PU møde 8. december Kl. 13:00 Mødested: Det midlertidige provstikontor Baggesvognvej 1 i Sindal

Transkript

1 Referat for: Hjørring Nordre og Søndre provstiudvalg PU møde 8. december Kl. 13:00 Mødested: Det midlertidige provstikontor Baggesvognvej 1 i Sindal Mødet startet kl. 13:00 og afsluttet kl. 16:35 Henrik Lund forlod mødet kl. 16:20. Mødepunkt 1 Godkendelse og underskrift af referat fra seneste møde Beslutning Godkendt og underskrevet. 2 Revideret kalkulation over udgifter til renovering af tårnrum i 2016 Sag: Vrensted kirke - appr. nyt orgel (lån) (827) - Vrensted Sogn Revideret kalkulation over udgifter til renovering af tårnrum i 2016 Vrensted MR fremsender revideret kalkulation over udgifter i alt kr inkl. moms til renovering af tårnrummet og klargøring til nyt orgel, der planlægges opstillet ultimo Provsten kontakter Stiftet om, hvordan totalbeløbet på t.kr. er fremkommet. Vi afventer finansieringsplan fra MR. Punktet behandles på næstkommende møde. [Provsten har efterfølgende opklaret differencen, der beror på manglende momsberegning af 777 t.kr. til renovering af tårnrum] MR anmodes om yderligere belysning af priser MR anmodes om at redegøre kort for, hvorfor projektet er ca. 500 t.kr. dyrere end først beregnet, og endvidere at fremsende en endelig pris på orglet i 2016-priser. MR fremsender Stiftets godkendelsesbrev fra marts 2013 Orgelbyggerens og arkitektfirmaets forklaringer på prisforskel Vrensted MR har kontaktet orgelbyggeren, der kalkulerer med en prisstigning på 7-8% på selve orglet. Arkitektfirmaet Brøgger forklarer, at der er indført ny beregningspraksis for håndværkerydelser siden første kalkulation i Den reelle prisstigning oplyses til kr. 206 t.kr. ekskl. moms og skyldes, dels pristalsregulering fra 2010 til 2015 med kr. 148 t.kr., og dels udvidelse af projektet på arkitektens anbefaling med afslibning og sæbebehandling 58 t.kr. af kirkeskibets gulv for at afstemme gulvet farvemæssigt med det nye gulv i tårnrummet. Provsten har igen kontaktet arkitektfirmaet for yderligere afklaring af differencen og redegør herfor på mødet. Referat, Side: 1

2 Mødepunkt Beslutning 3 Ansøgning om 5 % midler til vikardækning af konfirmandlærerløn Sag: 5% midler til dækning af Susanne Tidemanns timer (1191) - Bistrup Sogn Ekstrabevilling godkendt. Ansøgning om 5 % midler til vikardækning af konfirmandlærerløn Bistrup MR genfremsender ansøgning om refusion af konfirmandundervisningstimer i Sct. Catharinæ grundet præstemangel, denne gang samlet for månederne august, september, oktober og november i alt kr ,21. 4 Anmodning om overførsel af ekstrabevilling til 2016 Sag: Beplantning på og udenfor Lønstrup kirkegård (1305) - Mårup Sogn Godkendt. Anmodning om overførsel af ekstrabevilling til 2016 Mårup MR anmoder om, at ekstrabevillingen fra september 2015 på kr til fældning af træer overføres til 2016, idet projektet ikke kan nå at blive iværksat i år grundet yderligere afklaringer. 5 Svar fra Bistrupkirken om anvendelse af overskydende beløb Sag: Arkitektonisk helhedsplan - Bistrup kirken (1135) - Bistrup Sogn Tages til efterretning. Punktet drøftes igen efter provstesynet. Svar fra Bistrupkirken om anvendelse af overskydende beløb Bistrup MR oplyser, at det overskydende beløb skal anvendes til konsulenter og det egentlige opfriskningsarbejde. MR forventer at drøfte hele problemstillingen ved provstesynet Anmodning fra Bjergby-Mygdal Sag: Organistprojekt med Den musiske Skole (1397) PU finder umiddelbart idéen god. Personalekonsulenten indkaldes til næste PU-møde. Anmodning fra Bjergby-Mygdal Bjergby-Mygdal MR anmoder om iværksættelse af et organistprojekt med Hjørring Musiske Skole grundet manglende organist, og i håb om at afhjælpe manglen på organister på sigt. 7 Fastsættelse af varmebidrag og elafgift Godkendt. Sag: Fastsættelse af varmebidrag og elafgift for provstebolig (1392) - Sankt Catharinæ Sogn Referat, Side: 2

3 Mødepunkt Beslutning Sogn Fastsættelse af varmebidrag og elafgift Boligoplysninger til brug for Stiftets fastsættelse af varmebidrag og elafgift for provsteboligen på St. Kirkestræde. Nettoarealet udgør 176 m2, og el-prisen 0,26 kr/kilowatttimer. 8 Regler og rammer for julehjælp Sag: Julehjælp (1396) Vi afventer svar på forespørgsel fra revisor og Stift. Punktet drøftes næste gang. Regler og rammer for julehjælp Drøftelse af regler og rammer for menighedsrådenes julehjælp. 9 Udpegning af repræsentant til repræsentantskab Sag: Folkekirkens Familiestøtte (1287) Udpegning af repræsentant til repræsentantskab Alle provstiudvalg i Aalborg Stift skal udpege en repræsentant til repræsentantskabet for det nye samarbejdsprojekt "Folkekirkens Familiestøtte". Bestyrelsen vælges herefter blandt repræsentanterne. Mogens Sørensen repræsenterer Hjørring Fælles Provsti. Gert Nørgaard Frederiksen og provsterne er tegningsberettigede og underskriver underskriftsbladet. Underskriftblad og vedtægt Stiftet fremsender vedtægt for samarbejdet mellem provstiudvalg i Aalborg Stift om "Folkekirkens Familiestøtte" og anmoder om provstiudvalgsformandens underskrift. 10 Fremrykning af Provstiudvalgets mødetidspunkter Sag: PU-møder 2016 (1382) Fremtidige møder starter kl. 12:00. Fremrykning af Provstiudvalgets mødetidspunkter PU-medlem Lisbeth Waaentz foreslår tidspunktet for provstiudvalgsmøderne fremrykket med ½ -1 time kvartalsrapport for PUK Søndre Sag: Kvartalsrapporter 2015 PUK Søndre (1283) Godkendt og underskrevet. 3. kvartalsrapport for PUK Søndre 3. kvartalsrapport inkl. bemærkninger til godkendelse. Referat, Side: 3

4 Orientering kvartalsrapport Bistrup og bemærkninger Sag: Kvartalsrapporter MR 2015 (1303) 3. kvartalsrapport Bistrup og bemærkninger Kontaktpersonen orienterer om uforudsete udgifter til bl.a. indretning af kontorfaciliteter til vikarpræst og administrativ medarbejder, trådløst netværk og indretning af konfirmandlokale. Timetal for både organist og kordegn er blevet reduceret, til gengæld er der lønudgifter fra 1. juni til administrativ medarbejder. Se også øvrige punkter på dagsordenen. Det er aftalt med tidligere provst, at et underskud i 2015 kan indhentes i Børglum MR bedes bogføre anlægsligningen adskilt fra driftsligningen. Rakkeby MR bedes begrunde, hvorfor projekt varmeanlæg ikke er iværksat. 3. kvartalsrapport Børglum Regnskabsfører: afvigelse skyldes renovering af Klanghuset a-conto kr kvartalsrapport Jelstrup Regnskabsfører: pastoratets fællesudgifter samt udgifter til gran og maling af velfærdsbygning betales i 4. kvartal. 3. kvartalsrapport Em 3. kvartalsrapport Harritslev Regnskabsfører: afvigelse på drift skyldes hovedsagelig mellemregning med andet sogn og manglende betaling af udgifter til hækkeudskiftning. 3. kvartalsrapport Løkken-Furreby 3. kvartalsrapport Maarup 3. kvartalsrapport Rakkeby Regnskabsfører: projekt nyt varmeanlæg i præstegården er ikke igangsat endnu. 3. kvartalsrapport Rubjerg-Lyngby 3. kvartalsrapport Sct. Catharinæ Formandens og kassererens underskrifter afventes. 3. kvartalsrapport Sct. Catharinæ bemærkninger Se regnskabsførerens vedhæftede bemærkninger. 3. kvartalsrapport Sct. Hans 3. kvartalsrapport Sct. Olai Regnskabsfører: p.t. overskud på 425 t.kr, som Referat, Side: 4

5 Orientering bl.a. skal anvendes til forhøjelse af likviditet stillet til rådighed af provstiet, tilbagebetaling af forkert VEU-godtgørelse 58 t.kr., regnskabsføring 40 t.kr, merudgifter til tag på servicebygning 42 t.kr. og forventet underskud pulpitur 58 t.kr. 3. kvartalsrapport Sejlstrup Regnskabsfører: de store afvigelser på finansielle poster og anlæg skyldes, at tagprojektet ikke er afsluttet, derfor ej heller betalt renter og afdrag. 3. kvartalsrapport Skallerup/Vennebjerg 3. kvartalsrapport Taars 3. Kvartalsrapport Vejby Regnskabsfører: afvigelse på drift skyldes hovedsagelig mellemregnskab med nabosogn. 3. kvartalsrapport Vrejlev-Hæstrup Regnskabsfører: afvigelse skyldes, at forpagtningsindtægterne først indbetales i 4. kvartal. 3. kvartalsrapport Vrensted 3. kvartalsrapport Vrå Regnskabsfører: underskud på drift kr skyldes selvfinansiering kr til istandsættelse af præstebolig, så reelt et overskud på kr Lukning af kirken på ubestemt tid pga. borebilleangreb Sag: Borebilleangreb (1354) - Vejby Sogn Vi afventer arkitektens projekt. Lukning af kirken på ubestemt tid pga. borebilleangreb Stiftet orienterer om lukning af Vejby kirke Vejby kirke er lukket grundet massivt borebilleangreb. Stiftet imødeser nærmere oplysninger om sagen, idet istandsættelse af kirker over 100 år skal godkendes af Stiftet. Aftale om besigtigelse af loftkonstruktionen Vejby MR orienterer om, at arkitektfirmaet Brøgger besigtiger skaden i loftkonstruktionen over koret 2/ Brev fra Stiftet Sag: Forlængelse af gravsteder, priser m.v. Referat, Side: 5

6 Orientering (1389) - Aalborg Stift Brev fra Stiftet Stiftet anmoder om, at provstiet underretter MR og gravere om ikke at opkræve gebyr ved nedlæggelse af gravsteder, og advarer samtidigt mod voldsomme prisstigninger på den ét-årige vedligeholdelse, samt at kontaktpersoner til gravstedsindehavere ved forlængelse af brugsret på gravsteder klart orienterer om udgifter som hækklipning og gebyrer. Provstiet har videresendt brevet til alle MR til videre formidling. 15 Fastsættelse af boligbidrag Sag: Marstrand-Jørgensen, Kristine (1280) - Vrå Sogn Fastsættelse af boligbidrag Brev fra Stiftet om fastsættelse af boligbidrag for præstegården. 16 Godkendelse til at forsættelse valgperioden ud uden suppleanter Sag: Ændringer i MR (1368) - Vrensted Sogn Godkendelse til at forsætte valgperioden ud uden suppleanter Stiftet godkender at fortsætte valgperioden ud uden suppleanter 17 Konstituering november 2015 Sag: Konstituering af MR (1398) - Em Sogn Konstituering november 2015 Em MR fremsender konstitueringens fordeling af poster. Meddelelsen er videresendt til Stiftet. 18 Indkaldelse til udflytningssyn 13/11-15 Sag: Børglum Præstegårds fremtid (1390) - Børglum Sogn Indkaldelse til udflytningssyn 13/ Kirkeministeriets orientering til menighedsråd og provstiudvalg Sag: Anmodning om aktindsigt (1395) - Kirkeministeriet Kirkeministeriets orientering til menighedsråd Referat, Side: 6

7 Orientering Kirkeministeriets orientering til menighedsråd og provstiudvalg Jyllandsposten har anmodet Kirkeministeriet om aktindsigt i oplysninger om menighedsrådenes regnskabs- og budgetdata, bl.a. om honorarer til mednighedsrådsmedlemmer. 20 Status medio november 2015 Sag: Fremtidige gravstedsaftaler (1393) Status medio november 2015 Kopi af Stiftets brev til MR med lister over fremtidige gravstedsaftaler og oversigter over udløbne aftaler. Beløb herfra er overført til de respektive kirkekasser. Referat, Side: 7

8 Underskrifter vedr. møde d Gert Nørgaard Frederiksen Henrik Lund Jens Peter Skjølstrup Madsen Line Skovgaard Pedersen Lisbeth Grubb Waaentz Mogens Sørensen Per Harfeld Petersen Thomas Reinholdt Rasmussen Winnie Nørholm Rischel Referat, Side: 8