapport indflytningssyn d. 19082013, Byrum præstebolig 19.08.2013: Provsten fremsender til Læsø MR synsrapport fra indflytningssyn den 16.08.2013 i Byrum præstebolig, Læsø. 9 Sindal kirke - frigivelse af kapital Sag: Nedrivning af udhuse ved Sindal Præstegård (689) - Sindal Sogn Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 3
Sindal kirke - frigivelse af kapital 24.06.2013: STØ meddeler, at det godkendes, at der frigives kr. 367.500,00 af den af Sindal Kirke indbetalte kapital, stor kr. 1.259.500,00, til dækning af udgifter ifm. nedrivning af avlsbygningerne ved Sindal Præstegård. 10 Møde om Hadsund modellen 26. sept. Sag: Møde om Hadsund modellen (853) Møde om Hadsund modellen 26.sept. 09.09.2013: PU udsender til præster og MR indbydelse til møde om Hadsund modellen i Bistrupkirken torsdag den 26.09.2013. Seneste tilmelding den 23.09.2013 til provstikontorerne 11 Rateudbetalinger 2014 Sag: Budget 2014 (771) Rateudbetalinger 2014 12.. om lovpligtige postkasser Sag:.. om lovpligtige postkasser (846).. om lovpligtige postkasser 02.09.2013: Modtaget brev fra Erhvervsstyrelsen om lovpligtig postkasse til virksomheder, foreninger mv. 30.08.2013: IT-kontoret v/torben Stærgaard meddeler, at man er i gang med at undersøge muligheden for at institutionernes nuværende "km-postkasser" - hvortil er knyttet virksomhedscertifikater - kan anvendes. Man er desuden i dialog med LM, så man forhåbentlig kan udvirke en løsning, som også er brugbar menighedsrådene. IT-kontoret opfordrer derfor til, at man afventer med selv at oprette postkasser. En endelig udmelding udsendes senest medio september. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 4
Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 1 Rubjerg kirke - orgel (ansøgning om frigivelse af midler) Sag: Rubjerg kirke - ombygning af orgel (832) - Rubjerg Sogn Godkedt Rubjerg-Lyngby MR ansøger om at måtte bruge midlerne fra salg af præstebolig. Se også punkt 2+3 Rubjerg kirke - orgel (ansøgning om frigivelse af midler) Rubjerg-Lyngby MR ansøger om at få dækket udgiften til renovering af orgel via midler fra salget af præstegård. 2 Lyngby kirke - vedligeholdelse af kirkerummet (ansøgning om frigivelse af midler) Sag: lyngby kirke 100 års jubilæum (841) - Lyngby Sogn Det godkendes, at der kan bruges kr. 750.000,- af de midler, som Lyngby kirke har fået fra salg af præstegård til udgifterne under dagsordenens pkt. 2 og 3 Ansøgning Se også punkt 1+3 Lyngby kirke - vedligeholdelse af kirkerummet (ansøgning om frigivelse af midler) 02/09 2013: Rubjerg-Lyngby MR ansøger om frigivelse af midler fra salget af præstegård, til vedligeholdelse af kirkerummet i Lyngby kirke i forbindelse med jubilæum. 3 Lyngby kirke - udv. kalkning og understrygning af tag (ansøgning om midler) Sag: Lyngby kirke - udv. kalkning og understrygning af tag (951) - Lyngby Sogn Se pkt. 2 Ansøgning Se også punkt 1+2 Lyngby kirke - udv. kalkning og understrygning af tag (ansøgning om midler) 02/09-2013: Rubjerg-Lyngby MR ansøger om at få dækket udgiften til udvendig kalkning og understrygning af tag, dækket via kapital stående i stiftet. Der har været afsat penge til kalkning i 2013, Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 5
men p.g.a. uforudsete udgifter, er det nødvendigt at ansøge om midler. 4 Sct. Hans - velfærdsbygning (ansøgning 5% midler) Sag: Sct. Hans - Velfærdsbygning (905) - Sankt Hans Sogn Der bevilges kr. 32.000,- Ansøgning Sct. Hans - velfærdsbygning (ansøgning 5% midler) 04/09 2013: Sct. Hans MR ansøger om 5% midler til dækning af tilsynsudgifter i forbindelse med tilbygningen. 5 Sct. Olai - Ansøgning 5% midler - Projektor og lærred i konfirmandstue Sag: Sct. Olai - Ansøgning 5% midler - Der bevilges kr. 25.000,- Projektor og lærred i konfirmandstue (945) - Sankt Olai Sogn 16/08 2013: ansøgning om 5% midler Sct. Olai - Ansøgning 5% midler - Projektor og lærred i konfirmandstue 6 Anker foran Løkken kirke - træværket råddent Sag: Anker foran Løkken kirke (947) - Løkken-Furreby Sogn PU er sindet at dække udgiften med en ekstrabevilling, når der foreligger et tilbud. Kontaktperson Per Lønborg Pedersen Ankeret foran Løkken kirke er meget beskadiget pga. råddenskab i træet. Anker foran Løkken kirke - træværket råddent 22/08 2013:Træværket på ankeret foran Løkken kirke er knækket pga. råddenskab, det er blevet midlertidigt understøttet, men det er en potentiel farlig situation. MR forespørger til, hvordan de skal gribe sagen an, og hvordan sagen kan løses økonomisk. Fwd: Re: SV: SV: anker foran Løkken kirke 23/08 2013: Brittas svar til ODY, løsning med tømrer er fin, de har bare ikke råd til det. ODY henviser Britta til LES for en evt. løsning. Re: SV: SV: Re: SV: SV: anker foran Løkken kirke Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 6
25/08 2013: LES har svaret Britta og han vender tilbage, når PU har drøftet sagen. SV: SV: anker foran Løkken kirke 23/08 2013: ODY har spurgt til yderligere beskrivelse af ankerets oprindelse, da det måske har antikvarisk værdi. Han forespørger om en tømrer evt. kan iskarre træ, hvor det er nødvendigt. 7 vedr. gravsted på Vrå kirkegård Sag: Fremsendelse af sag til videre behandling. (820) - Vrå Sogn Cirkulære om brugsret til gravsteder vedr. gravsted på Vrå kirkegård 06/09 2013: LES skriver til gravstedsejer, med oplysning om at der ikke kan fastsættes en helt nøjagtig gravstedsgrænse pr. 2007. Gravstedsejer tilbydes vederlagsfri fornyelse af gravsted i 20 år, som det er placeret nu. 8 kirkegårdsvedtægtens 14 Sag: kirkegårdsvedtægtens 14 (941) Samme som sag nr. 3 under Nordre provsti. kirkegårdsvedtægtens 14 Provst i Frederikshavn Provsti gør opmærksom på, at der er et problem i formuleringen af kirkegårdsvedtægternes 14. Som det er nu, giver den ikke hjemmel til at opkræve særskilt betaling for hækklipning og hækvedligeholdelse. Skrivelsen indeholder et forslag til ændring af teksten i paragraffen, som det foreslåes af Aalborg Stift. Tillæg til kirkegårdsvedtægtens 14 - obligatorisk hækklipning STØ sender tillæg til nuværende 14 i kirkegårdsvedtægten. Provstiet skal udfylde bilagte tillæg med kirkegårdsnavn, provsti, underskrive det og fremsende det til hvert enkelt MR Fremsendelse af tillæg til kirkegårdsvedtægterne 20/08 2013: Ny udgave af kirkegårdsvedtægtens 14, efter rettelser. 9 LUKKET MØDE Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 7
Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 10 Stiftets bemærkn. til kirkegårdskons. vejledning Sag: Em kirkegård (878) - Em Sogn Stiftets bemærkn. til kirkegårdskons. vejledning 24/08 2013: Lene Mogensen sender stiftets kommentarer til kirkegårdskonsulentens vejledning vedr. de udvaskede kirkegårdsdiger. 11 Vrå Kirke - naboorientering vedr. anlægelse af rensebassiner Sag: Vrå Kirke - naboorientering vedr. anlægelse af rensebassiner (956) - Vrå Sogn Vrå Kirke - naboorientering vedr. anlægelse af rensebassiner 04/09 2013: Hjørring kommune sender sag om etablering af rense-bassiner ud til naboorientering - Vrå MR har til d. 16/09 at kommentere på sagen. 04/09 2013: ODY beder konsulent Mogens B. Andersen vurdere, om der er evt. kommentarer. Vrå kirke - kommunens etablering af regnvandsbassin syd for kirkegård 08/09 2013: Kirkegårdskonsulentens kommentarer til kommunens nabohøring vedr. etablering af regnvandsbassiner. 10/09 2013: ODY har videresendt kommentarer fra kirkegårdskonsulenten til kommunen, med ønske om svar på de i redegørelsen nævnte spørgsmål. 12 Vrå kirke - klage over afvisning af automatisering Sag: Vrå kirke - klokke (953) - Vrå Sogn Vrå kirke - klage over afvisning af automatisering 04/09 2013: ODY skriver til Per Rasmus Møller på vegne af MR, for at videregive MR utilfredshed med afvisningen af automatisering af klokkeringning. MR mener beslutningen er forkert og at klokken er bedre beskyttet, med automatisk ringning - hvilket de har fået Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 8
tilkendegivelser fra flere klokkefirmaer på. ODY beder klokkekonsulenten vurdere sagen påny, da det ellers vil pålægge MR en urimelig stor udgift. 13 VS: Løkken kirke Sag: Sognegård - Løkken (839) - Løkken- Furreby Sogn VS: Løkken kirke 09/09 2013: Kgl. bygningsinspektør Niels Vium fraråder at undlade maling af sognegården. farvesætning Løkken sognegård 09/09 2013: ODY skriver til MR - der skal males i den godkendte farve inden 01/10 2013. PU vil ikke yde ekstrabevillinger til at eksperimentere med anden farvesætning. 14 social begravelse Sag: Sociale begravelser (930) 16/08 2013: LES skriver til Hjørring kommune, med provstiets beslutning i forhold til sociale begravelser. social begravelse LES skrivelse til Hjørring Kommune, hvori de generelle regler for begravelse og urnenedsættelser forklares. Derudover oplyser LES, at taksterne på Hjørring kirkegård fremover vil blive reguleret, så de følger kirkegårdsvedtægten, for at sikre ens takster i ligningsområdet. Hjørring kirkegård vil også blive pålagt, at afvise den aktuelle urnenedsættelse. 15 Valg til provstiudvalg Sag: Valg til provstiudvalg og stiftsråd (932) 03/09 2013: Valgbestyrelsen har konstitueret sig. Der kan indleveres kandidatlister indtil d. 09/09 kl. 19:00. 21/08 2013: Referat fra valgmøde for MR Valgbestyrelse Referat fra valgmøde Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 9
Referat fra valgbestyrelsen 27/08 2013: Referat fra konstituerende møde i valgbestyrelsen 10/09 2013: Referat fra møde i valgbestyrelsen vedr. indkomne kandidatlister Liste over valgte medlemmer til provstiudvalg og stiftsråd 16 [Dok.nr.:84517/13] Vedr. efterbetaling af feriegodtgørelse af egetbidraget til pension Sag: Fejl i feriepengeudbetaling til gavermedhjælpere 2003-2005 (931) 29/08 2013: 3F har udarbejdet en oversigt over personer, der har indbetalt pension i 2003-2005. [Dok.nr.:84517/13] Vedr. efterbetaling af feriegodtgørelse af egetbidraget til pension 3F har udarbejdet et regneark over, hvilke medlemmer der har fået pension i 2003-2005 - til brug for efterbetaling af feriegodtgørelse af eget bidrag til pension. Dette er ikke en fuldstændig liste men en hjælp, der kan godt have været yderligere ansatte, der er berettiget til efterbetaling. 17 Midlertidig likviditetslån forhøjet med 100.000 kr. - Hjørring Søndre provsti Sag: Midlertidig likviditetslån forhøjet med 100.000 kr. - Hjørring Søndre provsti (957) Likviditetsproblemet tages op på næste møde 10/09 2013: Forhøjelse af lån Midlertidig likviditetslån forhøjet med 100.000 kr. - Hjørring Søndre provsti Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Lisbeth Waaentz Per Harfeld Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 12.09. 2013 10